船務操作組手冊貨運代理操作組-資料下載頁
2024-11-08 23:44本頁面
【導讀】每周核對編號順序是否正確。A）因客戶原因取消：操作將CASE蓋上CANCEL章交于主管后，在編號記錄本上用紅色筆劃掉，ii.負責所有新直客的詢價回復，及跟蹤，并做好詢價客戶的記錄。并定期做一確認電話。報價時按照客戶權限，依據(jù)此表格進行報價。3）客戶投訴的處理和整理：如陳總有接到投訴后可將此事情經(jīng)過及處理結果交于此組備案，并提醒拖車行打單和提拒時間。必須在拖車預計到廠時打電話給工廠確認，如果是安排第二天一早拖柜，則在上班
【正文】 （包括虧損、已鎖定計費不能更改） 虧損 CASE 計費 1）因客戶或業(yè)務員原因而導致虧損由業(yè)務員寫 “ 虧損報告 ” 。 2）除因客戶和業(yè)務員原因以外，而因操作原因或其它外界客觀原因而導致此票 CASE 虧損，無需業(yè)務員寫 “ 虧損報告 ” ，虧損費用也不計入此票 CASE 之中，而是單獨成立一新 CASE，由KEVIN 簽字，編號為 KEIVN，虧損費用輸入此新 CASE 當中。 煩請操作和 SALES 據(jù)此操作，也要求操作認真操作每一票 CASE，避免因各種原因?qū)е绿潛p。 操作部門所需完成之報表 1） Daily Report 2）業(yè)務編號 3）拖車參考運價 UPDATE（每月） 4）每月業(yè)務量統(tǒng)計表 5）操作各種通訊錄的整理 6）操作失誤分析表 一個 CASE 如何做 CANCEL 1）接客人或業(yè)務員通知此票貨取消后 ，在電腦系統(tǒng)中將發(fā)貨人改為 CANCEL，并將相關資料刪除，如有訂倉將 S/O 回傳給訂倉公司并告知取消。 2）將 FILE 裝訂在業(yè)務收支一覽表中蓋 CANCEL 章后交給 JOER，告知此票取消。 文件派送 一是用快遞，如路途很近或客人指定派人收取 /送文件，可派外勤或其他人。 如很急，路途較遠可申請用摩托車派送。 派外勤取件統(tǒng)一安排，請操作提前一天填寫取 /送件申請表，注明：取何文件，地址，聯(lián)系人，電話，最晚取回件要求。如有臨時要派人取件或送件也要統(tǒng)一安排。 一、如何將快遞登記 1）公司有固定的合作的快遞公司 貨運代理常識 13 將文 件和快遞單填好后放于 SKY 處，注明工作號，并在 CASE 上登記好快遞單號。 15 號以上的計入 CASE 成本。 2）如有客人指定就用客人指定的快遞公司 3）合作快遞公司不能郵寄目的地可選擇其它快遞公司 二、申請用摩托車送文件 1）如特需，請先寫摩托車申請單，請相應主管批準后，再叫摩托車。 2） FMS 系統(tǒng)里輸入計費，然后將申請單交于財務。 （ FMS/CARGO2020） 如何做保險 具體操作： a）在船開之前寫 “ 貨運申報單 ” （存放于 LINDA/D/操作 DOC/格式 /AIU INSURANCE POLICY/貨運申 報單） 蓋章給保險公司，接到回執(zhí)后即為保險成立。如有取消必須書面通知保險公司。 b）待與客人對提單 OK 后，即可根據(jù)提單做保單。與客人核對，如遇到不清楚地方一定先向保險公司請示。 2）保險金額為發(fā)票金額的 110%。 3）保險費計算方法：公司與美亞為投保金額的千分之一。保險費計費取四舍五入。人保為萬分之八，按人民幣 計費 . 如何做 C/O, F/A, 薰蒸證 1）解釋及區(qū)別 a） C/O， F/A 當中的內(nèi)容都要有客人提供，先用公司的格式與客人核對，無誤后再傳給做證人（公司合作人：呂三民），讓其按照此內(nèi)容出正本 。 b）內(nèi)容： CNEE/POL/POD/ON BOARD DATE/QUANTITY/ 箱數(shù) /品名 /嘜頭 /發(fā)票號及日期（請與客人確認是否有發(fā)票號，如無我與可自行編寫，發(fā)票日期的編寫一定要在開船日之前） c）注： C/O 及 F/A 要在開船后七天之內(nèi)做，如起過期限，就要增加費用。 2） 薰蒸證 ：解釋 a）操作 :客人傳資料后將內(nèi)容傳給做證公司（目前公司合作為商檢小高），接到薰蒸證 C 操作Y 件后再傳給客人核對，無誤后傳給做證公司出正本。 b）內(nèi)容： SHIPPER/CNEE/VESSEL/VOYAGE/開船日 /目的港 /柜號 /品名 /數(shù)量 /嘜頭 / c）注：一個薰蒸證上可多個柜，但要確認費用是否不同。 操作資源的整理 貨運代理常識 14 所有操作資源都存放在 LINDA/D/操作 FILE DOC。其資料包括以下主要方面： 1） 通訊錄：常用拖車行 /報關行、公司代理資料、操作常用同行 /船公司通訊錄 要求：操作每人手一份，如有變動直接在通訊錄上修改，在每月最后兩天將手中的通訊錄上交負責修改的人進行修改，修改后再將新的分發(fā)給每一個操作手中。 存放于： LINDA/D/操作 FILE DOC/格式 amp。各種參考資料 /通訊錄 2）格式：公司所有操作使用表格 LINDA/D/操作 FILE DOC/格式 amp。各種參考資料 /格式 3）運價 :拖車參考價、現(xiàn)合作公司拖車價（包括蛇口 /鹽田 /國內(nèi)噸車 /中港柜車 /中港噸車） LINDA/D/操作 FILE DOC/格式 amp。各種參考資料 /協(xié)議及運價 3） 報關費 ：各大海關不同報關費用及查柜費等（附 C/Oamp。F/A 費用） 4） LINDA/D/操作 FILE DOC/格式 amp。各種參考資料 /參考資料 /各大海關報關費用 5）參考資料：操作具體操作流程及注意細節(jié)、操作操作失誤分析表、客戶編號規(guī)則等。 LINDA/D/操作 FILE DOC/格式 amp。各種參考資料 /參考資料 另： a）公司帳號： NANCY/帳號 /公司帳號 b）每月每日收付款計劃：操作隨時可查看，根據(jù)此表來做催款的動作。 MAGGIE/ACCOUNT/供操作參考 操作手中應有的資料： 1）員工手冊 2）培訓資料 3）操作部門工作分工表 4）通迅錄：常用報關行 /拖車行 /拖車運價表，操作常用通訊錄。 5）格式： ESSL 固定格式 /其他。 1 EMAIL 及各自電腦資料的整理 1） EMAIL：要求將 EMAIL 歸檔，隨時收取，如收到公司 /客人 /代理的 EMAIL 要及時回復。 2）各 自電腦資料要歸檔，不允許將共享的資料存到自己的文檔之下，一定要存到 規(guī)定的文件共用文件夾下， 操作 DOC 相應工作號之下，如有在原有基礎之上要做修改一定要 “ 另存為 ”相應新的工作號之下。
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