【導(dǎo)讀】廣東工業(yè)大學(xué)郵件服務(wù)系統(tǒng)

　　

【正文】 信時(shí)，收件人地址的填寫(xiě)長(zhǎng)度不限，但系統(tǒng)默認(rèn)值單封信最多收信人為 15 個(gè)。用戶(hù)也可以通過(guò)【使用地址簿】來(lái)選擇建立在個(gè)人地址簿和組地址簿中的地址，關(guān)于地址簿的使用，請(qǐng)參閱本說(shuō)明的 使用地址簿 部分。 主題 主題是為了讓收信人在沒(méi)有打開(kāi)郵件前先大致了解信件的內(nèi)容。在主題處用戶(hù)可以寫(xiě)入代表信中內(nèi)容的一個(gè)詞或一句話(huà)，如：生日快樂(lè)，也可以不寫(xiě)主題，主題的長(zhǎng)度限制為 100 個(gè)字符。 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 19 抄送 暗送 系統(tǒng)提供抄送、暗送的功能。當(dāng)需要發(fā)出一封多人收取的信件，就可以在該欄中填寫(xiě)其他用戶(hù)的 Email 地址，用 戶(hù)所寫(xiě)的郵件抄送一份給別人，對(duì)方可以看見(jiàn)該用戶(hù)的 Email。 暗送功能與抄送功能相似，也是給多人發(fā)信的，只是在其他的收信方不會(huì)顯示暗送收信用戶(hù)的 Email 地址，抄送和暗送的地址填寫(xiě)最長(zhǎng)限制均為 500 個(gè)字符。 保存草稿 本系統(tǒng)設(shè)有信件草稿存儲(chǔ)功能， 臨時(shí)保存已寫(xiě)完 /未寫(xiě)完的郵件， 方便用戶(hù)再次編輯郵件。如圖 III19 所示 是一封書(shū)寫(xiě)一半的信件，如果用戶(hù)需要保存草稿，只需點(diǎn)擊【保存草稿】就可以留待日后繼續(xù)編輯， 如圖 III20 所示 是用戶(hù)草稿箱的郵件列表，可以看到用戶(hù)剛剛保存的草稿。用戶(hù)只要點(diǎn)擊信件的收件人就可以 打開(kāi)該信繼續(xù)編輯。 圖 III19 圖 III20 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 20 使用信紙 系統(tǒng)提供獨(dú)特的信紙功能，如圖 III21 所示，選擇“使用信紙”，然后在旁邊的下拉菜單中選擇信紙，信紙會(huì)自動(dòng)作為背景加到信件中。 圖 III21 使用地址簿 如圖 III22 所示，為了便于用戶(hù)發(fā)信，系統(tǒng)中提供使用地址簿功能。點(diǎn)擊 使用地址簿 ，進(jìn)入如圖 III23 所示頁(yè)面。用戶(hù)可以通過(guò)個(gè)人地址列表或者組地址列表，選擇收件人地址、抄送地址或者暗送地址，點(diǎn)擊【確定】后，選擇的信息會(huì)自動(dòng)添加到收件人、抄送、暗送的文本框中。 圖 III22 圖 III23 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 21 使用樹(shù)形地址簿 億郵郵件系統(tǒng)中引進(jìn)了組的概念，用戶(hù)在寫(xiě)郵件的時(shí)候可以使用由本域中所有組及成員組成的樹(shù)形地址簿功能，點(diǎn)擊【使用樹(shù)形地址簿】進(jìn)入如圖 III24 所示頁(yè)面。用戶(hù)只需選擇收件人的地址后點(diǎn)擊【確定】，所選地址會(huì)自動(dòng)被添加到收件人地址框中（包括 選擇所有 和 選擇所有展開(kāi)的用戶(hù) ）。 圖 III24 信件優(yōu)先級(jí) 在用戶(hù)寫(xiě)郵件時(shí)系統(tǒng)提供信件優(yōu)先級(jí)的功能，如圖 III25 所示。用戶(hù)寫(xiě)完郵件后，可以選擇普通或緊急的方式標(biāo)注信件級(jí)別狀態(tài)。需要注意的是，用戶(hù)設(shè)置的郵件級(jí)別只有在客戶(hù)端軟件 （如 outlook）中才會(huì)自動(dòng)顯示出來(lái)。 圖 III25 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 22 預(yù)覽 /打印功能 系統(tǒng)提供信件預(yù)覽與打印功能，如圖 III26 所示。用戶(hù)寫(xiě)完郵件后，點(diǎn)擊【預(yù)覽 /打印】按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出一個(gè)窗口顯示信件的效果。如圖 III27，點(diǎn)擊【打印此預(yù)覽頁(yè)面】，即可將此信件打印出來(lái)。 