【正文】 料例工程維護物料，建立安全庫存水平，當(dāng)實際庫存低於指定某特別水平，會自動提出申請，再進調(diào)撥或采購需求。 ? ABC庫存水平 ? 按材料的重要性劃分為 ABC類， A類為非常重要和貴重要經(jīng)常盤點 (每月、周 )，B類為重要和要定期盤點 (每季、半年 )， C類為不重要物料，可能在年結(jié)時才進行抽點。 ? 呆壞料撥備 ? 按不同類型的庫存物料制定呆壞料制度，規(guī)范在什么情況下 (例如：超過五年不使用 )，可以將有關(guān)物料報廢，以節(jié)省倉庫管理成本。 50 采購和應(yīng)付管理 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 認可供應(yīng)商 ? 按不同的采購類型 (例如：交換機、鐵塔、電源設(shè)備 )，由省 (市協(xié)作 )建立認可供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，采購時只可以由該名單中挑選 (除非是零星采購以費用報銷形式采購 )。但要定期回顧各認可供應(yīng)商的表現(xiàn)進行增刪。 ? 供應(yīng)商發(fā)票處理 ? 建議由各省、市、縣財務(wù)部負責(zé)應(yīng)付的員工作歸口部門，收取供應(yīng)商發(fā)票和進行三維匹配 (采購單、入庫單、發(fā)票 )，出現(xiàn)問題的時候，聯(lián)絡(luò)有關(guān)部門要求協(xié)助和解釋差異。避免由采購或收貨部門自行配對，以加強監(jiān)控。 ? 付款計劃 (交司庫審批和預(yù)備資金 ) ? 省、市、縣定期編制付款計劃 (建議為每周，但中期可能先以每月編制 )，以預(yù)測公司的資金需求和作出調(diào)動。 51 預(yù)算管理 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 年度部門預(yù)算 ? 各部門制定自己的費用預(yù)算，經(jīng)審批後，日後在進行零星采購時 (例如：小於1,000元 )只要不超支和向指定供應(yīng)商購買，并由部門經(jīng)理審批後，便可以付款。簡化審批過程。 ? 每月實際和預(yù)算差異分析 ? 各省財務(wù)部財務(wù)管理室和市、縣公司財務(wù)部，每月進行實際和預(yù)算差異分析 (包括財務(wù)數(shù)據(jù)和關(guān)重點 (現(xiàn)時是季度或半年度 )，呈交報告 (包括差異解釋 )供管理層回顧。 ? 滾動預(yù)測 ? 滾動預(yù)測為國外機構(gòu)的最佳實踐，其優(yōu)點是除預(yù)算金額外，同時按每月實際發(fā)生的金額進行預(yù)測，令管理層可估計到本年的預(yù)算是否可以達到，現(xiàn)時建議ZMCC進行。但考慮到要實施此部份需要較長的時間，最少要在會計核算和預(yù)算監(jiān)控兩部份做好後才能實施，因此不會在本年度進行，會另外計劃。 52 財務(wù)管理報表擬制 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 中央會計科目管理 ? 為方便系統(tǒng)管理報表的生成，建議設(shè)立最少為直屬省、市、縣統(tǒng)一的會計科目表和會計科目使用說明書 (目標(biāo)為三省統(tǒng)一 )。所有省內(nèi)對會計科目表的系統(tǒng)修改，最後由統(tǒng)一的部門進行 (建議為省財務(wù)部會計核算室 )，而具體審批和編寫會計科目使用說明書由省會計核算室統(tǒng)籌。 ? 匯率調(diào)整 ? 為方便日後財務(wù)和管理報表的生成，集團內(nèi)各公司，包括母公司和省、市、縣公司所采納的匯率表應(yīng)該統(tǒng)一，建議由單一歸口部門訂立 (最理想由香港總公司財務(wù)部或其委任的省財務(wù)部 )中央發(fā)布，并訂立制度規(guī)范幾時進行輸入。 ? 另現(xiàn)時三省并非每月對外幣交易進行月末匯率調(diào)整，建議確立每月月末進行外幣交易匯率調(diào)整的制度。 53 財務(wù)管理報表擬制 (續(xù) ) 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 審批電子化 ? 系統(tǒng)提供線上審批功能，很多交易的原始憑證可以掃描後上載系統(tǒng)，不一定需要紙面文檔傳遞。其優(yōu)點是可以減少因紙面文檔的傳遞而拖慢交易處理時間，但由於變更太大和需要辦公室自動化的配合，因此不一定可以於本年度實施。 ? 明細帳總帳過帳周期 ? 