【正文】 構(gòu)之間的關(guān)系，比如政府和軍隊(duì)、企業(yè)（指非本級(jí)政府直屬企業(yè)）；各省、自治區(qū)、直轄市人民政府與國(guó)家各部、委、辦，比如廣東省人民政府和建設(shè)部等等之間的關(guān)系。（二）特點(diǎn)內(nèi)容單一、一函一事。函件必須按照一文一事的原則辦理。開門見(jiàn)山、直陳其事。 函的一個(gè)重要特點(diǎn)就是開門見(jiàn)山，切忌繞彎子、打埋伏、羅嗦不清。通常的函稿多是寥寥數(shù)十字，明快、簡(jiǎn)潔，態(tài)度鮮明中肯。措辭樸實(shí)、用語(yǔ)得體。 函反映的是不相隸屬機(jī)關(guān)之間的公文關(guān)系，因此在措辭要樸實(shí)簡(jiǎn)明，盡量少用修飾性強(qiáng)的文字和修辭方法，在語(yǔ)氣上要注意平和中正、不卑不亢。當(dāng)然，在具體使用上，采用少量的習(xí)慣性的敬語(yǔ)，以示尊重是必要的。（三）類型根據(jù)函的用途，函一般可分為三類：商洽函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽事務(wù)，主要包括一些重要的跨地區(qū)的公務(wù)往來(lái)、經(jīng)貿(mào)活動(dòng)、請(qǐng)求其他單位協(xié)助支持等等。問(wèn)答函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，同時(shí)也包括部分告知函，即由于事由具體、簡(jiǎn)單的一些通知。請(qǐng)批函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，主要包括本級(jí)政府請(qǐng)求上級(jí)政府職能部門批準(zhǔn)的事項(xiàng)、轉(zhuǎn)報(bào)下級(jí)政府或部門的有關(guān)文件、辦公廳（辦公室）代本級(jí)政府批復(fù)下級(jí)政府部門的請(qǐng)示、非政府部門（主要是企業(yè)和社團(tuán)機(jī)構(gòu)等）請(qǐng)求有關(guān)政府職能部門批準(zhǔn)的事項(xiàng)。（四）寫作函主要包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。開頭：發(fā)函原由，簡(jiǎn)約說(shuō)明發(fā)函的目的、理由或依據(jù)。公函開頭最重要的是要開門見(jiàn)山，而不是講形勢(shì)、擺道理、做鋪墊。主體：說(shuō)明商洽、聯(lián)系或請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)，或?qū)?qǐng)事項(xiàng)的答復(fù)。商洽函的主體主要是提出商洽事項(xiàng)的具體時(shí)間、地點(diǎn)、事件，要求對(duì)方就某一項(xiàng)或幾項(xiàng)相關(guān)問(wèn)題提供相應(yīng)的支持、協(xié)助等。問(wèn)答函的主體則是就某一事務(wù)提出的問(wèn)題或征詢意見(jiàn)，和相對(duì)的答復(fù)意見(jiàn)。請(qǐng)批函也是對(duì)應(yīng)關(guān)系，主體分別是請(qǐng)示方就某一問(wèn)題提出的請(qǐng)示事項(xiàng)和批復(fù)方對(duì)此作出的批復(fù).結(jié)尾：固定的幾種格式。商洽函：“具體**事宜，請(qǐng)予接洽/由**單位與貴部聯(lián)系”。問(wèn)答函：“……現(xiàn)按規(guī)定征求貴部意見(jiàn)，請(qǐng)函復(fù)”。請(qǐng)批函：“……我省擬同意，現(xiàn)予上報(bào)（轉(zhuǎn)報(bào)），請(qǐng)審批”。格式：要符合行政機(jī)關(guān)公文格式的要求。函包括公文格式中的全部結(jié)構(gòu)：密級(jí)及其期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等。函一般較少署簽發(fā)人，也不必注明印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，但往往需要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便對(duì)方就有關(guān)問(wèn)題直接來(lái)電了解情況。（五）注意事項(xiàng)該用函的不要用請(qǐng)示請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)（存在隸屬關(guān)系）請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，而在不相隸屬機(jī)關(guān)之間的請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，則不應(yīng)該使用請(qǐng)示，而應(yīng)用函。