【正文】 用，進(jìn)行事務(wù)的審批處理，文檔的查閱等。 電子郵件隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，企業(yè)利用電子郵件進(jìn)行辦公、業(yè)務(wù)聯(lián)系等需要呈現(xiàn)急劇的增長(zhǎng)。為了滿足不斷增長(zhǎng)的信息交換的需要，作為互聯(lián)網(wǎng)最為常用的電子郵件系統(tǒng)變的越來(lái)越龐大，傳統(tǒng)的郵件系統(tǒng)已難以適應(yīng)人們的需求。特別是免費(fèi)電子郵件服務(wù)的出現(xiàn)，更使這一問題變得越來(lái)越突出。但是企業(yè)電子郵件究竟需要具備哪些特點(diǎn)，或者什么樣的電子郵件最適合企業(yè)需要呢？理想的企業(yè)電子郵件除了一般電子郵件系統(tǒng)必須的特性以外，必須具備：? 電子郵件能夠集中存儲(chǔ)在服務(wù)器上，而且是基于數(shù)據(jù)庫(kù)存放的，必須支持靈活的郵件管理和查詢，尤其是全文檢索。? 基于WEB訪問，以支持移動(dòng)辦公。? 與OA及企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)緊密集成。? 具備分布式的企業(yè)級(jí)部署特性。能夠支持LDAP或其他中心認(rèn)證，保證系統(tǒng)的帳戶管理是企業(yè)統(tǒng)一的，而不是單獨(dú)的一套系統(tǒng)。TTTTTWeb Mail 系統(tǒng)是基于 WEB 界面的基于數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)郵件系統(tǒng)，具有如下功能和特性：? 收發(fā)、回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件可在 Web 頁(yè)面上直接書寫新電子郵件和回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)郵件。21 / 89? 郵箱文件夾和郵件管理系統(tǒng)提供豐富的文件夾和郵件管理，使用戶在 Web 頁(yè)面上方便的管理自己的電子郵件。系統(tǒng)可以顯示每個(gè)電子郵件夾的使用情況。? 郵箱設(shè)置用戶密碼設(shè)置；電子郵件過濾規(guī)則設(shè)置：電子郵件用戶可以設(shè)置自己郵箱的 Email 過濾處理功能，對(duì)符合電子郵件過濾規(guī)則的電子郵件可以采取如下操作：拒收電子郵件、將電子郵件轉(zhuǎn)移或拷貝到指定文件夾、改變郵件的重要性等、電子郵件過濾規(guī)則數(shù)量不限。22 / 89? 地址本企業(yè)內(nèi)部郵箱地址是基于組織架構(gòu)的多級(jí)目錄系統(tǒng)。23 / 89? 察看郵箱使用狀況用戶可以察看自己郵箱的使用情況，包括：郵箱空間占用情況，每個(gè)文件夾使用情況，新電子郵件有多少，各個(gè)文件夾中的電子郵件數(shù)量等。以便于用戶可以根據(jù)情況管理自己的郵箱。24 / 89? 郵件查詢電子郵件用戶輸入需要查詢的關(guān)鍵字，系統(tǒng)將會(huì)在發(fā)件人、收件人、標(biāo)題等欄目進(jìn)行搜索，將滿足匹配條件的電子郵件和電子郵件所在文件夾顯示出來(lái)，用戶便可以進(jìn)行閱讀、移動(dòng)、轉(zhuǎn)發(fā)等各種操作。? 名片管理名片管理是一個(gè)個(gè)人的通信錄，管理名片的內(nèi)容，并且可以通過郵件地址直接發(fā)送電子郵件，通過手機(jī)號(hào)碼直接發(fā)送短信。可以根據(jù)需要將名片與他人進(jìn)行共享，供部門或公司其他員工使用。每個(gè)人只能看到自己的名片和共享的名片。25 / 89 短信與移動(dòng)辦公短信服務(wù)提供用戶可以通過在線發(fā)送短信息到手機(jī)的功能。該系統(tǒng)適合發(fā)送容量小的信息內(nèi)容，信息由手機(jī)接收。通過該系統(tǒng)，用戶可以利用該短信息服務(wù)通知相關(guān)人員參加會(huì)議，而不須打許多電話或發(fā)送許多郵件進(jìn)行通知，大大提高了員工之間溝通的效率。短信息可作為各項(xiàng)緊要通知、重要信息提醒的輔助方式。短信息文檔發(fā)布后，文檔將按分類保存在系統(tǒng)中。