會(huì)議時(shí)突發(fā)情況處理-資料下載頁(yè)
2025-06-22 03:20本頁(yè)面
【正文】 。 您該怎樣做來(lái)避免這個(gè)危機(jī)？預(yù)測(cè)大會(huì)離場(chǎng)人數(shù)和午餐場(chǎng)所的位置，您應(yīng)該在會(huì)議結(jié)束前就通知工作人員開(kāi)始執(zhí)行上述任務(wù)?；蛘撸梢誀?zhēng)取讓午餐室和會(huì)議室在同一樓層。責(zé)任劃定 您在一家酒店預(yù)訂了500個(gè)房間并與其簽訂了訂房合同，這讓您的組織要對(duì)其中80%的已訂房間擔(dān)負(fù)責(zé)任。在到達(dá)前21天，您在忙于會(huì)議登記，這時(shí)您才發(fā)現(xiàn)您預(yù)訂的房間只入住了一半。 您怎么做？比較您的登記表與酒店的全部住房清單。（確定您已經(jīng)在您的合同里對(duì)這個(gè)特權(quán)進(jìn)行過(guò)談判）聯(lián)系沒(méi)有出現(xiàn)在住房清單上的與會(huì)者，弄清楚他們的房間是否還需要保留，或者他們已經(jīng)在其他酒店訂房間了。很可能您的一些客人還沒(méi)有正確地編到您的團(tuán)隊(duì)中，也就不會(huì)出現(xiàn)在酒店的清單上。如果免費(fèi)房間跟套房與預(yù)定房間的入住相關(guān)聯(lián)，則為每一位工作人員提供其自己的房間，以幫助達(dá)到您的配額。 如果您沒(méi)有辦法達(dá)到80%的水平，則需要跟酒店談判。比如，您可以要求把一個(gè)場(chǎng)外活動(dòng)移到酒店內(nèi)舉行，以補(bǔ)償酒店的收入損失。或者在這家酒店預(yù)訂下一場(chǎng)會(huì)議，如果酒店同意降價(jià)的話。倘若所有的努力都失敗，看來(lái)您要付使用費(fèi)了，則詢問(wèn)酒店是否可以把這筆資金花在提高餐飲水平上，以便讓與會(huì)代表的錢(qián)花得更值。您該怎么做來(lái)避免這個(gè)危機(jī)呢？ 您應(yīng)該6個(gè)月前就開(kāi)始每周跟蹤您預(yù)訂酒店的入住情況，并與酒店保持緊密聯(lián)系。當(dāng)您注意到房間訂多了的時(shí)候，您應(yīng)該立刻跟酒店協(xié)商，還給酒店一些房間讓酒店自己去處理。（合同中的變更費(fèi)條款可能允許在3~6個(gè)月前對(duì)預(yù)訂作出有限的減少）通過(guò)跟蹤入住情況，您無(wú)疑可以意識(shí)到那個(gè)數(shù)字是不現(xiàn)實(shí)的。然后，您可以嘗試通過(guò)提高銷售額來(lái)增加參與者人數(shù)，以便提高房間的入住率。 輪椅的限制 您的一位出席者在到達(dá)前一周告訴您他是個(gè)坐輪椅的人，并需要往返于兩個(gè)地點(diǎn)之間。 您怎么做？ 最簡(jiǎn)單的解決方法是把這個(gè)客戶轉(zhuǎn)到總部酒店，在那里所有的活動(dòng)都會(huì)在會(huì)議中心或者接近會(huì)議中心的地方舉行，這樣他就不需要兩邊來(lái)回跑了。如果不行的話，則問(wèn)問(wèn)他是否確實(shí)需要特別的交通工具。舉例來(lái)說(shuō)，假設(shè)他和一個(gè)同伴一起來(lái)的，可能就不需要載輪椅的車輛，也許會(huì)接受為出租車往返活動(dòng)區(qū)域所給的補(bǔ)償。 如果他確實(shí)需要專門(mén)的交通工具，安排一個(gè)可載輪椅的車輛，跟運(yùn)輸公司核實(shí)，以確定這種巴士的安排符合客戶的需要。（注意：很多運(yùn)輸公司沒(méi)有大型巴士，所以您就必須使用一輛可搭載輪椅的小型巴士來(lái)替換班車車隊(duì)中的一輛，或者在該路線的班車車隊(duì)中增加一輛這樣的小型巴士。）您該怎么做以避免這個(gè)危機(jī)呢？ 您應(yīng)該在登記表中加一行，詢問(wèn)出席者是否有“特殊需要”，并要求任何特殊需要須在一個(gè)確定的日期前遞交（可能在會(huì)議開(kāi)始3周前）。瀏覽歷年來(lái)的登記表，看看是否有關(guān)于出席者特殊要求的注釋，然后跟現(xiàn)在的登記表反復(fù)校對(duì)，看看是否有相同的名字，這一點(diǎn)也是很有幫助的。此外，您可以在班車車隊(duì)里添加一個(gè)可搭載輪椅的小型巴士……以防萬(wàn)一。■
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