會議時突發(fā)情況處理-預(yù)覽頁
【正文】 程15分鐘遠近的）類似（或少一兩個星）的酒店住一晚。 您該怎么做？為其在客房內(nèi)舉行小型的歡迎儀式。 ，承認酒店為重復(fù)預(yù)定的錯誤事件負責。當然，如果整個城市的酒店都滿員了，您就沒有別的選擇了。 在現(xiàn)場，您可以讓酒店先安排其他客人（例如，臨時性旅客或者其他團隊）更換酒店，再來安排您的團隊。（不要試圖讓您的客戶團或高層領(lǐng)導合住一個房間。檢查未到人員名單，并制定一份在任何情況下絕對不能重新分配房間的來賓列表（例如非常重要的客戶、發(fā)言人）。一些客人還是有可能被迫轉(zhuǎn)讓客房，但是您可以提前幾周給他們通知。 您被告知當?shù)氐哪硞€團隊反對您的主要演講人，并計劃在您召開會議期間于酒店門前舉行抗議活動。 您怎么做？跟酒店管理者，包括安全部門領(lǐng)導，詳細地討論這個問題，并一同制定出一份詳盡的針對方案。不但要提醒您的職員，也要提醒酒店內(nèi)相關(guān)部門人員注意安全。必要的話，安排演講者從“后院”離開會場和酒店，那里有事先安排的車在等待他。確保告知高層領(lǐng)導這個有可能發(fā)生的問題，這樣他們就可以與您共同協(xié)商解決。 您預(yù)計會有60人參加委員會午餐；55人已經(jīng)來到，可實際上還有15個人在路上。）如果條件允許，這些工作要在后臺完成。確保同一張桌上的人吃同樣的食品。 您該怎樣做來避免這個危機呢？會議室被重復(fù)預(yù)訂你們需要搬到其他房間去。 弄清楚另一個團隊的名稱以及他們登記的時間。讓酒店安排在登記處及其他來賓經(jīng)常走過的區(qū)域放置提示牌，指引參會者去新的會議場所，當然最好在原會議室的外面及新會議室的外面也放置此提示牌。如果您選擇這樣做，當場提出這些讓步（不要回去后才提出），并且要合理。 您應(yīng)該怎樣做來避免這一危機呢？（因為很多現(xiàn)實的原因，酒店一般不會在會議召開一年前為其指定特定的房間。在召開會議的前一天回顧酒店的簡歷及宴會活動情況是必不可少的。 您在同時召開15個分會，其中一個分會預(yù)計是80人到場，卻在會議開始時便來了150人，注定要擴大房間了。如果隔壁房間的出席人數(shù)較少，則安排那個會議到另一個較小的房間去開，并打開兩房之間的隔墻。讓宴會負責人盡快拿出一些食品——甚至是干果小吃來安撫那些可能已經(jīng)生氣了的客人?；蛘?，您可以爭取讓午餐室和會議室在同一樓層。 您在一家酒店預(yù)訂了500個房間并與其簽訂了訂房合同，這讓您的組織要對其中80%的已訂房間擔負責任。如果免費房間跟套房與預(yù)定房間的入住相關(guān)聯(lián)，則為每一位工作人員提供其自己的房間，以幫助達到您的配額。 如果您沒有辦法達到80%的水平，則需要跟酒店談判。您該怎么做來避免這個危機呢？當您注意到房間訂多了的時候，您應(yīng)該立刻跟酒店協(xié)商，還給酒店一些房間讓酒店自己去處理。 您的一位出席者在到達前一周告訴您他是個坐輪椅的人，并需要往返于兩個地點之間。）■
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