【文章內(nèi)容簡介】 c） 各部門作業(yè)規(guī)范和管理制度： Q/HYZYXX2021：企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) /公司名稱代號 作業(yè)文件代碼 序號 發(fā)布年號 ， 由 綜合辦公室 統(tǒng)一管理。 d） 外來 文件 由 綜合辦公室 自行編號加以識別。 質(zhì)量手冊 14 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分和適宜的： a） 質(zhì)量手冊由 綜合辦公室 負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，報(bào)總 經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由綜合辦公室 負(fù)責(zé)登記發(fā)放； b） 各部門作業(yè)規(guī)范和管理制度由各部門編寫、 綜合辦公室 匯總，由管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)， 綜合辦公室 負(fù)責(zé)編號登記和發(fā)放； c） 應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件收發(fā)記錄》。 文件的受控狀況 文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控。所有受控文件必須在該文件封面加蓋“受控文件”章，并注明分發(fā)號。非受控文件不蓋章，未加蓋印章的文件亦為非受控文件。 文件的更改 a） 質(zhì)量手冊由 綜合辦公室 組 織更改，填寫《文件更改申請單》，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后， 綜合辦公室 實(shí)施更改。 綜合辦公室 應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄。 b） 其它文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改。如果指定其它部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。 c） 文件實(shí)施更改時(shí)，實(shí)施人應(yīng)按文件發(fā)放記錄更改到每一份受控版本，并向文件持有人出示已經(jīng)批準(zhǔn)的《文件更改申請單》，更改內(nèi)容及標(biāo)識需填寫在更改控制頁中。 文件的領(lǐng)用 a） 文件發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《文件收發(fā)記錄》，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù) 責(zé)人審批方可領(lǐng)用。 b） 因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 文件的保存、作廢與銷毀 文件的保存 a） 質(zhì)量手冊和作業(yè)規(guī)范、管理制度原稿由 綜合辦公室 歸檔保存，并填寫《受控文件清 質(zhì)量手冊 15 單》。 b） 各部門與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放、由本部門資料員妥善保管。 c） 當(dāng)幾個(gè)文件裝訂一起，各部門資料員應(yīng)建立目錄清單，以便查找。 d） 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別 和檢索。 e） 所有文件一律不得私自復(fù)印，若有需要，則提出申請經(jīng)管代批準(zhǔn)后，由 綜合辦公室發(fā)放。 文件的作廢和銷毀 a） 所有失效或作廢文件由 綜合辦公室 及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出銷毀。 b） 因某種原因需保留的任何已作廢的文件，應(yīng)加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預(yù)期使用； c） 對要銷毀的作廢文件，由 綜合辦公室 填寫《文件銷毀申請》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。 文件的借閱 借閱與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件借閱單》，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱。 外來文件的控制 公司確保所確定的策劃和運(yùn)行質(zhì)量管理體系所需的外類文件得到識別，并控制分發(fā)以確保其有效。 綜合辦公室 負(fù)責(zé)收集法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號、加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊版收回。并建立相關(guān)外來文件的《受控文件清單》和《文件收發(fā)記錄》。 文件發(fā)布時(shí)和每年三月由 綜合辦公室 組織各對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行評審，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評審，必要時(shí)予以修改，以保證文件符合標(biāo)準(zhǔn)和公司運(yùn)行要求。評審結(jié)果應(yīng)形成《文件評審記錄》。 5 相關(guān)文件 《記錄控制程序》。 6 記錄 質(zhì)量手冊 16 HYQR0401《文件收發(fā)記錄》 HYQR0402《文件借閱單》 HYQR0403《受控文件清單》 HYQR0404《文件更改申請單》 HYQR0405《文件銷毀申請》 HYQR0406《文件評審記錄》 質(zhì)量手冊 17 記錄控制程序 1 目的 對質(zhì)量管理體系所要求的記錄加以控制。 2 范圍 適用于為證明 服務(wù) 符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的記錄。 