電子文歸檔與管理ppt課件-資料下載頁
2025-01-10 02:26本頁面
【正文】 – 歸檔電子文件的存儲光盤盒上應貼有標簽。標簽上應注明 全宗號、年度、載體順序號、數據量、密級、保管期限、存入日期、運行環(huán)境、套別等。 光盤標簽填寫實例 ? 文書 ? 基建 光盤標簽填寫實例 光盤封面 光盤封底 光盤標簽填寫實例 光盤盤面 盒內標簽 歸檔電子文件的質量標準 ? 歸檔電子文件齊全完整 ? 歸檔電子文件真實有效 ? 歸檔電子文件格式規(guī)范 ? 電子文件歸檔范圍準確 ? 電子文件分類合理 ? 電子文件排列有序 ? 電子文件編號科學 ? 電子文件著錄項目完整準確 ? 建立電子文件機讀目錄 第四部分 歸檔電子文件的保管與利用 影響歸檔電子文件安全 保管的因素 人為錯誤 自然災害 火災 失盜與人為破壞 計算機病毒 系統因素 歸檔電子文件的保管要求 歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件： 歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 單片載體應裝盒，豎立存放，避免擠壓。 存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 環(huán)境溫度： 17176。 C～ 20176。 C； 相對濕度： 35% ～ 45%。 歸檔電子文件的保管要求 每年檢查一次電子文件讀取、處理設備更新情況，并進行登記。 對磁性載體每 2年、光盤每滿 4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現問題應及時采取恢復措施。 對磁性載體上的歸檔電子文件，應每 4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于 4年。 57 GB/ T 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 隨著系統設 備更新或系統擴 充，應及時對歸檔 電子文件進行 遷移 操作，并填寫 《 歸 檔電子文件遷移登 記表 》 歸檔電子文件遷移登記表 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 單 位（蓋章） 年 月 日 源系統設備情況 硬件系統： 系統軟件： 應用軟件： 存儲載體： 目標系統設備情況 硬件系統： 系統軟件： 應用軟件： 存儲載體： 被遷移歸檔電子文件情況 記錄數： 字節(jié)數： 遷移時間： 操作者： 將源系統中的電子 文件向目的系統進行轉 移存儲的方法與過程 歸檔電子文件的利用 一、主要方法 直接利用 提供復制件 采用通信傳輸手段利用 二、管理工作 審查使用權限 管理及回收供利用的復制件 利用中的安全管理 電子文件利用格式 ? 以文本方式 txt、 xml、 rtf文件格式提供利用 – 電子文件信息量大，容量小，檢索快，可進行全文檢索，適合于信息內容利用的需求 ? 以圖像方式 tif、 jpg等文件格式提供利用 – 可以保證電子文件與相應的紙質文件內容及其表現形式一致，但圖像中文字信息利用需要使用 OCR軟件來識別 ? 以版式文件 pdf、 ceb文件格式提供利用 – 可以保證電子文件與相應的紙質文件內容及其表現形式一致，文件中的文字信息可以進行檢索、利用 歸檔電子文件的利用要求 一、歸檔電子文件的封存載體不應外借，未經批準任何單位或人員不允許擅自復制 歸檔電子文件的利用要求 二、利用時應使用拷貝件 原 件 歸檔電子文件的利用要求 三、利用時應遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。 絕密 機密 秘密
公司管理相關推薦
鄂ICP備17016276號-1