【正文】 這三類(lèi)公文均可用通知下發(fā),但也并不是說(shuō)非用通知下發(fā)不可。如同樣需下級(jí)遵守的規(guī)章性的公文亦可用指示、規(guī)定發(fā)文。 需要下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和周知的還可用？決定？、？意見(jiàn)？ 、？方案？、？通報(bào)？等紅頭文件直接發(fā)文。這就有一個(gè)準(zhǔn)確把握通知特點(diǎn), 恰當(dāng)使用通知的間題。通常在以下三種情況下使用通知較為恰當(dāng)。 一是需順應(yīng)人們接受文件的認(rèn)識(shí)過(guò)程時(shí)使用通知。有的文件不用通知下發(fā), 人們亦可一眼看出文件的內(nèi)容、范圍及發(fā)文機(jī)關(guān)的要求, 如《中共 x x市委關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)校德育工作的意見(jiàn)》, 從題目可以看出文件的內(nèi)容——德育和市委的態(tài)度——加強(qiáng)改進(jìn), 往下看便是意見(jiàn)的條目, 符合人們的思維程序和認(rèn)識(shí)過(guò)程, 人們可自然接受, 故不必再用通知下發(fā)。但是有的文件就需以通知下發(fā), 如 x x 市《關(guān)于對(duì)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員在國(guó)內(nèi)交往中收受禮品實(shí)行登記制度的規(guī)定》實(shí)施辦法, 此辦法如直接用紅頭文件下發(fā), 受文單位就會(huì)感到突然甚至迷惑。產(chǎn)生是職能部門(mén)的意見(jiàn)還是市委的意見(jiàn)? 市里發(fā)此文意圖有哪些?對(duì)實(shí)施此辦法有哪些要求? 等疑問(wèn)。故將此辦法以市委、市政府兩辦通知下發(fā), 講明了原由, 注明了此辦法？已經(jīng)市委、市政府批準(zhǔn), 請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行？字樣. 再細(xì)讀實(shí)施辦法原文, 使人們能夠從感知到抽象,從了解到理解, 順應(yīng)了人們接受事物的過(guò)程。 二是使非本級(jí)決策層意見(jiàn)上升為本級(jí)決策層意見(jiàn)時(shí)使用通知。如領(lǐng)導(dǎo)的某一專(zhuān)題講話, 直接發(fā)文, 會(huì)被人們認(rèn)為是個(gè)人意見(jiàn),用領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的通知印發(fā), 就會(huì)使之成為領(lǐng)導(dǎo)集體的意見(jiàn)。 還有上級(jí)、下級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的？方案？、？意見(jiàn)？ 、？辦法？ 、？規(guī)定？ 、？報(bào)告？ 等, 如不以通知下發(fā)( 印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn))，就不能表明本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)集體的態(tài)度。只有通過(guò)通知寫(xiě)明？此件已經(jīng)黨委研究通過(guò)？ ？ 請(qǐng)認(rèn)真執(zhí)行？ 等相關(guān)字樣, 才能增強(qiáng)文件的強(qiáng)制性, 使之得以貫徹執(zhí)行。 三是需詳細(xì)具體地布置某方面工作時(shí)使用通知。這種通知的特點(diǎn)是帶有指令性。 用正式文件行文( 沒(méi)附件) , 但它又與指示有不同之處,區(qū)別在于: 指示的原則性、指導(dǎo)性強(qiáng)于通知。 權(quán)威性、強(qiáng)制性也較通知高。通知?jiǎng)t具體性、操作性較強(qiáng)。如？中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)展城鄉(xiāng)零售商業(yè)、服務(wù)業(yè)的指示？，對(duì)當(dāng)前商業(yè)、服務(wù)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行簡(jiǎn)要評(píng)價(jià)之后, 從指導(dǎo)方針、改革管理體制、人才培養(yǎng)以及加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)等方面提出了原則要求。 但就如何具體去做的問(wèn)題沒(méi)有提出操作性的辦法。相比之下, 通知?jiǎng)t具體很多, 如中紀(jì)委《關(guān)于整頓紀(jì)律的通知》, 在指出黨風(fēng)黨紀(jì)方面存在的間題并指出其危害后, 提出了整頓紀(jì)律的著眼點(diǎn), 方法、重點(diǎn)等操作性很強(qiáng)的具體內(nèi)容。 二、種類(lèi)選擇要適當(dāng)。通知的種類(lèi)包括指令性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、一般性( 告知性) 通知、任免通知等在通常情況下, 通知種類(lèi)的選用是很自然的、容易的，有些問(wèn)題也需要注意。如, 指令性通知, 轉(zhuǎn)發(fā)性通知, 一般性通知之間具有可容性。