【正文】 頁，第 1 頁第 1 版，第 0 次修改1. 主題內(nèi)容 本標準規(guī)定了我院及我院各部門在開展經(jīng)營活動中對外簽訂的各類合同的管理辦法及有關規(guī)定，適用于我院及我院各部門經(jīng)營合同的管理。2. 適用范圍適用于我院各部門經(jīng)營合同的評審及管理。3. 引用標準 《中華人民共和國合同法》。 xxx機電設計研究院企業(yè)標準（Q/JDYH02－2000）“合同管理編號及歸檔規(guī)定”。4. 合同的訂立 各部門在訂立合同前應規(guī)定：顧客規(guī)定的要求，包括對交付及交付后活動的要求；顧客雖然沒有明示，但規(guī)定的用途或已知的預期用途所必須的要求；與產(chǎn)品有關的法律法規(guī)要求，以及本院確定的任何附加要求。應預測合同正常履行可能獲得的經(jīng)濟效益、社會效益，合同非正常履行可能遭受的經(jīng)濟損失及承擔的風險，防患于未然。 合同談判內(nèi)容必須符合我院的業(yè)務范圍、權限和期限。合同內(nèi)容完善、條款齊全，文字清楚，表述準確，簽約手續(xù)完備合法。 合同的訂立一律以書面形式（包括合同書、協(xié)議書、電報、電傳、傳真、電子郵件等），嚴禁口頭形式。5. 合同的評審合同（協(xié)議）文本形成后，應經(jīng)過評審，原則上先審后簽，簽后蓋章。 合同評審工作應在正式簽訂前進行。2 院辦公室（審計監(jiān)察）負責對合同的合法性、完備性進行審查，必要時應請法律顧問進行審查。 對經(jīng)審查合格的合同文本，進行合同評審，評審通過后，方能正式簽訂。 一般合同，由合同簽訂部門組織合同實施部門及其他部門相關人員（規(guī)劃、財務、技術）進行評審。 對于除上述評審范圍以外的合同，由科研管理處組織財務處、戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃處、技術工程中心、辦公室、合同實施部門、合同簽訂部門等有關人員和管理者代表一起進行綜合評審。 參加合同評審的人員應具備相應的知識、一定的工作經(jīng)驗，一般要求具有中級以上職稱。6. 合同的簽章生效、更改 合同要由合同擬訂部門經(jīng)辦人、部門負責人簽字，報分管院長審批，除一般合同外的其它合同，須由我院法定代表人（院長）簽字。 簽字手續(xù)完畢后，將合同評審申請表、合同評審記錄表和合同文本送到辦公室，辦公室負責審查合同評審申請表、合同評審記錄表和合同文本簽字手續(xù)是否完善，合格后，加蓋印章生效。 合同履行部門在履行過程中，簽約部門應加強與合同對方的聯(lián)系。如需對合同條款進行必要的修改和補充，或解除合同，合同各方應協(xié)商一致，必須有書面協(xié)議（包括信函、傳真等），嚴禁口頭形式。書面協(xié)議作為合同履行的要件，與原合同文本一并保存，具有同等的法律效力。同時填寫合同變更通知表并及時發(fā)至財務處、科研管理處、辦公室和合同履行部門等相關部門。7. 合同文本資料的管理 合同文本資料統(tǒng)一由科研管理處負責登記、歸檔管理。 合同簽訂部門負責在合同簽字蓋章生效后三日內(nèi)，將上述各種資料原件交科研管理處一套、部門自留一套，復印件一套交財務處，復印件一套交合同履行部門。38. 詳見管理文件《合同管理辦法及有關規(guī)定》。9. 相關文件 Q/JDY－QP0011－2001《文件控制程序》10. 質(zhì)量記錄 QR－ZL0331－2001《合同評審申請表》 QR－ZL0141－2001《合同評審記錄表》 QR－ZL0151－2001《合同變更通知書》 QR－ZL0161－2001《電話記錄》xxx機電設計研究院 設計和（或）開發(fā)控制程序文件編號：Q/JDY―QP014―2001共 6 頁，第 1 頁第 1 版，第 0 次修改1. 目的對設計和（或）開發(fā)的全過程進行控制，確保產(chǎn)品能滿足顧客的需要和期望以及有關法律、法規(guī)的要求。2. 適用范圍 適用于本院產(chǎn)品設計、開發(fā)全過程。3. 