【正文】 編排議程，印成文字，即議程表，會前發(fā)給與會人員。(2)日程表與作息時間表。會期超過一天的會議，還應(yīng)訂出日程表和作息時間表。、 會議成本預(yù)算。會議的成本=場地租借費(fèi)+文件資料費(fèi)+交通費(fèi)+食宿費(fèi)+活動費(fèi)+服務(wù)人員的工資+咨詢勞務(wù)費(fèi)。、 準(zhǔn)備會議資料。(2)會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。、 發(fā)送會議通知及接受回執(zhí)。(1)會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。(2)回執(zhí)：為準(zhǔn)確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí)?；貓?zhí)的通知應(yīng)計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準(zhǔn)備時間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。、 會場布置，會場根據(jù)與會人數(shù)選擇適當(dāng)場所，具體要求如下：(1) 會場要整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全，大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。(2) 主席臺席位。，再次為右位先左后右。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。(3)會場設(shè)施。會場的所有設(shè)施必須在開會前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器的音量大小)，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。、 其他準(zhǔn)備會期較長的會議應(yīng)準(zhǔn)備與會人員的就餐、住宿。會場外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。同時應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送資料、紀(jì)念品等，必須提前做好準(zhǔn)備。二、會議期間工作會議期間需準(zhǔn)備的文件：、。會議期間的工作流程、 在機(jī)場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。、 做好來客接待工作，確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)重要與會人員用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。、 會場桌椅擺設(shè)確認(rèn)：燈光/音響/麥克風(fēng)/銀幕/講臺/幻燈機(jī)/投影機(jī)一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。、 會議現(xiàn)場：專人負(fù)責(zé)參會人員的引領(lǐng)，簽到，分發(fā)會議資料。、專人負(fù)責(zé)會場的協(xié)調(diào)事務(wù)工作(包括投影儀的準(zhǔn)備、飲水的準(zhǔn)備、禮金的發(fā)放以及會場溫度控制等)。、 確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。、 協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。、會議接待人員應(yīng)全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決。三、會議后續(xù)工作會議后需準(zhǔn)備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結(jié)、會議證明、會議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。會議后的工作流程、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時間。、會議的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。、代辦與會人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。、歡送代表工作。、會議費(fèi)用的結(jié)算工作。四、人員職責(zé)會務(wù)負(fù)責(zé)人1) 聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)—對外負(fù)責(zé)與各參會領(lǐng)導(dǎo)及參會人員之間的聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)人員名單及行程安排?！獏f(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動。2) 制定會議方案并實施—負(fù)責(zé)擬定和調(diào)整會議方案，會議組織程序，并上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。 —負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認(rèn)工作安排和進(jìn)程。3) 會場及住宿安排—負(fù)責(zé)會議酒店(場地)接洽、預(yù)訂及協(xié)議簽訂?！?fù)責(zé)會議期間與會人員的食宿等問題的安排。4) 負(fù)責(zé)審核會議對外的文本資料內(nèi)容及相關(guān)合作協(xié)議—各類資料內(nèi)容的確認(rèn)審核?！_定印刷地點。—會場布置的審核。5) 制定可行性預(yù)算6) 同會議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系 會務(wù)助理1) 各類文本的起草、修改，資料的編排、制作—根據(jù)會議的要求，負(fù)責(zé)會議通知書的設(shè)計、制作及印刷。—負(fù)責(zé)會場背景效果圖的設(shè)計與制作。—代表證、餐券的設(shè)計與制作。2) 負(fù)責(zé)重要人員的聯(lián)絡(luò)事宜—負(fù)責(zé)重要人員的行程安排的聯(lián)系、確認(rèn)?！?fù)責(zé)重要人員的機(jī)(車)票的預(yù)訂?！?fù)責(zé)重要人員的專人接、送及陪同安排?！?fù)責(zé)重要人員在會議期間的用車安排。3) 負(fù)責(zé)與會代表聯(lián)絡(luò)事宜—負(fù)責(zé)會議通知書的寄發(fā)及確認(rèn)回執(zhí)工作。—負(fù)責(zé)會務(wù)資料的收集、確認(rèn)并輸入數(shù)據(jù)庫。—如會議信息有變，負(fù)責(zé)與與會代表聯(lián)系，及時告知。4) 負(fù)責(zé)會場的管理工作—負(fù)責(zé)會場及儀器設(shè)備的管理。—提前做好儀器設(shè)備的調(diào)試工作?！?fù)責(zé)會場影像/通訊的管理(計算機(jī)、ppt資料收集匯總、同傳設(shè)備等)。 —確保會議期間演講嘉賓ppt的收集、正常播放及保密工作。5) 負(fù)責(zé)交通管理及安全措施—負(fù)責(zé)用車計劃。—負(fù)責(zé)確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。6) 負(fù)責(zé)會場安全保障工作—負(fù)責(zé)對可能存在和未知的安全隱患進(jìn)行檢查并制定解決方案7) 會務(wù)帳務(wù)管理—會前負(fù)責(zé)制定收入、支出預(yù)算表—會后負(fù)責(zé)制作收入、支出明細(xì)表—負(fù)責(zé)會務(wù)費(fèi)用分配方案的制定、上報及落實 應(yīng)急人員1) 負(fù)責(zé)資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。2) 負(fù)責(zé)參會人員的引領(lǐng)、接待。3)負(fù)責(zé)就餐秩序的控制。4)負(fù)責(zé)會中其他應(yīng)急工作。會議籌備方案十篇十會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實際上還是有章可循的。筆者結(jié)合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進(jìn)行交流。關(guān)于會議的籌備，具體講要做好以下十項工作。一確定會議名稱會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛(wèi)生工作會議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點工作會議”等。規(guī)范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內(nèi)容，三是會議性質(zhì)。其中會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。二初定會議步驟會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎(chǔ)。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動。三草擬會議通知需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準(zhǔn)的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。四會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算開支的項目一般包括與會人員的食宿費(fèi)、會場的租用費(fèi)、會標(biāo)的制作費(fèi)、會務(wù)組和工作人員的房費(fèi)、膠卷購買和沖洗費(fèi)用等。如果需要邀請專家學(xué)者講課、作報告，還要將專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等預(yù)算在內(nèi)。五辦理會議報批重要的會議必須報請領(lǐng)導(dǎo)審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數(shù)和人員級別、會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。六下發(fā)會議通知會議通知務(wù)必經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)注意兩點：一是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘。下發(fā)太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知附會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)(職稱)、聯(lián)系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會人員能夠按時參會。七準(zhǔn)備會議材料會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件。二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會議發(fā)言材料。三是會議主持詞。在這里筆者重點談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現(xiàn)會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點，順理成章地引出下一個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。八選擇布置會場開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，如會場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會場的布置是辦會工作的一項重要內(nèi)容，主要有：一是會標(biāo)的布置。會標(biāo)應(yīng)與會議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī)。其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。九明確人員分工負(fù)責(zé)與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會議經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算工作。十會前全面檢查會前的全面檢查是進(jìn)一步落實會議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報。二是到現(xiàn)場實地檢查，包括會議材料的準(zhǔn)備情況和會場的布置工作。三是針對可能出現(xiàn)遺漏的問題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。會前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。