【導(dǎo)讀】有B/S和C/S兩種訪問方式的集團(tuán)級圖文檔管理產(chǎn)品。

　　

【正文】 每個用戶設(shè)置權(quán)限，只需將用戶指向角色，大大選擇的導(dǎo)入項目要和 EXCEL文件一致。 右移選擇導(dǎo)入字段，一般建議全部選擇。 文件路徑要核對一下，如果是保存 FTP 站點，則 前 綴 應(yīng) 有ftp。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 31 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 減輕了系統(tǒng)管理的工作量。 從【菜單】 \【系統(tǒng)】 \【角色管理】，打開“角色管理” 對話框 。 四、用戶管理 【定義】 每個登錄系統(tǒng)的員工都要分配給他一個用戶，用戶可通過“口令修改”工具修改自己的登錄密碼和郵箱配置等信息。 。 【操作說明】 從【菜單】 \【系統(tǒng)】 \【用戶管理】，打開“用戶管理” 對話框。 其中用戶名和角色是非常重要的兩個字段，不可填錯，用戶和實際名都不可重復(fù)。 角色操作文件的權(quán)限既可在文件分類中設(shè)置，也可的角色管理模塊中設(shè)置。 電子簽名下載路徑很重要，無此路徑，無法實現(xiàn)在線自動簽名。 郵件簽名在內(nèi)部郵件系統(tǒng)會用到，創(chuàng)建一個新郵件時首先自動調(diào)用簽名資料。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 32 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 【字段說明】 簽名下載路徑 ： 為可能會進(jìn)行電子簽名的用戶簽名文件做好，放到 WEB 目錄中，將其 URL 填寫到“簽名下載路徑”中，這樣，此用戶進(jìn)行簽名時，會自動從 WEB 上調(diào)用此簽名 。 職務(wù) /部門 ： 用戶的職務(wù)和部門，最好填上，因為在文件發(fā)送時要用到。 郵箱設(shè)置 ： 設(shè)置一個外網(wǎng)使用的郵箱 ， 用于業(yè)務(wù)郵件處理。 FTP 賬號和登錄賬號相同 ： 用戶和 FTP 賬號和此用戶在本系統(tǒng)的登錄賬號相同。 FTP 用戶名和密碼 ： 設(shè)置此用戶登錄 FTP 站點時的用戶名和密碼，如果不填，則用 FTP 公用賬號操作 FTP 站點。 五、 報表設(shè)計 【定義】 利用報表設(shè)計工具 ， 你可快速設(shè)計一個個性化報表或?qū)ΜF(xiàn)在報表進(jìn)行修改，以符合您的需要 。 【操作說明】 從 【 菜單 】 /【報表】 /【報表設(shè)計】，打開報表設(shè)計主界面： 報表設(shè)計完成后，在保存 之要定義其屬性，主要屬性如下： 報表編號： 必須是一個唯一的編號，為了直觀易記，本系統(tǒng)報表編號全都設(shè)計為中文。 報表樣式： 0卡片 (可選擇記錄 )/1列表 (可自定義條件 )/2卡片 (不可選擇記錄 )/3列表 (不可自定義條件 )。 報表存放路徑： 報表文件存放的具體路徑，如果存放于本系統(tǒng)程序目錄下，路徑可簡寫為“ amp。Appamp。\報表名”。 報表類別： 0天縱報表 /1特殊報表。 數(shù)據(jù)源： 此 報表主要數(shù)據(jù)表名稱。如果此報表從多個數(shù)據(jù)表取數(shù)據(jù)，此處填寫決定過濾條件的表名稱，如果為“一對多”表，取其主表。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 33 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 數(shù)據(jù)過濾條件： 若設(shè)置 了此項，則 打印時，按此條件過濾部分?jǐn)?shù)據(jù)列印出來。 舉例 單表卡片式（員工工作證） ―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 注解： []：表示求 tzHpersonal表 F26字段 的值，即職務(wù)。注意要 用“［］”將其括起來。 ―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 舉例 單表列表式（員工花名冊） ――――――――――――――――――――――――――――― ――――――――――――― 注解： =GROUPBY{F28,F26}amp。小計 ：表示對字段 F28,F26進(jìn)行分組，然后在此行進(jìn)行小計，“ amp?！焙蟮膬?nèi)容可自定義。 =COUNT([])：表示按字段 ID計算記錄條數(shù)，其中 COUNT是 函數(shù)， 在此得出每員工數(shù)量部門，最后一個合計得出公司員工總數(shù)。 運用公式、 函數(shù)、常量 時，前面要加上“ =”。 ―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 以上報表模板打印時得出的結(jié)果圖如下： 統(tǒng)計要掌握統(tǒng)計函數(shù)。關(guān)于常量、函數(shù)將在下一篇詳細(xì)介紹。 可以添加圖片，繪制復(fù)雜的樣式，其操作方法同操作 EXCEL。 直接將表名和字段名填上即可。注意要用“［］”將其括起來。 打印時選擇員工編號，即可打印其工作證了。 分組小計格式有點復(fù)雜，請看下面詳細(xì)注解。 直接將表名和字段名填上即可。注意要用“［］”將其括起來。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 34 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 舉例 一對 多表（員工履歷表） ―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――― 注解： =$TODAY：常量，表示系統(tǒng)當(dāng)天日期。 =$USERNAME：常量， 表示操作用戶姓名。 本報表由一個主表和三個子表組成，主表是 tzHpersonal，表示 “人事主檔”；子表tzHpersonalz tzHpersonalz tzHpersonalz4分別表示社會關(guān)系、教育情況、工作經(jīng)歷。 ――――――――――――――――――――――――――――――――――― ――――――― 無論是主表，還是子表，直接將表名和字段名填上即可。注意要用“［］”將其括起來。 報表自動感知數(shù)據(jù)類型，如果是圖片字段，則在單元格中顯示此圖片。如果是超鏈接，則出現(xiàn)超鏈接下劃線，點擊可打開 WEB頁。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 35 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 以上報表模板打印時得出的結(jié)果圖如下： 六、數(shù)據(jù)字典 【定義】 數(shù)據(jù)字典 對系統(tǒng)一些參數(shù)進(jìn)行設(shè)置 ， 用戶可根據(jù)自己企業(yè)實際情況進(jìn)行修改 。 【 操作說明】 從【菜單】 \【系統(tǒng)】 \【數(shù)據(jù)字典】，打開“數(shù)據(jù)字典” 對話框 。選擇相應(yīng)的項目，右側(cè)即顯示出些項目的參數(shù)，選擇參數(shù)，即可進(jìn)行修改、刪除等。 如果要創(chuàng)建一個編號規(guī)則中要用到的參數(shù)，可以在編號參數(shù)節(jié)點上點擊右鍵，從右鍵菜單中進(jìn)行添加、修改和刪除。 編輯參數(shù)之前要先選上此參數(shù)。 可以為此參數(shù)添加一些描述，說明此參數(shù)如何使用。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 36 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 七、日志 管理 【定義】 用戶對數(shù)據(jù)庫的主要操作均會記錄在案 ， 用以跟蹤數(shù)據(jù)庫動態(tài)，以確保數(shù)據(jù)安全 。 【 操作說明】 從【菜單】 \【系統(tǒng)】 \【日志管理】，打開“日志管理” 對話框， 在此界面可查看數(shù)據(jù)庫各表的操作情況，可通過表頭進(jìn)行過濾查詢或分組、排序查詢。 如果日志較多了，可以進(jìn)行清理，以釋放空間。 