【文章內容簡介】 保障，需要合理的管理。如果 管理不妥，有可能造成物資的短缺和浪費，造成不必要的開支。 在物資采購時，先讓各部門把各自需要的物資報至辦公室，然后由辦公室人員統(tǒng)計出總的物資需要。待查看過庫存物資后，結合庫存物資和總的物資需要，列出需要采購的物資及價格。經(jīng)價格比較后，由辦公室人員購買既便宜又實用的物資，盡量節(jié)約開支，使資金得到最大限度的利用。同時，在購買過程中應注意保留原始票據(jù)及發(fā)票，報銷時一并交上并核對。 在物資管理方面，本學期最重要的是對校學生會秘書處固定電話使用的管理。在能使用短信通知時，盡量使用短信平臺進行通知，避免資源的浪費，使電話費控制在一個合理的水平上。同時，應加強對其它部門借用物資的登記，借用物資時間的長短、借用人、用途等都應詳細的記錄下來。各值班室的門鑰匙應進行統(tǒng)一配備，并由專人持有，避免物資丟失時找不到負責人。 （三） 文件管理 辦公室文件管理隸屬辦公室文秘工作，由 1 名副主任負責。依據(jù)辦公室工作經(jīng)驗，現(xiàn)羅列了以下辦公室文件管理制度： 文件借出 各部門向辦公室借閱文件時，需征得值班負責同學的同意，再經(jīng)借用人登記，辦公室值班同學簽字后，文件方可借出。值班負責同學事后須向分管副主任說明情況，以便統(tǒng)籌安排。值得注意的是，期刊 雜志是校學生會的公共財產(chǎn)，只供校學生會成員在值班期間借閱，辦公室值班同學在值班結束之前必須把借閱出去的雜志收回并將其放到櫥柜中相應位置。 文件收入 各部門上交文件到辦公室時，需直接交給當天值班負責人，并由值班同學將該文件放進櫥柜中，進行相關登記，分管副主任會在一周之內對文件進行一定的分類、整理。 文件的分類、整理 對現(xiàn)階段的文件應進行細致整理，并保存好所有有用資料，以備今后查閱。對往屆文件應進行一次性歸類，并收藏好有代表性的文件，剔除無參考價值、無存檔意義的文件。應及時對文件進行分類、整理，使辦公室 文件羅列有條不紊，便于文件的管理和查閱。 文件打印和復印 文件打印和復印時，需要向助理及以上領取已由主任簽字的“申請文印資料登記卡”，然后去信捷文印部（文梯后，外語樓旁邊）進行。文件打印和復印完畢后，需要在簽單上注明資料名稱、申請單位、經(jīng)辦人等信息。待信捷文印部人員核對后，即可將文件取走。 （四） 外聯(lián)工作 活動安排 本學期辦公室將堅持抓好常規(guī)工作，在老師的指導下，繼續(xù)開展干部培訓等活動，提高學生會成員的自身素質，豐富同學們的課余生活。 關于本部門，我們將努力調動全體成員的積極性，結合辦公室各項工 作，統(tǒng)籌規(guī)劃，做好每一個活動的前期策劃和準備工作?；顒又?，充分發(fā)揮同學們的潛力，使工作任務得以出色地完成。 關于部門間，我們將配合其它部門的工作，加強各部門的協(xié)同合作，使學生會各項活動井然有序地進行。例如，配合體育部承擔 CUBA 的各項后勤工作，協(xié)助社服組織舊貨交易活動。在活動中，我們將虛心接受同學們的各項反饋意見，并進行內部改進和調整，爭取做到更好。 對外聯(lián)絡 關于校學生會內部，我們將發(fā)揮辦公室的紐帶作用，積極配合其它部門，做好各項公關事宜，努力協(xié)調好各部門之間的工作，保證信息在各部門的暢通。 關于院系 學生會間，我們將以竭誠為同學們服務為宗旨，努力加強校學生會和各院系學生會的交流，共同促進學校學生工作的發(fā)展。 第六條 文件打印和復印 文件打印和復印時，需要向助理及以上領取已由主任簽字的“申請文印資料登記卡”，然后去信捷文印部（文梯后，外語樓旁邊）進行。文件打印和復印完畢后，需要在簽單上注明資料名稱、申請單位、經(jīng)辦人等信息。待信捷文印部人員核對后，即可將文件取走。 （五） 其他工作 值班表的編排。每學期收集齊本部門人員的課程表后，由助理為部門人員安排班次，班次盡量避免同班級同學在一起值班。每人每兩周值三 次班，每人每周在 1— 8 節(jié)課有一固定班次，每兩周在 9— 10 節(jié)課在單、雙周班次； 及時了解辦公室人員狀況，每月例會時進行點評、總 結 。 第二章 部門活動 第一節(jié) 活動規(guī)范 活動策劃 活動申報 開展活動 活動總結 信息回饋 領取資金 獲批 活動要有一定的可行性 申報部門：辦公室 或 申報老師： XXX 可行性方案由 辦公室主任 組織實施 ， 在工作中應明確第一責任人，其他人員按需要配給，避免相互推脫 致使工作不能有效開展，完成。