如某縣縣委討論通過(guò)廠職教部門(mén)提出的, 為提高鄉(xiāng)局干部文化素質(zhì), 鼓勵(lì)于部續(xù)讀大學(xué)本科和進(jìn)修第二大專(zhuān)學(xué)歷的意見(jiàn), 此意見(jiàn)可以用縣委通知批轉(zhuǎn), 但如果縣委對(duì)本項(xiàng)工作重視程度較高, 并對(duì)原意見(jiàn)具體條目改動(dòng)較大, 亦可將原意見(jiàn)作為指令性通知直接發(fā)文。再如某縣防訊工作指揮部提出指揮部成員調(diào)整方案, 經(jīng)縣委研究通過(guò)后, 既可以縣委( 或縣委辦) 通知轉(zhuǎn)發(fā), 也可直接發(fā)告知性通知。究竟發(fā)哪種通知更適當(dāng), 一是看哪種通知簡(jiǎn)便, 二要考慮領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注程度。三、通知的結(jié)構(gòu)要妥當(dāng)。 通知的總體結(jié)構(gòu)便于把握, 但也有值得研究的間題。如, 在轉(zhuǎn)發(fā)性通知中是把“主題詞”、“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“印發(fā)時(shí)間”等文尾內(nèi)容安排在通知之后? 還是安排在被轉(zhuǎn)發(fā)件之后? 有的文件把文尾內(nèi)容安排在通知之后, 被轉(zhuǎn)發(fā)件之前, 這是把通知作為公文主體, 而把被轉(zhuǎn)發(fā)件作為公文附件來(lái)考慮的, 這種安排也有一定道理。 但如從公文的整體看, 通知往往只是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的態(tài)度和具體要求, 被轉(zhuǎn)件才是文件的主體內(nèi)容, 二者是一個(gè)整體, 因此把文尾內(nèi)容放在被轉(zhuǎn)件之后更為妥當(dāng). 再如, 有些附件內(nèi)容如果簡(jiǎn)單, 可直接寫(xiě)入通匆中, 如某縣為加強(qiáng)社會(huì)治安綜合治理工作, 提出層層成立治保組織的方案, 其中有一項(xiàng)內(nèi)容是縣委成立治保工作領(lǐng)導(dǎo)小組, 小組成員和小組辦公室成員就不必附件下發(fā), 只在有關(guān)條目上寫(xiě)清即可。此外, 有些通知, 標(biāo)題中有了發(fā)文機(jī)關(guān), 落款處仍有發(fā)文機(jī)關(guān),而還有些通知只在標(biāo)題或落款的其中一處保留發(fā)文機(jī)關(guān)，那么, 究竟兩處都保留還是只保留一處? 我們認(rèn)為不能簡(jiǎn)單劃一。一般來(lái)說(shuō)內(nèi)容較重要、主題較大的通知, 如指示性的、批示性的通知等, 標(biāo)題和落款都需保留發(fā)文機(jī)關(guān), 以保持文件的嚴(yán)肅性。一般告知性通知?jiǎng)t保留一處即可。有些時(shí)限性較強(qiáng)的通知, 可把行文時(shí)間直接寫(xiě)在通知標(biāo)題之下, 而通知末尾可省略行文時(shí)間,等等。四、通知的語(yǔ)言要精當(dāng)通知反映領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的態(tài)度和要求, 態(tài)度有嚴(yán)有緩, 要求有高有低, 內(nèi)容有輕有重,而這些都靠語(yǔ)言表述, 因此通知語(yǔ)言必須精當(dāng)。如對(duì)下級(jí)文件批準(zhǔn)并轉(zhuǎn)發(fā)用“批轉(zhuǎn)”。 對(duì)上級(jí)同級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的文件的批轉(zhuǎn)用“轉(zhuǎn)發(fā)”。 頒布實(shí)施本機(jī)關(guān)有關(guān)政策法律用“頒布”或“印發(fā)”。在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的態(tài)度上，有“同意”、“通過(guò)”、“原則同意”、“批準(zhǔn)”、“決定”之分。在要求上, 也有“遵照?qǐng)?zhí)行”、“參照?qǐng)?zhí)行”、“認(rèn)真研究貫徹執(zhí)行”、“結(jié)合本單位實(shí)際抓好落實(shí)”等區(qū)別。盡管許多詞語(yǔ)形同意近, 但在程度上還是有區(qū)別的, 使用時(shí)需精挑細(xì)選。篇五請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的一種公文，是機(jī)關(guān)工作中經(jīng)常使用的文種。作為一名機(jī)關(guān)文字工作者，如何在較短時(shí)間內(nèi)寫(xiě)出一篇高質(zhì)量的請(qǐng)示文稿，筆者認(rèn)為，關(guān)鍵要把握好以下四個(gè)方面。把握好請(qǐng)示的特點(diǎn)一是請(qǐng)求性。請(qǐng)示，顧名思義就是請(qǐng)求指示，即下級(jí)機(jī)關(guān)為了請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)工作中的某一具體事項(xiàng)或解決某個(gè)具體問(wèn)題而發(fā)出的。它的請(qǐng)求性主要體現(xiàn)在下級(jí)對(duì)上級(jí)指示、批準(zhǔn)的一種請(qǐng)求渴望。二是單一性。指的是行文的對(duì)象比較單一。即在有隸屬關(guān)系的上下級(jí)之間，只有下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，才能使用請(qǐng)示文種。