【正文】 證通用財(cái)務(wù)軟件正常運(yùn)行所必須的環(huán)境設(shè)置。財(cái)務(wù)軟件的通用性越強(qiáng)，需要設(shè)置的參數(shù)越具體。系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置一般包括：確定單位代碼、系統(tǒng)啟用日期、選擇記賬方法、設(shè)置憑證類型、設(shè)置科目級(jí)別及寬度設(shè)置、輔助賬代碼體系結(jié)構(gòu)等。系統(tǒng)正常工作以后，以上系統(tǒng)參數(shù)均不能修改。（2）輔助賬參數(shù)設(shè)置。輔助賬初始設(shè)置，一般包括往來業(yè)務(wù)初始設(shè)置、銀行存款基礎(chǔ)調(diào)節(jié)表的錄入，以及現(xiàn)金流量代碼設(shè)置等操作。輔助賬的初始設(shè)置，要求在記賬憑證正式開始使用前完成設(shè)置工作，并做初始化的數(shù)據(jù)備份。在系統(tǒng)試運(yùn)行期間，若發(fā)現(xiàn)工作有誤，可通過還原初始化的數(shù)據(jù)重新調(diào)試，以節(jié)省大量的初始數(shù)據(jù)錄入工作。在通常情況下，初始設(shè)置工作都需要進(jìn)行調(diào)試才能趨于完善。（3）核算單位設(shè)置。通用財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)在開始啟用前必須首先設(shè)置核算單位，即由用戶建立一個(gè)新的賬套。一個(gè)核算單位應(yīng)有一套獨(dú)立的賬簿體系，用戶在一個(gè)賬套內(nèi)可以完成一個(gè)完整的賬務(wù)核算。若會(huì)計(jì)核算的單位還包括下屬獨(dú)立核算部門，則用戶還可以分別建立各自獨(dú)立核算部門的賬套。？建立會(huì)計(jì)科目通常按以下步驟進(jìn)行操作：（l）設(shè)置科目代碼的結(jié)構(gòu)。科目代碼的結(jié)構(gòu)，指科目共分幾級(jí)、每級(jí)代碼寬度占幾位。例如4－2－2－2結(jié)構(gòu)，代碼的結(jié)構(gòu)的定義在初始化參數(shù)時(shí)完成設(shè)置。（2）設(shè)置科目代碼和名稱。賬務(wù)處理系統(tǒng)初始建賬的方式與手工建賬有所不同，由于計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)信息分類核算主要的依據(jù)是會(huì)計(jì)科目代碼，在計(jì)算機(jī)初始建賬的工作中，一級(jí)及部分明細(xì)要使用會(huì)計(jì)制度規(guī)定的科目代碼和名稱，其中科目代碼分級(jí)要與科目結(jié)構(gòu)初始設(shè)置相一致。（3）設(shè)置科目屬性。通用財(cái)務(wù)軟件均提供科目屬性設(shè)置功能，用戶根據(jù)本單位的會(huì)計(jì)核算要求進(jìn)行設(shè)置，在輸入會(huì)計(jì)科目代碼和名稱時(shí)，直接定義科目屬性。會(huì)計(jì)科目要建立的屬性主要包括科目代碼、科目名稱、助記碼、科目性質(zhì)、賬戶格式、賬戶類別等。（4）設(shè)置科目性質(zhì)。會(huì)計(jì)制度已經(jīng)將科目性質(zhì)的分類標(biāo)準(zhǔn)化：一級(jí)科目代碼首位用來描述科目性質(zhì)。它們是：l—資產(chǎn)類、2—負(fù)債類、3—所有者權(quán)益類、4—成本類、5—損益類。（5）設(shè)置賬戶類別。賬戶分類用于賬務(wù)系統(tǒng)記賬時(shí)應(yīng)分別處理。由于科目代碼和名稱、科目性質(zhì)、賬戶格式等屬性均已經(jīng)趨向標(biāo)準(zhǔn)化，不同的財(cái)務(wù)軟件在科目管理方法上的區(qū)別主要是賬戶類別設(shè)置。一般來說，賬戶分為“普通”、“銀行”、“往來”等三類。70．建立會(huì)計(jì)科目時(shí)應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？（1）增加科目。增加科目代碼要從一級(jí)科目開始，逐級(jí)向下順序輸入，輸入明細(xì)科目時(shí)，其上級(jí)科目必須已輸入過。（2）科目級(jí)數(shù)。新增科目的級(jí)數(shù)和各級(jí)科目代碼的長度必須符合初始定義的科目結(jié)構(gòu)。（3）分段代碼。分段代碼僅用于會(huì)計(jì)科目的建立過程中，科目的分段代碼可以重復(fù)，但科目代碼全碼不能重復(fù)。如表315所示。表315分段代碼示意分 段 代 碼科目代碼全碼生產(chǎn)成本（4101）一車間（01）工資（01）41010101生產(chǎn)成本（4101）二車間（02）工資（01）41010201（4）使用科目。