【正文】 程例會(huì)報(bào)告、工程聯(lián)絡(luò)單、工程指令單等應(yīng)采用電腦打印。收發(fā)文登記、各種物資臺(tái)帳、管理臺(tái)帳等打印空白表格，采用手寫。采用手寫的資料的要求同上。九、資料收發(fā)制度 正式施工圖紙的接收正式施工圖紙的接收應(yīng)單獨(dú)建立一個(gè)收文記錄（登記臺(tái)帳），應(yīng)記錄收到圖紙的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、版次、份數(shù)、文件狀態(tài)、接收日期、接收人、來文單位、發(fā)放人員等信息。 圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄等的接收?qǐng)D紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄等屬于后期變更性質(zhì)的文件，建立一個(gè)統(tǒng)一的收文記錄（登記臺(tái)帳），要求記錄的內(nèi)容同上。 其他文件的接收例會(huì)紀(jì)要、工程通知單、工程聯(lián)系單、報(bào)告、分公司文件等文件的接收可視情況建立收文記錄（登記臺(tái)帳）。例會(huì)紀(jì)要屬于歸檔性質(zhì)的文件應(yīng)單獨(dú)建立一本收文記錄（登記臺(tái)帳），流水記錄。工程通知單、工程聯(lián)系單、報(bào)告等屬于工程往來函件性質(zhì)的文件可只建立一本收文記錄（登記臺(tái)帳），流水記錄。分公司文件、通知等公司內(nèi)部文件的接收，應(yīng)單獨(dú)建立收文記錄（登記臺(tái)帳），流水記錄。 接收后文件的處理所有接收的文件除做好相應(yīng)的收文記錄（登記臺(tái)帳）外，均應(yīng)在接收當(dāng)時(shí)，在文件右上角空白部位用鉛筆記錄接收日期、時(shí)間、接收人（接收人應(yīng)為在對(duì)方發(fā)文記錄上簽字的人員）。接收到的文件嚴(yán)禁用鋼筆、圓珠筆、水筆等涂劃。屬于歸檔性質(zhì)的文件，如：施工圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄、例會(huì)紀(jì)要等，除施工圖紙藍(lán)圖需要保留至少一套存留，其他幾套按照相關(guān)要求下發(fā)各單位外，其他的幾種文件原件均存留，下發(fā)復(fù)印件。如果施工圖紙藍(lán)圖數(shù)量不足，應(yīng)按照其規(guī)格復(fù)印下發(fā)。屬于工程來往函件性質(zhì)的文件，視文件內(nèi)容復(fù)印下發(fā)相關(guān)部門、人員。分公司下發(fā)的文件、通知等需要各部門了解其內(nèi)容的文件，接收后做好傳閱記錄，并按指定的人員傳閱。 重要文件的發(fā)文這里的重要文件是指對(duì)甲方、監(jiān)理、甲方專業(yè)分包的文件，施工圖紙，圖紙會(huì)審記錄，設(shè)計(jì)變更，洽商記錄等文件，屬于工程正式文件，其作用尤為重要，下發(fā)時(shí)應(yīng)做好相關(guān)發(fā)文記錄（登記）以備后期出現(xiàn)分歧時(shí)查閱發(fā)文時(shí)間。對(duì)甲方、監(jiān)理、甲方專業(yè)分包的文件應(yīng)使用檔案館要求的正式發(fā)文本進(jìn)行發(fā)文，并應(yīng)單獨(dú)建立發(fā)文本。其中對(duì)監(jiān)理發(fā)文時(shí)，由于施工過程中來往資料較多，應(yīng)對(duì)發(fā)文進(jìn)行分類記錄，主要有以下幾類：①方案報(bào)審資料、②材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)資料、③工序報(bào)驗(yàn)資料、④例會(huì)報(bào)告、⑤工程聯(lián)系單（聯(lián)系函）、⑥增加工程量簽證單、⑦其它文件等。其中工序報(bào)驗(yàn)資料量最大，可單獨(dú)建立發(fā)文本。需要向項(xiàng)目?jī)?nèi)部及外聯(lián)隊(duì)下發(fā)的施工圖紙，采用內(nèi)部發(fā)文記錄格式。