【正文】 查看項目進度總體情況 中文版 Project 2021實用教程 在查看項目總體情況時，若發(fā)現(xiàn)了實際情況與項目計劃之間存在差異，就需要對項目任務的具體情況進行分析，以便調整工作。 ? 查看項目進度差異 ? 查看日程差異 ? 查看允許時差 查看項目進度具體情況 中文版 Project 2021實用教程 第 08章 項目的優(yōu)化 在項目實施過程中，常常會出現(xiàn)許多問題，例如項目完成時間需要提前，或者成本超出了預算等。為了確保項目能按照計劃有條不紊地進行，項目管理者需要對項目不斷地調整、優(yōu)化，以滿足實際的需求。 中文版 Project 2021實用教程 教學重點與難點 ? 調整和優(yōu)化任務 ? 調整和優(yōu)化日程 ? 解決資源沖突 中文版 Project 2021實用教程 優(yōu)化任務 在項目任務實施過程中，可以根據(jù)需求對任務進行延遲、重疊、中斷等操作，以調整、優(yōu)化任務。 ? 延遲鏈接任務 ? 重疊鏈接任務 ? 中斷任務 ? 設置任務期限 ? 設置關鍵任務 中文版 Project 2021實用教程 在 Project 2021中，系統(tǒng)自動根據(jù)任務之間的鏈接關系來確定任務的開始時間和完成時間。但是，在實際工作中，前置任務完成后，后續(xù)任務常常需要延遲一段時間，不能馬上開始。要設置任務的延遲，首先選擇需要設置延遲的任務，然后選擇“項目” |“任務信息”命令，打開“任務信息”對話框，在“前置任務”選項卡的“延隔時間”欄對應的單元格中輸入一個正數(shù)或百分數(shù)即可，例如 2d表示前置任務完成兩天后再開始。 延遲鏈接任務 中文版 Project 2021實用教程 在實際工作中，一些任務并不需要前置任務完成后再開始，可以在前置任務開始一段時間后再開始，以縮短工期，降低成本。要設置任務的重疊，首先選擇需要與前置任務重疊的任務，然后選擇“項目” |“任務信息”命令，打開“任務信息”對話框，在“前置任務”選項卡的“延隔時間”欄對應的單元格中輸入一個負數(shù)或負的百分數(shù)即可，例如 2d表示前置任務開始兩天后就開始該任務。 重疊鏈接任務 中文版 Project 2021實用教程 在執(zhí)行任務時，一些工作人員可能會發(fā)生意外，而造成某項任務中斷，此時，就不應該為其計算成本，這時就需要進行拆分任務處理。如果通過其他一些方法，無需中斷任務，還可以撤銷設置的拆分處理。 ? 拆分任務 ： 若任務中斷 ， 就需要將其拆分 ， 否則 Project會為任務計算資源 成本 。 ? 撤銷拆分任務 ： 如果不需要拆分任務 ， 可以很方便地撤銷操作 。 要撤銷拆 分任務 ， 可選中拆分任務右側的條形圖 ， 按住鼠標左鍵不放 ， 向前移到 ， 直至任務的兩條形圖相接即可 。 中斷任務 中文版 Project 2021實用教程 如果希望某項任務在特定日期完成，但又不希望用限制來約束該任務，可以為任務設定一個期限，當任務的日程發(fā)生變化時， Project會根據(jù)該任務更新后的狀態(tài)，與期限日期進行比較，若超過期限日期，則會在“標記”欄中顯示出一個圖標提醒用戶。要設置任務期限，首先選擇要設置任務期限的任務，然后選擇“項目” |“任務信息”命令，打開“任務信息”對話框，選擇“高級”選項卡，在“期限”下拉列表框中選擇任務的期限日期即可。 設置任務期限 中文版 Project 2021實用教程 在項目文檔中 ， 通常包含了許多任務 ， 它們的主次關系不一樣 ， 重要性也不一樣 。 有些任務直接決定整個項目最終完成的日期 ， 這些任務稱之為關鍵任務 。非關鍵任務并不是指對項目無用的任務 ， 只是它不會直接影響項目最終完成的日期 。 要確保項目按時完成 ， 就必須首先保證關鍵任務如期完成 。 由于關鍵任務不能被拖延，否則整個項目都被推遲，所以關鍵任務是沒有時差的。在 Project中時差為 0的任務默認為關鍵任務。若需要在任務變得越來越關鍵，在時差變?yōu)?0時提前得到警告，可以更改 Project的默認設置，使具有特定時差的任務成為關鍵任務。 