【正文】 面很快地達(dá)成一致；可以使上下級之間、各個部門之間的信息形成較為對稱的流動，業(yè)務(wù)流、信息流、制度流也更為通暢，信息在執(zhí)行過程中發(fā)生變形的情況也會大大減少。這樣，他們得出了一個結(jié)論：平等交流是企業(yè)有效溝通的保證。 可見，只有消除位差，才能實(shí)現(xiàn)真正的有效溝通。英特爾公司的總裁安迪?格魯夫是一個世界級的管理者，但就是這樣一個掌管著數(shù)萬人的人，他的辦公室的房間卻允許下屬不用敲門隨意出入，隨時與其溝通，在開會的時候，他甚至可以坐在地板上或是坐在最后一排去聆聽員工的意見，而不是坐在最顯著、最約定俗成的位置上。正是靠這種面對面的平等溝通，他得以掌握了整個公司發(fā)展必要的信息，也獲得了拉動整個團(tuán)隊(duì)向前的魅力，從而使產(chǎn)品能不斷推陳出新，公司的發(fā)展欣欣向榮。有了這種發(fā)自內(nèi)心的平等心態(tài)，我們才可以避免向下溝通中的常見語言錯誤。許多研究發(fā)現(xiàn)，一些駕輕就熟、脫口而出的語言，成了“殺手”式的語言信息，阻礙了上下級溝通的效果，導(dǎo)致了上下級之間的誤會和沖突。比如，發(fā)號施令式的語言：“這里輪不到你說話，你的任務(wù)就是好13 / 16好聽我說！” “怎么這么羅嗦，按照我說的去做就行了！” 這種上級單方面發(fā)出的語言信息，員工的情感或需求沒有得到尊重，因此員工有可能對上級產(chǎn)生怨恨、惱怒和敵對的情緒。發(fā)號施令型語言是上級平時使用得最多的一種語言。許多上級認(rèn)為它是見效最快的語言。它的優(yōu)點(diǎn)是上級可以快速解決員工存在的一些問題，而缺點(diǎn)是使用過度就會失效。根本原因在于：第一，容易造成員工反感。這種語言的后面常常隱藏著這樣的意思：“你太笨了” ， “你太差勁了” ，“你要聽我的” ， “我是權(quán)威”等等。這讓員工聽后很反感，隨之出現(xiàn)逆反心理或頂撞情緒。有經(jīng)驗(yàn)的上級會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)一個員工接受這樣的語言時間較長后，會變得煩躁、自卑，或?qū)σ院箢愃频恼Z言漠然，以至于有許多上級和家長總是抱怨：“為什么孩子越被教育卻越不聽話？”許多員工在回憶自己的職業(yè)生涯時，經(jīng)常會提及若干印象最深刻的事情。他們也許會說，當(dāng)時是上級一次意味雋永的激勵使自己受益一生；但也許會說，當(dāng)時是上級的一句話深深地傷害了自己，成了自己“永遠(yuǎn)傷心的理由” 。上級不能輕視自己的一言一行，不能在無意中成為溝通的“殺手” 。向下溝通要有“心” ，要從認(rèn)真對待每一句話開始。作為領(lǐng)導(dǎo)，要盡可能地與員工進(jìn)行交流，以平等的心態(tài)傾聽他們的呼聲，尊重他們的想法，讓他們參與決策，求同存異，達(dá)成共識，做到真正與員工交心?！景咐喉f爾奇的下行溝通】韋爾奇認(rèn)為，有效溝通對一個企 業(yè)十分重要，他 還認(rèn)為，真正的溝通不是演講、文件和報告，而是一種態(tài)度，一種文化環(huán)境，是站在平等地位上開誠布公地、面對面地交流，是雙向的互動，只要花時間做面對面的溝通，大家總 能取得共識。 韋爾奇至少有一半的 時間花在與員工相處上，認(rèn)識他們和他們談?wù)搯栴}。他至少能叫出 1000名通用電氣員工的名字，知道他們的職責(zé)，知道他們在做什么。他在通用電氣公司建立起非正式溝通的企業(yè)文化。每個星期，他都會不事先通知地造訪某些工廠和辦公室；臨時安排與下屬經(jīng)理人員共進(jìn)午餐；工作人員還會從傳真機(jī)上找到韋爾奇手書的便箋，這些便箋有給直接負(fù)責(zé)人的，也有 給小時工的，無一不 語氣 親切而又發(fā)自內(nèi)心，蘊(yùn)涵了無比強(qiáng)大的影響力。寫這些便箋的目的就在于鼓勵、激發(fā)和要求行動。 六、會議管理概述會議是一種群體溝通的方式，是一個集思廣益的渠道。 “會議”是一個動態(tài)的合成詞。從字面含義上講， “會”的基本意思是聚會、見面、集會等；“議”的基本意思是討論、商議?，F(xiàn)代意義上的會議，是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動。它體現(xiàn)了會議的四個基本條件：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、商議事情和集會。一個會議的構(gòu)成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間） 、會議地點(diǎn)、會議人員（出席人員、列席人員和工作人員） 、會議組織、會議主題等。整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！會議管理就是為了保證會議的正常進(jìn)行并提高會議的效率，而對會議的籌備、組織、保障等工作的一種有效的協(xié)調(diào)。評判一個活動和會議價值往往有兩個變量，一個是它產(chǎn)生的效能；一個是付出的投入。圖 51對這幾種會議形式做了形象的解釋。14 / 16 圖 51 會議價值圖第一種低投入高效能的會議應(yīng)該開；第二種高效能高投入，也應(yīng)該開；第三種是低投入低效能，這種會可開可不開；最后一種高投入低效能，這種會議絕不能開。雖然道理淺顯易懂，但是在現(xiàn)實(shí)生活中人們經(jīng)常開最后一種會：高投入?yún)s帶來低效能。