【正文】 查看項目進度總體情況 中文版 Project 2021實用教程 在查看項目總體情況時，若發(fā)現(xiàn)了實際情況與項目計劃之間存在差異，就需要對項目任務(wù)的具體情況進行分析，以便調(diào)整工作。 ? 查看項目進度差異 ? 查看日程差異 ? 查看允許時差 查看項目進度具體情況 中文版 Project 2021實用教程 第 08章 項目的優(yōu)化 在項目實施過程中，常常會出現(xiàn)許多問題，例如項目完成時間需要提前，或者成本超出了預(yù)算等。為了確保項目能按照計劃有條不紊地進行，項目管理者需要對項目不斷地調(diào)整、優(yōu)化，以滿足實際的需求。 中文版 Project 2021實用教程 教學(xué)重點與難點 ? 調(diào)整和優(yōu)化任務(wù) ? 調(diào)整和優(yōu)化日程 ? 解決資源沖突 中文版 Project 2021實用教程 優(yōu)化任務(wù) 在項目任務(wù)實施過程中，可以根據(jù)需求對任務(wù)進行延遲、重疊、中斷等操作，以調(diào)整、優(yōu)化任務(wù)。 ? 延遲鏈接任務(wù) ? 重疊鏈接任務(wù) ? 中斷任務(wù) ? 設(shè)置任務(wù)期限 ? 設(shè)置關(guān)鍵任務(wù) 中文版 Project 2021實用教程 在 Project 2021中，系統(tǒng)自動根據(jù)任務(wù)之間的鏈接關(guān)系來確定任務(wù)的開始時間和完成時間。但是，在實際工作中，前置任務(wù)完成后，后續(xù)任務(wù)常常需要延遲一段時間，不能馬上開始。要設(shè)置任務(wù)的延遲，首先選擇需要設(shè)置延遲的任務(wù)，然后選擇“項目” |“任務(wù)信息”命令，打開“任務(wù)信息”對話框，在“前置任務(wù)”選項卡的“延隔時間”欄對應(yīng)的單元格中輸入一個正數(shù)或百分?jǐn)?shù)即可，例如 2d表示前置任務(wù)完成兩天后再開始。 延遲鏈接任務(wù) 中文版 Project 2021實用教程 在實際工作中，一些任務(wù)并不需要前置任務(wù)完成后再開始，可以在前置任務(wù)開始一段時間后再開始，以縮短工期，降低成本。要設(shè)置任務(wù)的重疊，首先選擇需要與前置任務(wù)重疊的任務(wù)，然后選擇“項目” |“任務(wù)信息”命令，打開“任務(wù)信息”對話框，在“前置任務(wù)”選項卡的“延隔時間”欄對應(yīng)的單元格中輸入一個負(fù)數(shù)或負(fù)的百分?jǐn)?shù)即可，例如 2d表示前置任務(wù)開始兩天后就開始該任務(wù)。 重疊鏈接任務(wù) 中文版 Project 2021實用教程 在執(zhí)行任務(wù)時，一些工作人員可能會發(fā)生意外，而造成某項任務(wù)中斷，此時，就不應(yīng)該為其計算成本，這時就需要進行拆分任務(wù)處理。如果通過其他一些方法，無需中斷任務(wù)，還可以撤銷設(shè)置的拆分處理。 ? 拆分任務(wù) ： 若任務(wù)中斷 ， 就需要將其拆分 ， 否則 Project會為任務(wù)計算資源 成本 。 ? 撤銷拆分任務(wù) ： 如果不需要拆分任務(wù) ， 可以很方便地撤銷操作 。 要撤銷拆 分任務(wù) ， 可選中拆分任務(wù)右側(cè)的條形圖 ， 按住鼠標(biāo)左鍵不放 ， 向前移到 ， 直至任務(wù)的兩條形圖相接即可 。 