會議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計方案-資料下載頁
2025-05-03 22:13本頁面
【正文】 ●●●●進入下一個反饋周期●●●●無需反饋●● 督辦列表顯示字段督辦事項列表顯示的字段包括：督辦分類、任務內(nèi)容、督辦文號、任務來源、分管領(lǐng)導、緊急程度、牽頭（負責）單位、配合（協(xié)辦）單位、第一次反饋時間、反饋頻率、催辦、接收情況。其中接收情況可以點擊彈出查看頁面，顯示所有單位（主辦和協(xié)辦）的接收情況。 領(lǐng)導批示督辦領(lǐng)導可隨時查看督辦事項，并對督辦事項進行批示，如下圖： 智能提醒和催辦系統(tǒng)可根據(jù)督查事項的任務匯報間隔，通過系統(tǒng)消息、手機短信自動發(fā)送工作匯報提醒，提醒主辦部門環(huán)節(jié)和會辦部門環(huán)節(jié)完成相關(guān)督辦事項。系統(tǒng)可根據(jù)督查事項的緊急程度、任務匯報間隔（如果沒有設(shè)置任務匯報間隔，就是要求完成時間）等條件設(shè)置及完成情況，通過手機短信/系統(tǒng)消息自動發(fā)送催辦通知，并記錄催辦次數(shù) 系統(tǒng)自動催辦新建督辦事項后，如果牽頭（負責）單位在反饋時限過了一半時間還沒反饋，系統(tǒng)會自動發(fā)短信到經(jīng)（督）辦人進行催辦，如果牽頭（負責）單位在限時前三天還沒有反饋，系統(tǒng)會自動發(fā)短信到經(jīng)（督）辦人進行催辦。 手動催辦發(fā)起督辦單位可以對牽頭（負責）單位進行手動催辦，跟公文催辦類似，可以通過系統(tǒng)催辦，也可以通過短信催辦。選擇需要發(fā)起催辦的公文，進入催辦界面，輸入催辦信息后選擇系統(tǒng)催辦或短信催辦，是否知會上級等，然后點擊發(fā)起催辦。催辦可以選擇對督辦員或經(jīng)辦人催辦。手動催辦支持批量催辦功能。用戶只要選擇多個督辦事項，點擊“催辦”按鈕，即可同時對多個督辦事項進行催辦。 查詢統(tǒng)計和導出 查詢針對所有不同類型的督辦事項，系統(tǒng)提供一套統(tǒng)一、快捷的查詢方式，提供給領(lǐng)導、督查人員進行快捷查詢及督辦，針對領(lǐng)導、文秘部門、處領(lǐng)導、承辦人員、會辦人員等，應當具有不同的查詢權(quán)限，領(lǐng)導可以看到所有的督辦件，普通人員只能看到與他相關(guān)的督辦件。具有局級督辦權(quán)的用戶，可以看到所有督辦件；具有處級督辦權(quán)的用戶，只能看到所有本部門或本處的督辦件；普通用戶只能看到與他相關(guān)的督辦件。查詢條件若包括公文標題、督辦級別、督辦件狀態(tài)、完成時間、被督辦部門等五項。 督辦統(tǒng)計要求督辦事項可以用時間、期限、類型等等進行查詢統(tǒng)計，統(tǒng)計結(jié)果可以形成報表或圖表。如下圖表：2015年6月督辦完成情況列表單位/科室名稱需反饋數(shù)量按時反饋數(shù)量按時反饋率電子政務科1010100%n 重大事項報表自定義用戶可以自定義報表，自定義報表時可以從系統(tǒng)字段中選擇需要統(tǒng)計的內(nèi)容，并定義公式，從而形成自定義報表格式。n 督辦件情況一覽表統(tǒng)計事項名稱、領(lǐng)導批示、分管領(lǐng)導、主辦部門、最后一次匯報時間及內(nèi)容等內(nèi)容。n 督辦件完成情況一覽表分部門統(tǒng)計按時完成、延時完成、正在辦理、按時匯報、延時匯報、催辦次數(shù)等信息。n 督辦件一覽表統(tǒng)計事項名稱、分管領(lǐng)導、主辦部門、領(lǐng)導批示、完成情況、當前問題、下一步計劃等信息。