【正文】 緊急 不緊急Ⅰ Ⅱ撰寫銷售費用預(yù)算報告 撰寫招聘計劃向營銷總監(jiān)匯報工作 輔導(dǎo)下屬 　　 Ⅲ Ⅳ解決顧客投訴問題 閑聊解決某下屬獎金問題 喝茶下屬請示工作等 接聽電話 【自檢】運用“四象限”分析法，對你一天時間內(nèi)的工作進行排序。緊急 不緊急 【本講總結(jié)】本講介紹如何運用“四象限”分析法對各項工作進行排序。工作分類可以按兩種標(biāo)準(zhǔn)劃分，一是重要性，二是緊急性。依據(jù)這兩個標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項。第七講 養(yǎng)成好習(xí)慣【本講重點】不良習(xí)慣必須改變養(yǎng)成好習(xí)慣的四個階段忠告：時間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。不良習(xí)慣必須改變現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時間管理是職業(yè)化的一項要求。職業(yè)經(jīng)理要管理一批人，不良習(xí)慣不僅影響個人的工作效率，也會對下屬產(chǎn)生負面的影響。養(yǎng)成好習(xí)慣的四個階段這個階段還沒有意識到已經(jīng)有某種不良的習(xí)慣，也沒有意識到這個不良習(xí)慣給工作帶來的危害。已經(jīng)意識到居然有這么不好的習(xí)慣，而且這個習(xí)慣給工作帶來如此大的危害，或者存在極大的隱患。有時候，不良習(xí)慣是很難發(fā)現(xiàn)的，可以借助一些測試手段來發(fā)現(xiàn)。這一階段，決心改變不良習(xí)慣，開始培養(yǎng)好的習(xí)慣。就時間管理而言，可以按照前面講過的第二象限法來建立高效利用時間的習(xí)慣。在進行面對面溝通時，至少要做到以下三點：◆在約定的時間到達?！魧贤ㄋ璧臅r間進行預(yù)算?！籼岢鰷贤ǖ闹黝}。可以通過其它渠道了解到的情況，溝通時就無需談起。在與組織之外的人進行溝通時，一般都很注意上述三點。而在與內(nèi)部的人溝通時，則很少有人注意到。如果你把內(nèi)部的人當(dāng)作客戶，也就會自然而然按上述三點進行溝通了。正所謂“無招勝有招”，良好習(xí)慣的真正養(yǎng)成是在其不再被意識到的時候。在第三個階段，對良好習(xí)慣的意識，容易受到其它事情的干擾，從而導(dǎo)致對習(xí)慣的放棄。要達到這個境界，可以采用的有效辦法是“間隔重復(fù)”。即規(guī)定每一段時間，堅持一種做法的次數(shù)。經(jīng)過多次重復(fù)，就自覺接受了這種做法，習(xí)慣成了自然?！咀詸z】 對照一下，你自己是否有以下的不良習(xí)慣：◆ 工作效率低，辦事拖拉?！?時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭?！?眉毛胡子一把抓，找不到主次?！?經(jīng)常被電話、不速之客干擾，延誤工作，晚上加班干?！?什么事情都愿意管，認為忙才好?！?認為下屬多請示匯報才有權(quán)威?！?沒有目標(biāo)，沒有計劃?！?不善于利用零碎時間?！?不會休息，不會娛樂，沒有空閑。如果你有上述一些不良習(xí)慣，就要想辦法消除，修正自己的習(xí)慣、性格以至于某些習(xí)以為常的觀念，痛下決心加以改正，逐漸養(yǎng)成好的習(xí)慣。下面是一些建議：216。 每天花30分鐘做計劃。216。 有書面日計劃、周計劃和月度計劃。216。 讓下屬了解你的工作習(xí)慣。216。 排出每周工作的優(yōu)先順序。216。 集中精力完成重要工作。216。 使授權(quán)成為一種工作風(fēng)格和管理方式。216。 學(xué)習(xí)并運用對付干擾的方法。216。 明確生活和工作目標(biāo)。216。 保證一天內(nèi)有一段時間不受干擾。216。 有效利用零星時間。216。 招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備。216。 文件柜或辦公桌整潔、條理清楚。216。 在固定的時間里處理往來的函件。216。 盡量將無用的文件處理掉。使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂。216。 除非萬不得已才召開會議。216。 養(yǎng)成常年使用工作效率手冊的習(xí)慣?！