【正文】 構(gòu)之間的關系，比如政府和軍隊、企業(yè)（指非本級政府直屬企業(yè)）；各省、自治區(qū)、直轄市人民政府與國家各部、委、辦，比如廣東省人民政府和建設部等等之間的關系。（二）特點內(nèi)容單一、一函一事。函件必須按照一文一事的原則辦理。開門見山、直陳其事。 函的一個重要特點就是開門見山，切忌繞彎子、打埋伏、羅嗦不清。通常的函稿多是寥寥數(shù)十字，明快、簡潔，態(tài)度鮮明中肯。措辭樸實、用語得體。 函反映的是不相隸屬機關之間的公文關系，因此在措辭要樸實簡明，盡量少用修飾性強的文字和修辭方法，在語氣上要注意平和中正、不卑不亢。當然，在具體使用上，采用少量的習慣性的敬語，以示尊重是必要的。（三）類型根據(jù)函的用途，函一般可分為三類：商洽函：用于不相隸屬機關之間商洽事務，主要包括一些重要的跨地區(qū)的公務往來、經(jīng)貿(mào)活動、請求其他單位協(xié)助支持等等。問答函：用于不相隸屬機關之間詢問和答復問題，同時也包括部分告知函，即由于事由具體、簡單的一些通知。請批函：用于不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項，主要包括本級政府請求上級政府職能部門批準的事項、轉(zhuǎn)報下級政府或部門的有關文件、辦公廳（辦公室）代本級政府批復下級政府部門的請示、非政府部門（主要是企業(yè)和社團機構(gòu)等）請求有關政府職能部門批準的事項。（四）寫作函主要包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。開頭：發(fā)函原由，簡約說明發(fā)函的目的、理由或依據(jù)。公函開頭最重要的是要開門見山，而不是講形勢、擺道理、做鋪墊。主體：說明商洽、聯(lián)系或請求批準的事項，或?qū)埵马椀拇饛?。商洽函的主體主要是提出商洽事項的具體時間、地點、事件，要求對方就某一項或幾項相關問題提供相應的支持、協(xié)助等。問答函的主體則是就某一事務提出的問題或征詢意見，和相對的答復意見。請批函也是對應關系，主體分別是請示方就某一問題提出的請示事項和批復方對此作出的批復.結(jié)尾：固定的幾種格式。商洽函：“具體**事宜，請予接洽/由**單位與貴部聯(lián)系”。問答函：“……現(xiàn)按規(guī)定征求貴部意見，請函復”。請批函：“……我省擬同意，現(xiàn)予上報（轉(zhuǎn)報），請審批”。格式：要符合行政機關公文格式的要求。函包括公文格式中的全部結(jié)構(gòu)：密級及其期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等。函一般較少署簽發(fā)人，也不必注明印發(fā)機關和印發(fā)日期，但往往需要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便對方就有關問題直接來電了解情況。（五）注意事項該用函的不要用請示請示適用于向上級機關（存在隸屬關系）請求指示、批準，而在不相隸屬機關之間的請求批準事項，則不應該使用請示，而應用函。該用復函的不要用批復批復適用于答復下級機關（存在隸屬關系）的請示事項，在答復不相隸屬機關的請示事項時，則應使用函。該用函的不要用報告報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問，報告的一個特點就是不要求主送機關就報告內(nèi)容作出答復、批示或進一步辦理。因此，在需要對方機關答復、審批、商洽的事務上，以及答復不相隸屬機關的征詢意見時，不能使用報告，而應該用函。該用意見的不要用函意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法，意見與函有三點不同：一是發(fā)文對象既包含相隸屬的機關，也包含不相隸屬的機關；二是處理的內(nèi)容往往是涉及重大政策調(diào)整、法律法規(guī)解釋等重要的非常規(guī)性的行政事務；三是意見往往需要對行政事務的背景、沿革、現(xiàn)狀、理據(jù)、處理意見等作出相對詳盡的說明、解釋，而函則要簡明扼要得多。因此，在不相隸屬機關之間的行政事務，要按照重要程度的不同，分別使用意見和函。十二、會議紀要（一）概念會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項的公文。