【正文】 ID051268 電話： 057188978340 88920225 88920226 FAX： 057188920227 Email: WebSite: Page 20 of 64 采購權限分配 系統(tǒng)以各分公司為單位，各分公司內(nèi)部又根據(jù)不同職位進行相應的權限分配。 采購人員的所屬部門，確定了采購人員僅能瀏覽所屬采購機構的采購目錄。 采購人員的所轄公司或部門，確定了采購人員所采購的協(xié)議價格，供哪些公司或部門執(zhí)行。 集團公司可對各分公司的采購執(zhí)行價格進行查看和監(jiān)督管理。 采購人員的所轄目錄，確定了采購人員所負責的協(xié)議采購的目錄，如采購員張三僅能采購塑料類物料，而對鋼材類物料沒有采購權限。 采購目錄分級 系統(tǒng)提供的采購目錄可以根據(jù)各分公司進行分類，對于每類物料還可以多級分類， 采購產(chǎn)品目錄導出 系統(tǒng)提供產(chǎn)品目錄導出功能。用戶可以在一個周期內(nèi)將產(chǎn)品的數(shù)據(jù)導出，數(shù)據(jù)導出后，系統(tǒng)自動做標記，并將導出的數(shù)據(jù)進行標識。此導出的數(shù)據(jù)包括產(chǎn)品編碼，供貨價格，供貨商，供貨日期等采購信息。此數(shù)據(jù)可以生成 Excel 表格。 華炬電子采購解決方案 資料編號 ZJCBID051268 電話： 057188978340 88920225 88920226 FAX： 057188920227 Email: WebSite: Page 21 of 64 如下圖所示： 物料編碼 物料名稱 報價單位 價格 供應商編號 供應商名稱 供貨日期 L211000059 側(cè)幫加強板 個 4107020214 信息產(chǎn)業(yè)部電子第二十二研究所 2021317 15:04:44 L211000057 左側(cè)幫加強板 元 /件 4107020213 新鄉(xiāng)市藍天電子科技有限公司 2021220 17:14:14 L211000058 右側(cè)幫加強板 元 /件 4107020213 新鄉(xiāng)市藍天電子科技有限公司 2021220 17:14:14 采購產(chǎn)品目錄導入 華炬 EPSⅡ系統(tǒng)可以提供標準的 XML 數(shù)據(jù)接口，以便此采購目錄的數(shù)據(jù)可以從現(xiàn)有系統(tǒng)如 erp 中導入。 下面的例子中，在 products的元素中包括了所有產(chǎn)品的信息，每個產(chǎn)品都由 product元素來描述，而 product元素中又嵌套了 name和 class元素。 products product name卡拉 OK 插座 /name classa1/class super_classa/super_class / product product name AV 音視頻插口 /name classa2/class super_classa/super_class 2. / product / products 供應商管理 供應商管理模塊中分為供應商注冊管理、供應商驗證管理、供應商開通管理、供應商資質(zhì)管理四個部分。 華炬電子采購解決方案 資料編號 ZJCBID051268 電話： 057188978340 88920225 88920226 FAX： 057188920227 Email: WebSite: Page 22 of 64 供應商注冊 供應商可以在采購系統(tǒng)中進行注冊，如實填寫相關的企業(yè)信息，以及提供的產(chǎn)品信息。 供應商填寫注冊信息后，系統(tǒng)會隨機分配一個賬號給供應商，供應商在注冊郵箱內(nèi)能夠收到激活郵件。當供應商按照郵 件的要求激活帳號后，即注冊成功。供應商郵件激活模式保證了用戶注冊至少有一種可認定的聯(lián)系方式。 華炬電子采購解決方案 資料編號 ZJCBID051268 電話： 057188978340 88920225 88920226 FAX： 057188920227 Email: WebSite: Page 23 of 64 供應商認證管理 一個新的供應商注冊并激活帳號后，系統(tǒng)會將此供應商的信息自動分發(fā)給各個分公司，具有相關驗證權限的人員可以在系統(tǒng)的供應商目錄中對供應商的信息進行驗證。 系統(tǒng)提供了靈活的注冊用戶驗證機制，管理員對供應商注冊信息校對驗證的流程及審批的人員可以任意添加、設定，當有任意一個驗證環(huán)節(jié)不通過，供應商均不能夠注冊成功，對于未經(jīng)驗證的供應商，各公司管理人員可以刪除或作為備用供應商管理。 供應商的啟 /停用管理 系統(tǒng)管理員可以在供應商目錄中對驗證通過的供應商進行啟用、停用、瀏覽、修改、刪除、列入黑名單的操作。管理員可以按照“啟用用戶”、“停用用戶”、“注冊中用戶”察看用戶的開通信息。只有啟用的用戶才能夠登錄采購系統(tǒng)。每次啟用停用供應商，系統(tǒng)會自動記錄操作記錄。 華炬電子采購解決方案 資料編號 ZJCBID051268 電話： 057188978340 88920225 88920226 FAX： 057188920227 Email: WebSite: Page 24 of 64 供貨資質(zhì)管理 供應商的投標資質(zhì)管理與采購目錄緊密關聯(lián)。采購員可以設定供應商的供貨資質(zhì)。即設定供應商可以為恒逸集團的那些公司進行供貨，供什么貨。在實際的招標、競價采購項目中，只有有供貨資質(zhì)的供應商，才會自動收到系統(tǒng)發(fā)布的采購信息。同時在項 目結(jié)束后，系統(tǒng)會將最后對于供應商的資信評估結(jié)果導入 erp 系統(tǒng)中。 