【正文】 分行審批未通過的不保留）申請(qǐng)貸款時(shí)復(fù)印件4信貸合同檔案借款學(xué)生身份證首次貸款時(shí)保留（分行審批未通過的不保留）首次申請(qǐng)貸款時(shí)復(fù)印件5信貸合同檔案共同借款人身份證首次貸款時(shí)保留（分行審批未通過的不保留）首次申請(qǐng)貸款時(shí)復(fù)印件6信貸合同檔案錄取通知書（或?qū)W生證）首次貸款且為大一新生的保留錄取通知書首次貸款且為在校學(xué)生的保留學(xué)生證續(xù)貸學(xué)生不保留（分行審批未通過的不保留）首次申請(qǐng)貸款時(shí)復(fù)印件7信貸合同檔案借款合同與借款人之間的債權(quán)債務(wù)依據(jù)（分行審批未通過的不保留）合同簽訂時(shí)原件8信貸管理檔案借款憑證（如有）僅針對(duì)限省級(jí)資助中心未在分行開立專用賬戶，由縣中心保留發(fā)放貸款時(shí)原件9信貸管理檔案發(fā)放確認(rèn)函（如有）僅針對(duì)限省級(jí)資助中心未在分行開立專用賬戶，由縣中心保留貸款發(fā)放時(shí)原件10信貸管理檔案劃款回單（如有）資金劃轉(zhuǎn)至資助中心在分行開立的助學(xué)貸款專戶的憑證。每月扣款時(shí)原件11信貸管理檔案代理結(jié)算行扣款明細(xì)表（收款證明）代理行主動(dòng)扣扣款明細(xì)表學(xué)生直接存入代理行存款單學(xué)生匯入代理行匯款單每月扣款時(shí)原件12信貸管理檔案賬戶信息變更單（如有）從助學(xué)貸款信息管理系統(tǒng)導(dǎo)出，有借款學(xué)生簽名并加蓋縣級(jí)資助中心公章（或由負(fù)責(zé)人簽字）發(fā)生變更時(shí)原件13信貸管理檔案身份信息變更單（如有）從助學(xué)貸款信息管理系統(tǒng)導(dǎo)出，有借款學(xué)生簽名并加蓋縣級(jí)資助中心公章（或由負(fù)責(zé)人簽字）發(fā)生變更時(shí)原件14信貸管理檔案就學(xué)信息變更單（如有）從助學(xué)貸款信息管理系統(tǒng)導(dǎo)出，有借款學(xué)生簽名并加蓋縣級(jí)資助中心公章（或由負(fù)責(zé)人簽字）發(fā)生變更時(shí)原件15信貸管理檔案還款計(jì)劃變更單（如有）從助學(xué)貸款信息管理系統(tǒng)導(dǎo)出，有借款學(xué)生簽名并加蓋縣級(jí)資助中心公章（或由負(fù)責(zé)人簽字）發(fā)生變更時(shí)原件備注：分行與市級(jí)資助中心簽訂的合作協(xié)議，一份由市級(jí)資助中心保存。 （1）生源地信用助學(xué)貸款信貸檔案按階段有序整理，保持信貸檔案相互之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。信貸合同檔案按照合同編號(hào)升序排列存放，合同編號(hào)不連續(xù)的可直接跳過；合作機(jī)制檔案、信貸管理檔案按照文件生成時(shí)間順序排列存放。（2）所有材料的復(fù)印件、各類審批單，均應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)A4紙復(fù)印或打印，各類變更單除外。（3）每盒可裝多份合同，裝滿為止。（1）收集根據(jù)歸檔范圍完整收集借款學(xué)生相關(guān)的真實(shí)資料。屬于歸檔范圍，因特殊原因確實(shí)無法收集到的文件，需在備考表中陳述原因，并由經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人簽字后，存入檔案中備查。（2）裝訂信貸合同檔案以借款學(xué)生為單位整理裝訂。信貸管理檔案以《縣級(jí)資助中心生源地信用助學(xué)貸款信貸管理檔案卷內(nèi)文件目錄》所列的文件為單位進(jìn)行裝訂。（3）排序信貸合同檔案按照合同編號(hào)順序（即從助學(xué)貸款信息管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的《?。ㄊ校┛h國家開發(fā)銀行生源地信用助學(xué)貸款申請(qǐng)匯總表》順序）排序。不得增、刪、改變歸檔范圍及順序。信貸合同檔案中單個(gè)借款學(xué)生的檔案資料按照存檔范圍所列的順序存放。信貸管理檔案以《縣級(jí)資助中心生源地信用助學(xué)貸款信貸管理檔案卷內(nèi)文件目錄》所列的文件標(biāo)題順序存放，每類文件的存放順序按照文件產(chǎn)生的時(shí)間先后順序存放。（4）編制件號(hào)、頁碼，填寫項(xiàng)目名稱每盒檔案內(nèi)的歸檔文件按照歸檔范圍及形成時(shí)間的先后順序，自阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開始在每件文件首頁右上角空白處用鉛筆編寫件號(hào)。