三是事前性。這里主要講的是行文的時(shí)間。在請(qǐng)示有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，一定不能“先斬后奏”或“邊斬邊奏”，要盡早準(zhǔn)備、事前行文，待上級(jí)機(jī)關(guān)作出明確的指示、批復(fù)后才能啟動(dòng)執(zhí)行。四是時(shí)效性。請(qǐng)示的事項(xiàng)一般都比較緊急、迫切。所以，在寫(xiě)作的時(shí)候一定不能等、不能靠、不能拖，要超前謀劃、提前著手、及時(shí)發(fā)出，以免久拖不辦、貽誤時(shí)機(jī)、耽誤工作。把握好請(qǐng)示的內(nèi)容一是請(qǐng)示的理由。即請(qǐng)示的基本依據(jù)、主要原因和出發(fā)點(diǎn)。只有把請(qǐng)示的緣由寫(xiě)得具體、充分、恰當(dāng)，陳其理、敘其事、表其意，才能更容易得到上級(jí)機(jī)關(guān)的理解和支持，最終達(dá)到請(qǐng)示的目的。二是請(qǐng)示的事項(xiàng)。也就是請(qǐng)求的具體內(nèi)容。要直截了當(dāng)?shù)匕颜?qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、批準(zhǔn)的問(wèn)題或者在哪些環(huán)節(jié)上給予的支持、幫助等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)、和盤(pán)托出，讓上級(jí)機(jī)關(guān)一目了然、一清二楚。三是請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)。請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)具有收束全文、完結(jié)表達(dá)的作用。所以，在寫(xiě)作的時(shí)候一定要有所注意。常用的結(jié)束語(yǔ)有“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”“妥否，請(qǐng)批示”“如無(wú)不妥，請(qǐng)批復(fù)”等。把握好請(qǐng)示寫(xiě)作的技巧一是角度要選準(zhǔn)。角度選得是否準(zhǔn)確，直接關(guān)系到請(qǐng)示的目的能否順利達(dá)到。要從需要解決問(wèn)題的必要性和緊迫性方面入手，把請(qǐng)示的理由寫(xiě)得更具體、更充分、更有力，讓上級(jí)機(jī)關(guān)感到信服、充分肯定。二是理由要充足。理由足，向上級(jí)請(qǐng)示才能更有底氣。要注重運(yùn)用上級(jí)的理論、路線、方針、政策和策略等，以最能打動(dòng)、說(shuō)服上級(jí)機(jī)關(guān)的典型事實(shí)和材料作為請(qǐng)示理由，把情況講清、道理講透、內(nèi)容講好，爭(zhēng)取獲得上級(jí)的批復(fù)。三是論證要透徹。就是根據(jù)上級(jí)精神、領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際情況等因素，理出有關(guān)內(nèi)容之間的相互關(guān)系、內(nèi)在邏輯，把要寫(xiě)內(nèi)容的先后順序排列好、組合好，做到層次清晰、主次分明、環(huán)環(huán)相扣。四是語(yǔ)氣要恭敬。請(qǐng)示作為一種上行文，語(yǔ)氣必須莊重嚴(yán)肅、謙恭有禮，以示對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重。所以，在請(qǐng)示的寫(xiě)作中，一定要注重禮節(jié)、語(yǔ)言誠(chéng)懇，多用平實(shí)、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言。把握好請(qǐng)示的禁忌每一種文體的寫(xiě)作都有一定的禁忌，請(qǐng)示也不例外。所謂禁忌，就是撰寫(xiě)請(qǐng)示時(shí)要注意的事項(xiàng)。一是不可越級(jí)請(qǐng)示。一般情況下，下級(jí)機(jī)關(guān)如果遇到問(wèn)題，要直接向隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，而不是越過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)向更高層級(jí)請(qǐng)示。因?yàn)樵郊?jí)請(qǐng)示，一方面不利于發(fā)揮各級(jí)機(jī)關(guān)的作用，另一方面增加了上級(jí)機(jī)關(guān)的負(fù)擔(dān)。二是不可多頭請(qǐng)示。多頭請(qǐng)示的主辦機(jī)關(guān)不明確、責(zé)任難落實(shí)，容易出現(xiàn)推諉扯皮、消極應(yīng)付等現(xiàn)象。所以，請(qǐng)示原則上只能主送一個(gè)直接上級(jí)機(jī)關(guān)，即使是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)上報(bào)請(qǐng)示，也要寫(xiě)明誰(shuí)是主送機(jī)關(guān)、誰(shuí)是抄送機(jī)關(guān)。三是不可多事請(qǐng)示。一份請(qǐng)示文稿中，同時(shí)請(qǐng)示兩個(gè)或者兩個(gè)以上事情的情況是不允許的，一般只能請(qǐng)示一件事情或一個(gè)問(wèn)題。否則，上級(jí)機(jī)關(guān)很難及時(shí)作出指示、給予批復(fù)。