圖 III26 圖 III27 要求對(duì)方回復(fù) 系統(tǒng)提供了要求對(duì)方回復(fù)功能，當(dāng)用戶(hù)在發(fā)送郵件時(shí)選擇“要求對(duì)方發(fā)送已閱讀通知”的選項(xiàng)，如圖 III28 所示，則收件人在打開(kāi)該信件時(shí)會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話(huà)框，如圖 III29 所示。如果收件人選 擇【是】則發(fā)件人會(huì)收到一封系統(tǒng)信件，如圖 III30 所示，這樣用戶(hù)就可以通過(guò)此信得知收件人已經(jīng)讀過(guò)信件了。 圖 III28 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 23 圖 III29 圖 III30 個(gè)性化簽名檔 如選擇了“簽名檔”這項(xiàng) ，如圖 III31 所示 ， 則在寫(xiě)郵件時(shí)在其信件正文中即時(shí)顯示，如圖 III32， 發(fā)送郵件后將粘貼上發(fā)件人的簽名信息。 用戶(hù)可以設(shè)定不同的簽名存儲(chǔ)到簽名檔中（最多可以創(chuàng)建十個(gè)個(gè)性化簽名），在郵件文件末尾會(huì)自動(dòng)加入用戶(hù)的簽名，使其更具個(gè)人風(fēng)格。 圖 III31 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 24 圖 III32 附件 如果用戶(hù)有別的 格式的文件，如 *.zip *.html 等，可以選擇粘貼附件。一次可以上傳 3 個(gè)附件，粘貼附件可以多次上傳（最多可以上載十個(gè)附件），如果系統(tǒng)管理員沒(méi)有修改可以傳送的附件的大小，則系統(tǒng)默認(rèn)可以傳送的附件大小為 4 兆。傳送文件不需另復(fù)制或拷貝，直接用粘貼附件，即可發(fā)送。在如圖 III33 所示的“發(fā)送郵件”頁(yè)面點(diǎn)擊【 粘貼附件 】 ，出現(xiàn)如圖 III34 所示 界面。 圖 III33 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 25 圖 III34 用戶(hù)可以按其中的提示完成用戶(hù)的粘貼附件操作?！鞍l(fā)送郵件”頁(yè)面的最下方會(huì)顯示用戶(hù)是否已經(jīng)粘貼了附件，如果粘貼了附件，會(huì)顯 示出該附件的大小和文件名。如果在粘貼附件的時(shí)候顯示文件過(guò)大，超過(guò)允許的文件長(zhǎng)度時(shí)，請(qǐng)與管理員聯(lián)系。 存入送件箱 用戶(hù)可在發(fā)信的同時(shí)保存信件到送件箱。這樣的設(shè)計(jì)方便用戶(hù)與朋友再次聯(lián)系，可保持信件收發(fā)的連貫性。 支持帶附件信件轉(zhuǎn)發(fā) 本郵件系統(tǒng)支持帶附件的郵件轉(zhuǎn)發(fā)。 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 26 支持信件的原文轉(zhuǎn)發(fā) 系統(tǒng)支持原文轉(zhuǎn)發(fā)，用戶(hù)可在 個(gè)人設(shè)置 的 參數(shù)設(shè)置 中設(shè)置原文轉(zhuǎn)發(fā)，系統(tǒng)缺省的是“修改后轉(zhuǎn)發(fā)”。 HTML 信件支持 HTML信件的編輯 針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上用戶(hù)交流多媒體文件的需要，我們開(kāi)發(fā)出遵循 MIME (Multipurpose Inter Mail Extension)協(xié)議的解碼器，支持郵件內(nèi)嵌多媒體格式信息的處理，包括圖象、音頻等格式文件；同時(shí)開(kāi)發(fā)出用戶(hù)在線(xiàn)編寫(xiě) HTML 格式信件的功能，用戶(hù)可以編寫(xiě)含有段落、字體、顏色、超鏈接等豐富格式的文檔，而且完全所見(jiàn)即所得。如圖 III35 所示，點(diǎn)擊 超文本編輯方式 則信件的編輯進(jìn)入超文本編輯方式。 圖 III35 圖 III36 為進(jìn)入超文本編輯方式后所見(jiàn)到的頁(yè)面，在這里可以進(jìn)行如下編輯操作： 1. 選擇字體：通過(guò)下拉菜單，可以選擇所需要的字體。如：黑體，仿宋。 2. 選擇字的大?。和ㄟ^(guò)下拉菜單，選擇 字的大小。 3. 將字體加粗。 4. 將字體變成斜體字。 5. 添加下劃線(xiàn)。 6. 選擇字的顏色。 7. 選擇字的背景顏色。 8. 左對(duì)齊。 9. 居中。 10. 右對(duì)齊。 11. 使用編號(hào)：可以使用 html 的自動(dòng)編號(hào)，使您的編輯工作更加簡(jiǎn)單方便。 12. 左縮進(jìn)。 