【正文】 (三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意。□ 機密文件第四十九條 范圍(一)生產(chǎn)設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產(chǎn)設備布置圖。() \pnb0技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料。() \pnb0(三)業(yè)務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務考察報告及其他業(yè)務上屬于機密性之資料。(四)其他經(jīng)廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。第五十條 保管部門(一)外來機密文件應以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。(二)屬技術、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機密文件，應以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。(三)總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質(zhì)者，應以各該部、室、中心為保管部門。(四)各保管部門應指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負責機密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務。第五十一條 外來機密文件處理(一)外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機密文件保管人員，?quot。收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。(二)若文件內(nèi)容影響公司權益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應以影本為之，原文件由保管人員妥藏。(三)主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以文件傳遞記錄卡注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后，文件傳遞記錄卡由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當日下班(或完工)時主辦人應負責將密件收回，并于文件傳遞記錄卡填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認后隨收(發(fā))文登記單第五聯(lián)與密件一并歸檔。(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機密文件處理(一)隸屬性技術、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項目之業(yè)務所建立的資料，應視同機密文件，依本章的規(guī)定辦理。(二)前款各項機密文件的經(jīng)辦部門應于每月底編制翌月的工作計劃表寫明交辦的特定業(yè)務工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 第五十三條 經(jīng)辦方式(一)經(jīng)辦人應于辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。(二)經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準者，亦不得擅自復制。(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機密文件得呈廠、處長)核準后為的。(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應于到期前簽呈交辦之主管核準延長處理期限并聯(lián)絡保管人員延緩稽催。 第五十四條 歸檔(一)外來機密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應將文件連同收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)及文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入機密文件保管備查簿，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。(二)內(nèi)部自行建立之機密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應將文件類別、內(nèi)容摘要、預定保存期限等填入機密文件送件單，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后，機密文件送件單退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入機密文件保管備查簿。第五十五條 檔案整理(一)保管人員應將每月增加的機密文件，于翌月五日前填更機密文件增列表呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。并于每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續(xù)保管或已消失機密性質(zhì)的文件，造具機密文件銷毀表呈報總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核準后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。(二)保管人員應于每月底查對機密文件增列表及出國計劃書或工作計劃表，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。(三)機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。第五十六條 調(diào)卷(一)各部門需調(diào)閱機密文件時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具調(diào)卷單注明調(diào)閱期間及用途，應經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。 (二)保管人員接到經(jīng)核準之調(diào)卷單，應即開立文件傳遞記錄卡一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，文件傳遞記錄卡由保管人員留存。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于文件傳遞記錄卡并經(jīng)調(diào)卷人簽認后一并存檔。第五十七條 副本機密文件需影、復印時，應呈經(jīng)理以上主管(專業(yè)性者呈廠處長以上主管)核準后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記?quot。機密文件保管備查簿；副本(含復印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。第五十八條 文件管理經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應妥善管理經(jīng)手的機密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處：(一)拆散原案顯有弊端者。(二)原案被污損、抽換、涂改或遺失者。(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機密情事者。(四)調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。(五)擅自請托他人代抄、代描、復印或打字、印刷者。(六)文件分辦傳遞時，未以文件傳遞記錄卡記載或未于分辦當日下班(或完工)時收回(繳回)妥藏者。□ 附則第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(一)各收發(fā)人員根據(jù)收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，業(yè)務接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具文件處理統(tǒng)計表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的文件處理統(tǒng)計表應呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。 (二)處理日數(shù)計算標準：自總收文之日起至復文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實際處理日數(shù)。：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。第六十條 文書用紙(一)對關系企業(yè)外機構之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。(二)關系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以業(yè)務接洽便函為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。(三)電報以電報專用紙。(四)簽呈以簽呈專用紙。第六十一條 文件處理之稽查各公司總經(jīng)理室應不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導，如有異常應即通知經(jīng)辦部門主管處理之。第六十二條 實施與修改本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實施，修改時亦同。22 / 22