成員之間團結合作，共同進步。 在可行計劃實施過程中，要定期將工作進度、實際困難和工作成果如實向上級反映，以便于工作順利高效地完成。 活動 結束后，要及時做好活動總結并存檔 第二節(jié) 傳統(tǒng)活動 一 通訊錄制作 通訊錄的制作是一項復雜而重要的活動，是辦公室及其它各部門進行上傳下達的基礎。具體制作細節(jié)如下： 收集各部門通訊錄，要求其上交電子版（ EXCEL 版，版式設置為橫向）或打印版。要求內容包括：序號、職務、姓名、性別、院系、專業(yè)、宿舍地址、宿舍電話、手機、 ； 將各部門電子版通訊錄整合到一個文件夾，核對各部門成員信息， 確定其準確無誤； 統(tǒng)一電子表格格式：字體為宋體、 12 號、行高為 15，每頁底部設置頁碼、并居中； 制作封皮及目 錄：封面為“華僑大學第 XX 屆學生會委員通訊錄 （排名按姓氏拼音為序） 年 月”； 交給辦公室主任審批，再次修改核對后打印初稿； 將初稿交給杜老師審批，根據(jù)老師的審批意見修改后給辦公室主任察看，確定準確無誤后打印出來。如條件允許，可以在部長例會上發(fā)回各部通訊錄，以最后核實資料； 通訊錄完成以后，需要制作若干份簡易通訊錄（內容有：姓名、手機；如果是小靈通號碼需要在前面加區(qū)號 0595）供短信平臺使用。主要有：常委和各院系主席通訊錄、校學生會常委和各部部長通訊錄、各部門通訊錄。 二 外聯(lián)工作 要協(xié)調好與其它部門的工作，與其它部門的部長、部員交往過程中要有禮貌、虛心、熱情； 協(xié)助其它部門組織一些大型活動，包括：社會服務中心舊貨交易活動、學習部百科知識競賽……其它活動如需幫助，我們也會盡量幫忙。工作中，需要保持一貫的負責、高效、認真的作風。 三 儀容儀表檢查 儀容儀表檢查是由校學生會進行的例行活動。每年的 5月份和 9月份在華園大道和法學院路口都會設點，屆時校學生會常委和各部部長都會參與其中。此項活動的主要目的是調查、統(tǒng)計各學院不合格情況，起到警示作用，保證華大學生良好的儀容儀表。辦公室需要負 責： 為校學生會常委、各部部長安排值班班次； 在活動之前制作值班表、簽到表、違規(guī)情況統(tǒng)計表和檢查說明； 物資準備，包括筆、各種表格、工作證、文件夾等； 警示牌的擺放和收回，一個放于金川對面華園大道，一個置于洪祖杭大樓左側的道路； 收集各常委、部長班次小結； 統(tǒng)計檢查結果并作檢查總結，制作成冊。 詳見附錄一《儀容儀表檢查情況》；附錄二《儀容儀表檢查說明》 四 共建活動 校學生會的另一項例行活動是與豐澤區(qū)第八中心小學開展的共建活動。此次活動一般在每年的 5 月份舉行，由辦公室承辦，在關愛 小朋友的同時，也幫助他們增加了課外知識。具體活動包括： 與小學老師聯(lián)系，商議共建活動相關事議； 辦公室助理以 2人為 1 小組，根據(jù)當前時事、結合小學生的特點制定策劃書初稿。經(jīng)主任審閱、修改后，交給李俊杰老師審批，并從中挑選出最佳的策劃。待修改完畢后，由主任分派任務，各助理分版塊執(zhí)行策劃； 前期準備活動：物資購買、各版塊資料準備、宣傳工作（海報、橫幅制作，宣傳稿，宣傳單）、校學生會及小學參與共建人員報名工作等； 為保證活動的順利進行，我們還需要經(jīng)常與小學的老師聯(lián)系，活動前要彩排，確定活動當天物資準 備齊全，細節(jié)方面不能出現(xiàn)差錯； 制定應急方案，以面對突發(fā)事件； 收尾工作：工作人員上交活動總結，收集照片，文字資料存檔等。 五 納新工作安排 每年九月份的納新活動，辦公室主要負責后勤工作。包括：納新表的制作，面試前的宣傳，各部門面試點的設立，面試點的引導工作，指示牌的制作，各部門所需納新人數(shù)的統(tǒng)計，物資準備（紙、筆、工作證），面試點的衛(wèi)生清理工作等。 同時，辦公室內部也要進行納新活動。助理除負責面試前后勤工作還要參與面試活動。 第三章 部門成員制度 第一節(jié) 部門成員組成 主 任 副主任 值班助理 值班干事 一、成員素質 要求 對自己要求有一個清晰的定位，了解自己的能力，清楚自己為什么要加入學生會。 對于學生會的工作要充滿渴望和熱情，只有當一個人對于自己從事的工作投入了百分百的熱情才會盡心盡責，努力做到最好。 具有團隊精神，學生會就像是一個大家庭，每位干事都是這個大家庭中的一員，只有融入這個大家庭，彼此間相互合作和睦相處，才能使工作更好的開展。 