13. 右縮進(jìn)。 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 27 圖 III36 14. 鏈接：選中所要進(jìn)行鏈接的文字，再點(diǎn)擊此按鈕，會(huì)出現(xiàn)如圖 III37 所示的對(duì)話(huà)框，填寫(xiě)要鏈接的域名或 IP 地址，填好后點(diǎn)擊【確定】即可。 圖 III37 15. 加入圖片：您可以在您的信件中，加入圖片。點(diǎn)擊此按鈕會(huì)出現(xiàn)如圖 III38 所示的對(duì)話(huà)框，填入所要加入圖片的鏈接信息，點(diǎn)擊【確 定】即可。 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 28 圖 III38 16. 編輯 html 源文件：點(diǎn)擊“編輯 HTML 源文件”前面的選框，即可進(jìn)入 HTML 源文件的編輯狀態(tài)。編輯完成后，再次點(diǎn)擊該選框，就退出了 HTML 編輯狀態(tài)。信件用超文本文件編輯方式編輯完成后，點(diǎn)擊【立即發(fā)送】，就可以將該信發(fā)送出去，對(duì)方收到信后看到的就是編輯后的文件。 HTML信件的閱讀 系統(tǒng)具備自動(dòng)識(shí)別 HTML 格式信件的功能同時(shí)可以分析 HTML 信件語(yǔ)句，防止惡意攻擊。 圖 III39 是上一節(jié)中的 HTML 信件收到以后的頁(yè)面，可以看出 HTML 信件編輯器真正做到了所見(jiàn)即所得。 圖 III39 地址簿 地址簿介紹 用戶(hù)可以設(shè)置個(gè)人地址簿和組地址簿。個(gè)人地址簿允許記錄多個(gè)電子郵件地址資料，您可以新增、刪除或修改任何資料。組地址簿允許創(chuàng)建一個(gè)組的郵件地址，如果您想寄信給此地址簿的人，則直接點(diǎn)選相應(yīng)的代號(hào)，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)入寫(xiě)信的狀態(tài)，并設(shè)定好地址資料，只要輸入信件內(nèi)容即可，為了方便用戶(hù)查找地址，系統(tǒng)為用戶(hù)提供了排序的功能，只要點(diǎn)擊個(gè)人地址簿或組地址簿的代號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)切換排序方式：降序、升序。整體界面如圖 III40 所示。 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 29 圖 III40 個(gè)人地址簿 個(gè)人地址簿功能像我們?nèi)粘ｋS身攜帶的電話(huà) 簿一樣，在這里用戶(hù)可以記錄朋友或公司的Email 地址及詳細(xì)情況（如家庭地址、商務(wù)地址、家庭電話(huà)、工作電話(huà)等）并使用一個(gè)代號(hào)來(lái)標(biāo)記（其中代號(hào)是必須填寫(xiě)的）。用戶(hù)還可以通過(guò) 刪除 和 編輯 來(lái)修改用戶(hù)加入的地址屬性。 使用個(gè)人地址簿 當(dāng)用戶(hù)在“地址簿”頁(yè)面時(shí)，用戶(hù)只要點(diǎn)擊代號(hào)下對(duì)應(yīng)的鏈接，如圖 III41 所示，即可切換到寫(xiě)郵件狀態(tài)， Email 自動(dòng)填入相應(yīng)位置，如圖 III42 所示。當(dāng)用戶(hù)在“發(fā)送郵件”頁(yè)面時(shí)，可以點(diǎn)擊 使用地址簿 ，在“收件人”、“抄送”或者“暗送”中選擇想要加入的地址，可以選擇一個(gè)或多個(gè)地址，然后點(diǎn)擊 【確定】，這樣用戶(hù)選定的地址就會(huì)加到相應(yīng)的地址欄中。如果用戶(hù)能有效地使用地址簿，會(huì)節(jié)省許多寶貴的時(shí)間。在創(chuàng)建小組地址簿中也可以使用個(gè)人地址簿將個(gè)人地址加入一個(gè)組中。 圖 III41 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 30 圖 III42 創(chuàng)建個(gè)人地址簿 在“地址簿”頁(yè)面中點(diǎn)擊 創(chuàng)建個(gè)人地址簿 會(huì)出現(xiàn)如圖 III43 所示“創(chuàng)建地址簿”界面，用戶(hù)可以寫(xiě)入詳細(xì)的個(gè)人地址信息，然后點(diǎn)擊【確定】即可，最多可以創(chuàng)建 500 個(gè)人地址簿。 