職責 技術工程中心負責設計或開發(fā)全過程的組織、協(xié)調(diào)、實施工作，進行設計或開發(fā)的策劃，確定設計或開發(fā)的組織和技術的接口、輸入、輸出、驗證、評審、設計和開發(fā)的更改和確認等。 技術副院長（管理者代表）負責批準設計或開發(fā)方案、設計或開發(fā)計劃書、設計或開發(fā)評審、設計或開發(fā)驗證報告。 市場開發(fā)部負責合格供方的選擇、評定。 設計部負責外加工樣機的檢驗。4. 程序 設計或開發(fā)的策劃 設計或開發(fā)項目的來源市場開發(fā)部與顧客簽訂的產(chǎn)品合同或技術協(xié)議，根據(jù)產(chǎn)品評審表的要求組織相關部門人員參加評審。必要時，可聘請院外專家參與評審。 技術工程中心主任根據(jù)項目來源，確定項目負責人，將設計或開發(fā)策劃的輸出轉(zhuǎn)化為《設計開發(fā)方案》、《設計開發(fā)計劃書》。計劃書內(nèi)容包括：2a) 設計開發(fā)的輸入、輸出、評審、驗證、確認等各階段的劃分和主要工作內(nèi)容及達到的目標。b) 各階段人員職責和權限，進度要求和配合單位。c) 資源配置需求，如人員、信息、設備、資金保證等及其他相關內(nèi)容。 設計開發(fā)策劃的輸出文件將隨著設計開發(fā)的進展，在適當時予以修改，應執(zhí)行《文件控制程序》的有關規(guī)定。 設計或開發(fā)不同組別之間的接口管理。設計開發(fā)的不同組別可能涉及到本院不同職能或不同層次，也可能涉及到本院外部。a) 對于組別之間重要的設計開發(fā)信息溝通，設計開發(fā)人員填寫《信息聯(lián)絡處理單》，由課題組負責人審批后發(fā)給相關組別，需經(jīng)技術工程中心主任進行協(xié)調(diào)工作的，由技術工程中心主任審批后，組織協(xié)調(diào)。b) 市場開發(fā)部負責與顧客的聯(lián)系及信息傳遞。 設計或開發(fā)的輸入 設計或開發(fā)輸入應包括以下內(nèi)容a) 產(chǎn)品的主要功能、性能要求，這些要求主要來自顧客或市場的需求與期望，一般應包含在合同、定單之中。b) 適用的法律、法規(guī)要求，對國家強制性標準一定要滿足。c) 以前類似設計提供的適用信息。d) 對確定產(chǎn)品的安全性和適用性致關重要的特殊要求，包括安全、運輸、貯存、維修及環(huán)境等。 設計或開發(fā)的輸入應形成文件，并填寫《設計開發(fā)輸入清單》，附有各類相關資料。 技術工程中心組織有關設計開發(fā)人員和相關部門對設計開發(fā)輸入進行評審，對其中不完善、含糊或矛盾的要求作出澄清和解決，確保設計開發(fā)的輸入滿足任務書的要求。 設計或開發(fā)的輸出 設計開發(fā)人員根據(jù)設計開發(fā)任務書、方案及計劃等開展計劃開發(fā)工作，并編制相應的設計開發(fā)輸出文件。 設計開發(fā)輸出文件應以能針對設計開發(fā)輸入進行驗證的形式來表達，以便于證明滿足輸入要求為外加工提供適應信息。設計開發(fā)輸出文件因產(chǎn)品不同，可包括指導外協(xié)生產(chǎn)、包裝等活動的圖樣和文件。如零件圖、部件圖、總裝圖、電氣原理圖及包裝設計等；包含或引用驗收準則；外協(xié)件清單，質(zhì)量重要度分級明細表，產(chǎn)品技術規(guī)范或企業(yè)標準。 根據(jù)產(chǎn)品特點規(guī)定對安全和正常使用致關重要的產(chǎn)品特征，包括安裝、使用、搬遷、維護及處置的要求。 由課題組負責人對輸出文件進行審核，并填寫“設計開發(fā)輸出清單”，技術工程中心主任審批輸出文件后，方能發(fā)放。3 設計或開發(fā)的評審 在設計開發(fā)的適當階段進行系統(tǒng)的、綜合的評審，一般由課題組負責人提出申請，技術工程中心主任批準并組織相關人員和部門進行。a) 應在設計開發(fā)計劃中明確評審的階段，達到的目標，參加人員及職責等，并按計劃進行評審。b) 評審的目的是評價滿足階段設計開發(fā)要求及對應于內(nèi)外部資源的適宜性，滿足總體設計輸入要求的充分性及達到設定目標的程度，識別和預測問題的部位和不足，提出糾正措施，以確保最終設計滿足顧客的要求。