通過檢索視圖中各文檔的標(biāo)題，系統(tǒng)將自動(dòng)返回檢索結(jié)果。26 / 89 RTX集成RTX 是騰訊公司推出的企業(yè)級(jí)即時(shí)通信平臺(tái)。該平臺(tái)定位于降低企業(yè)通信費(fèi)用，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通能力，改善企業(yè)與客戶之間的溝通渠道，創(chuàng)造新興的企業(yè)溝通文化，提高企業(yè)生產(chǎn)力。RTX 平臺(tái)的主要功能，包括企業(yè)內(nèi)部實(shí)時(shí)信息交互、視頻語(yǔ)音網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、企業(yè)短信中心、企業(yè)表現(xiàn)定制等等。RTX 平臺(tái)具有很高的實(shí)用性、易用性、可管理性和安全性。除了底層采用 128 位對(duì)稱加密技術(shù)之外，在實(shí)際應(yīng)用中，RTX 可以通過員工實(shí)名制、記錄對(duì)外交互信息等措施，確保企業(yè)應(yīng)用的通信安全。 同時(shí)，騰訊公司為所有的 RTX 用戶提供企業(yè)級(jí)的信息服務(wù)，主要包括企業(yè)黃頁(yè)、企業(yè)間協(xié)作、網(wǎng)絡(luò) IP 電話、集團(tuán)短信，以及企業(yè)與網(wǎng)絡(luò)消費(fèi)者實(shí)時(shí)溝通等等服務(wù)。 RTX 包括服務(wù)器端和客戶端軟件，全部下載后，可以很方便的在企業(yè)本地安裝服務(wù)器，迅速搭建完成一整套的企業(yè)內(nèi)部即時(shí)通信平臺(tái)。RTX 系統(tǒng)的技術(shù)應(yīng)用，以“先進(jìn)合理的企業(yè)應(yīng)用理念” 、 “高效率的通信服務(wù)” 、 “安全的企業(yè)系統(tǒng)服務(wù)” 、 “靈活的系統(tǒng)可拓展性”等幾個(gè)方向?yàn)橹笇?dǎo)，力求在合理理解應(yīng)用邏輯的基礎(chǔ)上，最大限度的提高技術(shù)含量，為企業(yè)用戶提供一套優(yōu)質(zhì)的即時(shí)通信系統(tǒng)軟件。? 組織架構(gòu)的自由定義RTX 系統(tǒng)在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上將人員和部門分開定義，采用部門多層的應(yīng)用，讓企業(yè)用戶可以根據(jù)自身的實(shí)際組織架構(gòu)，自由的定義企業(yè)內(nèi)部的部門結(jié)構(gòu)和 RTX 用戶結(jié)構(gòu)，以滿足企業(yè)的內(nèi)部分組、分部分級(jí)等實(shí)際需求。 示例圖如下：左圖——管理臺(tái)（RTX_Admin_Client ）進(jìn)行組織架構(gòu)的自由定義；右圖——客戶端（RTX_Client）在好友列表里面所呈現(xiàn)的組織架構(gòu)；27 / 89 ? 多功能會(huì)話窗口IM（ Instand Messaging）就是即時(shí)通信的英文縮寫。 “多功能會(huì)話窗口” ，是 RTX客戶端中一種基本的即時(shí)溝通工具，可以通過圖示的菜單進(jìn)入：通過菜單打開“多功能會(huì)話窗口” 常用功能和多人對(duì)話的示例通過“多功能會(huì)話窗口” ，可以進(jìn)行文本信息溝通、粘貼圖片、附加文件等等。它可以允許多人同時(shí)參與對(duì)話溝通。? 六人語(yǔ)音會(huì)議新的即時(shí)通信窗口中，還實(shí)現(xiàn)了很多多媒體方面的功能，比如，多個(gè)人進(jìn)行對(duì)話的時(shí)候，通過點(diǎn)擊“語(yǔ)音”快捷按鈕，可以輕松的實(shí)現(xiàn)多人音頻的溝通，效果如下圖所示：28 / 89六人語(yǔ)音會(huì)話在多人語(yǔ)音會(huì)話中，語(yǔ)音會(huì)話的發(fā)起者為這次會(huì)話的主持人。主持人可以刪除或添加會(huì)話的參與者，也可以結(jié)束會(huì)話。? 高清晰視頻你可以按照發(fā)起語(yǔ)音會(huì)話的方式發(fā)起視頻會(huì)話。視頻支持三種模式，320*240 和640*480 的分辨率顯示更加清晰。