中斷任務(wù) 中文版 Project 2021實用教程 如果希望某項任務(wù)在特定日期完成，但又不希望用限制來約束該任務(wù)，可以為任務(wù)設(shè)定一個期限，當(dāng)任務(wù)的日程發(fā)生變化時， Project會根據(jù)該任務(wù)更新后的狀態(tài)，與期限日期進行比較，若超過期限日期，則會在“標(biāo)記”欄中顯示出一個圖標(biāo)提醒用戶。要設(shè)置任務(wù)期限，首先選擇要設(shè)置任務(wù)期限的任務(wù)，然后選擇“項目” |“任務(wù)信息”命令，打開“任務(wù)信息”對話框，選擇“高級”選項卡，在“期限”下拉列表框中選擇任務(wù)的期限日期即可。 設(shè)置任務(wù)期限 中文版 Project 2021實用教程 在項目文檔中 ， 通常包含了許多任務(wù) ， 它們的主次關(guān)系不一樣 ， 重要性也不一樣 。 有些任務(wù)直接決定整個項目最終完成的日期 ， 這些任務(wù)稱之為關(guān)鍵任務(wù) 。非關(guān)鍵任務(wù)并不是指對項目無用的任務(wù) ， 只是它不會直接影響項目最終完成的日期 。 要確保項目按時完成 ， 就必須首先保證關(guān)鍵任務(wù)如期完成 。 由于關(guān)鍵任務(wù)不能被拖延，否則整個項目都被推遲，所以關(guān)鍵任務(wù)是沒有時差的。在 Project中時差為 0的任務(wù)默認(rèn)為關(guān)鍵任務(wù)。若需要在任務(wù)變得越來越關(guān)鍵，在時差變?yōu)?0時提前得到警告，可以更改 Project的默認(rèn)設(shè)置，使具有特定時差的任務(wù)成為關(guān)鍵任務(wù)。 設(shè)置關(guān)鍵任務(wù) 中文版 Project 2021實用教程 優(yōu)化日程 在復(fù)雜多變的項目中，對基本的日程安排進行初步設(shè)置后，在某些方面不可避免的存在錯誤以及時間安排上的不足，因此，需要根據(jù)實際情況優(yōu)化日程，使日程安排更加合理有效。 ? 使用投入比導(dǎo)向安排日程 ? 使用 PERT分析估計任務(wù)工期 ? 縮短工期 中文版 Project 2021實用教程 將新的工時資源分配給任務(wù)或從任務(wù)中刪除工時資源時， Project將根據(jù)為任務(wù)分配的資源數(shù)量延長或縮短任務(wù)工期，但不會更改任務(wù)的總工時。這種日程排定方式稱為投入比導(dǎo)向日程控制方法 ，它是 Project用于多個資源分配的默認(rèn)的日程排定方式。通過更改默認(rèn)的投入比導(dǎo)向日程控制方法，可以更改 Project排定日程的方式。 ? 投入比導(dǎo)向日程控制方法 ： 采用投入比導(dǎo)向日程控制的方法來排定任務(wù)， 其實也就是將新資源添加到項目中的任務(wù)時，任務(wù)的總工時保持不變，但 該任務(wù)分配到每個資源上的工時量將由 Project按它們在工作分配單位總和 中所占的比例重新分配。 ? 改變投入比導(dǎo)向日程控制設(shè)置 ： 為了更準(zhǔn)確地反映出在添加或刪除資源時， 在該任務(wù)上發(fā)生的實際變動情況，可以改變某任務(wù)的投入比導(dǎo)向日程控制 方式，例如，將新的工時資源添加到某任務(wù)時，希望了解總工時的增加量。 使用投入比導(dǎo)向安排日程 中文版 Project 2021實用教程 PERT分析又叫“計劃評價和審查技術(shù)”分析。使用 PERT分析來估計任務(wù)的工期，就是在為日程中的任務(wù)指定了樂觀工期、預(yù)期工期和悲觀工期之后，讓 Project計算這 3個工期的加權(quán)平均值，也可以分別使用樂觀工期、悲觀工期和預(yù)期工期來確定最短、最長和最可能的項目結(jié)束日期。 ? 使用默認(rèn)工期估計權(quán)重執(zhí)行 PERT分析 ： 如果預(yù)期工期估計值比樂觀或悲 觀估計值更可能出現(xiàn)，并且樂觀和悲觀估計值出現(xiàn)的可能性是一樣的，可 以選擇使用默認(rèn)權(quán)重對工期估計值執(zhí)行 PERT分析。 ? 更改 Project加權(quán)工期估計值 ： 如果樂觀工期、預(yù)期工期和悲觀工期的出現(xiàn) 概率不同于默認(rèn)概率 (它們的默認(rèn)概率分別為 1/ 4/6和 1/6)，則可以更改 Project的加權(quán)工期估計值。 使用 PERT分析估計任務(wù)工期 中文版 Project 2021實用教程 若項目日程超出了項目計劃，必須縮短后期任務(wù)的工期，從而保證項目按時完成?？s短工期可通過安排加班、延長工作時間等操作來實現(xiàn)。 ? 安排加班 ： 在項目的實施過程中，有時為了趕上工期，需要在關(guān)鍵任務(wù)上 為資源設(shè)置加班工時，來縮短任務(wù)工期。 ? 延長工作時間 ： 在資源向?qū)У娜諝v控制中，也可以通過改變資源的日歷來 調(diào)整工期，例如可以將資源原來的休息時間改為工作時間，通過增加資源 的工作時間來縮短項目的工期。 縮短工期 中文版 Project 2021實用教程 調(diào)配資源 在項目實施過程中，不可能對所有任務(wù)和資源的分配有詳盡而準(zhǔn)確的了解和規(guī)劃，這樣在某些情況下很容易導(dǎo)致資源的過度分配。例如，讓一個人在同一時間去執(zhí)行兩個完全不同的任務(wù)，從而導(dǎo)致其根本無法完成，從而影響整個項目的工期。為了避免這一情況的發(fā)生，需要對資源進行調(diào)整。 ? 資源過度分配的原因 ? 查找過度分配的資源 ? 解決資源的過度分配 中文版 Project 2021實用教程 資源過度分配的原因有以下幾種： ? 資源同時全職地分配給多項任務(wù) 。 ? 任務(wù)工期的增加 。 ? 資源的最大單位可用性減少 。 ? 輸入資源的日期后可用性受到限制 。 ? 不僅將資源分配到摘要任務(wù) ， 還分配到該摘要任務(wù)的一項或多項子任務(wù) 。 資源過度分配的原因 中文版 Project 2021實用教程 資源所分配的工時大于排定工作時間內(nèi)所能完成的工時量時，就會出現(xiàn)資源過度分配的情況。在著手解決資源過度分配問題之前，應(yīng)首先確定過度分配的資源或任務(wù)。 ? 使用 “ 過度分配 ” 欄查看產(chǎn)生過度分配的資源 ： 在 Project 2021中 ， 可以使用 “ 過度分配 ” 欄來查看過度分配的資源 。 在 “ 資源工作表 ” 視圖中 ， 在工作區(qū) 插入 “ 過度分配 ” 欄 ， 該列的單元格中為 “ 是 ” 的資源就是過度分配的資源 。 ? 使用 “ 資源管理 ” 工具欄查看產(chǎn)生過度分配的任務(wù) ： 使用 “ 資源管理 ” 工具欄 中的 “ 到下一個資源過度分配處 ” 按鈕 ， 可查看所有過度分配的任務(wù) 。 查找過度分配的資源 中文版 Project 2021實用教程 資源的過度分配不僅會造成資源無法在可用工作時間內(nèi)完成這些任務(wù) ， 而且由于資源直接和成本有關(guān) ， 還會對項目造成嚴(yán)重的影響 ， 因此在項目管理中要十分重視資源過度分配的問題 。 Project 2021提供了自動進行資源調(diào)配的功能，可以對過度分配的資源進行調(diào)配，也可以通過手動的方式更改資源工作時間、延遲任務(wù)開始時間等方式解決。 ? 