20xx年公司辦公室規(guī)章制度-資料下載頁
2025-01-25 05:33本頁面
【正文】 同樣說：“您好，這里是華羽家具”。但聲音清晰、悅 耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此接電話時應有“我 代表公司形象”的意識。接電話必須使用普通話，嚴禁使用“喂、你找誰，等不文雅用語”。
要有喜悅的心情：打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中， 也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應對。
清晰明朗的聲音：打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽” 得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
認真清楚的記錄：隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指 ① When何時 ② Who何人 ③ Where何地④ What何事 ⑤ Why為什么 ⑥ HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話， 接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5WIH技巧。
了解來電話的目的：上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可 敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由， 避免誤事。我們首先應了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求 對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
掛電話前的禮貌：要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說 一 聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
四、文件管理
文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)工作意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點突出，觀
點鮮明，結構嚴謹，條理清楚，語言簡潔，通俗易懂。
文件在送上級審批或簽發(fā)之前，必須反復核對確保無誤。
打印、發(fā)放文件必須經相關上級審核后方可印發(fā)。
凡正式行文應加蓋單位公章。使用印章必須報經總經理批準同意，對需加蓋印章的文書內容必須 認真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱清楚，嚴禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。 蓋印要嚴肅認真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對有相片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應壓年蓋月。
打印文件要注意保存原稿，應將原稿與一份成文一并存檔保留，以備查閱。
印發(fā)文件要做到文面清晰，字體適當，用紙規(guī)范，美觀大方。
按照檔案管理工作要求，及時做好各類文件歸檔、留存及銷毀工作。
五、文印、電腦管理
文印人員按公司規(guī)定按時打印公司相關文件。
公司禁止私自打印個人資料以及一切與公司無關的資料。如有違反，依據情節(jié)輕重給予罰款處理。
辦公室人員遵守公司的保密規(guī)定，輸入電腦的信息屬公司機密，未經批準不準向任何人提供、泄
露。違者視情節(jié)輕重給予處理。
辦公室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息，為工作和有關部門決策提供信息資料。（ 采
集、輸入信息以及時、準確、全面為原則。）
信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出公司。
辦公室人員應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障，
應及時報請維修，以免影響工作。
嚴禁工作期間上網聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無關事。如有違犯，發(fā)現(xiàn)一次按罰款10
元一次處理，屢犯者將從嚴處罰。
電腦室設備應由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用，否則，造成設備損壞的應照
價賠償。
六、會議室管理
為確保會議室的合理使用,將指定前臺接待員對會議室進行有效管理。各部門在使用會議室之前，至少提前半天向行政部進行預定，由行政部合理安排。
會議室使用完畢后，使用部門應及時進行現(xiàn)場整理、儀器設備復位，個人物品和垃圾請隨即帶離 現(xiàn)場避免影響后面部門的使用。
七、辦公用品領用規(guī)定
采購: 采購工作要科學、合理，增強透明度。采購前，應做好市場調查，充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優(yōu)惠條件，貨真價實，物美價廉。由行政部統(tǒng)一采購，以便降低采購成本。
入庫: 對采購回的辦公用品進行入庫登記，庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。
領用: 員工因工作需要，申領人應前臺辦理申領手續(xù)，行政將視工作需要發(fā)放辦公用品。
回收：員工離職后，應將辦公用品交還行政，對于價值貴重的辦公用品及設備，如果發(fā)生丟失損壞，應折價賠償，在工資中扣除。
八、以上規(guī)定既公布之日起生效，如有違犯將視情節(jié)輕重作出相應處罰！
華羽家具
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