員工分享第四期---企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范和技巧-資料下載頁
2025-01-01 06:03本頁面
【正文】 “回復(fù)全部”前，要三思而行！ ? 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。 – 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。 – 如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。 不要將 RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。 有用的建議 ? 重要的郵件盡量不要選擇在周五或長假前發(fā)給對方法郵件 ? 重要的郵件發(fā)出之前再讀一遍，正文和附件中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)再核對一遍 ? 如果覺得自己郵件措辭過于激烈，不妨寫好后先不發(fā)，心情平復(fù)后重新讀一遍，改一遍 ? 非必要情況不要發(fā)過大的附件（ 5M），如果附件較大，請壓縮后發(fā)送 ? 看到別人寫得比較好的郵件可以摘錄其中的句子以后使用 注意！ ? 當(dāng)你使用職場的電子郵件對外溝通，就應(yīng)該謹(jǐn)守商業(yè)電子郵件的分寸，不要撰寫或傳送與職場毫無關(guān)系的內(nèi)容，因?yàn)樵谀承┠悴恢榈臓顩r之下，電郵會被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。 三、衡量郵件溝通協(xié)作是否規(guī)范的方法 有效溝通的 5 W 1 H ? Why（目的） – 我為什么要交流？ – 我講話的動(dòng)機(jī)是什么？ – 我的目的：告知？說服？影響？教育？慰問？娛樂？勸導(dǎo)？解釋？刺激？啟發(fā)？ ? Who （對方是誰？） – 誰是受眾？ – 他們是哪類人？個(gè)性？受教育水平？年齡？地位？ – 他們對我的信息反應(yīng)可能如何？ – 他們對我的信息主題已經(jīng)了解多少？ ? When and Where – 在何時(shí)何地交流信息 ? What（主題） – 我到底要談什么？ – 他們了解什么？ – 哪些信息必須省略或必須采用 ? How（怎樣表達(dá)，語氣和風(fēng)格） – 我將如何傳遞信息？用文字？圖解？口頭？電話？書面報(bào)告？ – 如何表達(dá)？采用何種語氣？命令式的？請求式的？用哪種詞匯？ 有效交流的六個(gè) C ? 清楚（ clearly） ? 簡明扼要 （ chiefly） ? 有禮貌（ courtly） ? 有建設(shè)性（ constructly） ? 正確（ correctly） ? 完整（ pletely） 溝通成功的二要素 ?以真誠的贊賞與感謝為前提，對事對人。 –只要對方稍有改進(jìn)即予贊賞 ?以委婉的方式指出他人的錯(cuò)誤。 –先說自己錯(cuò)在哪里，然后再批評別人。 –說話前一定要顧及他人的面子。 找人幫忙四大忌 ? 一忌擺不正自己的位置 – 沒擺正位置（或者完全沒位置意識）的求助，幾乎很難得到積極的回應(yīng)。 ? 二忌不知道要人家做什么 – 你想找別人幫忙，首先自己得清楚需要對方做什么。 ? 三忌給人家的指示不夠清晰 – 你讓人家?guī)兔Γ且速M(fèi)別人的時(shí)間，應(yīng)該想方設(shè)法的節(jié)省人家的時(shí)間，讓人家能很容易的理解你的需要，并能夠盡量快速的達(dá)到你的期望。 ? 四忌事后沒有反饋 – 你請人家?guī)兔?，事后一定要反饋，這是對幫忙人的尊重，也是對雙方關(guān)系的一種溫馨的正面回應(yīng)。 – 只要一個(gè)電話、一個(gè)短信，說“這次真多虧你了，要是沒有你，我真不知該怎么辦了?，F(xiàn)在事情做成了，第一個(gè)告訴你?！焙芏鄷r(shí)候就夠了。 最后，養(yǎng)成用郵箱的習(xí)慣！ ? 早上上班的第一件事情： ? 打開電腦 → 打開企業(yè)郵箱 → 查看郵件 ? 郵箱是工作的平臺 ? 使用好郵件， 遵守 一些郵件溝通規(guī)范和技巧 ，能大大提高你的工作效率 謝 謝 ！ 謝謝觀看 /歡迎下載 BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAIT
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