【正文】 上 一章中介紹了打開 Excel 2020 與創(chuàng)建工作表的方法。在創(chuàng)建好的工作表中就可以輸入數(shù)據(jù)。在 Excel 2020 中可將數(shù)據(jù)分為文本、數(shù)字這兩種數(shù)據(jù)格式。 選定單元格 打開工作簿后，用鼠標(biāo)單擊要編輯的工作表標(biāo)簽即打開當(dāng)前工作表。將鼠標(biāo)指針移到需選定的單元格上，單擊鼠標(biāo)左鍵，該單元格即為當(dāng)前單元格。如果要選定的單元格沒有顯示在窗口中，可以通過移動滾動條使其顯示在窗口中，然后再選取。 如果用鼠標(biāo)選定一個(gè)單元格區(qū)域，先用鼠標(biāo)單擊區(qū)域左上角的單元格，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動鼠標(biāo)到區(qū)域的右下角， 然后放開鼠標(biāo)左鍵即可。 輸入文本數(shù)據(jù) 在 Excel 2020 中的文本通常是指字符或者任何數(shù)字和字符的組合。輸入到單元格內(nèi)的任何字符集，只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字、公式、日期、時(shí)間或者邏輯值，則 Excel 2020 一律將其視為文本。在 Excel 2020 中輸入文本時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)的對齊方式是單元格內(nèi)靠左對齊。 輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù) 在 Excel 工作表中，數(shù)字型數(shù)據(jù)是最常見、最重要 的數(shù)據(jù)類型。而且， Excel 2020 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能、數(shù)據(jù)庫功能以及在企業(yè)財(cái)務(wù)、數(shù)學(xué)運(yùn)算等方面的應(yīng)用幾乎都離不開數(shù)字型數(shù)據(jù)。 制定輸入數(shù)據(jù)類型 在 Excel 2020 中，可以控制單元格可接受數(shù)據(jù)的類型，以便有效地減少和避免輸入數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。比如可以在某個(gè)時(shí)間單元格中設(shè)置“有效條件”為“時(shí)間”，那么該單元格只接受時(shí)間格式的輸入，如果輸入其他字符，則會顯示錯(cuò)誤信息。 刪除和更改數(shù)據(jù) 如果在單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生了錯(cuò)誤，或者要改變單元格中的數(shù)據(jù)時(shí)，則需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯。用戶可以方便地刪除單元格中的內(nèi)容，用全新的數(shù)據(jù)替換原數(shù)據(jù)，或者對數(shù)據(jù)進(jìn)行一些細(xì)微的變動。 刪除單元格中的數(shù)據(jù) 要刪除單元格中的數(shù)據(jù)，可以先選中該單元格，然后按 Del 鍵即可；要刪除多個(gè)單元格中的數(shù)據(jù)，則可同時(shí)選定多個(gè)單元格，然后按 Del 鍵。 如果想要完全地控制對單元格的刪除操作，只使用 Del 鍵是不夠的。在“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”組中，單擊“清除”按鈕 ，在彈出的快捷菜 單中選擇相應(yīng)的命令，即可刪除單元格中的相應(yīng)內(nèi)容。 更改單元格中的數(shù)據(jù) 在日常工作中，用戶可能需要替換以前在單元格中輸入的數(shù)據(jù)，要做到這一點(diǎn)非常容易。當(dāng)單擊單元格使其處于活動狀態(tài)時(shí)，單元格中的數(shù)據(jù)會被自動選取，一旦開始輸入，單元格中原來的數(shù)據(jù)就會被新輸入的數(shù)據(jù)所取代。 如果單元格中包含大量的字符或復(fù)雜的公式，而用戶只想修改其中的一部分，那么可以按以下兩種方法進(jìn)行編輯： 雙擊單元格，或者單擊單元格后按 F2 鍵，在單元格中進(jìn)行編輯。 