在輸入憑證等日常操作中，必須使用科目代碼全碼。（5）修改科目。當(dāng)會(huì)計(jì)科目輸入有誤需要修改時(shí)，可采用刪除后重新輸入的方法；但有余額及發(fā)生額的科目不能修改與刪除。修改已存在科目，主要針對(duì)初始設(shè)置中設(shè)置錯(cuò)了的科目，以及由于核算要求變化需修改的科目。在進(jìn)行日常賬務(wù)處理之前，各科目本期尚未有發(fā)生額，此時(shí)可對(duì)各科目的屬性及初始余額進(jìn)行修改。當(dāng)初始化結(jié)束，系統(tǒng)開始日常賬務(wù)處理后，只能修改沒有發(fā)生額和余額的科目，從而避免造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失或失真。71．怎樣輸入初始余額？為使計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理與原手工賬保持連續(xù)性和一致性，當(dāng)準(zhǔn)備啟用計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)時(shí)，必須進(jìn)行手工賬初始余額結(jié)轉(zhuǎn)。初始余額裝入功能是將手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)各科目的余額裝入電算化系統(tǒng)中，以保證會(huì)計(jì)核算的連續(xù)性。初始余額裝入是根據(jù)已建立的會(huì)計(jì)科目表逐行進(jìn)行的年初余額的輸入，并確定余額方向等；若為一年之中某月份開始使用，還需輸入借方累計(jì)發(fā)生額及貸方累計(jì)發(fā)生額。賬務(wù)處理輔助賬子系統(tǒng)具有銀行對(duì)賬和往來核銷等功能，若在啟用日期前含有未達(dá)賬項(xiàng)，還應(yīng)輸入輔助賬初始未達(dá)賬項(xiàng)。在進(jìn)行初始化余額設(shè)置時(shí)，只需輸入最低一級(jí)明細(xì)科目的余額，總賬科目及中間明細(xì)科目的余額由計(jì)算機(jī)自動(dòng)匯總產(chǎn)生。初始余額輸入完成后，必須進(jìn)行試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。72．憑證類型的設(shè)置方法有哪些？（1）憑證分類。對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類是為了滿足會(huì)計(jì)信息分類核算的要求。電算化與手工記賬憑證分類的方法基本一致，計(jì)算機(jī)記賬憑證允許用戶自行定義憑證類型，憑證的類型應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)核算與管理的需要進(jìn)行設(shè)置。若用戶不設(shè)置憑證類型，計(jì)算機(jī)將記賬憑證按通用記賬憑證處理。通常業(yè)務(wù)量較少的單位設(shè)置的憑證類型也少，甚至可以不進(jìn)行憑證分類而使用統(tǒng)一記賬憑證；一般企事業(yè)單位都按收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)量多的單位，憑證類型可以進(jìn)一步劃分為現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬等類型。計(jì)算機(jī)記賬憑證的類型中，還允許定義機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證，這是手工記賬憑證中所沒有的，此類憑證用于計(jì)算機(jī)根據(jù)系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制轉(zhuǎn)賬憑證。（2）憑證類型設(shè)置。設(shè)記賬憑證分為三類：現(xiàn)金、銀行和轉(zhuǎn)賬憑證，分類操作如表316所示。表316憑證類型設(shè)置類型代碼類型簡(jiǎn)稱憑證類型名稱限制類型限制平臺(tái)XJ現(xiàn)金現(xiàn)金憑證憑證必有1001YH銀行銀行憑證憑證必有1002ZZ轉(zhuǎn)帳轉(zhuǎn)帳憑證憑證必?zé)o1001 amp。 1002（3）憑證正確性校驗(yàn)設(shè)置。憑證正確性校驗(yàn)控制，要求用戶根據(jù)憑證類型的含義和記賬規(guī)則，將該類憑證在填制時(shí)必有或必?zé)o的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行定義，以便在錄入記賬憑證時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行校驗(yàn)和控制。