應(yīng)單獨(dú)建立發(fā)文記錄（登記臺(tái)帳），發(fā)文記錄（登記臺(tái)帳）中應(yīng)記錄發(fā)文日期、圖紙文的名稱/內(nèi)容、編號(hào)、份數(shù)、文件狀態(tài)、接收單位等內(nèi)容，下發(fā)時(shí)要求接收人簽名，并填寫接收日期，必要時(shí)填寫接收時(shí)間。施工圖紙發(fā)放按流水記錄。圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄等文件的發(fā)放采用內(nèi)部發(fā)文記錄格式。建立一個(gè)發(fā)文記錄（登記臺(tái)帳），記錄的內(nèi)容和下發(fā)時(shí)的要求同上。 普通文件的發(fā)文對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)部、外聯(lián)隊(duì)發(fā)放的普通文件，采用內(nèi)部發(fā)文記錄格式。項(xiàng)目?jī)?nèi)部建立一個(gè)發(fā)文記錄（登記臺(tái)帳），外聯(lián)隊(duì)建立一個(gè)發(fā)文記錄（登記臺(tái)帳）。若工程施工過程中外聯(lián)隊(duì)不止一個(gè)，可分別建立發(fā)文記錄（登記臺(tái)帳） 其他要求建立一個(gè)作廢圖紙的登記臺(tái)帳，以便在施工過程中新版圖紙更換舊版圖紙。作廢圖紙登記臺(tái)帳中應(yīng)注明以下內(nèi)容：作廢圖紙名稱/內(nèi)容、編號(hào)、版次、作廢時(shí)間、回收數(shù)量、未回收部分的原因等。同時(shí)對(duì)于回收的作廢圖紙應(yīng)統(tǒng)一加蓋作廢章或用紅筆在圖名欄附近注明“作廢”，按合同要求處理，或由資料室統(tǒng)一保管。十、資料借閱制度資料借閱應(yīng)獨(dú)立建立兩個(gè)借閱登記臺(tái)賬，分別是：重要文件借閱登記臺(tái)賬；普通文件借閱登記臺(tái)賬。 重要文件借閱登記臺(tái)賬這里的重要文件是指對(duì)甲方、監(jiān)理、甲方專業(yè)分包的文件，施工圖紙，圖紙會(huì)審記錄，設(shè)計(jì)變更，洽商記錄等文件，屬于工程正式文件。屬于歸檔性質(zhì)的文件，如：施工圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄、例會(huì)紀(jì)要等幾種文件除施工圖紙藍(lán)圖外，原件均存留，借閱復(fù)印件。如果施工圖紙藍(lán)圖數(shù)量?jī)H有一套，應(yīng)按照其規(guī)格復(fù)印后借閱。借閱時(shí)必須做好相關(guān)借閱登記臺(tái)賬。借閱登記臺(tái)賬應(yīng)記錄借閱日期、資料的名稱/內(nèi)容、編號(hào)、份數(shù)、文件狀態(tài)、借閱單位等內(nèi)容，借閱時(shí)要求借閱人簽名，并填寫借閱日期，必要時(shí)填寫資料歸還時(shí)間。借閱登記按流水記錄 普通文件借閱登記臺(tái)賬這里的普通文件是指項(xiàng)目?jī)?nèi)部之間或?qū)Ψ职?duì)伍之間收發(fā)的部分文件。例如：公司文件、施工日志等，對(duì)此類文件資料借閱，另建立一個(gè)借閱登記臺(tái)賬，要求記錄的內(nèi)容同上。十一、資料移交制度資料移交制度分為三個(gè)方面：項(xiàng)目資料室移交至分公司資料室（關(guān)于經(jīng)濟(jì)、法律、責(zé)任）；項(xiàng)目各部門移交至項(xiàng)目資料室；項(xiàng)目各部門資料移交至分公司對(duì)應(yīng)直屬部門項(xiàng)目資料室移交至分公司資料室在固定時(shí)間段（一般是1個(gè)月）內(nèi)，將此時(shí)間段內(nèi)可能與經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任方面的歸檔/不歸檔資料例如：建設(shè)單位、監(jiān)理單位下發(fā)的工程聯(lián)絡(luò)單（工程聯(lián)系單）、工作函、通知單、設(shè)計(jì)變更單、監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要等資料移交給分公司資料室一套。