單擊激活單元格，然后單擊公式欄，在公式欄 中進(jìn)行編輯。 復(fù)制與移動數(shù)據(jù) 在 Excel 2020 中，不但可以復(fù)制整個(gè)單元格，還可以復(fù)制單元格中的指定內(nèi)容。也可通過單擊粘貼區(qū)域右下角的“粘貼選項(xiàng)”來變換單元格中要粘貼的部分。 使用菜單命令復(fù)制與移動數(shù)據(jù) 移動或復(fù)制單元格或區(qū)域數(shù)據(jù)的方法基本相同，選中單元格數(shù)據(jù)后，在 “開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”組中單擊“復(fù)制”按鈕 或“剪切”按鈕 ，然后單擊要粘貼數(shù)據(jù)的位置并在“剪貼板”組中單擊“粘貼”按鈕 ，即可將單元格數(shù)據(jù)移動或復(fù)制到新位置。 使用拖動法復(fù)制與移 動數(shù)據(jù) 在 Excel 2020 中，還可以使用鼠標(biāo)拖動法來移動或復(fù)制單元格內(nèi)容。要移動單元格內(nèi)容，應(yīng)首先單擊要移動的單元格或選定單元格區(qū)域，然后將光標(biāo)移至單元格區(qū)域邊緣，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)榧^形狀后，拖動光標(biāo)到指定位置并釋放鼠標(biāo)即可。 自動填充 在 Excel 2020 中復(fù)制某個(gè)單元格的內(nèi)容到一個(gè)或多個(gè)相鄰的單元格中，使用復(fù)制和粘貼功能可以實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。但是對于較多的單元格，使用自動填充功能可以更好地節(jié)約時(shí)間。另外，使用填充功能不僅可以復(fù)制數(shù)據(jù)，還可以按需要自動應(yīng)用序列。 在同 一行或列中填充數(shù)據(jù) 在同一行或列中自動填充數(shù)據(jù)的方法很簡單，只需選中包含填充數(shù)據(jù)的單元格，然后用鼠標(biāo)拖動填充柄 (位于選定區(qū)域右下角的小黑色方塊。將鼠標(biāo)指針指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)指針更改為黑色十字形狀 )，經(jīng)過需要填充數(shù)據(jù)的單元格后釋放鼠標(biāo)即可。 填充一系列數(shù)字、日期或其他項(xiàng)目 在 Excel 2020 中，可以自動填充一系列的數(shù)字、日期或其他數(shù)據(jù)，比如在第一個(gè)單元格中輸 入了“一月”，那么使用自動填充功能，可以將其后的單元格自動填充為“二月”、“三月”、“四月”等。 手動控制創(chuàng)建序列 在“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”組中，單擊“填充”按鈕旁的倒三角按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“系列”命令，打開“序列”對話框。在“序列產(chǎn)生在”、“類型”、“日期單位”選項(xiàng)區(qū)域中選擇需要的選項(xiàng)，然后在“預(yù)測趨勢”、“步長值”和“終止值”等選項(xiàng)中進(jìn)行選擇，單擊“確定”按鈕即可。 查找和替換 如果需要在工作表中查找一些特定的字符串，那么查看每個(gè)單元格就過于麻煩，特別是在一份較大 的工作表或工作簿中。使用 Excel 提供的查找和替換功能可以方便地查找和替換需要的內(nèi)容。 查找與某種格式匹配的單元格 在 Excel 中，經(jīng)常需要查找某些數(shù)據(jù)。在 Excel 中既可以查找出包含相同內(nèi)容的所有單元格，也可以查找出與活動單元格中內(nèi)容不匹配的單元格。它的應(yīng)用進(jìn)一步提高了編輯和處理數(shù)據(jù)的效率。 替換文字或數(shù)字 通常，查找文字或數(shù)字是為了改錯(cuò)或者成批替換，以便將某些內(nèi)容替換為其他的內(nèi)容。 第 03 章 管理工作表與工作簿 工作表由多個(gè)單元格基本元素構(gòu)成，而這樣的若干個(gè)工作表構(gòu)成了一個(gè)工作簿。在利用 Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的過程中，經(jīng)常需要對工作簿和工作表進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?