【正文】 些靈活規(guī)定，包括：　　，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機(jī)條件的限制，可采用計算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法；如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出?！　　醇净虬茨甏蛴?；發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印?！　。偡诸愘~可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代?！　?、賬簿清晰的條件下，計算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少?！　?、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。　　、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。　　，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿后，原則上應(yīng)由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。　　，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借?！　。龅酵咨票９?、存放有序、查找方便?！　　　∷?、電算化會計檔案的基本要求　　、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點，最好放在兩個不同的建筑物內(nèi)?！　。ㄆ谶M(jìn)行檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4oC－50oC，相對濕度8%－83%，磁場強(qiáng)度50奧斯特。　　，會計檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。　　，包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機(jī)設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。　　，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認(rèn)真檢查病毒，防止感染病毒?！　　⒋疟P、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案?！　?，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進(jìn)行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。　　、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)具備出納人員簽名和蓋章等?！　。瑧?yīng)該進(jìn)行檢查糾正，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)報告本單位領(lǐng)導(dǎo)或財政、審計機(jī)關(guān)嚴(yán)肅處理。會計檔案應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)?！　∧M練習(xí)　　【例題1判斷題】會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。（　）　　[答疑編號4021030201]　　答案：√　　【例題2判斷題】會計核算軟件中采用的各級會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。（?。　答疑編號4021030202]　　答案：　　【例題3單選題】下列職責(zé)中，（?。徫皇遣幌嗳萋氊?zé)?！　　　　　　　　　　答疑編號4021030203]　　答案：C　　【例題4單選題】操作人員要嚴(yán)格遵守計算機(jī)的操作程序，并遵循（　）的要求。　　　　　　　　 　　　　　[答疑編號4021030204]　　答案：C　　【例題5多選題】會計電算化崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計算機(jī)以及會計核算軟件的工作崗位。大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可以考慮設(shè)立如下崗位（ ）?！　　　　　　　　　　　　　　　　　　　答疑編號4021030205]　　答案：ABCD　　【例題6多選題】電算化系統(tǒng)中恢復(fù)功能是系統(tǒng)非常重要的基本功能，進(jìn)行這一工作時應(yīng)當(dāng)（?。！　　　　　　?　　　　 　　　　　[答疑編號4021030206]　　答案：BCD第四章　會計軟件操作第一節(jié)　電算化會計核算基本流程　　本節(jié)要點　　手工會計核算流程　　電算化會計賬務(wù)處理流程　　電算化會計核算流程與手工會計核算流程的區(qū)別　　主要內(nèi)容　　一、手工會計核算流程　?。ㄒ唬┦止嫼怂阈问健　　　　　?，根據(jù)科目匯總表登記總賬（最常用的形式）　?。ǘ┦止嫼怂懔鞒痰娜毕荨　　　　　　　　　《?、電算化會計賬務(wù)處理流程　?。ㄒ唬┤粘Ｙ~務(wù)處理　　　　　　　　　　（二）電算化會計報表處理流程　　　　　　　　三、電算化會計核算流程與手工會計核算流程的區(qū)別　　　　　　　　　　第二節(jié)　電算化會計賬務(wù)處理流程 　　下面以用友暢捷通T3軟件為例，對財務(wù)軟件處理流程進(jìn)行系統(tǒng)講解?！　∮糜褧辰萃═3軟件是用友軟件股份有限公司的全資子公司暢捷通軟件有限公司面向中小型企業(yè)信息化需求設(shè)計的管理系統(tǒng)。該軟件以客戶為核心，集產(chǎn)、供、銷、財一體解決方案，突出了對關(guān)鍵流程的控制，實現(xiàn)了對主要業(yè)務(wù)過程的全面管理，其智能化管控平臺支持立體綜合統(tǒng)計分析，使企業(yè)能夠更快應(yīng)對市場變化、更強(qiáng)管控關(guān)鍵流程、更全洞察運營全貌，為企業(yè)科學(xué)決策提供依據(jù)。此外，其易學(xué)易用的流程化設(shè)計，方便安裝的特性，便于廣大院校、個人用戶學(xué)習(xí)使用?！　　　∫?、總體框架　　（一）總體結(jié)構(gòu)　　T3由總賬管理、往來管理、現(xiàn)金管理、項目管理、財務(wù)報表、工資管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)分析、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算等主要部分組成，本套會計電算化教材所涉及到的模塊為總賬、財務(wù)報表、工資、應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)系統(tǒng)。　