更支持全屏幕顯示。在視頻窗口中，通過點(diǎn)擊 ，來(lái)切換視頻的顯示模式。在視頻過程中，您可以選擇開啟麥克風(fēng)或者關(guān)閉。也可以選擇暫停視頻。多種選擇，讓您辦公交流更加輕松。雙人視頻溝通示例29 / 89? 文件交換除了即時(shí)信息，RTX 用戶之間還可以進(jìn)行文件的直接傳送。通過 “傳送文件”功能項(xiàng)，就可以調(diào)出文件選擇窗口，并進(jìn)入 “文件發(fā)送”窗口：“文件發(fā)送”窗口的示例 “接收文件”窗口的示例在接收者收到新文件來(lái)到的信息提示后，雙擊文件，用戶可以選擇直接打開或者保存至某目錄下。 ? 收發(fā)手機(jī)消息RTX在手機(jī)短信功能上具體分為：RTX內(nèi)部的SMS通訊、RTX與外部SMS 通訊、手機(jī)短信群發(fā)。 經(jīng)驗(yàn)知識(shí)管理 知識(shí)文檔構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范的組織知識(shí)庫(kù)，對(duì)分散于組織每個(gè)員工的知識(shí)資料進(jìn)行有30 / 89效管理，避免知識(shí)流失，促進(jìn)組織知識(shí)的積累和共享，方便協(xié)同工作。知識(shí)文檔是組織電子文檔的主要存放地，通過系統(tǒng)提供的多級(jí)分類功能，管理和沉淀知識(shí)資源，為組織的每個(gè)人和每份文檔提供了從撰寫、審閱、批準(zhǔn)、發(fā)布、存檔的完整的生命周期管理；通過文檔重用提高業(yè)務(wù)流程效率，并降低運(yùn)營(yíng)成本；通過協(xié)作式文檔管理來(lái)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)更加有效地工作；通過對(duì)所有文檔的共享、并發(fā)的訪問來(lái)讓團(tuán)隊(duì)在不同時(shí)間和地方之間更加有效地工作；提供文檔的權(quán)限控制，使授權(quán)用戶可以查閱相關(guān)文檔。建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機(jī)制，將目前主要由員工個(gè)人維護(hù)管理的文檔，集中在部門、公司一級(jí)進(jìn)行管理，在這個(gè)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞。 “層次化”管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進(jìn)行層次化的目錄管理，以及使用關(guān)鍵字或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔。實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔處理周期的管理，包括文檔的撰寫、審閱、批準(zhǔn)、發(fā)布、存檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)文檔進(jìn)行版本控制，保證員工所訪問的是最新和有效的文檔。實(shí)現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動(dòng)化，如自動(dòng)發(fā)送審批請(qǐng)求、自動(dòng)催辦等。更有效地進(jìn)行安全性控制，在加強(qiáng)制定和實(shí)施組織檔保密制度的同時(shí)，也同時(shí)以信息技術(shù)的手段對(duì)各種文檔實(shí)行分層次、分級(jí)別的權(quán)限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對(duì)重要文檔的使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理。主要功能詳述： 【知識(shí)發(fā)布】通過知識(shí)文檔模塊可以讓員工發(fā)布自己的知識(shí)。用戶起草文檔時(shí)填寫文檔標(biāo)題、關(guān)鍵字、資料說明等基本信息，文檔內(nèi)容可以采用富文本格式輸入或者以附件的方式上載，系統(tǒng)支持任意格式的附件。