【正文】 更新項(xiàng)目”?！案马?xiàng)目”對(duì)話框出現(xiàn)。(3) 確?！皩⑷蝿?wù)更新為在此日期完成”選項(xiàng)為選中狀態(tài)。在鄰近的日期框中，輸入或選擇“2008年1月16日”。 “更新項(xiàng)目”對(duì)話框提示 也可單擊“將任務(wù)更新為在此日期完成”日期框的下箭頭，在出現(xiàn)的日歷中，選擇2008年1月16日。在使用此種彈出式日歷的Project界面中有多個(gè)日期域。(4) 單擊“確定”。 Project記錄在2008年1月16日之前開始的任務(wù)的完成百分率。然后會(huì)在甘特條形圖中繪制這些任務(wù)的進(jìn)度條以顯示進(jìn)度。 在甘特條形圖中顯示進(jìn)度 在“甘特圖”視圖中，進(jìn)度條顯示每個(gè)任務(wù)的完成比例。因?yàn)槿蝿?wù)2和任務(wù)3已經(jīng)完成，所以這兩個(gè)任務(wù)的“標(biāo)記”列中出現(xiàn)對(duì)鉤，而且相應(yīng)的甘特條形圖中的進(jìn)度條是滿格的。 輸入任務(wù)完成比例在開始某一任務(wù)的工作之后，可用百分比快速記錄工作進(jìn)度。在輸入非0值的完成百分比后，Project會(huì)改變?nèi)蝿?wù)的實(shí)際開始日期以匹配計(jì)劃的開始日期。然后Project會(huì)根據(jù)輸入的百分比計(jì)算實(shí)際工期、剩余工期、實(shí)際成本和其他值。例如，如果指定一個(gè)為期4天的任務(wù)已完成50%，則Project計(jì)算出任務(wù)實(shí)際工期已有兩天，剩余工期還有兩天。下面是輸入完成比例的方法。n 使用“跟蹤”工具欄(在“視圖”菜單中，指向“工具欄”，然后單擊“跟蹤”)。此工具欄包含快速記錄任務(wù)完成比例(0，25，50，75或100%)的按鈕。n 在“更新任務(wù)”對(duì)話框(在“工具”菜單中，指向“跟蹤”，然后單擊“更新任務(wù)”)中輸入任意百分比。提示 如果能收集任務(wù)的實(shí)際開始日期()，最好記錄下來(lái)，然后記錄完成 比例。(1) 在“視圖”菜單中，指向“工具欄”，然后單擊“跟蹤”?！案櫋惫ぞ邫诔霈F(xiàn)。 “跟蹤”工具欄(2) 單擊任務(wù)4的名稱，即Pick locations。(3) 在“跟蹤”工具欄上，單擊“100%完成”按鈕。 Project按照日程安排記錄任務(wù)的實(shí)際工時(shí)，并在甘特條形圖將進(jìn)度條延伸到 滿格。 接下來(lái)將更仔細(xì)地查看任務(wù)的甘特條形圖，并為一個(gè)不同的任務(wù)輸入完成百 分比。(4) 單擊任務(wù)5的名稱，即Hold auditions。(5) 在“跟蹤”工具欄上，單擊“50%完成”按鈕。 Project按照日程安排記錄任務(wù)的實(shí)際工時(shí)，并在甘特條形圖中繪制了一定長(zhǎng)度的進(jìn)度條。注意，盡管任務(wù)5 50%的工作都已完成，進(jìn)度條卻并未占據(jù)甘特條的一半。這是因?yàn)镻roject以工作時(shí)間衡量工期，但甘特條的長(zhǎng)度卻包括非工作時(shí)間，如周末。提示 默認(rèn)情況下，Project將甘特條形圖顯示在非工作時(shí)間(如周末)之前(上層)，正如本節(jié)所示。但是，Project也可將非工作時(shí)間顯示在任務(wù)條形圖之前(即非工作時(shí)間位于上層)，以清晰表明在非工作時(shí)間不會(huì)安排任務(wù)的工作。如果喜歡此種類型的顯示方式，單擊“格式”菜單下的“時(shí)間刻度”，然后單擊“非工作時(shí)間”標(biāo)簽。在“繪制方式”旁邊的選項(xiàng)中，單擊“在任務(wù)條形圖之前”。(6) 在“甘特圖”視圖右邊的圖部分，將鼠標(biāo)指針懸停在任務(wù)5的甘特條形圖中的進(jìn)度條上。當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個(gè)百分符號(hào)加上一個(gè)右箭頭時(shí)，Progress屏幕提示出現(xiàn)。 Progress屏幕提示 Progress屏幕提示顯示了任務(wù)的完成百分比和其他跟蹤值。到目前為止，已經(jīng)記錄了日程中已開始的和已結(jié)束的實(shí)際工時(shí)。這些對(duì)某些任務(wù)可能是準(zhǔn)確的，不過(guò)，通常需要記錄那些實(shí)際工期長(zhǎng)于或短于計(jì)劃工期，或者開始時(shí)間早于或晚于計(jì)劃時(shí)間的任務(wù)的實(shí)際值。