【正文】 策水平，實踐經(jīng)驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)了一些公文寫作的知識和規(guī)則就可以寫好公文了。我在這里強調(diào)吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學(xué)習(xí)中央領(lǐng)導(dǎo)的講話和中央文件，學(xué)習(xí)黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導(dǎo)工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文 要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據(jù)當(dāng)?shù)爻霈F(xiàn)的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結(jié)出新經(jīng)驗。 （二）辦公室的信息職能 人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)來說，它是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領(lǐng)導(dǎo)。秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的耳目，準(zhǔn)確迅速提供大量有用的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策服務(wù)，是秘書部門的重要職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要 注意以下幾點： 一要精選信息，每天都發(fā)生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇，通通送到領(lǐng)導(dǎo)那里去，領(lǐng)導(dǎo)工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發(fā)揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準(zhǔn)信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當(dāng)金條，也不能把金條當(dāng)?shù)静荨? 第二要準(zhǔn)確迅速。準(zhǔn)確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據(jù)的東西也往上報，給領(lǐng)導(dǎo)造成誤導(dǎo)甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發(fā)性的事件，需要領(lǐng)導(dǎo)盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間，可以先報告發(fā)生了什么事情，詳細情況以后再續(xù)報。現(xiàn)在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規(guī)定發(fā)現(xiàn)法輪功人員有外逃、聚集滋事或散發(fā)傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內(nèi)上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道 ，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里特別強調(diào)在維護穩(wěn)定方面要多報預(yù)警性和內(nèi)幕性信息，這樣的信息，價值更大，可以把一些違法犯罪活動消滅在預(yù)謀階段和萌芽狀態(tài)。 第三要解決報喜不報憂的問題。報喜不報憂的問題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評。這種報喜不報憂，如不認真解決，對黨的事業(yè)危害極大。它使中央和各級黨委、政府掌握不到真實情況，了解不到事情的過程，它使工作中產(chǎn)生的問題被掩蓋起來，得不到及時解決，延誤了時機，推遲了進程，導(dǎo)致矛盾激化，增加了解決問題的難度，也助長了說假話的 不良風(fēng)氣，敗壞黨風(fēng)，帶壞干部。造成報喜不報憂的原因，有秘書作風(fēng)不深入的問題，主要是領(lǐng)導(dǎo)思想作風(fēng)不端正造成的，怕家丑外揚，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。 （三）辦公室的督查職能 黨和政府的決策出臺了，文件下發(fā)了，這只能說任務(wù)完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實。決策不落實，再好的決策也沒有用。抓好督查是推動決策落實必不可少的重要環(huán)節(jié)和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務(wù)，又要為決策的落實搞好服務(wù)。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次 和水平的重要方面。 督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點和熱點問題進行督查。黨委和政府的工作千頭萬緒，一定要圍繞中心工作來督查，這樣才能抓到點子上，達到事半功倍的效果。當(dāng)然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應(yīng)選在難點和熱點問題上。所謂難點就是決策在落實過程中出現(xiàn)的中梗阻問題。抓住了這個問題就抓住了要害，抓住了關(guān)鍵，其他問題就可以迎刃而解。對于難點問題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。 所謂熱點問題是指決策 落實中出現(xiàn)的苗頭性傾向性的問題，這些問題大多與人民群眾的切身利益有直接關(guān)系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯(lián)系，對這樣的問題也要抓住不放。 在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個單位、每個地區(qū)都跑到，重點抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進經(jīng)驗。先進單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級指示過程中，能結(jié)合自己的實際進行創(chuàng)新，總結(jié)推廣他們的經(jīng)驗，對推動面上的工作意義重大。再一頭是問題比較多的單位，要幫助他們分析問題的主客觀原因，找出解決問題的辦法。毛主席說過凡是有人群 的地方，都可以分為先進的，中間狀態(tài)的和落后的三個部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動起來。 搞督查工作要有求真務(wù)實，講求實效的工作作風(fēng)。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實際出發(fā)，不深入基層，坐在家里想點子，跑到下面找例子，靠打電話，報材料，聽匯報進行督查的飄浮作風(fēng)。必須深入實際，深入群眾，扎實工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細致的工作。要力戒大呼隆、走過場，圖形式，搞花架子應(yīng)付上級的虛浮作風(fēng)，必須講真話，使真勁，報實情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實的效果。 （四）辦公室的協(xié)調(diào)職能 辦公室是綜合協(xié)調(diào)部門，是協(xié)調(diào)各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外的功能。在改革開放的新形勢下，新情況、新矛盾、新問題不斷出現(xiàn)，有大量的協(xié)調(diào)工作要做。如黨委、政府發(fā)文件，涉及到政策、法律問題要協(xié)調(diào)；開會，會前，會中、會后的一系列事項要協(xié)調(diào)；在制定決策和落實決策過程中涉及到一些部門、單位的利益調(diào)整要協(xié)調(diào)；對那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協(xié)調(diào)。通過協(xié)調(diào)理順關(guān)系，調(diào)動大家的積極性，共同把工作做好。 