?。ǘ┢髽I(yè)賬套建立及系統(tǒng)啟用基本操作　　　　企業(yè)建賬的工作流程如圖所示。為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)?，用來引?dǎo)用戶的建賬過程?！　　　　　《?、系統(tǒng)管理操作　?。ㄒ唬┫到y(tǒng)管理使用者　　鑒于系統(tǒng)管理模塊在整個會計信息系統(tǒng)中的地位和重要性，因此，對系統(tǒng)管理模塊的使用系統(tǒng)予以嚴(yán)格控制。系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員（admin）的身份，二是以賬套主管的身份。　　　　系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個應(yīng)用系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出（恢復(fù)和備份），設(shè)置操作員和權(quán)限，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程，清除異常任務(wù)等?！　∠到y(tǒng)管理員是系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員，他要對系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和運行安全負(fù)責(zé)。通用會計信息系統(tǒng)中一般預(yù)置默認(rèn)的系統(tǒng)管理員及口令，企業(yè)在正確安裝應(yīng)用系統(tǒng)后，應(yīng)該及時更改系統(tǒng)管理員的密碼，以保障系統(tǒng)的安全性?！　　　≠~套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所管理的賬套進(jìn)行修改、對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。　?。ǘ﹩优c注冊系統(tǒng)管理　　例41：　　以系統(tǒng)管理員（admin）的身份啟動并注冊系統(tǒng)管理?！　〔僮餮菔荆骸　]　　（三）增加操作員　　操作員是指有權(quán)登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員。每次注冊或登錄系統(tǒng)，都要進(jìn)行操作員身份的合法性檢查。操作員及權(quán)限管理提供了按照預(yù)先設(shè)定的崗位分工進(jìn)行授權(quán)、分權(quán)功能，只有進(jìn)行嚴(yán)格的操作分工和權(quán)限控制，才可能一方面避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員對系統(tǒng)的操作，另一方面對系統(tǒng)所含的各個子產(chǎn)品的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密?！　≈挥邢到y(tǒng)管理員有權(quán)限增加操作員。增加系統(tǒng)操作員時，必須明確以下關(guān)于操作員的特征信息：編號、姓名、口令和所屬部門?！　±?2：編 號姓 名口 令所屬部門81陳力1財務(wù)部82李南2財務(wù)部83劉陽3財務(wù)部　　操作演示：　　[]　　（四）建立賬套　　建立賬套是企業(yè)應(yīng)用會計信息系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)，其中涉及很多與日后核算相關(guān)的內(nèi)容。為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)?，用來引?dǎo)用戶的建賬過程。建立企業(yè)賬套時，需要向系統(tǒng)提供以下表征企業(yè)特征的信息，歸類如下：　?。?）賬套基本信息：包括賬套號、賬套名稱、賬套啟用日期及賬套路徑?！　。═3下最多999套）　　由于在一個會計信息系統(tǒng)中，可以建立多個企業(yè)賬套，因此必須設(shè)置賬套號作為區(qū)分不同賬套數(shù)據(jù)的唯一標(biāo)識?！　≠~套名稱一般用來描述賬套的基本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該賬套的用途命名。賬套號與賬套名稱是一一對應(yīng)的關(guān)系，共同來代表特定的核算賬套。　　賬套路徑用來指明賬套在計算機(jī)系統(tǒng)中的存放位置，為方便用戶，應(yīng)用系統(tǒng)中一般預(yù)設(shè)一個存儲位置，稱其為默認(rèn)路徑，但允許用戶更改?！　≠~套啟用日期用于規(guī)定該企業(yè)用計算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的起點，一般要指定年、月。啟用日期在第一次初始設(shè)置時設(shè)定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時，一般還要設(shè)置企業(yè)的會計期間，即確認(rèn)會計月份的起始日期和結(jié)賬日期?！　。?）核算單位基本信息：包括企業(yè)名稱、簡稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等?！　≡谝陨细黜椥畔⒅?，單位全稱是必須項，因為發(fā)票打印時要使用企業(yè)全稱，其余情況全部使用企業(yè)的簡稱?！　。?）賬套核算信息：包括記賬本位幣、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、賬套主管、編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)精度等?！　∮涃~本位幣是企業(yè)必須明確指定的，通常系統(tǒng)默認(rèn)為人民幣，很多軟件也提供以某種外幣作為記賬本位幣的功能。為了滿足多幣種核算的要求，系統(tǒng)都提供設(shè)置外幣及匯率的功能?！　∑髽I(yè)類型是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務(wù)類型的必要信息，選擇不同的企業(yè)類型，系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理范圍上有所不同。　　行業(yè)性質(zhì)表明企業(yè)所執(zhí)行的會計制度。行業(yè)性質(zhì)的選擇將決定企業(yè)用到的一級會計科目。