【正文】 程例會報告、工程聯(lián)絡單、工程指令單等應采用電腦打印。收發(fā)文登記、各種物資臺帳、管理臺帳等打印空白表格，采用手寫。采用手寫的資料的要求同上。九、資料收發(fā)制度 正式施工圖紙的接收正式施工圖紙的接收應單獨建立一個收文記錄（登記臺帳），應記錄收到圖紙的名稱、編號、內(nèi)容、版次、份數(shù)、文件狀態(tài)、接收日期、接收人、來文單位、發(fā)放人員等信息。 圖紙會審記錄、設計變更、洽商記錄等的接收圖紙會審記錄、設計變更、洽商記錄等屬于后期變更性質(zhì)的文件，建立一個統(tǒng)一的收文記錄（登記臺帳），要求記錄的內(nèi)容同上。 其他文件的接收例會紀要、工程通知單、工程聯(lián)系單、報告、分公司文件等文件的接收可視情況建立收文記錄（登記臺帳）。例會紀要屬于歸檔性質(zhì)的文件應單獨建立一本收文記錄（登記臺帳），流水記錄。工程通知單、工程聯(lián)系單、報告等屬于工程往來函件性質(zhì)的文件可只建立一本收文記錄（登記臺帳），流水記錄。分公司文件、通知等公司內(nèi)部文件的接收，應單獨建立收文記錄（登記臺帳），流水記錄。 接收后文件的處理所有接收的文件除做好相應的收文記錄（登記臺帳）外，均應在接收當時，在文件右上角空白部位用鉛筆記錄接收日期、時間、接收人（接收人應為在對方發(fā)文記錄上簽字的人員）。接收到的文件嚴禁用鋼筆、圓珠筆、水筆等涂劃。屬于歸檔性質(zhì)的文件，如：施工圖紙、圖紙會審記錄、設計變更、洽商記錄、例會紀要等，除施工圖紙藍圖需要保留至少一套存留，其他幾套按照相關要求下發(fā)各單位外，其他的幾種文件原件均存留，下發(fā)復印件。如果施工圖紙藍圖數(shù)量不足，應按照其規(guī)格復印下發(fā)。屬于工程來往函件性質(zhì)的文件，視文件內(nèi)容復印下發(fā)相關部門、人員。分公司下發(fā)的文件、通知等需要各部門了解其內(nèi)容的文件，接收后做好傳閱記錄，并按指定的人員傳閱。 重要文件的發(fā)文這里的重要文件是指對甲方、監(jiān)理、甲方專業(yè)分包的文件，施工圖紙，圖紙會審記錄，設計變更，洽商記錄等文件，屬于工程正式文件，其作用尤為重要，下發(fā)時應做好相關發(fā)文記錄（登記）以備后期出現(xiàn)分歧時查閱發(fā)文時間。對甲方、監(jiān)理、甲方專業(yè)分包的文件應使用檔案館要求的正式發(fā)文本進行發(fā)文，并應單獨建立發(fā)文本。其中對監(jiān)理發(fā)文時，由于施工過程中來往資料較多，應對發(fā)文進行分類記錄，主要有以下幾類：①方案報審資料、②材料進場報驗資料、③工序報驗資料、④例會報告、⑤工程聯(lián)系單（聯(lián)系函）、⑥增加工程量簽證單、⑦其它文件等。其中工序報驗資料量最大，可單獨建立發(fā)文本。需要向項目內(nèi)部及外聯(lián)隊下發(fā)的施工圖紙，采用內(nèi)部發(fā)文記錄格式。應單獨建立發(fā)文記錄（登記臺帳），發(fā)文記錄（登記臺帳）中應記錄發(fā)文日期、圖紙文的名稱/內(nèi)容、編號、份數(shù)、文件狀態(tài)、接收單位等內(nèi)容，下發(fā)時要求接收人簽名，并填寫接收日期，必要時填寫接收時間。施工圖紙發(fā)放按流水記錄。圖紙會審記錄、設計變更、洽商記錄等文件的發(fā)放采用內(nèi)部發(fā)文記錄格式。建立一個發(fā)文記錄（登記臺帳），記錄的內(nèi)容和下發(fā)時的要求同上。 普通文件的發(fā)文對項目內(nèi)部、外聯(lián)隊發(fā)放的普通文件，采用內(nèi)部發(fā)文記錄格式。項目內(nèi)部建立一個發(fā)文記錄（登記臺帳），外聯(lián)隊建立一個發(fā)文記錄（登記臺帳）。若工程施工過程中外聯(lián)隊不止一個，可分別建立發(fā)文記錄（登記臺帳） 其他要求建立一個作廢圖紙的登記臺帳，以便在施工過程中新版圖紙更換舊版圖紙。作廢圖紙登記臺帳中應注明以下內(nèi)容：作廢圖紙名稱/內(nèi)容、編號、版次、作廢時間、回收數(shù)量、未回收部分的原因等。同時對于回收的作廢圖紙應統(tǒng)一加蓋作廢章或用紅筆在圖名欄附近注明“作廢”，按合同要求處理，或由資料室統(tǒng)一保管。十、資料借閱制度資料借閱應獨立建立兩個借閱登記臺賬，分別是：重要文件借閱登記臺賬；普通文件借閱登記臺賬。 