作為秘書，特別是辦公室主任，要注意培養(yǎng)自己的協(xié) 調(diào)能力。要站在全局的角度考慮和處理問題，要注重調(diào)查研究，傾聽多方意見，先把情況搞清楚，再處理問題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽偏信。 （五）辦公室的辦事職能 辦公室直接為黨委、政府和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的許多具體事務(wù)。除以上各項任務(wù)外，還有會務(wù)接待、檔案保密、來信來訪、安全保衛(wèi)、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的不管部。 我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會的窗口，信訪部門是黨和政府聯(lián)系人民群眾的橋 梁，做好信訪工作是實踐“三個代表”重要思想的實際行動，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對政府信任的表現(xiàn)。所以一定要耐心接待。凡應(yīng)該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應(yīng)該解決但由于受條件限制，一時解決不了，要說明情況，積極創(chuàng)造條件解決。群眾提的問題，如 家屬工享受退休待遇的問題，不符合政策，解決了會帶來連鎖反應(yīng)，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。 信訪工作政策性強，信訪干部一定要認真學(xué)習(xí)黨的政策，特別是新出臺的政策要學(xué)習(xí)好，否則，人家來上訪，本 來人家說的對，你把人家批評一頓，人家說的不對，你表示同情，這就會把事情辦壞，影響黨和政府威信。 當(dāng)然，我們不主張大規(guī)模的集體上訪，那樣會影響正常的工作秩序、生產(chǎn)秩序和社會秩序，還會被壞人所利用。為了避免大規(guī)模集體上訪，就要做好基層工作，力爭把問題解決在基層，不要等大規(guī)模群眾來上訪才去做工作。 三、秘書工作的基本特征秘書工作的本質(zhì)特征秘書工作是輔助性的工作，然而又不是一般的輔助性的工作，因為輔助性的工作很多，秘書工作是綜合性的輔助性的工作，秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)眼、耳、手、足、口、腦等器官的延伸，秘書 工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸。主要表現(xiàn)在： （一）秘書工作貼近領(lǐng)導(dǎo)，同領(lǐng)導(dǎo)同步運轉(zhuǎn)，同心運轉(zhuǎn)。 （二）秘書必須站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度和高度來思考和處理各種問題。 （三）秘書工作成果具有潛隱性，就是秘書的勞動成果不單獨表現(xiàn)出來，而是包含在或是隱藏在領(lǐng)導(dǎo)的勞動成果之中。秘書工作具有幕后臺下的性質(zhì)。 秘書工作的一般特征 （一）機要性和群眾性的統(tǒng)一。 “秘書”一詞帶有“秘密”的意思。秘書部門是綜合部門，要害部門，處在中樞的位置上。文件電報領(lǐng)導(dǎo)能看到的，秘書都能看到，而且先于領(lǐng)導(dǎo)看到 ，開會作記錄，領(lǐng)導(dǎo)班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機密。這些機密一旦泄露出去將會造成重大損失。 但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會動態(tài)的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調(diào)查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。因此，作為一個秘書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯(lián)系群眾。只有前者沒有后者就會把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢 。 （二）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一 秘書部門不是專項業(yè)務(wù)部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內(nèi)容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調(diào)研，處理綜合性事務(wù)等等。因為是綜合性的工作，它要求秘書具有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去觀察和處理問題，知識面要寬，成為本系統(tǒng)的專家和通才。 同時秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業(yè)，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協(xié)調(diào)能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪， 信息，督查，會務(wù)，禮儀知識，會操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施。要做合格的秘書并非易事，要進行專業(yè)培訓(xùn)，取得專業(yè)證書。不同行業(yè)的秘書，還要熟悉本行業(yè)的專門知識，如黨委秘書，要熟悉黨務(wù)知識，軍隊秘書要熟悉軍隊知識，企業(yè)秘書要熟悉企業(yè)管理知識，涉外秘書要熟悉外交知識等。 綜合性是主要的，專業(yè)性是次要的，二者互相滲透，互相促進。 （三）事務(wù)性和思想性的統(tǒng)一 秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)的辦事機構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)。每天都有大量的事務(wù)性工作，起草、收發(fā)文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務(wù)，這些工作都很具體，繁雜，事務(wù)性比較強。 同時，秘書部門又是個參謀部門，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮著重要的參謀作用，領(lǐng)導(dǎo)決策前要調(diào)查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。 事務(wù)性是秘書工作的基礎(chǔ)，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導(dǎo)地位，事務(wù)性處于從屬地位。思想性通過事務(wù)性工作體現(xiàn)出來。如文電的校對，如果稍有疏忽，錯校一個關(guān)鍵的字，文件發(fā)出去，就可能造成重大的政治影響。主席臺排座次，如果排錯了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測。所以事務(wù)性工作滲透著思想性。不能因為事務(wù)性工作就可疏忽大意。 （四）被動性和主動性的統(tǒng)一 秘書工作的被動性是由秘書工作的從屬性和服務(wù)宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，秘書總是圍著領(lǐng)導(dǎo)的屁股轉(zhuǎn)，秘書工作總是按照領(lǐng)導(dǎo)的 需要和指令來進行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做著這件事，又來了新任務(wù)，又要改做另一件事，總是顯得很被動。 當(dāng)然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發(fā)揮主觀能動性，消極被動，滿足于領(lǐng)導(dǎo)叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那樣是干不好工作的。我們要在實踐中總結(jié)經(jīng)驗，摸索規(guī)律，掌握了規(guī)律就可以把工作做到前邊，領(lǐng)導(dǎo)沒想到的你想到了，領(lǐng)導(dǎo)沒叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當(dāng)一個好的參謀和助手，才能做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。