【正文】 檔人員負(fù)二責(zé)處理。 (三 )調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。 □ 機(jī)密文件 第四十九條 范圍 (一 )生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計圖：具有專利性與獨特性之機(jī)械設(shè)計圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。 (二 ) 技術(shù)性的資料：獨特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習(xí)報告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。 (三 ) 業(yè)務(wù)性之資料：銷售 成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。 (四 )其他經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。 第五十條 保管部門 (一 )外來機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng) (副 )理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。 (二 )屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。 (三 )總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性 質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。 (四 )各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。 第五十一條 外來機(jī)密文件處理 (一 )外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。 (二 )若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應(yīng)以影本為之，原 文件由保管人員妥藏。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以 文件傳遞記錄卡 注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后， 文件傳遞記錄卡 由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當(dāng)日下班 (或完工 )時主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于 文件傳遞記錄卡 填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)與密件一并歸檔。 (四 )密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。 第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理 (一 )隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門的工作人員于承辦 特定項目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。 (二 )前款各項機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的 工作計劃表 寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 第五十三條 經(jīng)辦方式 (一 )經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。 (二 )經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。 (三 )經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時， 應(yīng)呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長 )核準(zhǔn)后為的。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。 第五十四條 歸檔 (一 )外來機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)及 文件傳遞記錄卡 送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入 機(jī)密文件保管備查簿 ，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。 (二 )內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存 期限等填入 機(jī)密文件送件單 ，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后， 機(jī)密文件送件單 退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入 機(jī)密文件保管備查簿 。 第五十五條 檔案整理 (一 )保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更 機(jī)密文件增列表 呈總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具 機(jī)密文件銷毀表 呈報總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 (二 )保管人員應(yīng)于每月底查對 機(jī)密文件增列表 及 出國計劃書 或 工作計劃表 ，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。 (三 )機(jī)密文件應(yīng)單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。 第五十六條 調(diào)卷 (一 )各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具 調(diào)卷單 注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之 調(diào)卷單 ，應(yīng)即開立 文件傳遞記錄卡 一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后， 文件傳遞記錄卡 由保管人員留存。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于 文件傳遞記 錄卡 并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。 第五十七條 副本 機(jī)密文件需影、復(fù)印時，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長以上主管 )核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于 機(jī)密文件保管備查簿 ；副本 (含復(fù)印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 第五十八條 文件管理 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (一 )拆散原案顯有弊端者。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。 (四 )調(diào)卷 逾期拒不歸還而不申述理由者。 (五 )擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。 (六 )文件分辦傳遞時，未以 文件傳遞記錄卡 記載或未于分辦當(dāng)日下班 (或完工 )時收回 (繳回 )妥藏者。 □ 附則 第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計 (一 )各收發(fā)人員根據(jù) 收 (發(fā) )文登記單 第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián) (發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具 文件處理統(tǒng)計表 一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的 文件處理統(tǒng)計表 應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 (二 )處理日數(shù)計算標(biāo)準(zhǔn) ：自總收 文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實際處理日數(shù)。 ：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。 第六十條 文書用紙 (一 )對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 (二 )關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以 業(yè)務(wù)接洽便函 為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (三 )電報以電報專用紙。 (四 )簽呈以簽呈專用紙。 第六十一條 文件處理之稽查 各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng) 即通知經(jīng)辦部門主管處理之。 第六十二條 實施與修改 本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實施，修改