它根據(jù)會議記錄、會議文件和其他會議材料，分析歸納而成，它既可上呈，又可下達，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關單位遵照執(zhí)行，它的主要作用是溝通情況，交流經(jīng)驗，統(tǒng)一認識，指導工作。 （二）特點紀實性。會議紀要如實反映會議的內(nèi)容和議定事項，不能把沒有經(jīng)過會議討論的問題寫進會議紀要。 簡要性。會議紀要，顧名思義，就是簡要反映會議的情況，通常是通過摘要形式將會議的主要內(nèi)容、議定事項寫出來。 理論性。會議紀要的理論性是指對會議精神、討論意見要給予理論上的概括，或分析總結(jié)出規(guī)律。 條理性。會議紀要對討論的意見要條分縷析，合理地進行歸納分類，使之層次分明，條理清楚。（三）類型行政會議紀要。行政例會紀要是黨政機關召開辦公會議或行政例會時，根據(jù)會議研究決定的問題所形成的書面材料。比較典型的如?。ㄊ校└諘h、?。ㄊ校╅L辦公會議。工作會議紀要。工作會議紀要是召開專門性的工作會議，研究一些重大理論和實際問題所得到的共識，拿出共同研究的意見、辦法所形成的書面材料。座談會紀要。座談會紀要是為解決某個主要問題，召集某些有代表性的人員參加，通過座談會討論，形成比較一致的意見，然后將會議情況和討論的問題加以概括、整理而形成的書面材料。 （四）寫作會議紀要主要包括三方面的內(nèi)容：一是會議的中心、依據(jù)和背景。即寫明會議研究和解決的中心議題；召開會議所依據(jù)的文件精神或上級指示以及批準機關；會議召開的政治、經(jīng)濟背景；會議的宗旨、目的。二是會議的概況。即寫明會議的名稱、召開的時間、地點、主持人、參加人員及所在單位，會議的經(jīng)過。三是會議研究討論的問題及決定事項。包括會議的基本情況，對工作的分析，提出的問題、決定的事項以及大會提出的要求。會議紀要一般由標題和正文組成。標題會議紀要的標題有三種形式。第一種是機關名稱加會議名稱加文種。如《市人民政府第次現(xiàn)場辦公會議紀要》或《縣人民政府第次常務會議紀要》。這種標題一般都在第一頁上端，并印有明顯的套紅字頭。第二種會議名稱加文種。如《全國農(nóng)村工作會議紀要》、《座談會紀要》。第三種是正、副標題式。如《以十四大精神為指導，開創(chuàng)冬季工作新局面地區(qū)縣、市長會議紀要》。另外還有直接表明會議性質(zhì)，如《工作會議紀要》、《會議紀要》，指的是一般黨政機關的日常專門工作會議紀要。正文會議紀要的正文，一般采用總分式的結(jié)構(gòu)方法。就是將正文分成總述和分述兩部分。如另有總結(jié)式的結(jié)尾，則是總分總的方式。具體寫法和要求如下：（1）總述部分這是全文的前言、導語，即會議概況。一般要簡要地交待會議的時間、地點、主持單位、參加人員、會議議題、會議情況、結(jié)果以及對會議的評價。 （2）分述部分這是會議紀要的重點、主體，主要應寫出會議討論情況和結(jié)果。一些簡單的、小型的會議紀要，可不寫討論情況，直接寫出決議事項。大型的會議紀要，一般均不應省去會議討論情況。尤其是一些學術(shù)討論會、座談會，既要反映與會人員的一致意見，也要反映少數(shù)有價值有代表性的不同意見。具體寫法有以下幾種：分類式。即按其內(nèi)容性質(zhì)，進行分類。每一類有一個小中心，以數(shù)字或小標題標明。較大型的會議多采用這種形式。 發(fā)言記錄式。就是按在會議上的發(fā)言順序，將每個發(fā)言人的主要意見歸納整理出來。這種寫法能如實反映出會議的討論情況和各人的不同看法。一些討論會、座談會的紀要，常采用這一方法。 綜合式。就是將前兩種形式綜合在一起使用。這種形式不僅能用綜合的方法反映出會議的重點，而且能如實反映在具體問題上各人看法的異同。一般的座談會、討論會常用這樣的方法。（3）結(jié)尾結(jié)尾一般要寫明兩方面的內(nèi)容。其一，提出希望。其二，交待會議的有關事項。如要求某單位、部門對會議提出的問題進一步論證、拿出解決方案或?qū)ξ募M行修改完善等。（五）注意事項要做好材料工作。會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，寫好紀要，必須收集、掌握會議情況，按會議精神和領導的意圖對材料進行篩選，對選用的材料進行分析并圍繞中心精心安排。篇幅不宜過長，語言要簡明。敘述中可兼記與會者的發(fā)言，增強紀要的真實性和生動性。常用“會議認為”、“會議指出”、“會議強調(diào)”、“會議議定”等之類標志性用語。內(nèi)容必須真實。準確反映會議的真實情況和基本精神。要限于會議議及的內(nèi)容，不可將執(zhí)筆者個人的見解摻雜進去。13 / 13