在系統(tǒng)實施後會出現(xiàn)系統(tǒng)明細帳和總帳觀念，除每月系統(tǒng)關(guān)帳外，明細帳的交易可以定期送往總帳進行過帳，使總帳能反映更即時的數(shù)據(jù)。但由於現(xiàn)時系統(tǒng)沒有此概念，因此要訂立制度規(guī)范由明細帳送交易往總帳的頻率。 ? 除固定資產(chǎn)因要計算折舊，要在每月月底才進行明細帳過帳之外，其他明細帳(如：應(yīng)收、應(yīng)付、庫存 )參考國外最佳實踐的做法，應(yīng)為每星期一次，而過帳時只會以匯總方式進行，當(dāng)日後要查找明細資料時應(yīng)該在明細帳查尋。 54 財務(wù)管理報表擬制 (續(xù) ) 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 結(jié)帳周轉(zhuǎn)期 ? 現(xiàn)時各省、市、縣公司的月度結(jié)帳日期不一致，提交財務(wù)和管理報表 (公司級和的時間不一致，在將來系統(tǒng)實施時要進行統(tǒng)一。建議規(guī)范各省、市、縣每月提交財務(wù)和管理報表，同時確立結(jié)帳日期。 ? 例如： ? 月末截數(shù) (Cutoff)； ? 月末后第二天早上由省財務(wù)部會計信息室更新月末匯率； ? 月末后第三工作天，完成期內(nèi)所有交易和系統(tǒng)關(guān)帳； ? 月末后第五工作天，完成公司級財務(wù)和管理報表； ? 月末后第七工作天，完成市級合并報表； ? 月末后第九工作天，完成省級合并報表。 ? 月末后第十一工作天，完成集團合并報表生成。 ? 由於具體完成周期可以成為員工的續(xù)效指標(biāo)，因此要由 ZMCC內(nèi)部制定具體日期。但可以以年歷表形式發(fā)給各財務(wù)員工。 55 財務(wù)管理報表擬制 (續(xù) ) 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 結(jié)帳周轉(zhuǎn)期 ? 制定公司年度時間表 56 設(shè)置審批權(quán)限制度 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 制定各類 業(yè)務(wù)在 省、市、縣 的 分層審批制度 。包括： ? 采購管理 ? 供應(yīng)商篩選，特別是網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備和金額較大的配套設(shè)施。要特別留意不可以只由日後負責(zé)進行采購審批的部門進行評審，一般應(yīng)以委員會形式進行； ? 申購、采購：按業(yè)務(wù)類型劃分； ? 采購和合同審批：另外要設(shè)立供應(yīng)商投訴制度，當(dāng)供應(yīng)商作出投訴時，委任獨立第三者 (如：審計部或財務(wù)部 )進行調(diào)查。 ? 應(yīng)付管理 ? 按不同類型的采購和付款方法，制定各省、市、縣公司付款金額上限。 (例如：網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備采購付款必須經(jīng)省財務(wù)部總經(jīng)理審批才會付款。 57 設(shè)置審批權(quán)限制度 例子 采購單和合同審批 配合性變動及待決事項 制度變動 ? 類型：網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)施 ? 負責(zé)部門：中央采購部 (聯(lián)同相關(guān)專業(yè)部門，如工程建設(shè)部 )匯審 ? 原則：將金額較小的采購審批權(quán)限下放到經(jīng)理，但需要向指定供應(yīng)商采買 ，而較高的則以委員會形式審批。 ? 省公司 ? 部門經(jīng)理； 1,000 ? 部門總經(jīng)理； 1,001 1,000,000 ? 省采購委員會 1,000,000100,000,000 ? 香港總公司董事會 100,000,000 ? 市公司 (包括： XXX縣、 YYY縣 ) ? 部門經(jīng)理； 1,000 ? 部門總經(jīng)理； 1,001 500,000 ? 公司總經(jīng)理： 500,001 1,000,000 ? 由直屬省公司審批 1,000,000 ? 縣級公司 ? 部門經(jīng)理 =1,000 ? 公司總經(jīng)理： 1,001 100,000 ? 由直屬市公司審批 1,000,000 例子 58 總結(jié) 未來流程文檔和各待決事項反饋最終日期： 01/11/1999 聯(lián)系人： 未來流程優(yōu)化項目第一階段完成日期： 5/11/99