【導(dǎo)讀】此手冊(cè)僅供太保使用和參考，未經(jīng)太保授權(quán)和許可，不得外傳。

　　

【正文】 公司 管理層 策略計(jì)劃部 商務(wù)管理處 采購申請(qǐng)匯總?cè)藛T 固定資產(chǎn) 管理員 會(huì)計(jì) 固定資產(chǎn)保管員 申請(qǐng)人 相應(yīng)授權(quán)人 財(cái)務(wù)經(jīng)理 預(yù)算負(fù)責(zé)人 預(yù)算管理員 驗(yàn)收 記錄與管理 登記明細(xì)帳 12 登記 總帳 13 定期對(duì)賬 14 日常保管 與維護(hù) 16 檢驗(yàn)與收貨 10 領(lǐng)用 11 A B 產(chǎn)權(quán)證 管理 15 固定資產(chǎn)流程手冊(cè) 討論稿 有待普華永道合伙人復(fù)核、修改 23 管理方法 管理原則 ? 公司必須確保固定資產(chǎn)采購記錄的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性； ? 固定資產(chǎn)采購實(shí)行預(yù)算控制，嚴(yán)格遵守固定資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)。 ? 所有的固定資產(chǎn)采購和調(diào)配都必須得到適當(dāng)授權(quán)； ? 固定資產(chǎn)采購申請(qǐng) 必須首先上報(bào)區(qū)域固定資產(chǎn)管理員進(jìn)行調(diào)撥，無法調(diào)撥的采購申請(qǐng)根據(jù)采購目錄和固定資產(chǎn)類型上報(bào)相應(yīng)的采購受理接口部門； ? 固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明由固定資產(chǎn)管理管理員負(fù)責(zé)保管； ? 所有固定資產(chǎn)都由固定資產(chǎn)保管員參與驗(yàn)收和登記領(lǐng)用，由修改專業(yè)部門進(jìn)行協(xié)助； ? 固定資產(chǎn)增加應(yīng)根據(jù)國家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及其他法律規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)處理和披露。 管理職能 固定資產(chǎn)管理中心、采購管理中心 管理文件 固定資產(chǎn)增加流程中包括以下文件 : 文件名稱 相關(guān)步驟 填制人 復(fù)核人 參考編號(hào) 采購申請(qǐng)單 填制采購申請(qǐng)單 使用部門申請(qǐng)人 固定資產(chǎn)管理中心 附件 采購審批權(quán)限表 審批 采購中心 管理層 附件 固定資產(chǎn)調(diào)撥單 固定資產(chǎn)調(diào)撥 區(qū)域固定資產(chǎn)管理員 固定資產(chǎn)管理中心 附件 采購匯總表 采購匯總 采購受理匯總部門 采購中心 附件 入帳通知單 登記明細(xì)帳 區(qū)域固定資產(chǎn)管理員 財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì) 附件 固定資產(chǎn)標(biāo)簽 登記明細(xì)帳 固定資產(chǎn)管理員 固定資產(chǎn)管理中心授權(quán)人 附件 固定資產(chǎn)流程手冊(cè) 討論稿 有待普華永道合伙人復(fù)核、修改 24 流程描述 使用申請(qǐng) 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 固定資產(chǎn)使用部門員工（申請(qǐng)人） 根據(jù)采購預(yù)算和日常經(jīng)營活動(dòng)需要，提出固定資 產(chǎn)采購申請(qǐng)。 低 申請(qǐng)人 ? 各級(jí)公司的固定資產(chǎn)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人根據(jù)規(guī)定填制 采購申請(qǐng)單 ； ? 采購申請(qǐng)單需詳細(xì)寫明申請(qǐng)部門、部門編號(hào)、申請(qǐng)理由、項(xiàng)目編號(hào)、采購對(duì)象、名稱、型號(hào)、 用途、功能要求、需求日期、預(yù)算使用情況 和數(shù)量。 ? 