3 職責(zé) 綜合辦公室 負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理各部門的非技術(shù)類記錄。 各部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門的記錄。 綜合辦公室 負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各部門編制的記錄格式。 4 程序 記錄的標(biāo)識編號按《文件控制程序》執(zhí)行。 記錄填寫 記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)能說明理由，并將該項(xiàng)用單杠劃去；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人任免不允許空白。 如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后數(shù)據(jù)，加蓋或簽名更改人的印章或姓名及日期。 記錄的保存、保護(hù) 各部門的資料員必須把所有記錄分類，按日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方 ，所有的記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄。 綜合辦公室 編制記錄清單，將公司所有與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號（版本）、保存期、保存部門等內(nèi)容，并匯集備案格式。各部門需要使用的記錄表式，應(yīng)到 綜合辦公室 登記領(lǐng)取。 記錄的借閱和復(fù)制 各部門保管的記錄應(yīng)便于檢索，定期產(chǎn)生記錄以日期作為檢索，不定期產(chǎn)生記錄則編號檢索。需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫《文件借閱記錄》，由記錄管理人登記備案。 記錄的銷毀處理 記錄如超過保存期或其它特殊情況需要銷毀時(shí)，由 各部門主管填寫《文件銷毀申請》 質(zhì)量手冊 18 交 綜合辦公室 審核，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。 記錄格式 各部門的記錄格式，由各部門負(fù)責(zé)組織編制，部門經(jīng)理審核，交 綜合辦公室 批準(zhǔn)備案。 各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。 作為傳遞性表單和幾個(gè)部門共用表單，在使用前，編制部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織進(jìn)行評審，以保證適用性。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 記錄 無 質(zhì)量手冊 19 管理職責(zé) 1 目的 規(guī)定總經(jīng)理應(yīng)承諾和實(shí)施的活動(dòng)。 2 范圍 適用于總經(jīng)理為建立和改進(jìn)質(zhì)量管理體系的承諾提供證據(jù)。 3 程序概要 管理承諾 總經(jīng)理通過以下的活動(dòng)對其建立、實(shí)施和改進(jìn)質(zhì)量管理體系及有效性的承諾提供證據(jù)： 向組織傳達(dá)滿足 顧客 要求和法律、法規(guī)要求的重要性。 a） 總經(jīng)理應(yīng)樹立質(zhì)量意識，清楚了解讓 顧客 滿意是最基本的要求； b） 總經(jīng)理應(yīng)清楚了解 服務(wù) 質(zhì)量與公司每一個(gè)成員對質(zhì)量的認(rèn)識緊密相關(guān)； c） 總經(jīng)理應(yīng)采取培訓(xùn)、會(huì)議等各種方式使全體員工樹立質(zhì)量意識，都能認(rèn)識到滿足 顧客 的要求和法律法規(guī)的要求的重要性；并能經(jīng)常持續(xù)地加強(qiáng)員工的質(zhì)量意識，使他們積極參加與提高質(zhì)量有關(guān) 的活動(dòng)。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)制定和批準(zhǔn)公司的質(zhì)量方針，參見《質(zhì)量方針》。 總經(jīng)理應(yīng)確保公司質(zhì)量目標(biāo)的制訂，參見《管理策劃程序》 總經(jīng)理按計(jì)劃的時(shí)間間隔主持管理評審，執(zhí)行《管理評審程序》。 總經(jīng)理應(yīng)確保公司質(zhì)量管理體系運(yùn)作能獲得必要的資源，執(zhí)行《資源管理》規(guī)定。 以 顧客 為關(guān)注焦點(diǎn) 公司的成功取決于理解并滿足 顧客 及其它相關(guān)方當(dāng)前和未來的需求和期望，并爭取超越這些需求和期望?？偨?jīng)理應(yīng)以增強(qiáng) 顧客 滿意為目標(biāo)，為此應(yīng)做到： 確定 顧客 的需求和期望，通過市場調(diào)研、預(yù)測，或與 顧 客 直接接觸來實(shí)現(xiàn)。 將 顧客 的需求和期望轉(zhuǎn)化為要求，這些要求包括對 服務(wù) 的要求、過程要求和質(zhì)量管理體系要求等，只有完全滿足 顧客 需求和期望時(shí)， 顧客 才能滿意。 使轉(zhuǎn)化成的要求得到滿足 a） 公司必須滿足法律法規(guī)及強(qiáng)制性的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定； b） 顧客 的期望和需求、法律法規(guī)及強(qiáng)制性的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求也會(huì)隨時(shí)間而修訂，因此組織轉(zhuǎn)化的要求及已建立的質(zhì)量管理體系也應(yīng)隨之更新，執(zhí)行管理評審程序和文件控制 質(zhì)量手冊 20 程序的規(guī)定。 為實(shí)現(xiàn)上述要求，本章編制下列文件： 章節(jié)號 標(biāo)題 GB/T190012021 對照條款 質(zhì)量方針 管理策劃程序