企業(yè)從方便使用出發(fā)，系統(tǒng)一般內(nèi)置不同行業(yè)的一級科目和部分常用二級科目供用戶選擇使用，在此基礎(chǔ)上，用戶可以根據(jù)本單位的實際需要增設(shè)或修改必要的明細(xì)核算科目?！　【幋a方案，又叫編碼規(guī)則，是對企業(yè)關(guān)鍵核算對象進(jìn)行分類級次及各級編碼長度的指定，以便于用戶進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計和管理。編碼方案設(shè)置包括級次和級長的設(shè)定。級次是指編碼共分幾級，級長是指每級編碼的位數(shù)?？稍O(shè)置編碼方案的內(nèi)容一般包括科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應(yīng)商分類編碼、部門編碼和結(jié)算方式編碼等。編碼方案的設(shè)置取決于核算單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度、核算與統(tǒng)計要求。　　以會計科目編碼為例，如果在確定編碼方案時，設(shè)置會計科目編碼規(guī)則為422，意味著企業(yè)會計科目編碼共分四級，一級會計科目為4位，二級會計科目為2位，三級會計科目編碼也為2位。那么在建立會計科目時，就需要遵從以上設(shè)置原則，如銀行存款各級科目編碼示意如下：　　科目名稱：銀行存款中行人民幣　　科目級次： 一級 二級 三級　　科目編碼： 1002 01 01　　編碼規(guī)則： 422　　數(shù)據(jù)精度：是指定義數(shù)據(jù)的保留小數(shù)位數(shù)。在會計核算過程中，由于各企業(yè)對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，有必要明確定義主要數(shù)量、金額的小數(shù)保留位數(shù)，以保證數(shù)據(jù)處理的一致性?！　±?3：　?。?）賬套信息　　賬套號：888；賬套名稱：北京新瑞科技有限公司；采用默認(rèn)賬套路徑；啟用會計期：2011年1月；會計期間設(shè)置：1月1日至12月31日?！　。?）單位信息　　單位名稱：北京新瑞科技有限公司；單位簡稱：新瑞科技?！　。?）核算類型　　該企業(yè)的記賬本位幣為人民幣（RMB）；企業(yè)類型為工業(yè)；行業(yè)性質(zhì)為2007年新會計準(zhǔn)則；賬套主管為陳力；按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目。　?。?）基礎(chǔ)信息　　該企業(yè)有外幣核算，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理時，需要對存貨、客戶、供應(yīng)商進(jìn)行分類?！　。?）分類編碼方案　　科目編碼級次：4222　　其他：默認(rèn)　?。?） 數(shù)據(jù)精度　　該企業(yè)對存貨數(shù)量、單價小數(shù)位定為2?！　。?）系統(tǒng)啟用　　“總賬”模塊的啟用日期為“2011年1月1日”?！　〔僮餮菔荆骸　]　　（五）權(quán)限分配　　根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制的要求，系統(tǒng)操作員要有嚴(yán)格的崗位分工，不能越權(quán)操作。權(quán)限設(shè)置就是對允許登錄系統(tǒng)的操作員規(guī)定操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作的行為發(fā)生?！　∠到y(tǒng)管理員和賬套主管，兩者都有權(quán)設(shè)置操作員的權(quán)限。所不同的是，系統(tǒng)管理員可以指定或取消某一操作員為一個賬套的主管，也可以對系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作員進(jìn)行授權(quán)；而賬套主管的權(quán)限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內(nèi)，賬套主管默認(rèn)擁有全部操作權(quán)限，可以針對本賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置?！　≠~套主管自動擁有所在模塊的所有操作權(quán)限。　　例44：　?。?）陳力賬套主管　　負(fù)責(zé)財務(wù)軟件運行環(huán)境的建立，以及各項初始設(shè)置工作；負(fù)責(zé)財務(wù)軟件的日常運行管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行；負(fù)責(zé)總賬系統(tǒng)的憑證審核、記賬、賬簿查詢、月末結(jié)賬工作；負(fù)責(zé)報表管理及其財務(wù)分析工作?！　【哂邢到y(tǒng)所有模塊的全部權(quán)限?！　。?）李南—出納　　負(fù)責(zé)現(xiàn)金、銀行賬管理工作?！　【哂小翱傎~出納簽字”權(quán)限，具有“現(xiàn)金管理”的全部操作權(quán)限?！　。?）劉陽—會計　　負(fù)責(zé)總賬系統(tǒng)的憑證管理工作、客戶往來和供應(yīng)商往來管理工作及報表管理工作?！　【哂小翱傎~”、“往來”、“財務(wù)報表”的全部權(quán)限?！　〔僮餮菔荆骸　]　　　　三、總賬系統(tǒng)基本操作　?。ㄒ唬┎僮髁鞒獭　】傎~系統(tǒng)的基本操作流程?！　　　。ǘ┫到y(tǒng)初始化　　設(shè)置選項?！　∈状螁⒂靡粋€新建賬套的賬務(wù)處理子系統(tǒng)或啟用一個賬務(wù)處理子系統(tǒng)之后，都可以對賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能作進(jìn)一步的設(shè)置。這些設(shè)置對后面的操作將產(chǎn)生影響，因此在設(shè)置時要小心，考慮周全。　　　?。?）制單控制：在填制憑證時，系統(tǒng)所能夠進(jìn)行的控制?！　　裰茊涡驎r控制：制單時，憑證編號必須按日期順序排列。　　●資金及往來赤字控制：制單時，當(dāng)現(xiàn)金、銀行科目的最新余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)時，系統(tǒng)將予以提示。　　●可以使用其他系統(tǒng)受控科目：若某科目為其他系統(tǒng)的受控科目（如：客戶往來科目為應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目），一般說來，為了防止重復(fù)制單，應(yīng)只允許其受控系統(tǒng)來使用該科目進(jìn)行制單，賬務(wù)處理子系統(tǒng)是不能使用此科目進(jìn)行制單的，但如果用戶希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應(yīng)選擇此項?！　　裨试S修改他人填