【文章內(nèi)容簡介】 保障，需要合理的管理。如果 管理不妥，有可能造成物資的短缺和浪費，造成不必要的開支。 在物資采購時，先讓各部門把各自需要的物資報至辦公室，然后由辦公室人員統(tǒng)計出總的物資需要。待查看過庫存物資后，結(jié)合庫存物資和總的物資需要，列出需要采購的物資及價格。經(jīng)價格比較后，由辦公室人員購買既便宜又實用的物資，盡量節(jié)約開支，使資金得到最大限度的利用。同時，在購買過程中應(yīng)注意保留原始票據(jù)及發(fā)票，報銷時一并交上并核對。 在物資管理方面，本學(xué)期最重要的是對校學(xué)生會秘書處固定電話使用的管理。在能使用短信通知時，盡量使用短信平臺進行通知，避免資源的浪費，使電話費控制在一個合理的水平上。同時，應(yīng)加強對其它部門借用物資的登記，借用物資時間的長短、借用人、用途等都應(yīng)詳細(xì)的記錄下來。各值班室的門鑰匙應(yīng)進行統(tǒng)一配備，并由專人持有，避免物資丟失時找不到負(fù)責(zé)人。 （三） 文件管理 辦公室文件管理隸屬辦公室文秘工作，由 1 名副主任負(fù)責(zé)。依據(jù)辦公室工作經(jīng)驗，現(xiàn)羅列了以下辦公室文件管理制度： 文件借出 各部門向辦公室借閱文件時，需征得值班負(fù)責(zé)同學(xué)的同意，再經(jīng)借用人登記，辦公室值班同學(xué)簽字后，文件方可借出。值班負(fù)責(zé)同學(xué)事后須向分管副主任說明情況，以便統(tǒng)籌安排。值得注意的是，期刊 雜志是校學(xué)生會的公共財產(chǎn)，只供校學(xué)生會成員在值班期間借閱，辦公室值班同學(xué)在值班結(jié)束之前必須把借閱出去的雜志收回并將其放到櫥柜中相應(yīng)位置。 文件收入 各部門上交文件到辦公室時，需直接交給當(dāng)天值班負(fù)責(zé)人，并由值班同學(xué)將該文件放進櫥柜中，進行相關(guān)登記，分管副主任會在一周之內(nèi)對文件進行一定的分類、整理。 文件的分類、整理 對現(xiàn)階段的文件應(yīng)進行細(xì)致整理，并保存好所有有用資料，以備今后查閱。對往屆文件應(yīng)進行一次性歸類，并收藏好有代表性的文件，剔除無參考價值、無存檔意義的文件。應(yīng)及時對文件進行分類、整理，使辦公室 文件羅列有條不紊，便于文件的管理和查閱。 文件打印和復(fù)印 文件打印和復(fù)印時，需要向助理及以上領(lǐng)取已由主任簽字的“申請文印資料登記卡”，然后去信捷文印部（文梯后，外語樓旁邊）進行。文件打印和復(fù)印完畢后，需要在簽單上注明資料名稱、申請單位、經(jīng)辦人等信息。待信捷文印部人員核對后，即可將文件取走。 （四） 外聯(lián)工作 活動安排 本學(xué)期辦公室將堅持抓好常規(guī)工作，在老師的指導(dǎo)下，繼續(xù)開展干部培訓(xùn)等活動，提高學(xué)生會成員的自身素質(zhì)，豐富同學(xué)們的課余生活。 關(guān)于本部門，我們將努力調(diào)動全體成員的積極性，結(jié)合辦公室各項工 作，統(tǒng)籌規(guī)劃，做好每一個活動的前期策劃和準(zhǔn)備工作。活動中，充分發(fā)揮同學(xué)們的潛力，使工作任務(wù)得以出色地完成。 關(guān)于部門間，我們將配合其它部門的工作，加強各部門的協(xié)同合作，使學(xué)生會各項活動井然有序地進行。例如，配合體育部承擔(dān) CUBA 的各項后勤工作，協(xié)助社服組織舊貨交易活動。在活動中，我們將虛心接受同學(xué)們的各項反饋意見，并進行內(nèi)部改進和調(diào)整，爭取做到更好。 對外聯(lián)絡(luò) 關(guān)于校學(xué)生會內(nèi)部，我們將發(fā)揮辦公室的紐帶作用，積極配合其它部門，做好各項公關(guān)事宜，努力協(xié)調(diào)好各部門之間的工作，保證信息在各部門的暢通。 