【正文】 了檔案管理工作職責，明確了部門、人員分工，從而形成了從收集、整理、保管、預立卷、移交歸檔等嚴格完整的工作體系，確保了檔案及時安全歸檔。此外，學院辦公室作為檔案工作管理部門,每年組織召開檔案工作會議上,強調檔案工作的目標、性質、特點以及重要性,并就工作要點進行部署,對檔案工作進行講評,表彰檔案工作先進部門和先進個人,使檔案工作正常有序開展。目前，學院已建立了有17人組成的專兼職檔案員隊伍，形成了完善的院級檔案綜合管理體系。從而，促進了學院檔案管理工作整體水平的提高，為進一步搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎。（二）重視學習,加強指導,不斷提高檔案工作人員素質加強業(yè)務學習，不斷提高檔案員素質，是促進檔案管理工作發(fā)展進步的必要條件。為此，學院采取多種措施提高檔案管理人員的業(yè)務素質,一是分批次選送檔案管理人員和專職檔案人員參加相關部門組織的業(yè)務培訓和經驗交流,如2009年7月，組織檔案管理人員參加省高等學校檔案工作暨業(yè)務培訓會議，聽取了相關專家對檔案管理工作的意見。二是積極選拔工作認真扎實、責任心強、文化層次高、業(yè)務水平強的人員選拔到檔案員隊伍中來，使檔案工作隊伍的整體素質有了明顯提高。目前，全院專兼職檔案員全部具有大專 3以上學歷。三是專職檔案員按照《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》,結合學院每年檔案工作的現(xiàn)狀,對兼職檔案員進行有針對性的業(yè)務培訓并定期到各部門對部門歸檔工作進行檢查和業(yè)務指導。四是定期組織專兼職檔案員學習《檔案法》、《山東省檔案條例》等上級有關的規(guī)章制度和檔案管理相關知識，并要求專兼職檔案員撰寫檔案工作方面的學習體會、經驗總結，及時進行交流。通過以上措施,不斷提高檔案人員的業(yè)務素質,增強責任感,提高檔案專業(yè)知識,拓寬知識面,改善知識結構,成為本職工作的行家里手。（三）完善制度,規(guī)范管理,逐步完善檔案管理設施為使學院檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學化,學院依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法規(guī),按照高校標準,結合學院實際,重新制定了《檔案立卷歸檔制度》、《檔案收集制度》、《檔案整理制度》、《檔案復制制度》《底圖保管》、《檔案更改制度》、《檔案保密保衛(wèi)》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等八項管理制度。下發(fā)《文件材料收集整理歸檔范圍和保管期限》條令，規(guī)定了黨委辦公室、紀律檢查委員會、各黨支部、工會、團委等十七部門產生的相關文件的歸檔類目名稱和保管期限，并嚴格規(guī)定學院各部門產生的檔案必須在次年6月底前歸檔；各院系在次學年寒假前歸檔；科研類在項目完成后兩月內歸檔，基建類 4檔案在項目完成后三個月歸檔。同時，在整理歸檔時，要求嚴格遵循文件材料形成規(guī)律、保持卷內文件材料系統(tǒng)聯(lián)系，卷內文件排列有序，并按要求編號，卷內文件目錄、備考表填寫規(guī)范、清晰，標題簡明、準確，卷內文件整齊。為防止紙張頁面多的文件用金屬裝訂物時久生銹，在檔案局購買了不銹鋼訂書釘，確保了檔案的保存安全。與此同時，按要求建立了全宗卷，建立了總目錄、分類目錄等檢索工具，編訂了保管期限表。檔案裝具符合國檔家有關要求，案卷使用無酸卷皮卷盒。卷盒上統(tǒng)一打印卷內主要分類目錄、時間、期限。此外，加大對檔案工作的經費投入。多年來，學院領導對檔案工作非常重視，多次撥出?？顚n案室進行裝修、維護，配備了綜合檔案室配電腦、打印機、掃描儀1臺、復印空調、干粉滅火器等設備,并安裝監(jiān)控系統(tǒng)、樓道內派專人值班。2009年新增加了電子歸檔軟件，初步實行檔案數(shù)字化管理，能及時根據(jù)檔案利用的需求，主動為師生提供檔案信息服務。從而提高了檔案管理質量和水平。（四）綜合利用,講求實效,提供優(yōu)質高效的信息服務學院檔案是一個集教學、行政、黨務、學生管理、教育研究、基建、聲像、儀器設備、財會等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系。檔案工作的本質就是管理好檔案以供利用。多年來，學院檔案室為學院各部門及師生提供查借檔984卷次，在人才培養(yǎng)和應用方面發(fā)揮著基礎性的作用。一是為 5領導決策提供信息服務。建校以來，學院檔案室為領導決策提供了及時、客觀、全面的信息,促進了學院的科學、健康、快速發(fā)展。如學院在制定《學院十一〃五發(fā)展規(guī)劃》時,檔案室為領導提供了師資隊伍建設、設施設備建設等相關基礎數(shù)據(jù)。二是為教育教學提供服務。根據(jù)學院專業(yè)調整、學生培養(yǎng)目標、市場需求等實際情況需要,學院檔案室為教學部門提供了上級主管部門相關政策、法規(guī)文件以及歷年來學校相關教學方面的資料，從而為教學計劃、教學大綱的制定,提供參考依據(jù)。同時，檔案室還為學院迎接教育部人才培養(yǎng)水平評估工作等重大活動提供了大量詳實的原始文字資料、圖片、音像等珍貴資料，確保了各項檢查評估的順利通過。三是為學院師生提供咨詢查檔服務。多年來,檔案室積極為各部門、師生提供檔案查閱工作,如為教職工住房改革,財務審計、學院房屋內部改造、裝修等提供原始資料；為畢業(yè)生提供咨詢查檔服務、學籍證明等工作。優(yōu)質的服務滿足了有關人員的需要,得到校內外師生的廣泛好評。三、自查存在問題：近年來學院檔案工作雖然取得了一定的成績，但也存在著不少問題，主要表現(xiàn)在幾個方面：（一）由于校區(qū)、院系分散等原因，還未完全實現(xiàn)檔案的綜合集中管理。（二）由于辦學條件所限，還未建立綜合檔案館。（三）由于檔案管理人員專業(yè)水平所限，沒有實現(xiàn)通用性編研成果。（四）在開發(fā)檔案信息資源、檔案信息化建設上還有待學習和開發(fā)。四、今后努力方向為進一步做好今后的檔案工作，還應做好以下幾點，（一）進一步加強檔案意識，積極學習國家及省關于檔案工作的一系列法規(guī)、文件，深入貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》,不斷加強對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的緊迫感和責任感。積極參加各類檔案學習培訓，將其他高等院校檔案管理中寶貴的工作成效和管理經驗積極的學習和運用。（二）加大檔案信息開發(fā)利用的力度，爭取院領導同意，在資金和人員上獲得更大支持；購置網(wǎng)絡版檔案管理軟件，短時間內把檔案信息全部錄入，進入學校的局域網(wǎng)，以方便全院的檔案查詢、利用；爭取每年編研出版一本年鑒或檔案匯編材料。（三）進一步加強對檔案工作的領導和目標管理。完善檔案工作目標責任制，加強對檔案收集、整理、分類、歸檔、銷毀等各環(huán)節(jié)的督促、檢查和指導，努力實現(xiàn)檔案工作的科學化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學、科研、管理等各項 7工作服務和學院發(fā)展上發(fā)揮更大、更好的作用。二0一0年五月十七日