財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》對(duì)此提出了明確的要求：“正在輸入的收款憑證借方科目不是‘現(xiàn)金’或‘銀行存款’科目、付款憑證貸方科目不是‘現(xiàn)金’或‘銀行存款’科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行”。在進(jìn)行憑證類型設(shè)置時(shí)，系統(tǒng)通常提供“借方必有科目”、“貸方必有科目”、“憑證必有科目”、“憑證必?zé)o科目”等四個(gè)可定義的欄目，用戶應(yīng)在這四個(gè)欄目中輸入要定義的會(huì)計(jì)科目。設(shè)記賬憑證分為四類：收款、付款、轉(zhuǎn)賬和機(jī)制憑證，分類操作如表317所示。表317憑證正確性校驗(yàn)設(shè)置類型代碼類型簡(jiǎn)稱憑證類型名稱限制類型限制平臺(tái)1現(xiàn)金現(xiàn)金憑證憑證必有1001或10022銀行銀行憑證憑證必有1001或10023轉(zhuǎn)帳轉(zhuǎn)帳憑證憑證必?zé)o1001或10024機(jī)制機(jī)制憑證憑證必?zé)o1001或1002（4）注意事項(xiàng)。在憑證類型設(shè)置時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：①憑證類型的代碼，可使用數(shù)字或英文；記賬憑證的簡(jiǎn)稱和名稱應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)；②憑證類型的設(shè)置應(yīng)在計(jì)算機(jī)記賬憑證使用前完成，憑證類型一旦使用，不能修改；③對(duì)同一類型的憑證，系統(tǒng)按月從1開始連續(xù)編號(hào)；④憑證類型也可以只設(shè)置“記賬憑證”一種類型，系統(tǒng)對(duì)全部憑證按月連續(xù)編號(hào)。73．什么是自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄？實(shí)施電算化后，日常賬務(wù)處理的主要工作是輸入記賬憑證。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的運(yùn)用可以避免輸入過程出現(xiàn)差錯(cuò)、減少憑證輸入工作量、提高軟件的運(yùn)行效率，這也是與手工操作的主要區(qū)別之處。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄用于處理每月有規(guī)律重復(fù)發(fā)生的業(yè)務(wù)。凡借貸方科目、摘要和金額計(jì)算方法固定的憑證，系統(tǒng)可根據(jù)用戶在初始設(shè)置中定義的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄自動(dòng)生成機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證，而無需人工輸入記賬憑證。在定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄時(shí)，系統(tǒng)規(guī)定使用時(shí)間為：日常使用或結(jié)賬使用，以確定該自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄何時(shí)用來編制機(jī)制憑證。對(duì)于定義為日常使用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，應(yīng)在憑證輸入與修改功能下完成機(jī)制憑證的編制。74．如何定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄？（1）定義分錄號(hào)。分錄號(hào)是自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄的惟一標(biāo)識(shí)，不同的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄應(yīng)有不同的分錄號(hào)。分錄號(hào)可用數(shù)字或字母表示。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄號(hào)是在編制轉(zhuǎn)賬公式設(shè)置的分錄代碼；在輸入記賬憑證時(shí)，通過分錄代碼調(diào)用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄憑證。（2）定義憑證類型。若用戶已經(jīng)進(jìn)行了憑證類型設(shè)置，在此可指定該自動(dòng)分錄編制的憑證屬于何種已定義的憑證類型。