關(guān)于院系 學(xué)生會間，我們將以竭誠為同學(xué)們服務(wù)為宗旨，努力加強校學(xué)生會和各院系學(xué)生會的交流，共同促進學(xué)校學(xué)生工作的發(fā)展。 第六條 文件打印和復(fù)印 文件打印和復(fù)印時，需要向助理及以上領(lǐng)取已由主任簽字的“申請文印資料登記卡”，然后去信捷文印部（文梯后，外語樓旁邊）進行。文件打印和復(fù)印完畢后，需要在簽單上注明資料名稱、申請單位、經(jīng)辦人等信息。待信捷文印部人員核對后，即可將文件取走。 （五） 其他工作 值班表的編排。每學(xué)期收集齊本部門人員的課程表后，由助理為部門人員安排班次，班次盡量避免同班級同學(xué)在一起值班。每人每兩周值三 次班，每人每周在 1— 8 節(jié)課有一固定班次，每兩周在 9— 10 節(jié)課在單、雙周班次； 及時了解辦公室人員狀況，每月例會時進行點評、總 結(jié) 。 第二章 部門活動 第一節(jié) 活動規(guī)范 活動策劃 活動申報 開展活動 活動總結(jié) 信息回饋 領(lǐng)取資金 獲批 活動要有一定的可行性 申報部門：辦公室 或 申報老師： XXX 可行性方案由 辦公室主任 組織實施 ， 在工作中應(yīng)明確第一責(zé)任人，其他人員按需要配給，避免相互推脫 致使工作不能有效開展，完成。成員之間團結(jié)合作，共同進步。 在可行計劃實施過程中，要定期將工作進度、實際困難和工作成果如實向上級反映，以便于工作順利高效地完成。 活動 結(jié)束后，要及時做好活動總結(jié)并存檔 第二節(jié) 傳統(tǒng)活動 一 通訊錄制作 通訊錄的制作是一項復(fù)雜而重要的活動，是辦公室及其它各部門進行上傳下達的基礎(chǔ)。具體制作細(xì)節(jié)如下： 收集各部門通訊錄，要求其上交電子版（ EXCEL 版，版式設(shè)置為橫向）或打印版。要求內(nèi)容包括：序號、職務(wù)、姓名、性別、院系、專業(yè)、宿舍地址、宿舍電話、手機、 ； 將各部門電子版通訊錄整合到一個文件夾，核對各部門成員信息， 確定其準(zhǔn)確無誤； 統(tǒng)一電子表格格式：字體為宋體、 12 號、行高為 15，每頁底部設(shè)置頁碼、并居中； 制作封皮及目 錄：封面為“華僑大學(xué)第 XX 屆學(xué)生會委員通訊錄 （排名按姓氏拼音為序） 年 月”； 交給辦公室主任審批，再次修改核對后打印初稿； 將初稿交給杜老師審批，根據(jù)老師的審批意見修改后給辦公室主任察看，確定準(zhǔn)確無誤后打印出來。如條件允許，可以在部長例會上發(fā)回各部通訊錄，以最后核實資料； 通訊錄完成以后，需要制作若干份簡易通訊錄（內(nèi)容有：姓名、手機；如果是小靈通號碼需要在前面加區(qū)號 0595）供短信平臺使用。主要有：常委和各院系主席通訊錄、校學(xué)生會常委和各部部長通訊錄、各部門通訊錄。 二 外聯(lián)工作 要協(xié)調(diào)好與其它部門的工作，與其它部門的部長、部員交往過程中要有禮貌、虛心、熱情； 協(xié)助其它部門組織一些大型活動，包括：社會服務(wù)中心舊貨交易活動、學(xué)習(xí)部百科知識競賽……其它活動如需幫助，我們也會盡量幫忙。工作中，需要保持一貫的負(fù)責(zé)、高效、認(rèn)真的作風(fēng)。 三 儀容儀表檢查 儀容儀表檢查是由校學(xué)生會進行的例行活動。每年的 5月份和 9月份在華園大道和法學(xué)院路口都會設(shè)點，屆時校學(xué)生會常委和各部部長都會參與其中。此項活動的主要目的是調(diào)查、統(tǒng)計各學(xué)院不合格情況，起到警示作用，保證華大學(xué)生良好的儀容儀表。