【正文】 批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)文件原文標(biāo)題：批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)+原發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種 印發(fā)通知標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種正文：批語（轉(zhuǎn)發(fā)語，按語）+轉(zhuǎn)發(fā)（印發(fā)）（+意義+執(zhí)行要求）注意事項：*附帶文件，盡管位于正件后的附件位置，但它們不屬于“正件”，而不是“附件”，因此在正文下行不必標(biāo)注“附件”及“附件名稱”。二、報告批轉(zhuǎn)， *報告的概念：是匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問的公文。 報告的特點(diǎn)：匯報性、陳述性、 報告與請示的區(qū)別（1）性質(zhì)要求不同（報告為匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問所用。請示則是為了某一問題請求上級機(jī)關(guān)批示或批準(zhǔn)的公文，請示機(jī)關(guān)必定等待上級機(jī)關(guān)的明確答復(fù)。） （2）行文時限不同。 報告的類型：匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問 *注意事項：（1）報告事項真實(shí) （2）報告時間及時 （3）報告不得夾帶請示事項（難免耽誤工作）三、請示 *概念：是向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的公文。凡屬本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的問題，或上級機(jī)關(guān)以往中明確的問題，應(yīng)不在請示之列。 特點(diǎn)（1）一文一事 （2）請批對應(yīng) （一請示，一批復(fù)） （3）事前行文（不可先斬后奏） 請示的類型（1）求示性請示（政策，請示） （2）求批性請示 擬寫要點(diǎn)：請示的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+附注標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由（不可少）+文種 正文：發(fā)文緣由+請示事項（是請示正文的核心，可行性，可操作性）+結(jié)尾（當(dāng)否，請批示。以上要求，請予審批。妥否，請批復(fù)）*在成文日期下一行居左2字，加圓括號注明發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系人的姓名和電話號碼。 注意事項（1）主送一個機(jī)關(guān) *（2）逐級請示 245頁 *（3）語氣宜溫和謙恭四、問答函概念：是不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問題進(jìn)行詢問或答復(fù)的函問答涵的類型（1）詢問函 （2）答復(fù)函看例文：246247頁詢問函與答復(fù)函的結(jié)構(gòu)：247頁標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期注意事項：（1）單位間交往的問答函應(yīng)采用“信函式格式”行文。（2）單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。五、簡報概念：簡報是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體為匯報工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動態(tài)”、“簡訊”、“摘報”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。特點(diǎn)：簡、快、新、實(shí)簡報的類型：（06年11月）工作簡報 會議簡報 動態(tài)簡報擬寫要點(diǎn) 結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報尾 報核：（按語）+標(biāo)題+導(dǎo)語+主題+結(jié)尾 *注意事項：簡報一般應(yīng)限制在1000字以內(nèi)，最長不要超過2000字；內(nèi)容真實(shí)，準(zhǔn)確，典型；針對性，指導(dǎo)性強(qiáng)；一事一報，切忌面面俱到。六、意向書概念：意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對某項事務(wù)正式簽訂條約，達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書。特點(diǎn)：（1）協(xié)商性 （2）靈活性 （3）簡略性意向書的類型：X加工承攬意向書、建設(shè)工程承包意向書、貨物運(yùn)輸意向書、財產(chǎn)保險意向書、科技協(xié)作意向書。X意向書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部注意事項：（1）語言準(zhǔn)確，表達(dá)清楚 （2）忠實(shí)于洽談內(nèi)容七、訂貨單訂貨單的概念：訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù) 30%定金訂貨單的特點(diǎn)：協(xié)約性 嚴(yán)肅性擬寫要點(diǎn)：一般結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部 正文：買賣雙方信息；訂貨信息；配送方式及配送地點(diǎn)信息；支付方式及銀行賬戶；買方的意見和要求。 成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字注意事項：（1）制作訂貨單應(yīng)注明有效期限（2）注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。金額巨大的大宗貨物交易，不宜用訂貨單，要考慮簽訂訂貨合同。