該用復(fù)函的不要用批復(fù)批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)（存在隸屬關(guān)系）的請(qǐng)示事項(xiàng)，在答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，則應(yīng)使用函。該用函的不要用報(bào)告報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，報(bào)告的一個(gè)特點(diǎn)就是不要求主送機(jī)關(guān)就報(bào)告內(nèi)容作出答復(fù)、批示或進(jìn)一步辦理。因此，在需要對(duì)方機(jī)關(guān)答復(fù)、審批、商洽的事務(wù)上，以及答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)的征詢意見(jiàn)時(shí)，不能使用報(bào)告，而應(yīng)該用函。該用意見(jiàn)的不要用函意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法，意見(jiàn)與函有三點(diǎn)不同：一是發(fā)文對(duì)象既包含相隸屬的機(jī)關(guān)，也包含不相隸屬的機(jī)關(guān)；二是處理的內(nèi)容往往是涉及重大政策調(diào)整、法律法規(guī)解釋等重要的非常規(guī)性的行政事務(wù)；三是意見(jiàn)往往需要對(duì)行政事務(wù)的背景、沿革、現(xiàn)狀、理?yè)?jù)、處理意見(jiàn)等作出相對(duì)詳盡的說(shuō)明、解釋，而函則要簡(jiǎn)明扼要得多。因此，在不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行政事務(wù)，要按照重要程度的不同，分別使用意見(jiàn)和函。十二、會(huì)議紀(jì)要（一）概念會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。它根據(jù)會(huì)議記錄、會(huì)議文件和其他會(huì)議材料，分析歸納而成，它既可上呈，又可下達(dá)，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位遵照?qǐng)?zhí)行，它的主要作用是溝通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)工作。 （二）特點(diǎn)紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要如實(shí)反映會(huì)議的內(nèi)容和議定事項(xiàng)，不能把沒(méi)有經(jīng)過(guò)會(huì)議討論的問(wèn)題寫進(jìn)會(huì)議紀(jì)要。 簡(jiǎn)要性。會(huì)議紀(jì)要，顧名思義，就是簡(jiǎn)要反映會(huì)議的情況，通常是通過(guò)摘要形式將會(huì)議的主要內(nèi)容、議定事項(xiàng)寫出來(lái)。 理論性。會(huì)議紀(jì)要的理論性是指對(duì)會(huì)議精神、討論意見(jiàn)要給予理論上的概括，或分析總結(jié)出規(guī)律。 條理性。會(huì)議紀(jì)要對(duì)討論的意見(jiàn)要條分縷析，合理地進(jìn)行歸納分類，使之層次分明，條理清楚。（三）類型行政會(huì)議紀(jì)要。行政例會(huì)紀(jì)要是黨政機(jī)關(guān)召開辦公會(huì)議或行政例會(huì)時(shí)，根據(jù)會(huì)議研究決定的問(wèn)題所形成的書面材料。比較典型的如?。ㄊ校└?wù)會(huì)議、?。ㄊ校╅L(zhǎng)辦公會(huì)議。工作會(huì)議紀(jì)要。工作會(huì)議紀(jì)要是召開專門性的工作會(huì)議，研究一些重大理論和實(shí)際問(wèn)題所得到的共識(shí)，拿出共同研究的意見(jiàn)、辦法所形成的書面材料。座談會(huì)紀(jì)要。座談會(huì)紀(jì)要是為解決某個(gè)主要問(wèn)題，召集某些有代表性的人員參加，通過(guò)座談會(huì)討論，形成比較一致的意見(jiàn)，然后將會(huì)議情況和討論的問(wèn)題加以概括、整理而形成的書面材料。 （四）寫作會(huì)議紀(jì)要主要包括三方面的內(nèi)容：一是會(huì)議的中心、依據(jù)和背景。即寫明會(huì)議研究和解決的中心議題；召開會(huì)議所依據(jù)的文件精神或上級(jí)指示以及批準(zhǔn)機(jī)關(guān)；會(huì)議召開的政治、經(jīng)濟(jì)背景；會(huì)議的宗旨、目的。二是會(huì)議的概況。即寫明會(huì)議的名稱、召開的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人員及所在單位，會(huì)議的經(jīng)過(guò)。