辦公室需要負(fù) 責(zé)： 為校學(xué)生會常委、各部部長安排值班班次； 在活動之前制作值班表、簽到表、違規(guī)情況統(tǒng)計表和檢查說明； 物資準(zhǔn)備，包括筆、各種表格、工作證、文件夾等； 警示牌的擺放和收回，一個放于金川對面華園大道，一個置于洪祖杭大樓左側(cè)的道路； 收集各常委、部長班次小結(jié)； 統(tǒng)計檢查結(jié)果并作檢查總結(jié)，制作成冊。 詳見附錄一《儀容儀表檢查情況》；附錄二《儀容儀表檢查說明》 四 共建活動 校學(xué)生會的另一項例行活動是與豐澤區(qū)第八中心小學(xué)開展的共建活動。此次活動一般在每年的 5 月份舉行，由辦公室承辦，在關(guān)愛 小朋友的同時，也幫助他們增加了課外知識。具體活動包括： 與小學(xué)老師聯(lián)系，商議共建活動相關(guān)事議； 辦公室助理以 2人為 1 小組，根據(jù)當(dāng)前時事、結(jié)合小學(xué)生的特點制定策劃書初稿。經(jīng)主任審閱、修改后，交給李俊杰老師審批，并從中挑選出最佳的策劃。待修改完畢后，由主任分派任務(wù)，各助理分版塊執(zhí)行策劃； 前期準(zhǔn)備活動：物資購買、各版塊資料準(zhǔn)備、宣傳工作（海報、橫幅制作，宣傳稿，宣傳單）、校學(xué)生會及小學(xué)參與共建人員報名工作等； 為保證活動的順利進行，我們還需要經(jīng)常與小學(xué)的老師聯(lián)系，活動前要彩排，確定活動當(dāng)天物資準(zhǔn) 備齊全，細(xì)節(jié)方面不能出現(xiàn)差錯； 制定應(yīng)急方案，以面對突發(fā)事件； 收尾工作：工作人員上交活動總結(jié)，收集照片，文字資料存檔等。 五 納新工作安排 每年九月份的納新活動，辦公室主要負(fù)責(zé)后勤工作。包括：納新表的制作，面試前的宣傳，各部門面試點的設(shè)立，面試點的引導(dǎo)工作，指示牌的制作，各部門所需納新人數(shù)的統(tǒng)計，物資準(zhǔn)備（紙、筆、工作證），面試點的衛(wèi)生清理工作等。 同時，辦公室內(nèi)部也要進行納新活動。助理除負(fù)責(zé)面試前后勤工作還要參與面試活動。 第三章 部門成員制度 第一節(jié) 部門成員組成 主 任 副主任 值班助理 值班干事 一、成員素質(zhì) 要求 對自己要求有一個清晰的定位，了解自己的能力，清楚自己為什么要加入學(xué)生會。 對于學(xué)生會的工作要充滿渴望和熱情，只有當(dāng)一個人對于自己從事的工作投入了百分百的熱情才會盡心盡責(zé)，努力做到最好。 具有團隊精神，學(xué)生會就像是一個大家庭，每位干事都是這個大家庭中的一員，只有融入這個大家庭，彼此間相互合作和睦相處，才能使工作更好的開展。 要善于思考和總結(jié)，在每一次活動前需要眾人齊心策劃集思廣益，使活動更加的富有意義，但在活動之后又需要做好對工作的總結(jié)，尋找到自己的不足，能夠做到在下次的活動中揚長補短。 要具有一定的語言表達和溝通的能力。學(xué)生會的工作畢竟是一個面向人的工作，與人溝通交流能力是必不可少的。 要有實干精神能夠踏實進取，有吃苦精神能夠持之以恒，對于工作要有責(zé)任心而且能抱著一種學(xué)習(xí)的態(tài)度，不斷進取。 二、主任任職要求 須是華僑大學(xué)學(xué)生會常務(wù)委員會成員。 符合《華僑大學(xué)學(xué)生干部任職要求》。 在學(xué)生會任副部級干部滿一年，工作表現(xiàn)突出。 有較強的組織、協(xié)調(diào)、溝通和領(lǐng)導(dǎo)能力。 三、副主任任職要求 在學(xué)生會任職滿一年，工作表現(xiàn)突出。 符合《華僑大學(xué)學(xué)生干部任職要求》，通過學(xué)生會干部競聘面試。 有較強 的組織、協(xié)調(diào)、溝通和領(lǐng)導(dǎo)能力。 四、助理任職要求 符合校學(xué)生會干部任職要求的，在部門任職滿一學(xué)期的部門成員。 有較強的責(zé)任心，積極的工作熱情，有實干精神。 