颈局v總結(jié)】本講針對浪費時間的不良習(xí)慣展開論述。養(yǎng)成良好的時間管理習(xí)慣是職業(yè)化的要求，有助于提高工作效率。養(yǎng)成好習(xí)慣一般要經(jīng)過四個階段；不良習(xí)慣的無意識階級、發(fā)現(xiàn)不良習(xí)慣、有意識地改變不良習(xí)慣、養(yǎng)成好習(xí)慣的無意識階段。管理技能之三 有效溝通第八講 為什么溝而不通【本講重點】216。 溝通障礙216。 組織溝通與人際溝通溝通障礙高高在上這類障礙是由身份、地位不平等造成的。溝通雙方身份平等，則溝通障礙最小，因為雙方的心態(tài)都很自然。例如，與上司交流時，下屬往往會產(chǎn)生一種敬畏感，這就是一種心理障礙。另外，上司和下屬所掌握的信息是不對等的，這也使溝通的雙方發(fā)生障礙。人們都習(xí)慣于堅持自己的想法，而不愿接受別人的觀點。這種自以為是的傾向是構(gòu)成溝通的障礙因素之一。溝通中的雙方有一方對另一方存在偏見，或相互有成見，這會影響溝通的順暢。溝通的一個重要環(huán)節(jié)是傾聽，溝通不可能是一個人的事情，當(dāng)有一方在表達時，另一方必須專注傾聽才能達到溝通的效果。而人一般都習(xí)慣于表達自己的觀點，很少用心聽別人的。缺乏反饋溝通的參與者必須要反饋信息，才能使對方明白你是否理解他的意思。反饋包含了這樣的信息：有沒有傾聽，有沒有聽懂，有沒有全懂，有沒有準(zhǔn)確理解。如果沒有反饋，對方以為他已經(jīng)向你表達的意思，而你變?yōu)槟闼斫獾木褪撬磉_的，造成誤解。為了消除誤解，溝通雙方必須要有反饋。缺乏技巧技巧是指有效的溝通的方式，目的是消除因方法不當(dāng)引起的溝通障礙。關(guān)于溝通技巧，主要從下面一些角度去認識：◆你會正確表達想法嗎？◆你能夠按對方希望的時間和方式表達想法嗎？◆你能夠與不同職位、不同性格的人進行溝通嗎？◆如果已經(jīng)造成誤解，你能夠消除嗎？組織溝通與人際溝通職場中的人經(jīng)常遇到兩類溝通：一是組織溝通，一是人際溝通。所謂組織溝通指企業(yè)按照組織程序進行的溝通。一個企業(yè)如果制度完善，有健康的企業(yè)文化，它的組織溝通就會運行順暢。例如，有些企業(yè)有很好的會議制度，通過會議進行有效的溝通。有的公司報告制度較為完善，通過變種書面的形式，也可以實現(xiàn)有效的溝通。再如，一些公司有內(nèi)部意見的溝通機制，像設(shè)置內(nèi)部意見箱，或者舉行不定期的員工座談會等。組織溝通多數(shù)通過一定的制度形式加以規(guī)定。人際溝通概念比組織溝通更為寬泛，人際溝通既發(fā)生在組織內(nèi)部，也發(fā)生在組織外部。與上司、同事、下屬、供應(yīng)商、經(jīng)銷商、家人、朋友等的溝通，都是人際溝通。以自然人狀態(tài)進入企業(yè)，一般容易發(fā)生兩個方面的問題：（1） 把自然人狀態(tài)采用的溝通方式和方法帶進組織之中例如，你的下屬可能會不顧場合、聲淚俱下地向你傾訴委屈。而這時你的客戶可能就坐在對面。又如，私下議論公司的規(guī)章制度、部門的愛莫能助人和事等等，這些行為都不應(yīng)該發(fā)生的組織內(nèi)。（2） 歸罪于外前面講過，如果一個組織有很好的制度和文化，所有成員都能夠進行順暢的溝通。但是現(xiàn)實中，企業(yè)大多都存在許多溝通的障礙。溝通不能順利進行，有些職業(yè)經(jīng)理可能推卸責(zé)任，歸罪于外，他們會找出各種理由來搪塞。溝通障礙雖然很多來自于別人，來自于組織，以及其他一些客觀原因，但是作為職業(yè)經(jīng)理，一定要善于發(fā)現(xiàn)自己存在的問題。【自檢】分析你在工作中最容易遇到的溝通障礙，并分析溝通不順暢的原因。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結(jié)】本講主要分析溝通不暢的原因。溝通不暢的常見障礙是：身份、地位不平等產(chǎn)生的距離感影響溝通順利進行；自以為是和偏見是溝通不暢的兩種原因；傾聽和反饋是溝通中最重要的兩個環(huán)節(jié)，不善于傾聽、缺乏反饋使溝通無法進行；溝通需要講究技巧，缺乏技巧使溝通不能順利進行。本講最后講到組織溝通和人際溝通兩個概念。明確這兩種溝通的范圍十分重要，避免把人際溝通和態(tài)度帶進組織溝通中。第九講 溝通的對象和渠道【本講重點】216。 溝通對象216。 