圖 III43 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 31 導(dǎo)入個(gè)人地址簿 在“地址簿”頁(yè)面中點(diǎn)擊 導(dǎo)入個(gè)人地址簿 會(huì)出現(xiàn) “導(dǎo)入地址薄”界面，可以將存在本地 計(jì)算機(jī)中的地址簿導(dǎo)入到系統(tǒng)中，然后點(diǎn)擊【確定】即可。需要注意的是，導(dǎo)入文件格式需同郵件系統(tǒng)導(dǎo)出的格式，并且必須包括關(guān)鍵字段。 導(dǎo)出個(gè)人地址簿 用戶(hù)可以將已經(jīng)創(chuàng)建的個(gè)人地址簿以標(biāo)準(zhǔn) CSV 格式導(dǎo)出，該文件支持在 Microsoft Outlook、Microsoft Outlook Express、 Netscape Mail 等流行電子郵件客戶(hù)端軟件中進(jìn)行導(dǎo)入。圖 III44 就是在“地址簿”頁(yè)面點(diǎn)擊 導(dǎo)出個(gè)人地址簿 后系統(tǒng)給出的下載 文件的提示窗口，用戶(hù)保存文件即可。 圖 III44 編輯個(gè)人地址簿 在“地址簿”頁(yè)面中點(diǎn)擊相應(yīng)地址的 編輯 即可進(jìn)入“編輯個(gè)人地址簿”頁(yè)面，用戶(hù)可在對(duì)話(huà)框內(nèi)對(duì)已有的地址進(jìn)行編輯，編輯完成后點(diǎn)擊【確定】即可。 刪除個(gè)人地址簿 在“地址簿”頁(yè)面中點(diǎn)擊 【 刪除 】 即可刪除相應(yīng)的地址。 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 32 組地址簿 組地址簿允許創(chuàng)建一個(gè)組的郵件地址。如果想寄信給此地址簿的人，則直接點(diǎn)擊相應(yīng)的代號(hào)，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)入寫(xiě)信的狀態(tài)，并設(shè)定好地址資料，只要輸入信件內(nèi)容即可。最多可以添加1000 個(gè)字符的地址。 創(chuàng)建組地址簿 在如圖 III45 所示的“地址簿”頁(yè)面中點(diǎn)擊 創(chuàng)建小組地址簿 將進(jìn)入“創(chuàng)建組地址簿”頁(yè)面，如圖 III46 所示，請(qǐng)?jiān)趯?duì)話(huà)框中填入“組名稱(chēng)”和“組地址”，“組地址”中，地址之間可用空格、分號(hào)和逗號(hào)分開(kāi)。全部?jī)?nèi)容填好后點(diǎn)擊【確定】即可，最多可以創(chuàng)建十個(gè)小組。 圖 III45 圖 III46 填寫(xiě)組地址時(shí)可以使用個(gè)人地址簿，將個(gè)人地址簿的地址貼入組地址簿。點(diǎn)擊【使用個(gè)人地址簿】將進(jìn)入如圖 III47 所示的“地址列表”界面，在“選擇”中選擇所要的個(gè)人地址，再點(diǎn)擊【確定】即可。 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 33 圖 III47 使用組地址簿 在“地址簿”頁(yè)面中點(diǎn)擊組地址的代號(hào)將切換到“發(fā)送郵件”頁(yè)面，組地址中的 Email 地址將全部 自動(dòng)填入收信人位置。當(dāng)用戶(hù)處在“發(fā)送郵件”頁(yè)面時(shí)，可以點(diǎn)擊 使用地址簿 ，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)如圖 III48 所示的“地址列表”窗口，用戶(hù)可以選擇想要的一個(gè)或多個(gè)組地址，然后點(diǎn)擊【確定】，這樣用戶(hù)選定的地址就會(huì)加到相應(yīng)的地址欄中。 圖 III48 編輯組地址簿 在“地址簿”頁(yè)面中點(diǎn)擊相應(yīng)組地址的 編輯 即可進(jìn)入“編輯組地址簿”頁(yè)面，如圖 III49所示。用戶(hù)可在對(duì)話(huà)框內(nèi)對(duì)已有的組地址進(jìn)行編輯，編輯完成后點(diǎn)擊【確定】即可。 廣東工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng) 用戶(hù)使用手冊(cè) 34 圖 III49 刪除組地址簿 在“地址簿”頁(yè)面中點(diǎn)擊【 刪除 】即可刪除相應(yīng)的組地址。 查找 系 統(tǒng)內(nèi)置搜索引擎，具有完善的查找功能。點(diǎn)擊左邊導(dǎo)游欄內(nèi)的 查找 即可進(jìn)入“郵件搜索”頁(yè)面，如圖 III50 所示。 圖 III50 1. 首先輸入想要搜索的關(guān)鍵字詞，如：天津、父母、歌曲等等。 2. 搜索類(lèi)型分為快速查找和詳細(xì)查找兩項(xiàng)：“