c) 根據(jù)需要也可以安排計劃外的適當階段評審，但應提前明確時間，評審方法，參加人員及職責等。 課題組負責人根據(jù)評審結(jié)果，填寫“設計開發(fā)評審報告”，對評審作出結(jié)論，報技術工程中心主任審批，根據(jù)需要采取相應的改進或糾正措施，技術工程中心負責跟蹤記錄措施的執(zhí)行情況，填寫在設計開發(fā)評審報告相應欄目內(nèi)。4 設計或開發(fā)的驗證 根據(jù)評審通過的設計制作樣機，外協(xié)加工方對樣機進行型式試驗，并出具檢測報告，技術工程中心對樣機設計的功能、性能，可引用已證實的類似設計的有關證據(jù)，作為本次設計的驗證依據(jù)。 在設計開發(fā)的適當階段也可以進行驗證，可采用與已證實的類似設計進行比較，計劃驗證，模擬試驗等。 課題組負責人綜合所有驗證結(jié)果，編制《設計開發(fā)驗證報告》，記錄驗證的結(jié)果及跟蹤的措施，報技術工程中心主任批準，確保設計開發(fā)輸入中每一項性能、功能指標都有相應的驗證記錄。 設計或開發(fā)確認確認的目的是證明產(chǎn)品能夠滿足預期的使用要求，通常應在產(chǎn)品交付之前完成，如需經(jīng)用戶使用一段時間才能完成確認工作的，應在可能的適用范圍內(nèi)實現(xiàn)局部確認。根據(jù)產(chǎn)品的特點，可以選擇下述幾種確認方式之一：a) 技術工程中心召開產(chǎn)品鑒定會，邀請有關專家、用戶參加，提高《產(chǎn)品鑒定報告》，說明顧客對樣機符合標準或合同要求的滿足程度及對適用性的評價，顧客滿意即對設計開發(fā)予以確認。b) 經(jīng)驗證合格的樣機產(chǎn)品，由市場開發(fā)部聯(lián)系交顧客使用一段時間，并提交《客戶試用報告》，說明顧客對樣機符合標準或合同要求的滿意程度及對適用性的評價，顧客滿意即對設計開發(fā)予以確認。c) 樣機可送往國家授權的試驗室進行型式實驗，并出具合格報告，并提供用戶使用滿意的報告，即為對設計開發(fā)予以確認。上述報告及相關資料為確認的結(jié)果，技術工程中心對此結(jié)果進行分析，根據(jù)需要采取相應的跟蹤和改進措施，并填寫在《信息聯(lián)絡處理單》上，傳遞給相關部門執(zhí)行，以確保設計開發(fā)的產(chǎn)品滿足顧客預期的使用要求。5 設計或開發(fā)文件資料的保存通過設計開發(fā)確認后，課題組負責人將所有的設計開發(fā)文件進行整理、裝訂好后交檔案室歸檔。 設計開發(fā)更改的控制 設計開發(fā)的更改發(fā)生在設計開發(fā)、外協(xié)加工和保障的整個壽命期中，設計開發(fā)人員應正確識別和評估設計更改對產(chǎn)品的原材料使用，外加工過程，使用性能，安全性，可靠性等方面帶來的影響。更改由原設計及審批人員進行或提供相關背景資料。 設計開發(fā)的更改提出部門應填寫《文件更（修）改申請》，并附上相關資料。重大更改應報技術副院長（管理者代表）批準后方可進行更改，一般更改應報部門負責人批準。a) 設計開發(fā)初稿的更改在設計開發(fā)過程中，設計開發(fā)人員可在設計開發(fā)初稿上直接劃改（應簽名）或重新編制相應的初稿。執(zhí)行《文件控制程序》及《產(chǎn)品設計圖樣及工藝文件更改辦法》。b) 設計開發(fā)正稿的更改產(chǎn)品定型后如需要改設計，更改建議人可將更改的建議填寫在《信息聯(lián)絡處理單》中，提交技術工程中心，由相關設計人員根據(jù)可行性和必要性填寫文件《更（修）改申請》，并附上相關資料，報技術副院長（管理者代表）批準后方可進行更改，執(zhí)行《文件控制程序》及《產(chǎn)品設計圖樣及工藝文件更改辦法》。c) 當更改涉及到主要技術參數(shù)和功能、性能指標的改變或人身安全及相關法律、法規(guī)要求時，應對更改進行適當?shù)尿炞C和確認，經(jīng)技術副院長（管理者代表）批準后才能實施。5. 