設置關鍵任務 中文版 Project 2021實用教程 優(yōu)化日程 在復雜多變的項目中，對基本的日程安排進行初步設置后，在某些方面不可避免的存在錯誤以及時間安排上的不足，因此，需要根據(jù)實際情況優(yōu)化日程，使日程安排更加合理有效。 ? 使用投入比導向安排日程 ? 使用 PERT分析估計任務工期 ? 縮短工期 中文版 Project 2021實用教程 將新的工時資源分配給任務或從任務中刪除工時資源時， Project將根據(jù)為任務分配的資源數(shù)量延長或縮短任務工期，但不會更改任務的總工時。這種日程排定方式稱為投入比導向日程控制方法 ，它是 Project用于多個資源分配的默認的日程排定方式。通過更改默認的投入比導向日程控制方法，可以更改 Project排定日程的方式。 ? 投入比導向日程控制方法 ： 采用投入比導向日程控制的方法來排定任務， 其實也就是將新資源添加到項目中的任務時，任務的總工時保持不變，但 該任務分配到每個資源上的工時量將由 Project按它們在工作分配單位總和 中所占的比例重新分配。 ? 改變投入比導向日程控制設置 ： 為了更準確地反映出在添加或刪除資源時， 在該任務上發(fā)生的實際變動情況，可以改變某任務的投入比導向日程控制 方式，例如，將新的工時資源添加到某任務時，希望了解總工時的增加量。 使用投入比導向安排日程 中文版 Project 2021實用教程 PERT分析又叫“計劃評價和審查技術”分析。使用 PERT分析來估計任務的工期，就是在為日程中的任務指定了樂觀工期、預期工期和悲觀工期之后，讓 Project計算這 3個工期的加權平均值，也可以分別使用樂觀工期、悲觀工期和預期工期來確定最短、最長和最可能的項目結束日期。 ? 使用默認工期估計權重執(zhí)行 PERT分析 ： 如果預期工期估計值比樂觀或悲 觀估計值更可能出現(xiàn)，并且樂觀和悲觀估計值出現(xiàn)的可能性是一樣的，可 以選擇使用默認權重對工期估計值執(zhí)行 PERT分析。 ? 更改 Project加權工期估計值 ： 如果樂觀工期、預期工期和悲觀工期的出現(xiàn) 概率不同于默認概率 (它們的默認概率分別為 1/ 4/6和 1/6)，則可以更改 Project的加權工期估計值。 使用 PERT分析估計任務工期 中文版 Project 2021實用教程 若項目日程超出了項目計劃，必須縮短后期任務的工期，從而保證項目按時完成?？s短工期可通過安排加班、延長工作時間等操作來實現(xiàn)。 ? 安排加班 ： 在項目的實施過程中，有時為了趕上工期，需要在關鍵任務上 為資源設置加班工時，來縮短任務工期。 ? 延長工作時間 ： 在資源向導的日歷控制中，也可以通過改變資源的日歷來 調整工期，例如可以將資源原來的休息時間改為工作時間，通過增加資源 的工作時間來縮短項目的工期。 縮短工期 中文版 Project 2021實用教程 調配資源 在項目實施過程中，不可能對所有任務和資源的分配有詳盡而準確的了解和規(guī)劃，這樣在某些情況下很容易導致資源的過度分配。例如，讓一個人在同一時間去執(zhí)行兩個完全不同的任務，從而導致其根本無法完成，從而影響整個項目的工期。為了避免這一情況的發(fā)生，需要對資源進行調整。 ? 資源過度分配的原因 ? 查找過度分配的資源 ? 解決資源的過度分配 中文版 Project 2021實用教程 資源過度分配的原因有以下幾種： ? 資源同時全職地分配給多項任務 。 ? 任務工期的增加 。 ? 資源的最大單位可用性減少 。 ? 輸入資源的日期后可用性受到限制 。 ? 不僅將資源分配到摘要任務 ， 還分配到該摘要任務的一項或多項子任務 。 資源過度分配的原因 中文版 Project 2021實用教程 資源所分配的工時大于排定工作時間內所能完成的工時量時，就會出現(xiàn)資源過度分配的情況。在著手解決資源過度分配問題之前，應首先確定過度分配的資源或任務。 ? 