向分公司移交資料應(yīng)以原件為主，若原件只有一份，且經(jīng)常查閱原件的，移交復(fù)印件。項(xiàng)目資料室移交至分公司資料室應(yīng)建立一個(gè)資料移交登記臺(tái)賬，移交登記臺(tái)賬應(yīng)記錄日期、資料的名稱/內(nèi)容、編號(hào)、份數(shù)、文件狀態(tài)、接收單位（部門）等內(nèi)容，移交時(shí)要求接收人簽名，并填寫接收日期。此資料移交登記臺(tái)賬應(yīng)由項(xiàng)目資料室妥善保管，以備查閱之用。該部分移交資料的整理工作由資料員負(fù)責(zé)。項(xiàng)目各部門移交至項(xiàng)目資料室項(xiàng)目各部門在固定時(shí)間段（一般為一個(gè)月）內(nèi)，將此事件段內(nèi)需要移交至項(xiàng)目資料室的資料移交到項(xiàng)目資料室，例如：混凝土、砂漿及原材料試（檢）驗(yàn)報(bào)告、鋼材及鋼構(gòu)件實(shí)驗(yàn)報(bào)告、墻體材料試（檢）驗(yàn)報(bào)告、施工日志等資料。項(xiàng)目各部門移交至項(xiàng)目資料室應(yīng)建立一個(gè)資料移交登記臺(tái)賬，移交登記臺(tái)賬應(yīng)記錄日期、資料的名稱/內(nèi)容、編號(hào)、份數(shù)、文件狀態(tài)、移交部門等內(nèi)容，移交時(shí)要求移交人簽名，并填寫移交日期。此資料移交登記臺(tái)賬應(yīng)由項(xiàng)目資料室妥善保管，以備查閱之用。該部分資料的移交由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。項(xiàng)目各部門資料移交至分公司對(duì)應(yīng)直屬部門項(xiàng)目各部門在固定時(shí)間段（一般為一個(gè)月）內(nèi)，將此事件段內(nèi)需要移交至公司對(duì)應(yīng)直屬部門的資料移交到分公司對(duì)應(yīng)直屬部門，例如：當(dāng)月材料送貨單據(jù)、經(jīng)營(yíng)月報(bào)表等資料。項(xiàng)目各部門資料移交至分公司對(duì)應(yīng)直屬部門應(yīng)由各部門各自建立一個(gè)資料移交登記臺(tái)賬，移交登記臺(tái)賬應(yīng)記錄日期、資料的名稱/內(nèi)容、編號(hào)、份數(shù)、文件狀態(tài)、移交部門等內(nèi)容，移交時(shí)要求接收人簽名，并填寫移交日期。此資料移交登記臺(tái)賬應(yīng)由項(xiàng)目各部門獨(dú)自妥善保管，以備查閱之用。十二、歸檔資料的整理要求歸檔資料的整理要求及其它未盡事宜按照莆田市建筑工程檔案編制相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。歸檔資料的整理主要由資料員負(fù)責(zé)，總工辦、工程部、商行部、物資部、試驗(yàn)員進(jìn)行配合。十三、工程資料的過程控制要求目前施工現(xiàn)場(chǎng)的工程資料收集、整理過程中，往往存在材料質(zhì)量證明文件不隨貨到場(chǎng)、材料檢測(cè)報(bào)告出具時(shí)間滯后、分包單位報(bào)驗(yàn)及移交不及時(shí)等各種問題，本工程施工過程將在以下幾個(gè)方面加強(qiáng)管理：由項(xiàng)目總工組織資料室、總工辦、工程部、物資部和合約部定期進(jìn)行自檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)責(zé)任人員限期整改。定期對(duì)分包單位進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即發(fā)出工程指令單，責(zé)令其限期整改，確保工程資料與現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度保持同步。物資部對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料進(jìn)行驗(yàn)收過程中，要特別注意收集材料相關(guān)質(zhì)量證明文件。資料制作、收集、整理、移交及歸檔過程中必須認(rèn)真履行簽字手續(xù)，嚴(yán)禁代簽現(xiàn)象發(fā)生。