供應商密碼鎖定 當供應商登錄系統(tǒng)時， 20 秒內(nèi)輸入三次密碼不正確，系統(tǒng)自動鎖定該用戶 1 分鐘。當用戶忘記了密碼，用戶輸入用戶名和電子郵箱地址，系統(tǒng)自動將密碼發(fā)送到用戶的郵箱中。 保證金的維護 系統(tǒng)可以設定專人進行投標保證金的維護。財務人員搜索到相關的供應商，點擊切換保證金狀態(tài)，即可完成投標保證金的確認工作。 華炬電子采購解決方案 資料編號 ZJCBID051268 電話： 057188978340 88920225 88920226 FAX： 057188920227 Email: WebSite: Page 25 of 64 供應商數(shù)據(jù)導出 對于新注冊的供應商，系統(tǒng)可以提供數(shù)據(jù)導出的功能。通過此功能，系統(tǒng)維護 人員可以將供應商數(shù)據(jù)導入到其他系統(tǒng)中，如： ERP 系統(tǒng)、 OA 系統(tǒng)等。如下表： 供應商考核 對于供應商的評分以供應商供貨類型進行各項考核，如下圖： 采購實施 招標采購 招標管理模塊基于工作流技術開發(fā)的采購系統(tǒng)。此采購系統(tǒng)內(nèi)置了很多招標的內(nèi)置節(jié)點，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上招標，網(wǎng)上投標，網(wǎng)上開標，網(wǎng)上定標等全過程。招標管理 的流程可以根據(jù)恒逸集團的要求進行設定，下面一個典型的企業(yè)招標采購流程為例，進行介紹。為了方便介紹，將招標分為以下六個階段，在項目的不同的階段，采購人員與供應商，具有不同的操作權限。 第一階段：編寫、發(fā)布招標文件、招標公告階段。 只有當一個采購項目的招標公告發(fā)布以后，具有該項目投標資質(zhì)的供應商登錄系統(tǒng)后，供應商在“項目管理”的列表中才能夠查閱到這個項目。發(fā)布公告時，系統(tǒng)會自動將相關信息，以郵件的形式發(fā)送到用戶在供應商注冊的聯(lián)系郵箱中；同時，給相關供應商的手機發(fā)送短信息。 第二階段：下載標書階段。 當一個項目發(fā) 布公告以后，供應商可以在網(wǎng)上下載標書。此階段中，業(yè)務人員會對相關的供應商編號 供應商名稱 供應商稅號 省 市 縣 公司地點 73217759D 江蘇常發(fā)制冷股份有限公司 江蘇 常州 禮加 地址：江蘇常州市禮加鎮(zhèn)建東村 73217759B 上海扎努西電氣公司 地址 華炬電子采購解決方案 資料編號 ZJCBID051268 電話： 057188978340 88920225 88920226 FAX： 057188920227 Email: WebSite: Page 26 of 64 請求進行澄清，同時可以發(fā)布招標補充公告或招標補充文件。 第三階段：投標階段。 當操作人員在項目中允許供應商投標以后，此時供應商可以進行上傳投標文件、填寫開標一覽表（報價表），在此期間，供應商可以多次填寫，系統(tǒng)以最后一個報價為準。供應商的投標報價加密存儲在系統(tǒng)中，在正式開標之前，采購業(yè)務人員無法察看其中的信息。此階段，可以選擇是否需要供應商交納投標保證金。 第四階段：開標階段。 當一個項目結(jié)束投標以后，供應商即無法上傳標書或填寫開標一覽表。當業(yè) 務操作人員、招標委員會人員都允許開標以后，可設定由供應商或采購業(yè)務組成員統(tǒng)一解密文件和開標一覽表，供應商的投標價格對采購人員公開。同時，生產(chǎn)類項目可以查閱數(shù)據(jù)匯總表。 第五階段：公布評標結(jié)果階段。 當項目確定中標商以后，系統(tǒng)會發(fā)布中標通知和評標結(jié)果。 第六階段：截標階段。 即項目結(jié)束，操作人員與供應商在此項目中的操作全部結(jié)束。項目信息歸檔。 業(yè)務操作人員編寫、發(fā)布招標公告及標書 ? 新建項目：新項目均由采購人員在提交采購單后，自動生成。 ? 起草招標文件：起草招標公告、招標文件可以同時進行。招標文件可以多次上傳，系統(tǒng)只發(fā)布最后一次的文件?？梢栽O定招標文件的審批。 ? 起草招標公告 ： 招標公告的信息可以定制，招標公告信息填寫完成以后，需要等到招標文件發(fā)布以后，才能夠發(fā)布。 華炬電子采購解決方案 資料編號 ZJCBID051268 電話： 057188978340 88920225 88920226 FAX： 057188920227 Email: WebSite: Page 27 of 64 下載標書階段 ? 設定下載標書的供應商 ： 可以將允許進行投標的供應商列在此處。采購員可以控制是否允許這些供應商投標。 允許投標的供應商，默認為有資質(zhì)進行該類產(chǎn)品供貨的供應商。 供應商投標的產(chǎn)品，為該供應商有供貨資質(zhì)的產(chǎn)品。 ? 供應商查閱項目 ： 供應商只能構查閱和自己相關的項目信息 。 ? 下載招標文件 ： 供應商可以下載招標文件 。 華炬電子采購解決方案 資料編號 ZJCBID051268 電話： 057188978340 88920225 88920226 FAX： 057188920227 Email: WebSite: Page 28 of 64 ? 供應商澄清： 供應商可以在下載標書的同時，在系統(tǒng)中請求澄清，同時，采購人員澄清的回復內(nèi)容對所有供應商可見 。 ? 起草補充文件 ： 采購員可以根據(jù)實際情況，確定是否起草招標補充文件。上傳招標補充文件，需要經(jīng)過審批。如果不需要發(fā)布招標補充文件，項目操作人員可以執(zhí)行開始投標。 供應商投標階段 ? 確定