自動解決資源的過度分配 ： Project提供了資源調(diào)配功能來解決資源過度分配 問題 。 ? 階段性參加工作 ： 為了使某些資源參與兩項或兩項以上同時執(zhí)行的任務(wù) ， 可 安排資源階段性參與工作 ， 使得幾個任務(wù)順序完成 。 ? 延遲資源執(zhí)行任務(wù)時間 ： 在 Project中可延遲某些非關(guān)鍵任務(wù)的開始時間 ， 如 果只是該任務(wù)中某一個資源發(fā)生了資源過度分配 ， 可以不延遲任務(wù)開始時間 ， 只延遲資源執(zhí)行任務(wù)時間 。 ? 給資源分配部分工作時間 ： 在項目實施過程中 ， 某些資源必須同時執(zhí)行兩項 或兩項以上的任務(wù) ， 此時 ， 可通過設(shè)置資源單位 ， 給資源分配部分工作時間 。 解決資源的過度分配 中文版 Project 2021實用教程 第 09章 項目報表 Project 2021提供的各類視圖雖然可以提供項目的各種信息，但在日常的工作中，用戶習(xí)慣用一種格式來打印這些項目信息，這時使用 Project 2021提供的報表功能比視圖更加有效和方便。 中文版 Project 2021實用教程 教學(xué)重點與難點 ? 報表的分類 ? 生成報表 ? 打印報表 ? 打印視圖 中文版 Project 2021實用教程 常用的報表 報表是指項目計劃中與特定部分相關(guān)的項目信息或匯總數(shù)據(jù)以定義的格式打印出來，方便查閱。 Project 2021提供了許多預(yù)定義格式的報表，可以分五大類：總覽、當(dāng)前操作、成本、工作分配和工作量。 ?總覽類報表 ?當(dāng)前操作類報表 ?成本類報表 ?工作分配類報表 ?工作量類報表 中文版 Project 2021實用教程 Project 2021的總覽報表是一些高層的、概要性的報表，顯示項目整體信息。其中預(yù)設(shè)“項目摘要”、“最高級任務(wù)”、“關(guān)鍵任務(wù)”、“里程碑”和“工作日”等 5種報表。 ? 項目摘要報表 ? 最高級任務(wù)報表 ? 關(guān)鍵任務(wù)報表 ? 里程碑報表 ? 工作日報表 總覽類報表 中文版 Project 2021實用教程 當(dāng)前操作類報表顯示與當(dāng)前進度相關(guān)的信息。其中預(yù)設(shè)“未開始任務(wù)”、“即將開始的任務(wù)”、“進行中的任務(wù)”、“已完成的任務(wù)”、“應(yīng)該已開始的任務(wù)”和“進度落后的任務(wù)”等 6種報表。 ? 未開始任務(wù)報表 ? 即將開始的任務(wù)報表 ? 進行中的任務(wù)報表 ? 已完成的任務(wù)報表 ? 應(yīng)該已開始的任務(wù)報表 ? 進度落后的任務(wù)報表 當(dāng)前操作類報表 中文版 Project 2021實用教程 成本類報表顯示與成本相關(guān)的信息。其中預(yù)設(shè)“現(xiàn)金流量”、“預(yù)算”、“超過預(yù)算的任務(wù)”、“超過預(yù)算的資源”和“盈余分析”等 5種報表。 ? 現(xiàn)金流量報表 ? 預(yù)算報表 ? 超過預(yù)算的任務(wù)報表 ? 超過預(yù)算的資源報表 ? 盈余分析報表 成本類報表 中文版 Project 2021實用教程 工作分配類報表顯示與資源工作分配相關(guān)的信息。其中預(yù)設(shè)“誰在做什么”、“誰在何時做什么”、“待辦事項”和“過度分配資源”等 4種報表。 ? 誰在做什么報表 ? 誰在何時做什么報表 ? 待辦事項報表 ? 過度分配資源報表 工作分配類報表 中文版 Project 202