有相對突出的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力。 經(jīng)主任、副主任推薦，并提交助理任職申請表。 助理新上任有兩個月的試用期考核，考核合格方可留任。 第二節(jié) 人事考核制度 第一條 辦公室成員考核制度 為了更好的提高干部工作、品德以及學(xué)習(xí)等方面的能力。現(xiàn)規(guī)定如下 : （ 1）每學(xué)期末對所有成員進行一次理論、工作實際情況的考評。 （ 2）每月對主任助理進行 考評一次。 （ 3）每月由助理及以上評選“辦公室月度積極分子”，并在例會上予以公布。 （ 4）堅持公平、公正、公開的考評原則。 有關(guān)考核制度的細(xì)則詳見 附錄三 第二條 學(xué)生會部長考核制度 學(xué)生會干部考核是為了加強對學(xué)生會干部素質(zhì)的提高及促進學(xué)生會管理和發(fā)展而專門制定的一項制度，所以將以公正、公平角度進行全方面的真實的評價。 部長考核制度采用扣分制，其總分為 100 分（包括民主考核得分、監(jiān)察委部考核得分和部門考核得分），其中參加民主考核的人數(shù)多于部門總?cè)藬?shù)的 50%方才有效。在每學(xué)期末進行考核，其制度成績在良以上且學(xué) 習(xí)成績符合才能參加學(xué)校的“優(yōu)秀學(xué)生干部”評選。 詳見 附錄四 第三節(jié) 獎懲制度 根據(jù)以上考核情況，由主任推薦優(yōu)秀成員給學(xué)生會參與“校學(xué)生會積極分子”的評選。 對于表現(xiàn)突出的助理、副主任，經(jīng)主任推薦可參與“華僑大學(xué)優(yōu)秀學(xué)生干部”的評選。此評選不得與“校學(xué)生會積極分子”等相關(guān)評選同時進行。 由助理及以上評選“辦公室月度積極分子”，并作為晉升依據(jù)。 對違反管理，違反紀(jì)律者，經(jīng)多次批評教育仍不悔改，或者做出有損集體名譽及利益的，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評及開除等處分。造成不良影響、情節(jié)嚴(yán)重交由學(xué)校處理。 第四節(jié) 退部規(guī)定 第一條 退部原因 違反學(xué)生會章程或本章程，被主任或上級除名。 由于學(xué)習(xí)或其他任務(wù)重，自動退出部門。 由于學(xué)生會內(nèi)部需要，協(xié)調(diào)到其他部門或組織。 其他原因。 第二條 退部程序 干事退部需提前一周向助理提出退部請求，并向主任提交書面退部申請經(jīng)主任簽字確認(rèn)方可退部。 助理退部需提前一周向主任提出書面申請，并經(jīng)副主任會議集體討論通過方可退部。 副主任退部需提前一周向主任提出書面申請，并經(jīng)常委會議集體討論通過方可退部。 主任在學(xué)期內(nèi)一般不允許退部；若實有特殊情況，經(jīng)常委會和 老師同意，在確定新主任前可暫由一副主席擔(dān)任，并由一副主任暫時負(fù)責(zé)部門的日常工作。 退部申請書中需要包含退部人個人資料、退部原因以及工作總結(jié)，并希望可以為部門的進一步發(fā)展提出建議。 第四章 部門紀(jì)律制度 第一節(jié) 值班制度 一 常見值班問題 當(dāng)接到校外的電話時，請在值班日記本上作詳細(xì)的電話記錄，包括對方姓名（稱呼）、單位、聯(lián)系方式、主要內(nèi)容。如果事情比較緊急或不能決定處理方式請及時向杜老師匯報，如若商業(yè)性質(zhì)太濃則可直接拒絕。 務(wù)必熟悉校學(xué)生會各部門的具體位置，值班期間如遇到問路者可準(zhǔn)確告知 。注意禮貌、熱情。 收到請柬請及時打電話告知秘書處當(dāng)天值班負(fù)責(zé)人。 收到紅頭文件及時聯(lián)系辦公室主任；若為其它文件則