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄的憑證類型可以單獨(dú)設(shè)置，例如，機(jī)制l、機(jī)制2等，也可以與其他類型混合編號(hào)。（3）設(shè)定使用時(shí)間。使用時(shí)間用來標(biāo)識(shí)該自動(dòng)分錄何時(shí)可以用來編制憑證。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄可以在輸入憑證或結(jié)賬時(shí)用來編制憑證。在憑證輸入時(shí)編制機(jī)制憑證的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄應(yīng)標(biāo)識(shí)為“日常使用”，“日常使用”的編制機(jī)制憑證需審核后才能記賬；用于結(jié)賬時(shí)編制憑證的自動(dòng)分錄轉(zhuǎn)賬應(yīng)標(biāo)識(shí)為“結(jié)賬使用”，金額產(chǎn)生方法與本月發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)直接相關(guān)。因此，必須按賬戶結(jié)轉(zhuǎn)的順序編號(hào)，注意各分錄之間的關(guān)系和結(jié)賬順序。一般自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄可定義為“日常使用”類，也可定義為“結(jié)賬使用”類?！敖Y(jié)賬使用”類自動(dòng)分錄多用于賬戶結(jié)轉(zhuǎn)類轉(zhuǎn)賬憑證的定義，結(jié)賬時(shí)軟件將自動(dòng)根據(jù)這些分錄編制機(jī)制憑證并登記賬簿。（4）設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬科目代碼。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄中會(huì)計(jì)科目的輸入分兩步進(jìn)行，首先應(yīng)輸入會(huì)計(jì)科目的記賬方向；其次輸入應(yīng)借或應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目的代碼。會(huì)計(jì)科目代碼可使用系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)科目選擇功能進(jìn)行輸入，也可以直接按會(huì)計(jì)科目表的編號(hào)輸入（另有一些通用會(huì)計(jì)軟件可按會(huì)計(jì)科目的漢字名稱進(jìn)行輸入）。輸入科目代碼后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示所輸入會(huì)計(jì)科目的漢字名稱。（5）定義金額來源表達(dá)式。金額來源表達(dá)式用于定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄中記賬憑證的金額來源計(jì)算公式。①金額來源。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄中的金額來源一般從“會(huì)計(jì)科目表”中取數(shù)，可選定科目的余額、發(fā)生額或累計(jì)發(fā)生額；也可以來源于常數(shù)。即：用戶可以自行定義某些常數(shù)作為金額來源或計(jì)算表達(dá)式的一部分。通常稅率、折舊率、分配系數(shù)都用此方法定義。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄中的金額數(shù)據(jù)還可以來源于部門表、項(xiàng)目表等，我們可以根據(jù)所使用的軟件操作提示與說明進(jìn)行金額來源的定義。②運(yùn)算因子。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄中金額來源的計(jì)算公式由“運(yùn)算因子”與算術(shù)運(yùn)算符組成，通過運(yùn)算符連接起來的運(yùn)算因子稱為金額來源表達(dá)式。一般形式：TYPE（C／S，科目代碼）③科目表取數(shù)函數(shù)“TYPE”的含義如表318所示。 表318科目表取數(shù)函數(shù)表函數(shù)取數(shù)含義函數(shù)取數(shù)含義CJ期初借方余額JL借方累計(jì)發(fā)生額CD期初貸方余額DL貸方累計(jì)發(fā)生額JF借方合計(jì)發(fā)生額MJ期末借方余額DF貸方合計(jì)發(fā)生額MD期末貸方余額④借貸平衡函數(shù)“GC（）”的含義為：借方和貸方的差額擠入該行，使借貸平衡。⑤取數(shù)內(nèi)容代碼“C／S”的含義為：C—表示本位幣，S一表示數(shù)量。⑥金額來源表達(dá)式定義的方法。