溝通渠道216。 選擇溝通對象與溝通渠道的要領(lǐng)溝通對象溝通對象的選擇良好溝通的第一步就是選擇正確的溝通對象。如下圖所示，溝通的對象是多種的：上司下屬供應(yīng)商其他部們的經(jīng)理我的客戶其他部們的職員對于職業(yè)經(jīng)理，正確的溝通對象只有兩種：企業(yè)成員、部門之間總會發(fā)生一些沖突和矛盾，處理這類問題的基本原則是與當(dāng)事人溝通。假如銷售部和市場部之間發(fā)生的沖突，就應(yīng)該由兩個部門的經(jīng)理直接進行溝通。假設(shè)銷售部與市場部出現(xiàn)矛盾，按照以上所講的“與當(dāng)事人溝通”的原則，應(yīng)該由肖經(jīng)理與史經(jīng)理直接溝通。實際上，有的人不是先與當(dāng)事人溝通，而是先與其他部門的人談，這種情況就是選擇溝通對象不當(dāng)。上下級之間的溝通也往往有類似的情況。如果和下屬之間發(fā)生矛盾，應(yīng)該與下屬通過溝通來解決問題。假如你認為某個下屬工作部里，不要對其他下屬說，更切忌把他作為反面的榜樣。你應(yīng)該做的是與這個下屬直接溝通。員工之間發(fā)生沖突，除了相互之間進行直接溝通以外，還可以請上司幫助解決。同樣，部門之間的障礙，雙方之間既可以直接溝通，也可以找上一級管理者幫助處理。這種按照指揮鏈的上、下級的關(guān)系進行溝通的方式是應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)的正確方式。溝通對象錯位，卻與同級或下屬進行溝通事例：人力資源部的任經(jīng)理對上面交待的工作感到非常為難：剛剛經(jīng)過層層篩選招進來的網(wǎng)絡(luò)部門的員工，卻因為公司經(jīng)營政策調(diào)整要被辭退。他感到很不好受。吃午飯時，他和系統(tǒng)集成部的習(xí)經(jīng)理談起了此事：“公司太不負責(zé)了，這讓我怎么和新員工交代？”，卻與上司或下屬進行溝通事例：銷售部的肖經(jīng)理對新近人力資源部招收的一批銷售代表感到很不滿意。在一次同老總的談話中談到了此事：“不知道現(xiàn)在人力資源部的人都在忙什么，最近給我們招來的人根本就不合適。”老總把這件事記在了心上，在一次部門經(jīng)理會議上點名批評了人力資源部。人力資源部任經(jīng)理感到非常氣憤，認為銷售部覺得招的人不合適可以給我說嘛，到老總那里告什么撞。從此，和銷售部有了芥蒂。，卻與上司或其他人員進行溝通事例：銷售部經(jīng)理發(fā)現(xiàn)最近部門的小王工作不積極，常常請假，他想先向其他同事了解一下。于是中午休息時，他對部門的另一位下屬小張抱怨道：“最近這個小王可成了問題了，是不是這樣啊？很快，小張把這件事傳給了小王，其他同事也知道了。弄得大家都挺別扭?！咀詸z】你在日常的工作中，是否發(fā)生過溝通對象選擇不當(dāng)?shù)那闆r。例如，下屬甲的事情卻與下屬乙溝通。請分析并提出正確的處理方式。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________溝通渠道溝通渠道的類型 溝通渠道也就是溝通的方式，常見的有兩種：一對一 會議溝通 一對一溝通是雙方直接進行溝通，會議溝通是在一個組織內(nèi)部進行、多方參與的溝通。在實際工作中，常常發(fā)生溝通渠道相混淆的現(xiàn)象。溝通渠道錯位1. 應(yīng)當(dāng)一對一進行溝通的選擇了會議溝通事例：銷售部與人力資源部之間，就人員招聘的事項產(chǎn)生矛盾。銷售部認為，人力資源部工作部里，沒有招收到合適的銷售人才；而人力資源部則認為，銷售部對于人才的要求太高，或者面試的方法不當(dāng)。類似于這樣的情況，完全可以一對一溝通，沒必要在會議上提出，因為雙方各執(zhí)一言，不利于問題的解決，并且浪費與會人員的時間，耽誤會議其他議程。2. 應(yīng)當(dāng)會議溝通的選擇一對一進行溝通事例：公司近期要改變報銷辦法，這是一件涉及全公司的事情。但是，老總卻認為有必要同每一位部門經(jīng)理談?wù)劥耸拢谑且粋€人一個人談，以每個人40分鐘計算，8位經(jīng)理就花去老總320分鐘的時間。效率太低了！選擇溝通對象與溝通渠道的要領(lǐng)：在進行一對一溝通時，必須按照選擇當(dāng)事人和指揮鏈的上下級作為溝通對象的原則來處理問題。同樣，在會議上，也要注意溝通對象的正確選擇。會議溝通的內(nèi)