這是下節(jié)的主題。 輸入任務(wù)的實(shí)際值保持日程最新的更為細(xì)化的方法是記錄項(xiàng)目中每個(gè)任務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況?？梢杂涗浢總€(gè)任務(wù)的實(shí)際開始日期、完成日期、工時(shí)和工期值。輸入這些值后，Project會(huì)更新日程，并計(jì)算任務(wù)的完成比例。Project使用下列規(guī)則。n 輸入任務(wù)的實(shí)際開始日期時(shí)，Project移動(dòng)計(jì)劃的開始日期，使其與實(shí)際開始日期吻合。n 輸入任務(wù)的實(shí)際完成日期時(shí)，Project移動(dòng)計(jì)劃的完成日期，使其與實(shí)際完成日期吻合，并將任務(wù)設(shè)置為100%完成。n 輸入任務(wù)的實(shí)際工時(shí)值時(shí)，Project重新計(jì)算任務(wù)剩余的工時(shí)值(如果有)。n 輸入任務(wù)的實(shí)際工期時(shí)，如果它少于計(jì)劃的工期，Project會(huì)從計(jì)劃的工期中減去實(shí)際工期來(lái)確定剩余工期。n 輸入任務(wù)的實(shí)際工期時(shí)，如果它等于計(jì)劃的工期，Project將任務(wù)設(shè)置為100% 完成。n 輸入任務(wù)的實(shí)際工期時(shí)，如果它多于計(jì)劃的工期，Project會(huì)調(diào)整計(jì)劃的工期，使其與實(shí)際工期吻合，并將任務(wù)設(shè)置為100%完成。假設(shè)已過(guò)了幾天，電視廣告項(xiàng)目的工作已開始進(jìn)行。在練習(xí)中將記錄某些任務(wù)的實(shí)際工時(shí)值及另一些任務(wù)的開始日期和工期。(1) 如果沒(méi)有選中任務(wù)5的名稱Hold auditions，請(qǐng)單擊它。(2) 在“視圖”菜單中，指向“表：項(xiàng)”，然后單擊“工時(shí)”。 “工時(shí)”表出現(xiàn)。此表包括計(jì)劃工時(shí)列(列標(biāo)題為“工時(shí)”)和實(shí)際工時(shí)列(列標(biāo)題為“實(shí)際”)。在更新任務(wù)時(shí)將涉及這兩列的值。 “工時(shí)”表 在“甘特圖”視圖的圖部分，可以看到任務(wù)5已部分完成。在“工時(shí)”表中，可看到實(shí)際工時(shí)值為32小時(shí)。下面為此任務(wù)記錄大于預(yù)期的實(shí)際工時(shí)值。(3) 在任務(wù)5的“實(shí)際”域中，輸入或選擇80。然后按Enter鍵。 所示。 Project會(huì)記錄任務(wù)5 的已完成工時(shí)為80小時(shí)，并延伸任務(wù)5的甘特條以表明工期變長(zhǎng)，并重新安排后續(xù)任務(wù)。 輸入任務(wù)5的實(shí)際工時(shí) 現(xiàn)在假設(shè)已過(guò)去一段時(shí)日。在練習(xí)的結(jié)尾將輸入Production階段任務(wù)的實(shí)際開始時(shí)間和工期。(4) 在“任務(wù)名稱”列，單擊任務(wù)8，即Rehearse。 此任務(wù)的開始時(shí)間比計(jì)劃晚了一個(gè)工作日(在計(jì)劃開始時(shí)間之后的星期三)，工期總共為2天。下面在“更新任務(wù)”對(duì)話框中記錄此信息。(5) 在“工具”菜單中，指向“跟蹤”，然后單擊“更新任務(wù)”。提示 也可單擊“跟蹤”工具欄中的“更新任務(wù)”按鈕。 “更新任務(wù)”對(duì)話框出現(xiàn)。此對(duì)話框同時(shí)顯示任務(wù)工期、開始時(shí)間、完成時(shí)間的實(shí)際值和計(jì)劃值，以及剩余工期。在此對(duì)話框中，可以更新實(shí)際值和剩余值。(6) 在對(duì)話框左邊的“實(shí)際”部分的“開始”域中，輸入或選擇“2008年1月23日”。(7) 在“實(shí)際工期”域中，輸入或選擇3d。 “更新任務(wù)”對(duì)話框(8) 單擊“確定”。 Project記錄下任務(wù)的實(shí)際開始時(shí)間和工期，及計(jì)劃和實(shí)際的工時(shí)。