每件文件材料均應(yīng)在有效頁（空白頁面為無效張頁不編碼）正面的右下角空白處用鉛筆編寫文件頁號(hào)（背頁在文件的左下角）；每件文件頁碼均用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始流水編制，避免重號(hào)、空號(hào)。文件已有打印頁碼的，不需要重新編制頁碼（打印頁碼與實(shí)際頁數(shù)不一致的除外）。項(xiàng)目名稱即助學(xué)貸款信息管理系統(tǒng)審核通過的貸款項(xiàng)目名稱全稱。（5）編制歸檔號(hào)助學(xué)貸款信息管理系統(tǒng)自動(dòng)生成“信貸合同檔案”序號(hào)及檔案盒的封面和目錄等信息。編制規(guī)則如下：●統(tǒng)一在歸檔號(hào)最前面編寫類別號(hào)zxdk（即助學(xué)貸款）?！耦悇e號(hào)之后統(tǒng)一加分行機(jī)構(gòu)代碼和項(xiàng)目代碼。●項(xiàng)目代碼后加“/”，之后統(tǒng)一添加資助中心代碼?！裥刨J合同卷編歸檔號(hào)時(shí)，統(tǒng)一按借款學(xué)生借款合同序號(hào)從自然數(shù)１開始編號(hào)。歸檔號(hào)編制規(guī)則示例如下：序號(hào)類別示例含義歸檔號(hào)構(gòu)成1合作機(jī)制檔案ZXDK32101表示江蘇分行的助學(xué)貸款合作機(jī)制檔案（第1盒）類別號(hào)ZXDK分行機(jī)構(gòu)代碼（4位） 盒號(hào)2信貸合同檔案ZXDK32102014001/32010201/1～201表示 2014年江蘇分行XX資助中心第1批發(fā)放的1至20個(gè)借款合同（第1盒）類別號(hào)ZXDK分行機(jī)構(gòu)代碼（4位）項(xiàng)目代碼（7位）/資助中心代碼（8位）/借款合同序號(hào)范圍盒號(hào)3信貸管理檔案ZXDK32102009001/1～300/11表示2014年江蘇分行第1批發(fā)放的1至300個(gè)借款合同的信貸管理檔案（第1盒）類別號(hào)ZXDK分行機(jī)構(gòu)代碼（4位）項(xiàng)目代碼（7位）/借款合同序號(hào)范圍/信貸管理類號(hào)“ 1”（1位）盒號(hào)（6）編制卷內(nèi)文件目錄每盒檔案均須編制卷內(nèi)文件目錄（見附件），卷內(nèi)文件目錄應(yīng)與盒內(nèi)檔案材料一一對(duì)應(yīng)，分盒存放，置于盒首?！裥刨J合同檔案卷內(nèi)文件目錄填寫方法如下：項(xiàng)目名稱：項(xiàng)目全稱歸檔號(hào)：按歸檔號(hào)編制規(guī)則編制序號(hào)：按文件排列順序從“1”開始逐件填寫姓名：填寫借款學(xué)生姓名合同號(hào)：填寫借款合同上的合同編號(hào)。文件標(biāo)題下所屬的《借款合同》、《申請(qǐng)表》、借款學(xué)生和共同借款人身份證復(fù)印件等文件，如檔案中存放該文件，則在對(duì)應(yīng)的文件下方打√；否則打X，并在備注欄說明未存放本文件的原因。備注：填寫需要說明的事項(xiàng)?！窈献鳈C(jī)制檔案及信貸管理檔案卷內(nèi)文件目錄填寫方法如下：文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；如沒有文號(hào)，可以空白。責(zé)任者：文件的形成單位或部門，可使用規(guī)范的簡(jiǎn)稱。 如為文件，填寫發(fā)文機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱；如為合同或協(xié)議，填寫簽約各方簡(jiǎn)稱。文件標(biāo)題：照實(shí)抄錄全文標(biāo)題，不能簡(jiǎn)寫或漏寫；如沒有標(biāo)題，可根據(jù)內(nèi)容自行擬定標(biāo)題，并以【】標(biāo)識(shí)。標(biāo)題欄不得為空。日期：填寫文件的制發(fā)日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示， 如：20140801。頁數(shù):填寫文件的總頁數(shù)，如“15”。備注：對(duì)卷內(nèi)文件目錄作必要的說明。如：備注“復(fù)印件”、“參見XX卷”、“原件存XX卷”等，如備注欄填不下，可在備考表中說明。（7）填寫備考表備考表由卷內(nèi)文件情況說明、立卷人、審核人、立卷時(shí)間組成。備考表應(yīng)置于盒底（見附件)?！裎募闆r說明：說明該卷檔案文件材料完整、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況?！窳⒕砣耍和瓿闪⒕砗?