使用 “ 過度分配 ” 欄查看產生過度分配的資源 ： 在 Project 2021中 ， 可以使用 “ 過度分配 ” 欄來查看過度分配的資源 。 在 “ 資源工作表 ” 視圖中 ， 在工作區(qū) 插入 “ 過度分配 ” 欄 ， 該列的單元格中為 “ 是 ” 的資源就是過度分配的資源 。 ? 使用 “ 資源管理 ” 工具欄查看產生過度分配的任務 ： 使用 “ 資源管理 ” 工具欄 中的 “ 到下一個資源過度分配處 ” 按鈕 ， 可查看所有過度分配的任務 。 查找過度分配的資源 中文版 Project 2021實用教程 資源的過度分配不僅會造成資源無法在可用工作時間內完成這些任務 ， 而且由于資源直接和成本有關 ， 還會對項目造成嚴重的影響 ， 因此在項目管理中要十分重視資源過度分配的問題 。 Project 2021提供了自動進行資源調配的功能，可以對過度分配的資源進行調配，也可以通過手動的方式更改資源工作時間、延遲任務開始時間等方式解決。 ? 自動解決資源的過度分配 ： Project提供了資源調配功能來解決資源過度分配 問題 。 ? 階段性參加工作 ： 為了使某些資源參與兩項或兩項以上同時執(zhí)行的任務 ， 可 安排資源階段性參與工作 ， 使得幾個任務順序完成 。 ? 延遲資源執(zhí)行任務時間 ： 在 Project中可延遲某些非關鍵任務的開始時間 ， 如 果只是該任務中某一個資源發(fā)生了資源過度分配 ， 可以不延遲任務開始時間 ， 只延遲資源執(zhí)行任務時間 。 ? 給資源分配部分工作時間 ： 在項目實施過程中 ， 某些資源必須同時執(zhí)行兩項 或兩項以上的任務 ， 此時 ， 可通過設置資源單位 ， 給資源分配部分工作時間 。 解決資源的過度分配 中文版 Project 2021實用教程 第 09章 項目報表 Project 2021提供的各類視圖雖然可以提供項目的各種信息，但在日常的工作中，用戶習慣用一種格式來打印這些項目信息，這時使用 Project 2021提供的報表功能比視圖更加有效和方便。 中文版 Project 2021實用教程 教學重點與難點 ? 報表的分類 ? 生成報表 ? 打印報表 ? 打印視圖 中文版 Project 2021實用教程 常用的報表 報表是指項目計劃中與特定部分相關的項目信息或匯總數(shù)據(jù)以定義的格式打印出來，方便查閱。 Project 2021提供了許多預定義格式的報表，可以分五大類：總覽、當前操作、成本、工作分配和工作量。 ?總覽類報表 ?當前操作類報表 ?成本類報表 ?工作分配類報表 ?工作量類報表 中文版 Project 2021實用教程 Project 2021的總覽報表是一些高層的、概要性的報表，顯示項目整體信息。其中預設“項目摘要”、“最高級任務”、“關鍵任務”、“里程碑”和“工作日”等 5種報表。 ? 項目摘要報表 ? 最高級任務報表 ? 關鍵任務報表 ? 里程碑報表 ? 工作日報表 總覽類報表 中文版 Project 2021實用教程 當前操作類報表顯示與當前進度相關的信息。其中預設“未開始任務”、“即將開始的任務”、“進行中的任務”、“已完成的任務”、“應該已開始的任務”和“進度落后的任務”等 6種報表。 ? 未開始任務報表 ? 即將開始的任務報表 ? 進行中的任務報表 ? 已完成的任務報表 ? 應該已開始的任務報表 ? 進度落后的任務報表 當前操作類報表 中文版 Project 2021實用教程 成本類報表顯示與成本相關的信息。其中預設“現(xiàn)金流量”、“預算”、“超過預算的任務”、“超過預算的資源”和“盈余分析”等 5種報表。 ? 現(xiàn)金流量報表 ? 預算報表 ? 超過預算的任務報表 ? 超過預算的資源報表 ? 盈余分析報表 成本類報表 中文版 Project 2021實用教程 工作分配類報表顯示與資源工作分配相關的信息。其中預設“誰在做什么”、“誰在何時做什么”、“待辦事項”和“過度分配資源”等 4種報表。 ? 誰在做什么報表 ? 誰在何時做什么報表 ? 待辦事項報表 ? 過度分配資源報表 工作分配類報表 中文版 Project 202