相關文件 Q/JDY―QP001―2001《文件控制程序》 Q/JDY―J0071―2000《產(chǎn)品圖樣及工藝文件更改辦法》66. 質(zhì)量記錄 QR－JS0021－2001《設計（開發(fā)）任務書》 QR－JS0031－2001《設計（開發(fā)）計劃書》 QR－JS0041－2001《設計（開發(fā)）評審報告》 QR－JS0051－2001《設計（開發(fā)）驗證表》 QR－JS0061－2001《設計（開發(fā)）確認報告》 QR－JS0091－2001《文件更（修）改申請》 QR－JS0101－2001《糾正和預防措施處理單》xxx機電設計研究院 采購控制程序文件編號：Q/JDY―QP015―2001共 4 頁，第 1 頁第 1 版，第 0 次修改1. 目的：本院的采購控制程序即對外協(xié)加工過程及加工方進行控制，確保所加工的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。2. 適用范圍： 適用于設計產(chǎn)品重要零部件、樣機的外協(xié)加工以及主要長期加工協(xié)作方提供服務的控制，對加工方進行選擇，評價和控制。3. 職責： 市場開發(fā)部a) 負責按設計的要求，組織對加工方進行評價。編制《合格加工方名錄》，并對其加工業(yè)績定期進行評價，建立合格供方檔案。b) 負責制訂外協(xié)加工計劃。 設計部a) 負責編制外協(xié)加工零部件及樣機的評審、驗證、確認文件。b) 課題組長負責編制零部件的確認報告，審核整機的確認報告，并予保管。4. 程序： 加工方的評價 市場開發(fā)部負責按照設計要求，外加工方的質(zhì)量、能力、價格、交貨期、服務等進行比較，選擇合適的加工方，并編制《加工方評定記錄表》及《合格加工方名錄》。2 對有多年業(yè)務往來的加工方，應提供充分的書面證明材料，可以包括以下內(nèi)容，以證實其質(zhì)量保證能力：a) 體系認證證書。b) 本院對加工方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果。c) 本院及加工方其他顧客的滿意程度調(diào)查。d) 加工方加工產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨能力等情況。e) 加工方的財務狀況及服務和支持能力等。 當加工方加工的產(chǎn)品出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，市場開發(fā)部應向加工方發(fā)出《糾正和預防措施處理單》，限期整改，如兩次發(fā)出處理單，而質(zhì)量沒有明顯改進的，應取消其加工資格。 市場開發(fā)部每年對合格加工方進行一次跟蹤復評，填寫《加工方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，第一次評分為80分，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%，質(zhì)量評分低于48分，應取消其合格加工方資格。如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強其對所加工產(chǎn)品的驗證。再次評分為90分，連續(xù)二次評分不及格，應取消供貨資格。 加工信息： 加工文件 加工設計圖（包括：零部件、整機總圖、加工圖）、加工數(shù)量。 對加工產(chǎn)品的質(zhì)量要求（技術協(xié)議、加工標準、規(guī)范等）。 對加工產(chǎn)品的驗收要求。 其他要求：如價格、交付等。 適當時還包括：對加工方的產(chǎn)品、程序、過程、設備、人員提出有關批準或資格鑒定的要求。3 適用的質(zhì)量管理體系要求。 本院加工文件由市場開發(fā)部保管，文件在發(fā)放前要求部門負責對其要求是否適當進行審批。 外協(xié)加工產(chǎn)品的驗收 驗收活動可包括：檢量、測量、觀測、工藝驗收，根據(jù)合格證明文件等方式，根據(jù)設計圖樣的技術要求，在相應的