，由經(jīng)辦人簽字?！駲z查人：由審核人簽字?！窳⒕頃r(shí)間：填寫完成立卷的日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示， 如：20140801。（8）制作封面封面分為兩類:封面正面和封面脊面。封面正面貼在檔案盒的正面，便于區(qū)分不同的檔案；封面脊面貼于檔案盒的脊面，便于查找檔案。格式參見附件。信貸管理檔案封面正面右下角的“本盒合同編號(hào)范圍”可不填。（9）裝盒整理完畢的生源地信用助學(xué)貸款檔案資料按件號(hào)裝入檔案盒內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄置于盒內(nèi)文件之前，備考表置于盒內(nèi)文件之后。生源地信用助學(xué)貸款信貸檔案按年度歸檔，每年的生源地信用助學(xué)貸款信貸檔案于次年3月底前完成歸檔工作?？h級(jí)資助中心人員之間的檔案交接必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)。交接雙方、負(fù)責(zé)人應(yīng)在移交清單上簽字（見附件）。交接目錄一式3份，1份存入信貸檔案，其余2份由交接雙方各執(zhí)1 份，日后備查。（1）保管各級(jí)資助中心應(yīng)妥善保管生源地信用助學(xué)貸款信貸檔案，由檔案管理崗專人管理，專柜存放，確保檔案的安全。（2）使用已歸檔入庫的信貸檔案原則不外借，查閱或復(fù)印限定在縣級(jí)資助中心辦公場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行；因訴訟等法律糾紛案件或工作特殊需要借出時(shí)，需按要求嚴(yán)格履行審批手續(xù)。同時(shí)，各級(jí)資助中心應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得違規(guī)泄露借款學(xué)生及共同借款人的個(gè)人資料?？h級(jí)資助中心應(yīng)建立信貸檔案使用臺(tái)賬（見附件），并完整保留相關(guān)記錄備查。查閱、復(fù)印、借出的審批流程如下：●使用方向資助中心負(fù)責(zé)人提出檔案使用申請(qǐng)。●資助中心負(fù)責(zé)人同意后由使用方、資助中心經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人在臺(tái)賬上簽字。使用方在使用過程中不得折疊、涂改、拆換、損毀、丟失調(diào)（借）閱檔案?！袷褂梅绞褂猛戤吅髴?yīng)及時(shí)歸還所使用的檔案材料。歸還檔案材料時(shí)，縣級(jí)資助中心經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)歸還檔案材料進(jìn)行檢查，確保沒有折疊、涂改、拆換、損毀、丟失后，使用方、縣級(jí)資助中心經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人在使用臺(tái)賬上簽字，并將歸還的檔案材料重新歸檔入庫。（1）報(bào)告類文件的簽字所有報(bào)告類文件，須由經(jīng)辦人以及要求簽字人的親筆簽字，打印件無效。（2）同一文件涉及多個(gè)項(xiàng)目的處理方法●原件存入其中1個(gè)項(xiàng)目檔案，其他項(xiàng)目檔案內(nèi)注明原件所在位置。●設(shè)立綜合卷，原件存入綜合卷，其他項(xiàng)目檔案內(nèi)注明原件所在位置?！駮?huì)議紀(jì)要等常用的重要文件，可以復(fù)印或掃描存檔，減輕查閱工作量。（3）檔案內(nèi)容的補(bǔ)充與修改對(duì)于在當(dāng)年助學(xué)貸款信貸合同審查中發(fā)現(xiàn)的缺失、錯(cuò)誤內(nèi)容，審查結(jié)束后，縣級(jí)資助中心應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)，并將核實(shí)后的結(jié)果報(bào)送省級(jí)資助中心及開發(fā)銀行分行。根據(jù)各級(jí)資助中心提供的材料，來年由開發(fā)銀行分行完成補(bǔ)充、修改情況報(bào)告，一攬子進(jìn)行解釋說明，并附詳細(xì)內(nèi)容清單。情況報(bào)告與詳細(xì)內(nèi)容清單一并歸檔，不再對(duì)存在缺失、錯(cuò)誤內(nèi)容的信貸合同逐份補(bǔ)充、修改。（4）已結(jié)清合同的保管對(duì)于已經(jīng)本息結(jié)清的生源地信用助學(xué)貸款信貸合同，各級(jí)資助中心可另柜保管。53 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