會議時突發(fā)情況處理-資料下載頁
2025-06-22 03:20本頁面
【正文】 。 您該怎樣做來避免這個危機？預測大會離場人數(shù)和午餐場所的位置，您應(yīng)該在會議結(jié)束前就通知工作人員開始執(zhí)行上述任務(wù)?；蛘撸梢誀幦∽屛绮褪液蜁h室在同一樓層。責任劃定 您在一家酒店預訂了500個房間并與其簽訂了訂房合同，這讓您的組織要對其中80%的已訂房間擔負責任。在到達前21天，您在忙于會議登記，這時您才發(fā)現(xiàn)您預訂的房間只入住了一半。 您怎么做？比較您的登記表與酒店的全部住房清單。（確定您已經(jīng)在您的合同里對這個特權(quán)進行過談判）聯(lián)系沒有出現(xiàn)在住房清單上的與會者，弄清楚他們的房間是否還需要保留，或者他們已經(jīng)在其他酒店訂房間了。很可能您的一些客人還沒有正確地編到您的團隊中，也就不會出現(xiàn)在酒店的清單上。如果免費房間跟套房與預定房間的入住相關(guān)聯(lián)，則為每一位工作人員提供其自己的房間，以幫助達到您的配額。 如果您沒有辦法達到80%的水平，則需要跟酒店談判。比如，您可以要求把一個場外活動移到酒店內(nèi)舉行，以補償酒店的收入損失?；蛘咴谶@家酒店預訂下一場會議，如果酒店同意降價的話。倘若所有的努力都失敗，看來您要付使用費了，則詢問酒店是否可以把這筆資金花在提高餐飲水平上，以便讓與會代表的錢花得更值。您該怎么做來避免這個危機呢？ 您應(yīng)該6個月前就開始每周跟蹤您預訂酒店的入住情況，并與酒店保持緊密聯(lián)系。當您注意到房間訂多了的時候，您應(yīng)該立刻跟酒店協(xié)商，還給酒店一些房間讓酒店自己去處理。（合同中的變更費條款可能允許在3~6個月前對預訂作出有限的減少）通過跟蹤入住情況，您無疑可以意識到那個數(shù)字是不現(xiàn)實的。然后，您可以嘗試通過提高銷售額來增加參與者人數(shù)，以便提高房間的入住率。 輪椅的限制 您的一位出席者在到達前一周告訴您他是個坐輪椅的人，并需要往返于兩個地點之間。 您怎么做？ 最簡單的解決方法是把這個客戶轉(zhuǎn)到總部酒店，在那里所有的活動都會在會議中心或者接近會議中心的地方舉行，這樣他就不需要兩邊來回跑了。如果不行的話，則問問他是否確實需要特別的交通工具。舉例來說，假設(shè)他和一個同伴一起來的，可能就不需要載輪椅的車輛，也許會接受為出租車往返活動區(qū)域所給的補償。 如果他確實需要專門的交通工具，安排一個可載輪椅的車輛，跟運輸公司核實，以確定這種巴士的安排符合客戶的需要。（注意：很多運輸公司沒有大型巴士，所以您就必須使用一輛可搭載輪椅的小型巴士來替換班車車隊中的一輛，或者在該路線的班車車隊中增加一輛這樣的小型巴士。）您該怎么做以避免這個危機呢？ 您應(yīng)該在登記表中加一行，詢問出席者是否有“特殊需要”，并要求任何特殊需要須在一個確定的日期前遞交（可能在會議開始3周前）。瀏覽歷年來的登記表，看看是否有關(guān)于出席者特殊要求的注釋，然后跟現(xiàn)在的登記表反復校對，看看是否有相同的名字，這一點也是很有幫助的。此外，您可以在班車車隊里添加一個可搭載輪椅的小型巴士……以防萬一?！?
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