n 重大事項匯報形成歷史一覽表針對重大事項的匯報歷史進行統(tǒng)計分析。n 重大事項完成歷史一覽表針對重大事項完成的過程進行統(tǒng)計分析。n 部門催辦數(shù)量統(tǒng)計報表按時間、部門統(tǒng)計被催辦次數(shù)。 導出通過統(tǒng)計功能過濾出來的列表可以進行導出，導出格式為word或excel。具體格式由督辦科提供。 系統(tǒng)配置 督辦聯(lián)系人管理每個單位或者科室都會有固定的督辦人，負責人和督辦領(lǐng)導，當發(fā)起催辦時可以直接對這些人員發(fā)送短信催辦。具體每個單位或者科室的督辦人，負責人和督辦領(lǐng)導可以由部門管理員進行調(diào)整。但每個人員的聯(lián)系電話還是由系統(tǒng)統(tǒng)一管理。 流程配置為了規(guī)范督查及匯報工作，需要按照系統(tǒng)定義好的流程來開展工作，采用體育局目前已建成的OA系統(tǒng)中提供的流程定制工具實現(xiàn)。 表單開發(fā)督查業(yè)務分為督查表單及工作匯報表單兩大類，需要根據(jù)業(yè)務進行開發(fā)。采用體育局目前已建成的OA系統(tǒng)中提供的表單定制工具實現(xiàn)。 權(quán)限、角色設(shè)置督查系統(tǒng)角色分為領(lǐng)導、辦公室領(lǐng)導、部門領(lǐng)導、部門人員等、辦公室督查人員等5類，權(quán)限也根據(jù)角色進行相應配置。權(quán)限、角色依托體育局目前已經(jīng)建成的OA系統(tǒng)中的用戶管理、權(quán)限管理實現(xiàn)。 基本功能1. 事項管理：實現(xiàn)事項的創(chuàng)建以及動態(tài)維護。2. 任務管理：任務是最小工作單元，實現(xiàn)任務的創(chuàng)建以及動態(tài)維護。3. 撤銷回收：實現(xiàn)事項、任務的撤銷、回收。4. 歸知識庫：督辦事項相關(guān)表單歸入任務系統(tǒng)，作為參考資料。5. 提醒催辦：自動提醒即將到期或已逾期的任務，或手工催促反饋人。6. 流轉(zhuǎn)監(jiān)控：可視化任務流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、相關(guān)處理人以及任務進展情況。7. 耗時預警：可視化任務流轉(zhuǎn)時長，及時警告超時未處理的任務。8. 綜合查詢：按照人員角色、任務來源、機構(gòu)設(shè)置等綜合條件查詢。9. 工作流管理：銜接OA系統(tǒng)的工作流功能，實現(xiàn)任務引入、辦結(jié)的審批。10. 報表統(tǒng)計：按照部門、來源、項目等類別，以圖形設(shè)計、展示報表。 擴展功能1. 政務安排：發(fā)布領(lǐng)導、部門、個人工作安排，以供共享和考評。2. 工作動態(tài)：發(fā)布領(lǐng)導、部門、個人工作進展情況，以供共享和考評。3. 績效管理：自定義考評因子和維度，動態(tài)統(tǒng)計個人績效分數(shù)。 ★為降低維護難度，我公司承諾督查督辦系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)進行集成，并且督查督辦系統(tǒng)使用協(xié)同辦公平臺的用戶，與協(xié)同辦公平臺實現(xiàn)統(tǒng)一待辦、統(tǒng)一信息展現(xiàn)，督查督辦系統(tǒng)過程中產(chǎn)生的督辦立項等相關(guān)審批表單都需使用已建成的應用支撐平臺提供的工作流工具及表單工具設(shè)計實現(xiàn)。41 / 4
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