【正文】 這三類公文均可用通知下發(fā),但也并不是說非用通知下發(fā)不可。如同樣需下級遵守的規(guī)章性的公文亦可用指示、規(guī)定發(fā)文。 需要下級機關辦理和周知的還可用？決定？、？意見？ 、？方案？、？通報？等紅頭文件直接發(fā)文。這就有一個準確把握通知特點, 恰當使用通知的間題。通常在以下三種情況下使用通知較為恰當。 一是需順應人們接受文件的認識過程時使用通知。有的文件不用通知下發(fā), 人們亦可一眼看出文件的內(nèi)容、范圍及發(fā)文機關的要求, 如《中共 x x市委關于加強和改進學校德育工作的意見》, 從題目可以看出文件的內(nèi)容——德育和市委的態(tài)度——加強改進, 往下看便是意見的條目, 符合人們的思維程序和認識過程, 人們可自然接受, 故不必再用通知下發(fā)。但是有的文件就需以通知下發(fā), 如 x x 市《關于對黨和國家機關工作人員在國內(nèi)交往中收受禮品實行登記制度的規(guī)定》實施辦法, 此辦法如直接用紅頭文件下發(fā), 受文單位就會感到突然甚至迷惑。產(chǎn)生是職能部門的意見還是市委的意見? 市里發(fā)此文意圖有哪些?對實施此辦法有哪些要求? 等疑問。故將此辦法以市委、市政府兩辦通知下發(fā), 講明了原由, 注明了此辦法？已經(jīng)市委、市政府批準, 請遵照執(zhí)行？字樣. 再細讀實施辦法原文, 使人們能夠從感知到抽象,從了解到理解, 順應了人們接受事物的過程。 二是使非本級決策層意見上升為本級決策層意見時使用通知。如領導的某一專題講話, 直接發(fā)文, 會被人們認為是個人意見,用領導機關的通知印發(fā), 就會使之成為領導集體的意見。 還有上級、下級和不相隸屬機關的？方案？、？意見？ 、？辦法？ 、？規(guī)定？ 、？報告？ 等, 如不以通知下發(fā)( 印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn))，就不能表明本級領導集體的態(tài)度。只有通過通知寫明？此件已經(jīng)黨委研究通過？ ？ 請認真執(zhí)行？ 等相關字樣, 才能增強文件的強制性, 使之得以貫徹執(zhí)行。 三是需詳細具體地布置某方面工作時使用通知。這種通知的特點是帶有指令性。 用正式文件行文( 沒附件) , 但它又與指示有不同之處,區(qū)別在于: 指示的原則性、指導性強于通知。 權(quán)威性、強制性也較通知高。通知則具體性、操作性較強。如？中共中央、國務院關于發(fā)展城鄉(xiāng)零售商業(yè)、服務業(yè)的指示？，對當前商業(yè)、服務業(yè)發(fā)展狀況進行簡要評價之后, 從指導方針、改革管理體制、人才培養(yǎng)以及加強領導等方面提出了原則要求。 但就如何具體去做的問題沒有提出操作性的辦法。相比之下, 通知則具體很多, 如中紀委《關于整頓紀律的通知》, 在指出黨風黨紀方面存在的間題并指出其危害后, 提出了整頓紀律的著眼點, 方法、重點等操作性很強的具體內(nèi)容。 二、種類選擇要適當。通知的種類包括指令性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、一般性( 告知性) 通知、任免通知等在通常情況下, 通知種類的選用是很自然的、容易的，有些問題也需要注意。如, 指令性通知, 轉(zhuǎn)發(fā)性通知, 一般性通知之間具有可容性。如某縣縣委討論通過廠職教部門提出的, 為提高鄉(xiāng)局干部文化素質(zhì), 鼓勵于部續(xù)讀大學本科和進修第二大專學歷的意見, 此意見可以用縣委通知批轉(zhuǎn), 但如果縣委對本項工作重視程度較高, 并對原意見具體條目改動較大, 亦可將原意見作為指令性通知直接發(fā)文。再如某縣防訊工作指揮部提出指揮部成員調(diào)整方案, 經(jīng)縣委研究通過后, 既可以縣委( 或縣委辦) 通知轉(zhuǎn)發(fā), 也可直接發(fā)告知性通知。究竟發(fā)哪種通知更適當, 一是看哪種通知簡便, 二要考慮領導的關注程度。三、通知的結(jié)構(gòu)要妥當。 通知的總體結(jié)構(gòu)便于把握, 但也有值得研究的間題。如, 在轉(zhuǎn)發(fā)性通知中是把“主題詞”、“發(fā)文機關”、“印發(fā)時間”等文尾內(nèi)容安排在通知之后? 還是安排在被轉(zhuǎn)發(fā)件之后? 有的文件把文尾內(nèi)容安排在通知之后, 被轉(zhuǎn)發(fā)件之前, 這是把通知作為公文主體, 而把被轉(zhuǎn)發(fā)件作為公文附件來考慮的, 這種安排也有一定道理。 但如從公文的整體看, 通知往往只是領導機關的態(tài)度和具體要求, 被轉(zhuǎn)件才是文件的主體內(nèi)容, 二者是一個整體, 因此把文尾內(nèi)容放在被轉(zhuǎn)件之后更為妥當. 