會(huì)議時(shí)突發(fā)情況處理-預(yù)覽頁(yè)
【正文】 程15分鐘遠(yuǎn)近的）類似（或少一兩個(gè)星）的酒店住一晚。 您該怎么做？為其在客房?jī)?nèi)舉行小型的歡迎儀式。 ，承認(rèn)酒店為重復(fù)預(yù)定的錯(cuò)誤事件負(fù)責(zé)。當(dāng)然，如果整個(gè)城市的酒店都滿員了，您就沒(méi)有別的選擇了。 在現(xiàn)場(chǎng)，您可以讓酒店先安排其他客人（例如，臨時(shí)性旅客或者其他團(tuán)隊(duì)）更換酒店，再來(lái)安排您的團(tuán)隊(duì)。（不要試圖讓您的客戶團(tuán)或高層領(lǐng)導(dǎo)合住一個(gè)房間。檢查未到人員名單，并制定一份在任何情況下絕對(duì)不能重新分配房間的來(lái)賓列表（例如非常重要的客戶、發(fā)言人）。一些客人還是有可能被迫轉(zhuǎn)讓客房，但是您可以提前幾周給他們通知。 您被告知當(dāng)?shù)氐哪硞€(gè)團(tuán)隊(duì)反對(duì)您的主要演講人，并計(jì)劃在您召開會(huì)議期間于酒店門前舉行抗議活動(dòng)。 您怎么做？跟酒店管理者，包括安全部門領(lǐng)導(dǎo)，詳細(xì)地討論這個(gè)問(wèn)題，并一同制定出一份詳盡的針對(duì)方案。不但要提醒您的職員，也要提醒酒店內(nèi)相關(guān)部門人員注意安全。必要的話，安排演講者從“后院”離開會(huì)場(chǎng)和酒店，那里有事先安排的車在等待他。確保告知高層領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)有可能發(fā)生的問(wèn)題，這樣他們就可以與您共同協(xié)商解決。 您預(yù)計(jì)會(huì)有60人參加委員會(huì)午餐；55人已經(jīng)來(lái)到，可實(shí)際上還有15個(gè)人在路上。）如果條件允許，這些工作要在后臺(tái)完成。確保同一張桌上的人吃同樣的食品。 您該怎樣做來(lái)避免這個(gè)危機(jī)呢？會(huì)議室被重復(fù)預(yù)訂你們需要搬到其他房間去。 弄清楚另一個(gè)團(tuán)隊(duì)的名稱以及他們登記的時(shí)間。讓酒店安排在登記處及其他來(lái)賓經(jīng)常走過(guò)的區(qū)域放置提示牌，指引參會(huì)者去新的會(huì)議場(chǎng)所，當(dāng)然最好在原會(huì)議室的外面及新會(huì)議室的外面也放置此提示牌。如果您選擇這樣做，當(dāng)場(chǎng)提出這些讓步（不要回去后才提出），并且要合理。 您應(yīng)該怎樣做來(lái)避免這一危機(jī)呢？（因?yàn)楹芏喱F(xiàn)實(shí)的原因，酒店一般不會(huì)在會(huì)議召開一年前為其指定特定的房間。在召開會(huì)議的前一天回顧酒店的簡(jiǎn)歷及宴會(huì)活動(dòng)情況是必不可少的。 您在同時(shí)召開15個(gè)分會(huì)，其中一個(gè)分會(huì)預(yù)計(jì)是80人到場(chǎng)，卻在會(huì)議開始時(shí)便來(lái)了150人，注定要擴(kuò)大房間了。如果隔壁房間的出席人數(shù)較少，則安排那個(gè)會(huì)議到另一個(gè)較小的房間去開，并打開兩房之間的隔墻。讓宴會(huì)負(fù)責(zé)人盡快拿出一些食品——甚至是干果小吃來(lái)安撫那些可能已經(jīng)生氣了的客人。或者，您可以爭(zhēng)取讓午餐室和會(huì)議室在同一樓層。 您在一家酒店預(yù)訂了500個(gè)房間并與其簽訂了訂房合同，這讓您的組織要對(duì)其中80%的已訂房間擔(dān)負(fù)責(zé)任。如果免費(fèi)房間跟套房與預(yù)定房間的入住相關(guān)聯(lián)，則為每一位工作人員提供其自己的房間，以幫助達(dá)到您的配額。 如果您沒(méi)有辦法達(dá)到80%的水平，則需要跟酒店談判。您該怎么做來(lái)避免這個(gè)危機(jī)呢？當(dāng)您注意到房間訂多了的時(shí)候，您應(yīng)該立刻跟酒店協(xié)商，還給酒店一些房間讓酒店自己去處理。 您的一位出席者在到達(dá)前一周告訴您他是個(gè)坐輪椅的人，并需要往返于兩個(gè)地點(diǎn)之間。）■
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