會議與活動策劃專家實用模板-資料下載頁
2025-05-13 22:57本頁面
【正文】 3．請對會議以下幾個方面進(jìn)行評估網(wǎng)站上的會議信息 差 一般 好 很好管理： 會前 □ □ □ □ 會時 □ □ □ □會議與會者手冊：實用性 □ □ □ □ 內(nèi)容 □ □ □ □聯(lián)誼活動： □ □ □ □會議場地： 服務(wù) □ □ □ □ 住所 □ □ □ □ 飲食 □ □ □ □會議正餐： 場所 □ □ □ □ 服務(wù) □ □ □ □ 飲食 □ □ □ □全部價值的價格體現(xiàn) □ □ □ □評論（將上述內(nèi)容詳盡地說明于下）：我們設(shè)計了下列問題了解您對其他相似會議的更多期望。4．近年您還參加了其他什么會議，與此次會議相比如何？5．您更喜歡在什么地方舉行住宿式會議？□會議組織者安排住宿和餐飲的大學(xué)會所□代表自行解決住宿和餐飲的大學(xué)會所□會議組織者安排食宿的專用會議中心□代表自行解決食宿的專用會議中心6．您是否喜歡有組織的聯(lián)誼活動？□是。您喜歡哪種聯(lián)誼活動？□否。7．您希望會議贈品中加入哪些項（如會議包、筆、筆記本）？8．如果您是會議的主辦人，您會給其他與會人員提供哪些設(shè)備（如掛圖、標(biāo)記板）？9．最后請?zhí)顚懸韵聝蓷l：a）首先，此會議提高了我的經(jīng)驗……b）對于我本人，參加此會議最有益的是……我們希望可以依據(jù)您的回饋辦好每次會議。如果可以，請留下您的姓名、機(jī)構(gòu)和電子郵件。姓 名 機(jī) 構(gòu) 電子郵件 感謝您填寫此表。您的建議將會幫助我們做好以后會議的計劃。十、與會證明如果您因代表們的持續(xù)職業(yè)發(fā)展記錄或表現(xiàn)評論會議，或為了在會后向他們的雇主索取會議費(fèi)用，提供一張與會證書是非常有用的。如表910所示。表910 與會證明與 會 證 明（如須蓋章，請持此證到會議接待處）茲證明 （姓名）來自 （機(jī)構(gòu)）參加了（帶日期的會議名稱）簽字（會議組織名稱）日期 會議組織蓋章或簽字十一、活動管理人員檢查樣表表911是由單日培訓(xùn)會議改編的，其中有專業(yè)的會議管理人員組織會議的各項細(xì)節(jié)，此類會議多在市中心旅店舉行， 并可以觀察到被邀請的代表、主辦人或服務(wù)人員，并全天提供服務(wù)。表911 會議管理人員檢查樣表項說明備注1如果代表將自己的行李提前送到了會議地點，裝箱并確保于早上8:30前送到接待處。2使用箭頭標(biāo)示，確保可以很輕易地從接待處或從入口處找到會議室。3使用“預(yù)留座位”將會議室入口處的兩三把椅子留下，方便遲到者坐在入口處。4會見酒店餐飲經(jīng)理，檢查關(guān)于會議的特別細(xì)節(jié)，甚至是如何與他（她）溝通。5檢查關(guān)于會議預(yù)訂的房間安排是否妥當(dāng)。6檢查是否有備用的椅子，提供給工作組或個人與會者。7檢查每間房間是否夠暖和、夠通風(fēng)，找到調(diào)節(jié)器并清楚如何調(diào)節(jié)。8檢查每間房間的設(shè)備是否齊全，是否能正常工作，包括：投影儀、屏幕、數(shù)據(jù)投影儀、掛圖和記號筆。并記下如果機(jī)器出現(xiàn)故障時的聯(lián)系維修電話。9代表的桌子，包括：水或飲料、玻璃杯、便簽紙和鋼筆或鉛筆，以及名卡。10找到最方便的洗手間，為那些傷殘代表提供方便。11找到公用電話的位置。12消防演習(xí)及逃生建議主席或主辦人舉行一次消防演習(xí)。檢查消防逃生系統(tǒng)，標(biāo)出每個會議室的緊急逃生路線。項說明備注13午飯正確地做出午餐安排，確定午餐地點。提醒負(fù)責(zé)飲食的人員為素食者準(zhǔn)備素食。檢查食物是否按照與會者的特殊要求提供。（對照會議管理文件中的記錄）14聯(lián)絡(luò)主席、主辦人及發(fā)言人迎接并邀請他們共進(jìn)午餐。檢查是否他們所有人都能被安排進(jìn)午餐。告知一些他們需要知道的信息。把主席介紹給主辦人和發(fā)言人。在午餐會上留給主持人五分鐘，讓她（他）可以很完美地利用這個時間。15登記的辦公桌以字母順序排列姓名。將資料放到代表的桌子上。代表到達(dá)的時候，簽署登記表格。告知哪里可以得到咖啡或茶，哪里可以存放外套。告知最方便的洗手間在哪兒。確保永遠(yuǎn)都可以得到咖啡或茶。在引導(dǎo)代表進(jìn)入會議室之后，先介紹主席和主辦人，讓后提醒他們注意保管自己的貴重物品，如信用卡、記事本、手機(jī)等。同樣也要在他們離開旅館之前提醒他們不要遺忘任何東西在房間里。代表到齊后，告訴負(fù)責(zé)飲食的工作人員享用午餐的確切人數(shù)。16貫穿始終整潔的接待處。選出存在的問題、緊急事件、代表的信息及主辦人需要的影印件等等。為將要發(fā)言的人提供飲料和休息處，直到他們發(fā)言為止。供應(yīng)的茶點必須是充足準(zhǔn)時。午餐前的講話是必要的。在引導(dǎo)代表走到餐廳之后，不要忘記告訴他們洗手間和公用電話的位置。檢查會議室是否鎖好。項說明備注17會議結(jié)束后回收胸牌。收集調(diào)研表格，并交回組織。檢查租用的設(shè)備，并收集整理。取下會議標(biāo)示牌。29 / 29
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