chic20xxvip商家及媒體招待晚宴策劃案-資料下載頁
2025-04-13 22:47本頁面
【正文】 計制作 ?會議禮品 ?第三方管理 ?現(xiàn)場接待 ?VIP服務(wù) ?彩排管理 ?危機管理 ?渠道峰會 ?歡樂晚宴 ?旅游觀光 ?攝影集制作 ?DVD制作 ?反饋表整理 ?活動總結(jié)報告 內(nèi)容 第一周 第二周 第三周 第四周 第五周 第六周 第七周 場地溝通 勘查 /溝通 協(xié)商 協(xié)商 協(xié)商 協(xié)商 日常聯(lián)絡(luò) 搭建 會議開始 設(shè)計制作 設(shè)計 設(shè)計、修改 設(shè)計、修改 確認 制作 制作 搭建 資料準備 設(shè)計 設(shè)計修改 設(shè)計修改 設(shè)計確認 制作 制作 運輸 派發(fā) 旅游安排 勘察 /溝通 協(xié)商 協(xié)商 協(xié)商 協(xié)商 日常聯(lián)絡(luò) 日常聯(lián)絡(luò) 旅游 節(jié)目安排 編排、設(shè)計 討論修改 討論修改 討論修改 練習、準備 完成 彩排 演出 進程控制 邀 請 ? 根據(jù)中興通訊提供的名單，進行邀請工作。 ? 邀請工作分為發(fā)送邀請、參會確認、信息統(tǒng)計三步進行。 ? 邀請形式：發(fā)送邀請函、電話邀請、電子郵件邀請 ? 邀請內(nèi)容：會議時間、地點；會議簡介；演講人；演講主題； 每天更新統(tǒng)計邀請注冊信息，向公司訊反饋邀請狀態(tài)，隨時了解注冊情況，合理控制邀請人員質(zhì)量、數(shù)量。 ? 會議前一周，電話確認來賓入住及離店信息，便于準確預訂酒店房間。避免訂房過多造成浪費，也避免預訂不足造成不便。 ? 提前確認來賓航班信息，統(tǒng)計各個時段的到達人數(shù)，集中安排不同大小的車輛接機，節(jié)約成本。 參會信息統(tǒng)計 ? 會場布置設(shè)計制作 ? 會議資料 ? 徐工集團宣傳手冊 ? 會議指南 ? 歡迎信 ? 反饋表 ?…… 相關(guān)物品制作 篩選、確認第三方 簽訂服務(wù)合同 提供合作方案，討論方案 修改項目方案 方案籌備 方案開始執(zhí)行 方案籌備 方案執(zhí)行 監(jiān)督、督促第三方執(zhí)行情況 審核項目執(zhí)行情況 培訓第三方人員 項目籌備完成 現(xiàn)場執(zhí)行、現(xiàn)場第三方的管理 第三方管理 ? Logo 標志接機牌 ? 工作人員持有中興通訊 LOGO以及印有大會主題的接機牌現(xiàn)場等候； ? 每輛接送車輛前后貼有中興通訊標志的標示牌 ； ? 人員安排 ? 機場安排 4名工作人員； ? 接待人員統(tǒng)一著裝； ? 統(tǒng)一用語。 接機接待 ? 接機車次安排 ? 根據(jù)最終確認的參會人員名單、航班，做相應(yīng)接機車輛的安排 ? 接機車輛有明顯標識（車身標識暨車頭牌，車頭牌上標注車輛編號） ? 車輛安排 ? 在每輛車上準備礦泉水、當?shù)貓蠹?、當?shù)氐貓D等 ； ? 確保每輛車上跟隨一名工作人員，隨時應(yīng)對來賓提出的問題，并與會務(wù)組保持聯(lián)系 接機接待 ? 酒店簽到管理系統(tǒng) ? 提前向酒店要出房卡、準備好相關(guān)派發(fā)物品 ? 參會來賓按照地區(qū)制作入住分房名單，只要來賓報出姓名則可以非常清晰而準確地找到信息，分發(fā)房卡 ? 酒店工作人員協(xié)助引導入住 ? 物品：房卡、胸卡、會議指南（日程安排、地圖、聯(lián)系方式）、紀念品、會議服裝，統(tǒng)一放置在手提袋中 ? 裝飾物：酒店大堂明顯出擺放簽到背板及簽到臺、形象展示牌、指路牌 ? 應(yīng)急小組：隨時處理突發(fā)事件 現(xiàn)場接待 ? 專車接送機： ? 安排進口轎車或別克商務(wù)接送機； ? 專人負責 VIP貼身服務(wù) ? 特殊慰問 ? 在過生日或其他紀念日的 VIP房間內(nèi)放置祝賀卡 ? VIP Check In： ? VIP房間免費升級至行政房，酒店銷售經(jīng)理親自迎接，直接引領(lǐng)至客房做Check In ? 房間細節(jié)物品準備：準備熨衣板、雨傘等 ? 活動場地： ? 安排專門的 VIP休息室，準備茶點、飲料等供 VIP使用，為 VIP提供良好的會晤休息場所 VIP管家式服務(wù) 演講者手冊 ? 提前將會議彩排時間、地點、演講內(nèi)容及會議時間整理成書面手冊，發(fā)給每一位演講者。 ? 便于讓每一個演講者明確演講時間，保障彩排及會議的順利進行。 ? 將指定接口人通知演講者，如有問題及時解決 ? 將會議設(shè)備情況通知演講者，及時做好會議準備 ? 全部演講者提前進行彩排 ? 演講者 PPT文件： ? 將會議日程制作出 PPT文件，在會議開始前及茶歇時播放。 ? 提前收集演講者 PPT文件，將其鏈接在日程之后，避免會議中更換電腦。 ? 增強會議整體性。 彩排管理 會議前了解酒店消防通道，提前通知參會來賓； 會議全程購買保險 天氣變化（保暖防暑），在多雨地區(qū)，會務(wù)組將準備雨具供客戶使用 胸卡中含有所有可能需要的電話（服務(wù)團隊、酒店、醫(yī)院、派出所 …… ），如有任何需要請跟工作人員聯(lián)系 危機管理 ? 送機安排 ? 每天整理客人返程信息，提前一天晚上通知客人送機班車的時間（原則上是每小時１輛），通知的形式以打印稿的形式將送機時間表發(fā)放到每位客人手中，并安排專人負責送客人； ? 如有需要統(tǒng)一安排機票購買，以得到優(yōu)惠價格 送機安排 ? 活動總結(jié)報告： 活動結(jié)束后 10天內(nèi)向徐工集團遞交活動總結(jié)報告； ? 攝影集制作： 將活動期間的攝影照片制作成精美的影集； ? VCD制作： 將活動期間的精彩片斷剪接成 VCD； ? 反饋表整理： 將會議反饋表分類整理；并最后匯總提交徐工集團。 后期總結(jié) 活動后的總結(jié)報告 － 從現(xiàn)場簽到程序中得出與會者的最終人數(shù)統(tǒng)計 － 從現(xiàn)場的大會反饋表中進行與會內(nèi)容的評價統(tǒng)計 － 大會整體反饋報告 － 其他活動的反饋報告 － 大會資料留存文件 － 會議提案 － 設(shè)計 － 照片 /攝像 總結(jié)報告 謝謝觀看
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