20xx年工程檔案管理制度-資料下載頁
2025-03-08 23:12本頁面
【正文】 歸檔計劃；
各職能部門須實行工程檔案預立卷制，即在項目立項后，各專（兼）職檔案員 按工程檔案分類要求擬好名目標簽，便于各類文件、資料對號歸檔，為工程檔案的立卷和移交打好基礎。
工程檔案的收集、整理
項目立項是各類工程文件、資料收集的開始時間；
各職能部門專業(yè)技術人員、管理人員有義務在完成工作（或事項）后3天內(nèi)主動將文件、資料的原件交專（兼）職檔案員鑒別；
各專（兼）職檔案員將鑒別確認有歸檔保存價值的文件、資料歸入擬好的名目標簽的文件夾；
各專（兼）職檔案員每月至少一次提醒各專業(yè)技術人員、管理人員提交文件、資料原件；
各專（兼）職檔案員每月對工程檔案的預立卷進行一次整理，以保證預立卷文件、資料的完整。
工程檔案的立卷、歸檔
案卷卷皮及卷內(nèi)目錄表應統(tǒng)一執(zhí)行國家規(guī)范和建設當?shù)匾?guī)定的規(guī)格和樣式； 各職能部門在完成階段性工作后15天內(nèi)對形成的工程文件和資料予以整理、立卷，并及時送交項目工程部歸檔；
工程管理部須要求設計單位在完成初步設計和施工圖設計任務后向項目工程部提供整套設計文件，且在施工過程中不斷充實設計變更文件；
在工程竣工后，工程管理部須督促項目工程部組織設計、施工、監(jiān)理等單位的技術人員、專（兼）職檔案員在7天內(nèi)完成對項目竣工檔案的整理、核實、確認、立卷、歸檔等工作；
各職能部門必須要求勘察、配套、材料設備供應、施工、監(jiān)理等單位完成其工作任務或階段性任務后按合同或相關規(guī)范規(guī)定的時間提交經(jīng)立卷的工程文件、資料，并組織各專業(yè)技術人員、管理人員和專（兼）職檔案員在30天內(nèi)完成核實、確認、立卷、歸檔工作； 各職能部門宜同時留存工程文件、資料的電子文件，若來文中系重要的紙質(zhì)工程文件、資料除復印外宜形成電子版以備使用，對電子版文件做好備份工作。
開發(fā)管理部應按照建設當?shù)貦n案管理機構的要求對竣工資料進行裝訂和立卷。 工程檔案的移交、保管
移交工程檔案應編制清單目錄，并符合下列規(guī)定： a. 工程檔案必須規(guī)范完整、準確、系統(tǒng)； b. 工程檔案必須符合歸檔的質(zhì)量要求；
c. 工程檔案必須與清單目錄保持一致； d. 工程檔案必須有交接、簽字、蓋章。
項目工程部須根據(jù)建設當?shù)貦n案管理機構和竣工驗收意見及時對工程檔案進行整改，并根據(jù)建設當?shù)毓こ虣n案移交時限規(guī)定移交；
工程管理部須在竣工驗收并對工程檔案文件整改完成后及時向物業(yè)管理部門移交相關工程檔案；
工程管理部須在完成大產(chǎn)證的辦理或在移交物業(yè)管理部門的同時向集團行政管理部移交工程檔案；
行政管理部和物業(yè)管理部門須對移交的工程文件、資料進行鑒別，剔除無歷史保存價值的文件、資料，確保不遺漏關鍵性的文件、資料；
工程檔案資料移交前的保管工作由各職能部門、項目工程部承擔；
行政管理部須按照集團制定檔案相關管理辦法和《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求保管工程檔案資料。 工程檔案的安全、保密
公司各職能部門以及企業(yè)員工對工程檔案的安全和保密工作都有不可推卸的義務和責任；
凡屬密級的工程檔案，應由公司行政管理部統(tǒng)一保管；
對泄露工程檔案機密的，應按有關規(guī)定視情予以處理，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
工程檔案的查閱、利用、銷毀
行政管理部部應制定工程檔案檢索體系，并指導各職能部門及項目工程部制定相應的文檔檢索系統(tǒng)方便工程檔案的查閱和利用；
行政管理部應制定工程檔案查閱利用制度，各職能部門和項目工程部應按制度查閱或利用工程檔案；
行政管理部須定期對工程檔案逐卷審查，對其內(nèi)容價值、保密期限作出鑒定，提出處理意見；
需銷毀的檔案必須編制銷毀清冊，經(jīng)部門領導和公司領導鑒定批準后，由行政管理部具體負責銷毀，并要嚴格遵守監(jiān)銷制度，應有兩人負責監(jiān)銷，銷毀清冊應存檔備查。
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