三是會(huì)議研究討論的問(wèn)題及決定事項(xiàng)。包括會(huì)議的基本情況，對(duì)工作的分析，提出的問(wèn)題、決定的事項(xiàng)以及大會(huì)提出的要求。會(huì)議紀(jì)要一般由標(biāo)題和正文組成。標(biāo)題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題有三種形式。第一種是機(jī)關(guān)名稱加會(huì)議名稱加文種。如《市人民政府第次現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要》或《縣人民政府第次常務(wù)會(huì)議紀(jì)要》。這種標(biāo)題一般都在第一頁(yè)上端，并印有明顯的套紅字頭。第二種會(huì)議名稱加文種。如《全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》、《座談會(huì)紀(jì)要》。第三種是正、副標(biāo)題式。如《以十四大精神為指導(dǎo)，開創(chuàng)冬季工作新局面地區(qū)縣、市長(zhǎng)會(huì)議紀(jì)要》。另外還有直接表明會(huì)議性質(zhì)，如《工作會(huì)議紀(jì)要》、《會(huì)議紀(jì)要》，指的是一般黨政機(jī)關(guān)的日常專門工作會(huì)議紀(jì)要。正文會(huì)議紀(jì)要的正文，一般采用總分式的結(jié)構(gòu)方法。就是將正文分成總述和分述兩部分。如另有總結(jié)式的結(jié)尾，則是總分總的方式。具體寫法和要求如下：（1）總述部分這是全文的前言、導(dǎo)語(yǔ)，即會(huì)議概況。一般要簡(jiǎn)要地交待會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持單位、參加人員、會(huì)議議題、會(huì)議情況、結(jié)果以及對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)。 （2）分述部分這是會(huì)議紀(jì)要的重點(diǎn)、主體，主要應(yīng)寫出會(huì)議討論情況和結(jié)果。一些簡(jiǎn)單的、小型的會(huì)議紀(jì)要，可不寫討論情況，直接寫出決議事項(xiàng)。大型的會(huì)議紀(jì)要，一般均不應(yīng)省去會(huì)議討論情況。尤其是一些學(xué)術(shù)討論會(huì)、座談會(huì)，既要反映與會(huì)人員的一致意見(jiàn)，也要反映少數(shù)有價(jià)值有代表性的不同意見(jiàn)。具體寫法有以下幾種：分類式。即按其內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行分類。每一類有一個(gè)小中心，以數(shù)字或小標(biāo)題標(biāo)明。較大型的會(huì)議多采用這種形式。 發(fā)言記錄式。就是按在會(huì)議上的發(fā)言順序，將每個(gè)發(fā)言人的主要意見(jiàn)歸納整理出來(lái)。這種寫法能如實(shí)反映出會(huì)議的討論情況和各人的不同看法。一些討論會(huì)、座談會(huì)的紀(jì)要，常采用這一方法。 綜合式。就是將前兩種形式綜合在一起使用。這種形式不僅能用綜合的方法反映出會(huì)議的重點(diǎn)，而且能如實(shí)反映在具體問(wèn)題上各人看法的異同。一般的座談會(huì)、討論會(huì)常用這樣的方法。（3）結(jié)尾結(jié)尾一般要寫明兩方面的內(nèi)容。其一，提出希望。其二，交待會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)。如要求某單位、部門對(duì)會(huì)議提出的問(wèn)題進(jìn)一步論證、拿出解決方案或?qū)ξ募M(jìn)行修改完善等。（五）注意事項(xiàng)要做好材料工作。會(huì)議紀(jì)要是對(duì)所有會(huì)議材料的概括、綜合和提煉，寫好紀(jì)要，必須收集、掌握會(huì)議情況，按會(huì)議精神和領(lǐng)導(dǎo)的意圖對(duì)材料進(jìn)行篩選，對(duì)選用的材料進(jìn)行分析并圍繞中心精心安排。篇幅不宜過(guò)長(zhǎng)，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明。敘述中可兼記與會(huì)者的發(fā)言，增強(qiáng)紀(jì)要的真實(shí)性和生動(dòng)性。常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議議定”等之類標(biāo)志性用語(yǔ)。內(nèi)容必須真實(shí)。準(zhǔn)確反映會(huì)議的真實(shí)情況和基本精神。要限于會(huì)議議及的內(nèi)容，不可將執(zhí)筆者個(gè)人的見(jiàn)解摻雜進(jìn)去。13 / 13