八、商品說明書 商品說明書的概念 商品說明書的內(nèi)容和特點(diǎn)（1）真實(shí)性 （2）科學(xué)性 （3）條理性 （4）通俗性 擬寫要點(diǎn)（1）簡單商品說明書*標(biāo)題+正文+落款 （2）復(fù)雜商品說明書*封面+目錄+概述+正文+封底 注意事項：*（1）如實(shí)介紹、真實(shí)可信] （2）抓住特征，突出個性（3）語言簡潔，通俗明了 （4）設(shè)計新穎，美觀大方第二節(jié) 收發(fā)文處理一、繕印文書 文書繕印的含義：對文章進(jìn)行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作（06年11月） 要求*（1）文字準(zhǔn)確，字跡工整清晰 （2）符合規(guī)定體式，頁面美觀大方（3）不隨意改動原稿 （4）裝訂齊整牢固 （5）注意保密 繕印以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準(zhǔn)的分?jǐn)?shù)為準(zhǔn)。違反了規(guī)定，也浪費(fèi)了紙張。 工作程序：（1）確定印刷的文書 （2）確定印制格式 （3）完成印制 （4）交付印制的文書 注意事項：繕印應(yīng)建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時間、印制人姓名等項目二、校對文書 含義：校對是根據(jù)定稿對文件校樣進(jìn)行核對校正X 文書校對的內(nèi)容：（1）校訂清樣上的錯字、漏字、多字。 （2）規(guī)范字體、字號。（3）檢查版式、標(biāo)題是否端正，頁碼是否連貫，行、字距離是否勻稱，版面是否美觀。（4）檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術(shù)語是否有誤。（5）檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處。 要求：X（1）把握原則，仔細(xì)校對。 （2）認(rèn)真仔細(xì)、一絲不茍。（3）校對文稿時正確使用校對符號。 （4）校對一般要進(jìn)行一校、二校、三校3個校次。 工作程序（1）準(zhǔn)備好原稿和校樣。 *（2）選定校對方法。(看校；對校；讀校；折校) （3）核對校正。（看校；對校；讀校；折校） 注意事項（1）注意對同音異體、字形相近的字的核查。 （2）注意對數(shù)字、人名、地名的核查。（3）校出的錯漏，要以規(guī)定的符號標(biāo)明。三、用印四、傳閱文書文書傳閱的含義：在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。X要求：（1）迅速、準(zhǔn)確地將文書送達(dá)閱文人。（2）文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責(zé)分工。（3）傳閱的順序是由管理層到一般人員。由保安部，辦公室，宣傳部協(xié)助開展安全保衛(wèi)工作工作程序X（1）確定傳閱對象 （2）選擇傳閱方式（06年11月）（3）傳遞文書 （4）履行傳閱手續(xù) （5）檢查清理文件注意事項*（1）嚴(yán)格傳閱范圍 （2）嚴(yán)禁文件橫傳 （3）控文件運(yùn)行第三節(jié) 文檔管理一、檔案的分類檔案的分類的含義：按照來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。（06年11月）X常用的檔案分類方法**（1）年度分類法（06年11月） （2）組織機(jī)構(gòu)分類法 （3）問題分類法*檔案分類方法的結(jié)合運(yùn)用（年度—組織機(jī)構(gòu)分類法；年度—問題分類法。組織機(jī)構(gòu)—年度分類法；問題—年度分類法）檔案分類的要求X（1）正確判定檔案文件所隸屬年度。（06年11月） （2）正確判斷檔案文件所屬機(jī)構(gòu)。*示例分析：269頁工作程序*（1）了解文件形成情況 （2）分析檔案形成單位情況 （3）選擇檔案分類方法（4）文件歸類注意事項二、檔案檢索工具的編制檔案檢索工具的內(nèi)容（1）檔案信息存儲 （2）信息檢查檔案檢索工具的含義：揭示檔案內(nèi)容和成分，報道和查找檔案的工具。檔案檢索工具的類型：歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、任命索引、全宗指南（06年11月） 271頁示例工作程序（1）選擇檢索工具 （2）分析檔案的內(nèi)容 （3）形成檔案條目 （4）構(gòu)成檢索工具注意事項：X（1）檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具。（2）為了滿足多方面的利用需求，應(yīng)編制不同功能的檢索工具。三、檔案的鑒定 檔案鑒定工作的內(nèi)容：按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。（06年11月） 檔案保管期限：X永久長期：16—50年短期：15年以下 273頁示例分析 檔案鑒定工作的要求X（1）逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容。 （2）綜合分析文件的各方面特征。（3）結(jié)合檔案的需求判定檔案價值。工作程序：X（1）判斷文件是否需要保存。 （2）分析檔案價值。（3）確定文件的保管期限。 （4）對保管的檔案進(jìn)行復(fù)審。注意事項X（1）經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù)。 （2）對要銷毀的檔案要編制銷毀清冊。檔案鑒定的意義X檔案鑒定的原則：X從整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價值。四、檔案庫房及存儲檔案的管理 *275頁示例檔案保管工作的含義與內(nèi)容檔案保管工作的要求X（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵。 （2）保持庫房的清潔衛(wèi)生。工作程序X（1）了解檔案庫房的編號。 （2）熟悉檔案柜價的擺放與編號。（3）調(diào)節(jié)保管場所的溫濕度。 （4）進(jìn)行衛(wèi)生、安全檢查。 （5）進(jìn)行檔案流動中的保護(hù)。注意事項：X（1）庫房布局的安排 （2）建立檔案保管制度21 / 21