有時甚至?xí)h一開起來就沒有盡頭，本來要研究 3 個問題，最后研究了 30 個問題。本來要研究銷售的問題，卻在會議上把人力資源的問題討論得沸沸揚(yáng)揚(yáng)。（一）會議成本一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。 “文山會?！钡某杀臼牵簳h成本＝時間成本＋金錢成本＋效益成本＋機(jī)會成本。時間成本＝參加會議的人數(shù)（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間） ；金錢成本＝開會的時間成本與會人員平均每小時的工資＋場地及設(shè)施的成本；效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。機(jī)會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響（蝴蝶效應(yīng)）等?！景咐喝毡咎柟I(yè)公司：會議成本分析制度】每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的 3 倍2開會人數(shù)會議時間（小時） 。公式中平均工資所以乘 3，是因?yàn)閯趧赢a(chǎn)值高于平均工資；乘 2 是因?yàn)閰⒓訒h要中斷經(jīng)常性工作，損失要以 2 倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。（二）會議成效《哈佛商業(yè)評論》05 年 7 期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪15 / 16費(fèi)時間，二者必居其一。 ”一個富有成效的會議應(yīng)該是這樣的：（1）通過群體決策的方式，避免結(jié)論的片面性；（2）通過大家面對面地溝通和交流，從而彌合工作中的一些裂痕；（3）通過互動把某些觀點(diǎn)提升、提煉、有效加工，比簡單發(fā)布一個文件更為有效；（4）使與會者參與決策，因而會議所制定的目標(biāo)和任務(wù)會更容易被執(zhí)行；（5）實(shí)現(xiàn)有效的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)信息的有效交流。如何衡量一個會議是否富有成效：（1）目標(biāo)是否能實(shí)現(xiàn)；（2）目標(biāo)是否能在最短的時間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)；（3）是否令所有的與會者感到滿意；（這種滿意不僅僅針對會議的內(nèi)容，而是針對會議進(jìn)行的方式。 ）無效會議的危害：（1）目標(biāo)沒有辦法實(shí)現(xiàn)，會議付出的成本沒有取得任何收益；（2）時間成本、金錢成本、機(jī)會成本及帶來的不良效應(yīng)等損失巨大；（3）與會者對會議不滿，降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力，使大家心生倦怠感。不需要開會的三個如果：（1）已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；（2）會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；（3）您是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄亂） 。必須開會的三個如果：（1）聽取部門匯報工作，或給小組委派任務(wù)；（2）要別人參與決策以集思廣益；（3）必須把信息同時傳遞給很多人，如需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評。如何確保會議的高效：（1）必要時才開會，且會前經(jīng)過了精心的準(zhǔn)備；（2）精選參加會議的人員；（會議的召開，并不是人越多越好的。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。 ）（3）開會時間的確定。上午 1012 點(diǎn)和下午 13 點(diǎn)是比較適合開會的時段。時代光華的研究如下：◆上午 89 點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。16 / 16◆上午 910 點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)?！羯衔?1012 點(diǎn)或下午 13 點(diǎn)之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法?！粝挛?35 點(diǎn)之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。（4）明確的議題，清晰的思路，不要講話太多，始終不偏不移。（5）擬定科學(xué)的會議時間，并嚴(yán)格控制，準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。每個議題的時間應(yīng)該是明確的，這樣做的目的就是要嚴(yán)格控制會議的時長，按每個會議議題而不是按整個會議來控制，這樣更有效，更不容易超時。（6）會后有追蹤，把會議的決議形成公司的生產(chǎn)力。同時，會議備忘越早發(fā)送越好，最好在24 小時內(nèi)發(fā)送?！家鹿?精心編制公元2022 年10 月21日