金額來源表達(dá)式定義的方法可以分為兩種，一種是直接在系統(tǒng)提示的“金額來源”欄目中定義運(yùn)算因子和運(yùn)算符，完成金額來源表達(dá)式的定義。這種方法適用于對(duì)運(yùn)算因子和計(jì)算公式很熟悉的用戶。另一種方法是利用軟件提供的記賬金額來源表達(dá)式的引導(dǎo)功能來完成表達(dá)式的定義。在利用軟件提供的金額來源表達(dá)式引導(dǎo)功能來進(jìn)行表達(dá)式的定義時(shí)，首先應(yīng)定義金額的數(shù)據(jù)來源，例如，從科目表中取數(shù)、從部門表中取數(shù)、取常數(shù)等。若從科目表中取數(shù)還需選擇會(huì)計(jì)科目和該科目的余額、發(fā)生額或累計(jì)發(fā)生額。若金額的數(shù)據(jù)來源由多項(xiàng)運(yùn)算因子構(gòu)成，要定義運(yùn)算因子之間的算術(shù)運(yùn)算符，然后繼續(xù)利用引導(dǎo)功能定義下一個(gè)運(yùn)算因子，直至金額來源表達(dá)式全部定義完成。記賬金額數(shù)據(jù)來源的表達(dá)式可以由多種不同的運(yùn)算因子組成。例如，在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，輸入憑證類型時(shí)可以調(diào)用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄編制的機(jī)制憑證。如表31表320所示。從而使結(jié)轉(zhuǎn)當(dāng)期損益的轉(zhuǎn)賬憑證，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理。表319自動(dòng)轉(zhuǎn)帳公式1分錄號(hào)1憑證類型：機(jī)制[日常使用]摘要借/貸會(huì)計(jì)科目借方金額貸方金額結(jié)轉(zhuǎn)各項(xiàng)收入借5101主營業(yè)務(wù)收入DF（C，5101）借5102其他業(yè)務(wù)收入DF（C，5102）借5201投資收益DF（C，5201）借5301營業(yè)外收入DF（C，5301）貸3131本年利率CC（）主管：審核：錄入：表320自動(dòng)轉(zhuǎn)帳公式2分錄號(hào)2憑證類型：機(jī)制[日常使用]摘要借/貸會(huì)計(jì)科目借方金額貸方金額結(jié)轉(zhuǎn)各項(xiàng)成本費(fèi)用借3131本年利率CC（）貸5401主營業(yè)務(wù)成本JF（C，5401）貸5402主營業(yè)務(wù)稅金及附加JF（C，5402）貸5501營業(yè)費(fèi)用JF（C，5501）貸5502管理費(fèi)用JF（C，5502）貸5503財(cái)務(wù)費(fèi)用JF（C，5503）貸5601營業(yè)外支出JF（C，5601）貸5701所到稅JF（C，5701）主管：審核：錄入：在這里我們應(yīng)該注意，定義為結(jié)賬使用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄不能在此編制機(jī)制憑證，而在結(jié)賬時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)編制。？操作管理是系統(tǒng)初始設(shè)置中的首要環(huán)節(jié)，要明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，才能建立有效的內(nèi)部工作崗位控制和管理制度。電算主管具有操作人員注冊(cè)登記權(quán)限，操作人員根據(jù)個(gè)人的操作權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的操作。操作人員注冊(cè)登記功能本身的操作權(quán)限僅授予電算主管，其他操作人員不具有此項(xiàng)權(quán)限。（l）操作員權(quán)限設(shè)置。操作員權(quán)限設(shè)置包括三項(xiàng)工作內(nèi)容：注冊(cè)操作人員姓名、設(shè)置操作員密碼、設(shè)置操作員權(quán)限。（2）操作員密碼設(shè)置。電算系統(tǒng)的操作人員必須設(shè)置操作密碼，操作員密碼一般由6－8位數(shù)字組成，密碼由操作人員本人設(shè)置，操作人員應(yīng)保護(hù)好自己的密碼，并應(yīng)定期或不定期地通過系統(tǒng)提供的修改密碼功能進(jìn)行更換，以確保密碼的安全性。（3）系統(tǒng)操作權(quán)限。系統(tǒng)操作權(quán)限主要包括：建立會(huì)計(jì)科目、初始余額裝入、憑證類型設(shè)置、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分