重要文件借閱登記臺賬這里的重要文件是指對甲方、監(jiān)理、甲方專業(yè)分包的文件，施工圖紙，圖紙會審記錄，設計變更，洽商記錄等文件，屬于工程正式文件。屬于歸檔性質(zhì)的文件，如：施工圖紙、圖紙會審記錄、設計變更、洽商記錄、例會紀要等幾種文件除施工圖紙藍圖外，原件均存留，借閱復印件。如果施工圖紙藍圖數(shù)量僅有一套，應按照其規(guī)格復印后借閱。借閱時必須做好相關借閱登記臺賬。借閱登記臺賬應記錄借閱日期、資料的名稱/內(nèi)容、編號、份數(shù)、文件狀態(tài)、借閱單位等內(nèi)容，借閱時要求借閱人簽名，并填寫借閱日期，必要時填寫資料歸還時間。借閱登記按流水記錄 普通文件借閱登記臺賬這里的普通文件是指項目內(nèi)部之間或對分包隊伍之間收發(fā)的部分文件。例如：公司文件、施工日志等，對此類文件資料借閱，另建立一個借閱登記臺賬，要求記錄的內(nèi)容同上。十一、資料移交制度資料移交制度分為三個方面：項目資料室移交至分公司資料室（關于經(jīng)濟、法律、責任）；項目各部門移交至項目資料室；項目各部門資料移交至分公司對應直屬部門項目資料室移交至分公司資料室在固定時間段（一般是1個月）內(nèi)，將此時間段內(nèi)可能與經(jīng)濟、法律責任方面的歸檔/不歸檔資料例如：建設單位、監(jiān)理單位下發(fā)的工程聯(lián)絡單（工程聯(lián)系單）、工作函、通知單、設計變更單、監(jiān)理例會紀要、專題會會議紀要等資料移交給分公司資料室一套。向分公司移交資料應以原件為主，若原件只有一份，且經(jīng)常查閱原件的，移交復印件。項目資料室移交至分公司資料室應建立一個資料移交登記臺賬，移交登記臺賬應記錄日期、資料的名稱/內(nèi)容、編號、份數(shù)、文件狀態(tài)、接收單位（部門）等內(nèi)容，移交時要求接收人簽名，并填寫接收日期。此資料移交登記臺賬應由項目資料室妥善保管，以備查閱之用。該部分移交資料的整理工作由資料員負責。項目各部門移交至項目資料室項目各部門在固定時間段（一般為一個月）內(nèi)，將此事件段內(nèi)需要移交至項目資料室的資料移交到項目資料室，例如：混凝土、砂漿及原材料試（檢）驗報告、鋼材及鋼構件實驗報告、墻體材料試（檢）驗報告、施工日志等資料。項目各部門移交至項目資料室應建立一個資料移交登記臺賬，移交登記臺賬應記錄日期、資料的名稱/內(nèi)容、編號、份數(shù)、文件狀態(tài)、移交部門等內(nèi)容，移交時要求移交人簽名，并填寫移交日期。此資料移交登記臺賬應由項目資料室妥善保管，以備查閱之用。該部分資料的移交由各部門負責人負責。項目各部門資料移交至分公司對應直屬部門項目各部門在固定時間段（一般為一個月）內(nèi)，將此事件段內(nèi)需要移交至公司對應直屬部門的資料移交到分公司對應直屬部門，例如：當月材料送貨單據(jù)、經(jīng)營月報表等資料。項目各部門資料移交至分公司對應直屬部門應由各部門各自建立一個資料移交登記臺賬，移交登記臺賬應記錄日期、資料的名稱/內(nèi)容、編號、份數(shù)、文件狀態(tài)、移交部門等內(nèi)容，移交時要求接收人簽名，并填寫移交日期。此資料移交登記臺賬應由項目各部門獨自妥善保管，以備查閱之用。十二、歸檔資料的整理要求歸檔資料的整理要求及其它未盡事宜按照莆田市建筑工程檔案編制相關規(guī)定執(zhí)行。歸檔資料的整理主要由資料員負責，總工辦、工程部、商行部、物資部、試驗員進行配合。十三、工程資料的過程控制要求目前施工現(xiàn)場的工程資料收集、整理過程中，往往存在材料質(zhì)量證明文件不隨貨到場、材料檢測報告出具時間滯后、分包單位報驗及移交不及時等各種問題，本工程施工過程將在以下幾個方面加強管理：由項目總工組織資料室、總工辦、工程部、物資部和合約部定期進行自檢，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，督促相關責任人員限期整改。定期對分包單位進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即發(fā)出工程指令單，責令其限期整改，確保工程資料與現(xiàn)場施工進度保持同步。物資部對進場材料進行驗收過程中，要特別注意收集材料相關質(zhì)量證明文件。資料制作、收集、整理、移交及歸檔過程中必須認真履行簽字手續(xù)，嚴禁代簽現(xiàn)象發(fā)生。