31 / 89用戶選擇主類別后，系統(tǒng)自動(dòng)加載模版預(yù)置的閱讀權(quán)限、編輯權(quán)限、附件拷貝、附件打印、附件下載、流程審批等信息，根據(jù)模版設(shè)置的授權(quán)可以對(duì)流程、權(quán)限等進(jìn)行重新調(diào)整。整個(gè)知識(shí)的發(fā)布過程將涉及的用戶角色有：? 讀者：可以查找及瀏覽已發(fā)布的可閱讀文檔；? 作者：可以在指定分類中新建、閱讀文檔和對(duì)已存在文檔進(jìn)行升級(jí)版本；? 審批專家：在發(fā)布為正式文檔之前對(duì)文檔的內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行審核；? 分類管理員：可以管理內(nèi)容資源、文檔的屬性、類別、訂閱及定制化儀表板，可以更改增強(qiáng)型文件夾的角色及審批路由，可以撤銷文檔的簽出及結(jié)束文檔的發(fā)布進(jìn)程。如果文檔需要經(jīng)過審批的，則必須在審批后可閱讀人員才能看到文檔，對(duì)于不需審批的文檔則可直接發(fā)布，閱讀人員在作者提交后可看到文檔?！局R(shí)審批】為了保證文檔的質(zhì)量，必須設(shè)置合理的審批路由。用戶起草文檔后，管理人員可以通過預(yù)置的審批路由，對(duì)起草的文檔進(jìn)行審閱和修訂，然后再發(fā)布該文檔。用戶提交審批時(shí)可以采用待辦、郵件、短信的方式通知審批人。系統(tǒng)提供靈活的審批節(jié)點(diǎn)設(shè)置和多種處理方式設(shè)置：流程節(jié)點(diǎn)定義：流程節(jié)點(diǎn)具有三類處理方式：審批、簽字、抄送；處理方式定義：審批處理方式有串行、并行、會(huì)審三種具體分類；簽字處理方式有串行、并行、會(huì)簽三種具體分類；抄送功能采用獨(dú)立節(jié)點(diǎn)。32 / 89審批通過后的文檔不允許再編輯，通過升級(jí)版本來(lái)更新文檔版本，升級(jí)后的版本可再次提交審批后進(jìn)行發(fā)布?！局R(shí)瀏覽】通過知識(shí)平臺(tái)可以按照不同的角度對(duì)知識(shí)進(jìn)行瀏覽。可以通過知識(shí)類別/最近更新/精華知識(shí)/訂閱匯總/快速鏈接等方式找到所需要的文檔后，對(duì)于該文檔可以進(jìn)行如下的操作:? 對(duì)常見的文件格式（DOC、XLS、PPT、TXT、PDF、HTML、通用圖像格式等）直接可以進(jìn)行瀏覽查看內(nèi)容；? 可以按照不同的角度進(jìn)行授權(quán)瀏覽，包括按類別、部門、作者、時(shí)間、狀態(tài)等方式檢索到所需文檔，支持常用格式文件（DOC、XLS、PPT、TXT、PDF、HTML、通用圖像格式等）的直接在線瀏覽和授權(quán)下載、打印、拷貝? 提供授權(quán)下載知識(shí)的功能，有權(quán)限下載的用戶可以對(duì)當(dāng)前瀏覽的知識(shí)另存到本地；? 可以按照作者、主題、日期對(duì)相關(guān)文檔進(jìn)行查閱；? 在瀏覽的過程中對(duì)于感興趣的文檔進(jìn)行點(diǎn)評(píng)；? 可以訂閱自己所關(guān)注的知識(shí)分類或者文檔。另外對(duì)于知識(shí)瀏覽的權(quán)限需要進(jìn)行管理。根據(jù)知識(shí)的安全級(jí)別分別需要設(shè)定不同的權(quán)限。【知識(shí)安全】支持模塊級(jí)、目錄級(jí)、文檔級(jí)的權(quán)限控制及文檔附件的下載、打印、拷貝權(quán)限的控制，系統(tǒng)能自動(dòng)記錄每篇文檔的訪問人數(shù)、訪問人員列表和附件的打印記錄。33 / 89【知識(shí)檢索】支持多種檢索模式：可以根據(jù)關(guān)鍵字對(duì)主文檔和歷史文檔進(jìn)行全文搜索；可以根據(jù)文檔屬性（主題、錄入者、作者、部門、主類別、輔類別、關(guān)鍵字、創(chuàng)建日期、資料說明）進(jìn)行組合條件的高級(jí)搜索，對(duì)搜索結(jié)果可以按相關(guān)性、文檔創(chuàng)建日期進(jìn)行排序；34 / 89可以按目錄類別、輔類別、部門、人員、時(shí)間、狀態(tài)等方式進(jìn)行查閱檢索?！