再如, 有些附件內(nèi)容如果簡單, 可直接寫入通匆中, 如某縣為加強社會治安綜合治理工作, 提出層層成立治保組織的方案, 其中有一項內(nèi)容是縣委成立治保工作領導小組, 小組成員和小組辦公室成員就不必附件下發(fā), 只在有關條目上寫清即可。此外, 有些通知, 標題中有了發(fā)文機關, 落款處仍有發(fā)文機關,而還有些通知只在標題或落款的其中一處保留發(fā)文機關，那么, 究竟兩處都保留還是只保留一處? 我們認為不能簡單劃一。一般來說內(nèi)容較重要、主題較大的通知, 如指示性的、批示性的通知等, 標題和落款都需保留發(fā)文機關, 以保持文件的嚴肅性。一般告知性通知則保留一處即可。有些時限性較強的通知, 可把行文時間直接寫在通知標題之下, 而通知末尾可省略行文時間,等等。四、通知的語言要精當通知反映領導機關的態(tài)度和要求, 態(tài)度有嚴有緩, 要求有高有低, 內(nèi)容有輕有重,而這些都靠語言表述, 因此通知語言必須精當。如對下級文件批準并轉(zhuǎn)發(fā)用“批轉(zhuǎn)”。 對上級同級和不相隸屬機關的文件的批轉(zhuǎn)用“轉(zhuǎn)發(fā)”。 頒布實施本機關有關政策法律用“頒布”或“印發(fā)”。在領導機關的態(tài)度上，有“同意”、“通過”、“原則同意”、“批準”、“決定”之分。在要求上, 也有“遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”、“認真研究貫徹執(zhí)行”、“結(jié)合本單位實際抓好落實”等區(qū)別。盡管許多詞語形同意近, 但在程度上還是有區(qū)別的, 使用時需精挑細選。篇五請示是下級機關向上級機關請求指示、批準的一種公文，是機關工作中經(jīng)常使用的文種。作為一名機關文字工作者，如何在較短時間內(nèi)寫出一篇高質(zhì)量的請示文稿，筆者認為，關鍵要把握好以下四個方面。把握好請示的特點一是請求性。請示，顧名思義就是請求指示，即下級機關為了請求上級機關批準工作中的某一具體事項或解決某個具體問題而發(fā)出的。它的請求性主要體現(xiàn)在下級對上級指示、批準的一種請求渴望。二是單一性。指的是行文的對象比較單一。即在有隸屬關系的上下級之間，只有下級機關向上級機關的行文，才能使用請示文種。三是事前性。這里主要講的是行文的時間。在請示有關事項時，一定不能“先斬后奏”或“邊斬邊奏”，要盡早準備、事前行文，待上級機關作出明確的指示、批復后才能啟動執(zhí)行。四是時效性。請示的事項一般都比較緊急、迫切。所以，在寫作的時候一定不能等、不能靠、不能拖，要超前謀劃、提前著手、及時發(fā)出，以免久拖不辦、貽誤時機、耽誤工作。把握好請示的內(nèi)容一是請示的理由。即請示的基本依據(jù)、主要原因和出發(fā)點。只有把請示的緣由寫得具體、充分、恰當，陳其理、敘其事、表其意，才能更容易得到上級機關的理解和支持，最終達到請示的目的。二是請示的事項。也就是請求的具體內(nèi)容。要直截了當?shù)匕颜埱笊霞墮C關給予指示、批準的問題或者在哪些環(huán)節(jié)上給予的支持、幫助等內(nèi)容分門別類、和盤托出，讓上級機關一目了然、一清二楚。三是請示的結(jié)語。請示的結(jié)語具有收束全文、完結(jié)表達的作用。所以，在寫作的時候一定要有所注意。常用的結(jié)束語有“是否妥當，請批示”“妥否，請批示”“如無不妥，請批復”等。把握好請示寫作的技巧一是角度要選準。角度選得是否準確，直接關系到請示的目的能否順利達到。要從需要解決問題的必要性和緊迫性方面入手，把請示的理由寫得更具體、更充分、更有力，讓上級機關感到信服、充分肯定。二是理由要充足。理由足，向上級請示才能更有底氣。要注重運用上級的理論、路線、方針、政策和策略等，以最能打動、說服上級機關的典型事實和材料作為請示理由，把情況講清、道理講透、內(nèi)容講好，爭取獲得上級的批復。三是論證要透徹。就是根據(jù)上級精神、領導意圖和實際情況等因素，理出有關內(nèi)容之間的相互關系、內(nèi)在邏輯，把要寫內(nèi)容的先后順序排列好、組合好，做到層次清晰、主次分明、環(huán)環(huán)相扣。四是語氣要恭敬。請示作為一種上行文，語氣必須莊重嚴肅、謙恭有禮，以示對上級機關的尊重。所以，在請示的寫作中，一定要注重禮節(jié)、語言誠懇，多用平實、簡潔的語言。把握好請示的禁忌每一種文體的寫作都有一定的禁忌，請示也不例外。所謂禁忌，就是撰寫請示時要注意的事項。一是不可越級請示。一般情況下，下級機關如果遇到問題，要直接向隸屬的上級機關請示，而不是越過上級機關向更高層級請示。因為越級請示，一方面不利于發(fā)揮各級機關的作用，另一方面增加了上級機關的負擔。二是不可多頭請示。多頭請示的主辦機關不明確、責任難落實，容易出現(xiàn)推諉扯皮、消極應付等現(xiàn)象。所以，請示原則上只能主送一個直接上級機關，即使是受雙重領導的機關上報請示，也要寫明誰是主送機關、誰是抄送機關。三是不可多事請示。一份請示文稿中，同時請示兩個或者兩個以上事情的情況是不允許的，一般只能請示一件事情或一個問題。否則，上級機關很難及時作出指示、給予批復。