，例如插入和刪除工作表，設(shè)置保護(hù)重要的工作表或工作簿等。本章將對管理工作簿和工作表的方法進(jìn)行介紹。 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 插入、刪除、重命名、移動及復(fù)制工作表 設(shè)置工作簿視圖 拆分與凍結(jié)窗口 隱藏工作簿元素 保護(hù)工作表與工作簿 插入工作表 在首次創(chuàng)建一個(gè)新工作簿時(shí)，默認(rèn)情況下， 該工作簿包括了 3 個(gè)工作表。但是在實(shí)際應(yīng)用中，所需的工作表的數(shù)目可能各不相同，有時(shí)需要向工作簿添加一個(gè)或多個(gè)工作表。 刪除工作表 要刪除一個(gè)工作表，首先單擊工作表標(biāo)簽來選定該工作表，然后在“開始”選項(xiàng)卡的“單元格”組中單擊“刪除”按鈕后的倒三角按鈕 ， 在彈出的快捷菜單中選擇“刪除工作表”命令，即可刪除該工作表。 重命名工作表 Excel 2020 在創(chuàng)建一個(gè)新的工作表時(shí)，它的名稱是以 Sheet Sheet2 等來命名的，這在實(shí)際工作中很不方便記憶和進(jìn)行有效的管理。這時(shí)，用戶可以通過改變這些工作表的名稱來進(jìn)行有效的管理。要改變工作表的名稱，只需雙擊選中的工作表標(biāo)簽，這時(shí)工作表標(biāo)簽以反白顯示，在其中輸入新的名稱并按下 Enter 鍵即可。 移動或復(fù)制工作表 在使用 Excel 2020 進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，經(jīng)常把描述同一事物相關(guān)特征的數(shù)據(jù)放在一個(gè)工作表中，而把相互 之間具有某種聯(lián)系的不同事物安排在不同的工作表或不同的工作簿中，這時(shí)就需要在工作簿內(nèi)或工作簿間移動或復(fù)制工作表。 在工作簿內(nèi)移動或復(fù)制工作表 在同一工作簿內(nèi)移動或復(fù)制工作表的操作方法非常簡單，只需選擇要移動的工作表，然后沿工作表標(biāo)簽行拖動選定的工作表標(biāo)簽即可；如果要在當(dāng)前工作簿中復(fù)制工作表，需要在按住Ctrl 鍵的同時(shí)拖動工作表，并在目的地釋放鼠標(biāo)，然后松開 Ctrl 鍵即可。 在工作簿間移動或復(fù)制工作表 在工作簿間移動或復(fù)制工作表也可以利用在工作簿內(nèi)移動或復(fù)制工作表的方法來實(shí)現(xiàn)， 不過這要求源工作簿和目標(biāo)工作簿均打開。打開“移動或復(fù)制工作表”對話框，在“工作簿”下拉列表框中可以選擇目標(biāo)工作簿。 查看工作簿窗口 Excel 2020 是一個(gè)支持多文檔界面的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用軟件，在其中可以打開多個(gè)工作簿，對于打開的每一個(gè)工作簿可以單獨(dú)設(shè)置顯示方式 (最大化、最小化和正常窗口 )。如果所有工作簿窗口均處于正常狀態(tài)，則可以將這些窗口水平排列、垂直排列或?qū)盈B式排列。 工作簿視圖 在 Excel 2020 中，用戶可以調(diào)整工作簿 的顯示方式。打開“視圖”選項(xiàng)卡，然后可在“工作簿視圖”組中選擇視圖模式。 并排比較工作表 在 Excel 2020 中，對于同一工作簿中的不同工作表和不同工作簿的工作表，可以在 Excel 窗口中同時(shí)顯示，并可以進(jìn)行并排比較。 同時(shí)顯示多個(gè)工作簿 可以在 Excel 2020 中的主窗口中顯示多個(gè)工作簿。打開要同時(shí)顯示的多個(gè)工作簿，然后在“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口”組中單擊“全 部重排”按鈕，打開“重排窗口”對話框。 拆分與凍結(jié)窗口 如果要獨(dú)立地顯示并滾動工作表中的不同部分，可以使用拆分窗口功能。拆分窗口時(shí)，選定要拆分的某一單元格位置，然后在“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口”組中單擊“拆分”按鈕，這時(shí)Excel 自動在選定單元格處將工作表拆分為 4 個(gè)獨(dú)立的窗格?？