局R(shí)統(tǒng)計(jì)】通過與相關(guān)模塊結(jié)合（CKO 工具箱） ，可以統(tǒng)計(jì)員工使用情況，統(tǒng)計(jì)的信息包括：登陸的次數(shù)、瀏覽的次數(shù)、發(fā)布文檔的數(shù)目（其中另計(jì)被推薦為精華級(jí)知識(shí)的數(shù)目） 、搜索的關(guān)鍵字、發(fā)表評(píng)論的次數(shù)、訂閱的內(nèi)容及下載的知識(shí)記錄等。 工作總結(jié)通過員工的工作總結(jié)可以增強(qiáng)員工對(duì)工作的計(jì)劃和總結(jié)意識(shí)，加強(qiáng)上下級(jí)或同級(jí)之間的交流，增加工作透明度，總結(jié)并積累員工經(jīng)驗(yàn)，以實(shí)現(xiàn)組織和個(gè)人的共同發(fā)展和進(jìn)步。計(jì)劃總結(jié)包括年度計(jì)劃總結(jié)、月計(jì)劃總結(jié)、周計(jì)劃總結(jié)等周期性計(jì)劃總結(jié)。每個(gè)文檔分為兩個(gè)部分：“工作總結(jié)及計(jì)劃正文”和“評(píng)價(jià)” ，計(jì)劃總結(jié)正文包括工作目標(biāo)、完成情況、原因、改善措施、下周期工作計(jì)劃。正文部分只有總結(jié)創(chuàng)建人可以編輯，評(píng)價(jià)部分讓所有人都可以增加評(píng)價(jià)，培養(yǎng)企業(yè)互愛、互助，相互欣賞，相互促進(jìn)的企業(yè)文化底蘊(yùn)。系統(tǒng)自動(dòng)記錄每篇總結(jié)文檔的訪問量和評(píng)價(jià)情況。系統(tǒng)可以自行設(shè)置計(jì)劃總結(jié)周期及計(jì)劃總結(jié)文檔的多級(jí)訪問控制。主要功能：? 總結(jié)模板設(shè)置：總結(jié)模板是總結(jié)固化工具，可以將常用總結(jié)通過配置來(lái)實(shí)現(xiàn)總結(jié)模板化?？偨Y(jié)模板分為：年，半年，季度，月，周等五種模板。可對(duì)模板名稱、總結(jié)周期、可使用人員、模板維護(hù)人員、默認(rèn)閱讀權(quán)限、默認(rèn)審批流程、總結(jié)模板、總結(jié)說明、計(jì)劃模板、計(jì)劃說明、是否需要考評(píng)等進(jìn)行設(shè)置。35 / 89? 默認(rèn)權(quán)限設(shè)置：通過默認(rèn)的閱讀權(quán)限、可使用人員等設(shè)置，可簡(jiǎn)化用戶在創(chuàng)建文檔時(shí)的設(shè)置操作，屏蔽用戶無(wú)法使用的模板。? 新建總結(jié)：可以新建一個(gè)總結(jié)文檔，在新建時(shí)，可以設(shè)置主題、采用的總結(jié)模板、所屬時(shí)間段、本階段總結(jié)、下階段計(jì)劃、權(quán)限和審批流程等，用戶可以上載任意格式的附件。? 自動(dòng)加載總結(jié)模板：用戶在選擇總結(jié)模板后，系統(tǒng)自動(dòng)將模板設(shè)置的相關(guān)參數(shù)，如：默認(rèn)閱讀權(quán)限、默認(rèn)審批流程、總結(jié)內(nèi)容模板、計(jì)劃內(nèi)容模板等加載到該文檔，用戶可根據(jù)授權(quán)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。用戶選擇所屬時(shí)間段后，系統(tǒng)自動(dòng)加載本階段工作計(jì)劃。? 總結(jié)內(nèi)容格式：文檔內(nèi)容可支持插入文字、表格、超鏈接、圖片、Flash、視頻等，并可進(jìn)行靈活的排版，實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容的富文本編輯。? 總結(jié)文檔審批：用戶提交文檔后，系統(tǒng)將根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的流程自動(dòng)通知相關(guān)人員進(jìn)行審批處理，審批完成后的文檔自動(dòng)發(fā)布。? 點(diǎn)評(píng)amp。推薦：專家或用戶可以對(duì)已發(fā)布的總結(jié)進(jìn)行評(píng)論。具有推薦權(quán)限的人員可以將發(fā)布后的總結(jié)文檔推薦給他人，作為借鑒的工作素材，推薦方式可以是