這些值也影響到Production摘要任務(wù)(任務(wù)7)和項(xiàng)目摘要任務(wù)(任務(wù)0)，更改之處突出顯示。 更新任務(wù)后，影響之處突出顯示 在練習(xí)的結(jié)尾，將記錄任務(wù)9按計(jì)劃開始，但工期長(zhǎng)于計(jì)劃工期。(9) 在“任務(wù)名稱”列中，單擊任務(wù)9，即Shoot Video。(10) 在“工具”菜單中，指向“跟蹤”，然后單擊“更新任務(wù)”。(11) 在“實(shí)際工期”域中，輸入或選擇3d，然后單擊“確定”。 Project記錄任務(wù)的實(shí)際工期。(12) 在“標(biāo)準(zhǔn)”工具欄上，單擊“滾動(dòng)到任務(wù)”。 更新任務(wù)9 因?yàn)闆](méi)有指定實(shí)際的開始時(shí)間，Project假定任務(wù)按計(jì)劃開始，Project會(huì)根據(jù)輸入的實(shí)際工期計(jì)算實(shí)際完成時(shí)間，實(shí)際完成時(shí)間會(huì)晚于原來(lái)計(jì)劃的完成時(shí)間。(13) 在“視圖”菜單中，指向“工具欄”，然后單擊“跟蹤”。 Project隱藏“跟蹤”工具欄。項(xiàng)目管理重點(diǎn)：項(xiàng)目是否按計(jì)劃進(jìn)行？正確地估計(jì)項(xiàng)目的狀態(tài)是需要技巧的?？紤]下面的問(wèn)題。n 對(duì)于大多數(shù)任務(wù)而言，估計(jì)完成比例是很困難的。工程師何時(shí)完成新發(fā)動(dòng)機(jī)生產(chǎn)線設(shè)計(jì)的50%？程序員何時(shí)完成軟件模塊代碼的50%？在很多情況下，報(bào)告工作進(jìn)度都是“賭運(yùn)氣”，因此必然存在風(fēng)險(xiǎn)。n 任務(wù)工期中已過(guò)去的時(shí)間并不總是等于完成的工時(shí)值。例如，任務(wù)最初需要的工時(shí)相對(duì)較少，隨著時(shí)間的推進(jìn)會(huì)增加工時(shí)(稱為“前輕后重”任務(wù))。當(dāng)工期過(guò)去一半時(shí)，完成的工時(shí)少于總工時(shí)的50%。n 分配給任務(wù)的資源完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)可能不同于項(xiàng)目經(jīng)理或分配給后續(xù)任務(wù)的資源確定的標(biāo)準(zhǔn)。良好的項(xiàng)目規(guī)劃和溝通可以避免或減少在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)上述問(wèn)題和其他問(wèn)題。例如，制定適當(dāng)?shù)娜蝿?wù)工期和狀態(tài)報(bào)告周期應(yīng)該有助于及早發(fā)現(xiàn)偏離基準(zhǔn)的任務(wù)，以便做出調(diào)整。判斷任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)是有完備的文檔說(shuō)明的，且被各方認(rèn)同的，這也有助于防止出現(xiàn)不合格現(xiàn)象。不過(guò)，大型、復(fù)雜的項(xiàng)目通常都會(huì)偏離基準(zhǔn)的。關(guān)閉Wingtip Toys Commercial 6文件。 小結(jié)n 在跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)際工時(shí)之前，應(yīng)該設(shè)置基準(zhǔn)。基準(zhǔn)是對(duì)初始項(xiàng)目計(jì)劃的快照，用于日后與實(shí)際進(jìn)度對(duì)比，以判斷項(xiàng)目是否處于正軌。n 真正的項(xiàng)目管理工具(如Project)相對(duì)于維護(hù)列表的工具(如Excel)的一大優(yōu)勢(shì)就是可以跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)際工時(shí)。在Project中，跟蹤的實(shí)際工時(shí)信息詳略程度可 不同。n 在開始跟蹤后，要正確估計(jì)項(xiàng)目的狀態(tài)需要Project中記錄的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，解讀數(shù)據(jù)時(shí)還需要運(yùn)用自己良好的判斷力。