梢酝ㄟ^鼠標(biāo)移動工作表上出現(xiàn)的拆分框，以調(diào)整各窗格的大小。 如果要在工作表滾動時(shí)保持行列標(biāo)志或其他數(shù)據(jù)可見，可以通過凍結(jié)窗口功能來固定顯示窗口的頂部和左 側(cè)區(qū)域。 隱藏或顯示工作簿的元素 當(dāng)隱藏工作簿的一部分時(shí)，可以將數(shù)據(jù)從視圖中移走，但并不從工作簿中刪除。保存并關(guān)閉工作簿后，再次打開它時(shí)，隱藏的數(shù)據(jù)仍然會是隱藏的。在 Excel 2020 中可以隱藏的元素有工作簿、工作表、行列和窗口元素等。 拆分與凍結(jié)窗口 隱藏工作簿的操作非常簡單，只需打開需要隱藏的工作簿，然后在“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口” 組中單擊“隱藏”按鈕即可。 對于處于隱藏狀態(tài)的工作簿，還可取消其隱 藏狀態(tài)，使其可以在 Excel 主窗口中重新顯示。在“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口”組中單擊“取消隱藏”按鈕，打開“取消隱藏”對話框。在對話框中選擇要取消隱藏的工作簿名稱，然后單擊“確定”按鈕，在窗口中重新顯示該工作簿。 隱藏或顯示工作表 需要隱藏工作表時(shí)，只需選定需要隱藏的工作表，然后在“開始”選項(xiàng)卡的“單元格”組中，單擊“格式”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“隱藏和取消隱藏” |“隱藏工作表”命令即可。 如果要在 Excel 2020 中重新顯示一個(gè)處于隱藏狀態(tài)的工作表，可單擊“格式”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“隱藏和取消隱藏” |“取消隱藏工作表”命令，在打開的對話框中選擇要取消隱藏的工作表名稱，然后單擊“確定”按鈕即可。 隱藏或顯示窗口元素 為了盡可能多地利用屏幕顯示工作表數(shù)據(jù)，用戶可以隱藏大多數(shù)窗口元素。這些窗口元素包括 Excel 的編輯欄、網(wǎng)格線、標(biāo)題等。打開“視圖”選項(xiàng)卡，在“顯示 /隱藏”組中，可以設(shè)置隱藏或顯示的窗口元素。 設(shè)置工作表顯示的比例 如果工作表的數(shù)據(jù)量很大，使用正常的顯示比例不便于對 數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽和修改，則可以重新設(shè)置顯示比例。 打開“視圖”選項(xiàng)卡，在“顯示比例”組中，單擊“顯示比例”按鈕，打開“顯示比例”對話框。在對話框的“縮放”選項(xiàng)區(qū)域中選擇要調(diào)整的工作表顯示比例。 批注 添加批注 在 Excel 2020 中可以為某個(gè)單元格添加批注，也可以為某個(gè)單元格區(qū)域添加批注，添加的批注一般都是簡短的提示性文字。 設(shè)置批注格式 若 Excel 2020 默認(rèn)的批注內(nèi)容格式無法滿足用戶的一些特殊需要，可以對 批注添加一些必要的修飾，如修改批注的字體和字號等。 保護(hù)工作簿數(shù)據(jù) 存放在工作簿中的一些數(shù)據(jù)十分重要，如果由于操作不慎而改變了其中的某些數(shù)據(jù)，或者被他人改動或復(fù)制，將造成不可挽回的損失。因此，應(yīng)該對這些數(shù)據(jù)加以保護(hù)，這就要用到Excel 的數(shù)據(jù)保護(hù)功能。 設(shè)置保護(hù)工作簿與工作表 設(shè)置保護(hù)工作簿和工作表可限制對工作簿和工作表進(jìn)行訪問。 Excel 2020 提供了多種方式，用來對用戶如何查看或改變工作簿和工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行限制。利用這些限制，可以防止其他人更改工作表 中的部分或全部內(nèi)容，查看隱藏的數(shù)據(jù)行或列，查閱公式等。利用這些限制，還可以防止其他人添加或刪除工作簿中的工作表，或者查看其中的隱藏工作表。 設(shè)置允許用戶編輯區(qū)域 工作表被保護(hù)后，其中的所有單元格都將無法編輯。對于大多數(shù)工作表來說，往往需要用戶編輯工作表中的一些區(qū)域，此時(shí)就需要在被保護(hù)工作表中設(shè)置允許用戶編輯的區(qū)域。 第 04 章 格式化工作表 使用 Excel 2020 創(chuàng)