參見采購管理流程手冊(cè)； 中 申請(qǐng)人 采購批準(zhǔn) 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 申請(qǐng)人根據(jù) 采購審批權(quán)限表 ，將采購申請(qǐng)單交相關(guān)授權(quán)人進(jìn)行審批。 ? 相關(guān)授權(quán)人審核采購申請(qǐng)，對(duì)采購的物品或服務(wù)進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)其合理性和必要性。 ? 相關(guān)授權(quán)人確認(rèn)采購申請(qǐng)后，在采購申請(qǐng) 單上簽字交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核預(yù)算情況，如有異議則退回相關(guān)部門處理。 各級(jí)公司相應(yīng)授權(quán)人 填制采購 申請(qǐng)單 2 采購申請(qǐng)單 – 附件 提出 申請(qǐng) 1 審批 3 采購審批權(quán)限表－附件 固定資產(chǎn)流程手冊(cè) 討論稿 有待普華永道合伙人復(fù)核、修改 25 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 公司財(cái)務(wù)經(jīng)理 根據(jù)采購申請(qǐng)單的內(nèi)容，檢查申請(qǐng)部門年度預(yù)算，計(jì)算部門的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)程，審核采購申請(qǐng)是否在部門年度預(yù)算內(nèi)，如在預(yù)算內(nèi)，則在采購申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，遞交區(qū)域固定資產(chǎn)管理員。 ? 如果固定資產(chǎn)申請(qǐng)超出預(yù)算，財(cái)務(wù)經(jīng)理 應(yīng)將固定資產(chǎn)申請(qǐng)交管理層相應(yīng)的預(yù)算負(fù)責(zé)人對(duì)超預(yù)算進(jìn)行審核。 公司財(cái)務(wù)經(jīng)理 ? 預(yù)算負(fù)責(zé)人 審核采購申請(qǐng)，對(duì)超預(yù)算采購的物品或服務(wù)進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)其合理性和必要性。 ? 預(yù)算負(fù)責(zé)人 確認(rèn)采購申請(qǐng)的必要性后，在采購 申請(qǐng)單上簽字交區(qū)域固定資產(chǎn)管理員，同時(shí)將申請(qǐng)書復(fù)印件交集團(tuán)策略計(jì)劃部備案；如果對(duì)超預(yù)算申請(qǐng)有異議，則將申請(qǐng)退回申請(qǐng)部門。 管理層預(yù)算負(fù)責(zé)人 ? 策略計(jì)劃部 預(yù)算員對(duì)超出預(yù)算的采購申請(qǐng)進(jìn)行備案，作為預(yù)算差異分析的備查資料。 中 策略計(jì)劃部預(yù)算員 ? 對(duì)于能夠通過公司內(nèi)部調(diào)撥解決的固定資產(chǎn)申請(qǐng)，固定資產(chǎn)管理員 負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)撥，盡可能有效、合理的利用公司內(nèi)部的固定資產(chǎn) ；如果無法在原公司范圍內(nèi)調(diào)撥，則設(shè)法在管轄范圍內(nèi)調(diào)撥。 ? 對(duì)于能夠調(diào)撥解決的固定資產(chǎn)需求，由區(qū)域固定資產(chǎn)管理員開具固定資產(chǎn)調(diào)撥單 ，發(fā)給雙方公司的固定資產(chǎn)保管員，確認(rèn)執(zhí)行調(diào)撥的時(shí)間、人員以及其他相關(guān)事宜；固定資產(chǎn)調(diào)撥也應(yīng)辦理完整的固定資產(chǎn)驗(yàn)收手續(xù)，雙低 區(qū)域固定資產(chǎn)管理員 預(yù)算審核 4 固定資產(chǎn) 調(diào)撥 7 預(yù)算備案 （超預(yù)算） 6 審批 5 固定資產(chǎn)調(diào)撥單－附件 固定資產(chǎn)流程手冊(cè) 討論稿 有待普華永道合伙人復(fù)核、修改 26 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 方在調(diào)撥單上簽字確認(rèn)，由驗(yàn)收方在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并將調(diào)撥單和驗(yàn)收單上報(bào)區(qū)域固定資產(chǎn)管理員更新固定資產(chǎn)明細(xì)帳，上報(bào)財(cái)務(wù)中心更新總帳。 （參見步驟“檢驗(yàn)與收貨”） ? 固定資產(chǎn)調(diào)配移動(dòng)后，固定資產(chǎn)管理員應(yīng)及時(shí)更新固定資產(chǎn)明細(xì)帳中的使用部門、使用人和放置位置等信息。 ? 對(duì)于無法調(diào)配的資產(chǎn)需求，固定資產(chǎn)管理員應(yīng)檢查采購目錄，明確采購對(duì)象的采購執(zhí)行權(quán)限和方式，如果屬于集中采購范圍，應(yīng)向集團(tuán)采購受理接口部門 申請(qǐng)采購；如果屬于分散采購范圍，則通知區(qū)域采購協(xié)調(diào)員安排采購。 采購 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 集團(tuán)信息技術(shù)部匯總 IT 采購申請(qǐng)，工程管理處匯總基建工程的申請(qǐng)，集團(tuán)行政辦公室匯總其他采購申請(qǐng)。 ? 采購受理接口部門匯總?cè)藛T 匯總和整理集中 采購申請(qǐng)，編制采購匯總申請(qǐng)表，將采購申請(qǐng)匯總表報(bào)送集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處。 高 采購受理接口部門匯總?cè)藛T ? 采購中心商務(wù)管理處收到采購申請(qǐng)匯總表 ，核對(duì)采購計(jì)劃后，根據(jù)采購對(duì)象的類型，將采購申請(qǐng)分配給相應(yīng)專項(xiàng)采購處進(jìn) 行采購。 ? 各級(jí)公司根據(jù)分散采購申請(qǐng)，由相應(yīng)高 采購中心 商務(wù)管理處 執(zhí)行采購 9 采購匯總 8 采購申請(qǐng)匯總表 – 附件 固定資產(chǎn)流程手冊(cè) 討論稿 有待普華永道合伙人復(fù)核、修改 27 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 采購人員進(jìn)行采購。 ? 具體采購流程 參見采購管理手冊(cè) 。 驗(yàn)收 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 集團(tuán)采購管理中心（集中采購）或相應(yīng)采購人員（分散采購）根據(jù)采購申請(qǐng)的送貨指示指定供應(yīng)商將貨物直接送到申請(qǐng)公司。 ? 集中采購 ? 集團(tuán)采購管理中心應(yīng)提前 ______天將固定資產(chǎn)名稱、數(shù)量、及送貨日期等信息通知 區(qū)域固定資產(chǎn)管理員 。 ? 區(qū)域固定資產(chǎn)管理員提前 _____天 將送貨（包括調(diào)配轉(zhuǎn)移的固定資產(chǎn)）通知各公司固定資產(chǎn)保管員。 ? 分散采 購 ? 相關(guān)采購人員應(yīng)提前 ______天將固定資產(chǎn)名稱、數(shù)量、及送貨日期等信息通知 各級(jí)公司固定資產(chǎn)保管員。 ? 固定 資產(chǎn)保管員核對(duì)到貨通知與原采購申請(qǐng)書無誤后，通知使用部門 驗(yàn)收固定資產(chǎn)，對(duì)于電子設(shè)備、在建工程等專業(yè)性強(qiáng)的固定資產(chǎn)，由 IT 部高 各級(jí)公司 固定資產(chǎn)保管員 使用部門檢 驗(yàn)人員 檢驗(yàn)與收貨 10 固定資產(chǎn)流程手冊(cè) 討論稿 有待普華永道合伙人復(fù)核、修改 28 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 門、 工程人員或聘請(qǐng)外部專業(yè)人士 協(xié)助驗(yàn)收。 ? 固定資產(chǎn)保管員收到固定資產(chǎn)并安裝調(diào)試后，應(yīng)根據(jù)采購管理的要求，與固定資產(chǎn)使用部門人員及相關(guān)專業(yè)人員對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行檢驗(yàn)（包括在建工程的 驗(yàn)收） ，固定資產(chǎn)保管員應(yīng)取得產(chǎn)品說明書、質(zhì)量合格證、保修卡等必要文件，產(chǎn)品說明書交給使用人，其他文件由固定 資產(chǎn)保管員保存。 ? 驗(yàn)收合格，固定資產(chǎn)保管員出具 采購檢驗(yàn)單 并與使用部門及其他參與檢驗(yàn)的人員共同簽字。 檢驗(yàn)單一式五聯(lián) ? 采購部門一聯(lián) ? 固定資產(chǎn)保管員一聯(lián) ? 財(cái)務(wù)中心一聯(lián) ? 使用部門一聯(lián) ? 固定資產(chǎn)管理一聯(lián)。 ? 固定資產(chǎn)在領(lǐng)用前由固定資產(chǎn)保管員保管，如果固定資產(chǎn)在領(lǐng)用前需要專業(yè)部門的技術(shù)支持（如電腦），則由專業(yè)部門暫時(shí)保管，但分發(fā)和領(lǐng)用，必須由固定資產(chǎn)保管員參與、管理和記錄。 ? 使用部門使用 人 填制固定資產(chǎn)領(lǐng)用單，填 寫固定資產(chǎn)名稱、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息，向固定資產(chǎn)保管員領(lǐng)用固定資產(chǎn)。 資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)單一式四聯(lián)，分別為： ? 固定資產(chǎn)保管員一聯(lián) ? 財(cái)務(wù)中心一聯(lián) ? 使用部門一聯(lián) ? 固定資產(chǎn)管理一聯(lián) ? 固定資產(chǎn)保管員復(fù)核領(lǐng)用申請(qǐng)單，確中 各級(jí)公司 使用部門 固定資產(chǎn)保管員 領(lǐng)用 11 固定資產(chǎn)流程手冊(cè) 討論稿 有待普華永道合伙人復(fù)核、修改 29 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 認(rèn)該申請(qǐng)?zhí)顚懻_，領(lǐng)用部門與采購申請(qǐng)部門一致后，將固定資產(chǎn)發(fā)給領(lǐng)用人。 ? 固定資產(chǎn)保管員將固定資產(chǎn)采購調(diào)撥單、檢驗(yàn)單和領(lǐng)用單固定資產(chǎn)管理聯(lián)發(fā)送區(qū)域固定資產(chǎn)管理員，將財(cái)務(wù)中心聯(lián)和采購聯(lián)發(fā)送給采購部門。（集中采購固定資產(chǎn)檢驗(yàn)單上報(bào)集團(tuán)采購中心，非集中采購固定資產(chǎn)檢驗(yàn)單上報(bào)區(qū)域采購協(xié)調(diào)員） 記錄與管理 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 區(qū)域固定資產(chǎn)管理員 根據(jù)固定資產(chǎn)認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行歸類，根據(jù)固定資產(chǎn)采購檢驗(yàn)單， 領(lǐng)用單等信息登記固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的 固定資產(chǎn)明細(xì)帳 ，登記采購訂單號(hào)、送貨單編號(hào)、名稱、型號(hào)、類別、用途、成套設(shè)備信息、歸屬使用部門、使用人、放置位置等信息。 （信息填入后系統(tǒng)自動(dòng)生成四維的固定資產(chǎn)編號(hào)） ? 各級(jí)公司固定資產(chǎn)保管員根據(jù)系統(tǒng)生成的固定資產(chǎn)編號(hào)制作 固定資產(chǎn)標(biāo)簽 ，標(biāo)簽上除列示固定資產(chǎn)編號(hào)外，還應(yīng)記錄與明細(xì)帳相同的完整信息。固定資 產(chǎn)保管員將固定資產(chǎn)標(biāo)簽貼在對(duì)應(yīng)的固定資產(chǎn)上，以供識(shí)別。 ? 固定資產(chǎn)管理員將系統(tǒng)生成的固定資產(chǎn)編號(hào)填入調(diào)撥單、檢驗(yàn)單和領(lǐng)用單，將檢驗(yàn)入庫單和領(lǐng)用單固定資產(chǎn)中 區(qū)域固定資產(chǎn)管理員 登記明細(xì)帳 12 固定資產(chǎn)流程手冊(cè)