可以通過漏斗圖標(biāo)點開進(jìn)行數(shù)據(jù)過濾查詢操作日志，或通過查詢面板進(jìn)行查詢。 點擊“清理”按鈕會清空操作所有日志。也可導(dǎo)出日志，保存為 EXCEL文件。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 37 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: ==其其 他他 工工 具具 == 為了方便用戶操作及管理文件，我們提供了一組工具，主要包括： 文件收集工具、內(nèi)部郵箱系統(tǒng)、公告系統(tǒng)、短消息提醒系統(tǒng)、口令修改工具、個人選項 等 。 一、 文件收集工具 【定義】 公司發(fā)給您的文件可能有很多，但您認(rèn)為經(jīng)常會用到的可能只有其中的一部分，這時您可以將您認(rèn)為經(jīng)常會用到的 那部分收藏到自己的收藏夾中，這樣取用起來會方便得多 。 【 操作說明】 從【菜單】 \【工具】 \【文件收集工具】，打開“文件收集”向?qū)?， 此向?qū)Х謨刹綄l(fā)送你的文件進(jìn)行收集。 第一步：選擇要收集的文件 可選擇的文件是文件管理員發(fā)送給你的文件，選擇你覺得有收集必要的文件。 第二步：選擇收集的目標(biāo)收藏夾 你計劃將這些文件放到哪個收藏夾中，在此選擇。收藏夾及其層次你可在主界面“我的收藏”分類樹上點擊右鍵進(jìn)行自行定義。 將你覺得有收集必要的文件勾選上 。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 38 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 二、 內(nèi)部郵箱系統(tǒng) 【定義】 本工具用于員工之間溝通，文件處理過程中的通知消息也是通過本模塊 進(jìn)行自動發(fā)送的 。 【 操作說明】 從【菜單】 \【工具】 \【內(nèi)部郵件管理】，打開“內(nèi)部郵件管理”界面 ， 在此界面可查看當(dāng)前用戶的所有內(nèi)部郵件。 信件管理窗口可對信件進(jìn)行綜合管理，包括創(chuàng)建、修改、清理、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、查找等。可從菜單或工具欄中操作相應(yīng)功能。 信件發(fā)送模塊同一般郵件發(fā)送工具（如 OUTLOOK），不同處有：可靈活選擇通訊對象。點擊 “ 收件人 ” ，進(jìn)入通訊對象選擇窗口，可批量選擇對象，也可從地址庫中過濾出部分對象進(jìn)行選擇。當(dāng)信件數(shù)量過多時，可對信件進(jìn)行清理，可直接選擇網(wǎng)格數(shù)據(jù)，而后 “ 刪除 ” ；也可先設(shè)置清理條件 （清理 XX 日期前數(shù)據(jù)或只保存最近多少條數(shù)據(jù)）。 覺得的用的信件，可以分門別類地收藏起來，以便以后查看。 這個分類樹是自己定義的，你可在主界面“我的收藏”分類樹上點擊右鍵進(jìn)行自行定義。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 39 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 列表框左邊兩欄圖標(biāo)含義如下： 三、公告系統(tǒng) 開機(jī)時在系統(tǒng)主界面右下角會顯示公告列表，其中今天的公告會以紅色小旗圖標(biāo)標(biāo)識。如果您有公告編輯權(quán)，您可以在公告上點擊右鍵菜單進(jìn)行相應(yīng)操作。 收件箱中的信件點擊閱讀后自動進(jìn)入到已讀件中。 如果有附件，會有附件圖標(biāo)，這時可切換到附件標(biāo)簽中進(jìn)行查看。 如果此公告有一份具體的文件（如網(wǎng)頁），點擊“詳細(xì)內(nèi)容”可打開。 天縱圖文檔管理系統(tǒng)操作手冊 40 天縱科技 (軟件 )開發(fā)中心 TEL:07305240398 FAX:07305241006 EMAIL: 四、短消息提醒系統(tǒng) 【定義】 短消息提醒系統(tǒng)及時提醒您要急需辦理的工作任務(wù)。 【 操作說明】 開機(jī)時自動 打開“短消息提醒系統(tǒng)” ， 建議在工作過程中不