要善于思考和總結，在每一次活動前需要眾人齊心策劃集思廣益，使活動更加的富有意義，但在活動之后又需要做好對工作的總結，尋找到自己的不足，能夠做到在下次的活動中揚長補短。 要具有一定的語言表達和溝通的能力。學生會的工作畢竟是一個面向人的工作，與人溝通交流能力是必不可少的。 要有實干精神能夠踏實進取，有吃苦精神能夠持之以恒，對于工作要有責任心而且能抱著一種學習的態(tài)度，不斷進取。 二、主任任職要求 須是華僑大學學生會常務委員會成員。 符合《華僑大學學生干部任職要求》。 在學生會任副部級干部滿一年，工作表現(xiàn)突出。 有較強的組織、協(xié)調、溝通和領導能力。 三、副主任任職要求 在學生會任職滿一年，工作表現(xiàn)突出。 符合《華僑大學學生干部任職要求》，通過學生會干部競聘面試。 有較強 的組織、協(xié)調、溝通和領導能力。 四、助理任職要求 符合校學生會干部任職要求的，在部門任職滿一學期的部門成員。 有較強的責任心，積極的工作熱情，有實干精神。 有相對突出的組織、協(xié)調、溝通能力。 經(jīng)主任、副主任推薦，并提交助理任職申請表。 助理新上任有兩個月的試用期考核，考核合格方可留任。 第二節(jié) 人事考核制度 第一條 辦公室成員考核制度 為了更好的提高干部工作、品德以及學習等方面的能力?，F(xiàn)規(guī)定如下 : （ 1）每學期末對所有成員進行一次理論、工作實際情況的考評。 （ 2）每月對主任助理進行 考評一次。 （ 3）每月由助理及以上評選“辦公室月度積極分子”，并在例會上予以公布。 （ 4）堅持公平、公正、公開的考評原則。 有關考核制度的細則詳見 附錄三 第二條 學生會部長考核制度 學生會干部考核是為了加強對學生會干部素質的提高及促進學生會管理和發(fā)展而專門制定的一項制度，所以將以公正、公平角度進行全方面的真實的評價。 部長考核制度采用扣分制，其總分為 100 分（包括民主考核得分、監(jiān)察委部考核得分和部門考核得分），其中參加民主考核的人數(shù)多于部門總人數(shù)的 50%方才有效。在每學期末進行考核，其制度成績在良以上且學 習成績符合才能參加學校的“優(yōu)秀學生干部”評選。 詳見 附錄四 第三節(jié) 獎懲制度 根據(jù)以上考核情況，由主任推薦優(yōu)秀成員給學生會參與“校學生會積極分子”的評選。 對于表現(xiàn)突出的助理、副主任，經(jīng)主任推薦可參與“華僑大學優(yōu)秀學生干部”的評選。此評選不得與“校學生會積極分子”等相關評選同時進行。 由助理及以上評選“辦公室月度積極分子”，并作為晉升依據(jù)。 對違反管理，違反紀律者，經(jīng)多次批評教育仍不悔改，或者做出有損集體名譽及利益的，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評及開除等處分。造成不良影響、情節(jié)嚴重交由學校處理。 第四節(jié) 退部規(guī)定 第一條 退部原因 違反學生會章程或本章程，被主任或上級除名。 由于學習或其他任務重，自動退出部門。 由于學生會內部需要，協(xié)調到其他部門或組織。 其他原因。 第二條 退部程序 干事退部需提前一周向助理提出退部請求，并向主任提交書面退部申請經(jīng)主任簽字確認方可退部。 助理退部需提前一周向主任提出書面申請，并經(jīng)副主任會議集體討論通過方可退部。 副主任退部需提前一周向主任提出書面申請，并經(jīng)常委會議集體討論通過方可退部。 主任在學期內一般不允許退部；若實有特殊情況，經(jīng)常委會和 老師同意，在確定新主任前可暫由一副主席擔任，并由一副主任暫時負責部門的日常工作。 退部申請書中需要包含退部人個人資料、退部原因以及工作總結，并希望可以為部門的進一步發(fā)展提出建議。 第四章 部門紀律制度 第一節(jié) 值班制度 一 常見值班問題 當接到校外的電話時，請在值班日記本上作詳細的電話記錄，包括對方姓名（稱呼）、單位、聯(lián)系方式、主要內容。如果事情比較緊急或不能決定處理方式請及時向杜老師匯報，如若商業(yè)性質太濃則可直接拒絕。 務必熟悉校學生會各部門的具體位置，值班期間如遇到問路者可準確告知 。注意禮貌、熱情。 收到請柬請及時打電話告知秘書處當天值班負責人。 收到紅頭文件及時聯(lián)系辦公室主任；若為其它文件則