【文章內容簡介】 人員選擇最佳的供應商和采購策略，確保采購工作高質量、高效率及低成本執(zhí)行。 同時能夠支持多幣種采購。與生產、庫存、應付帳管理及成本等子系統(tǒng)均有良好的接口。采購需求信息可由生產等其他部門直接下達，無需手工錄入采購訂單，只要將請購項目合并下達即可自動生成采購單，方便、靈活。采購物品收貨檢驗后可按已分配的庫存貨位自動入庫，并及時更新庫存，同時由成本與應付帳子系統(tǒng)完成結轉采購成本及應付款的工作，無需財務人員手工填制憑證。 （二）系統(tǒng)功能需求 主要包括： （ 1）提供供應商報價查詢及修改； 提供申請采購處理功能；可以處理中長期物品的采購，直接生成請購單； MRP 計劃任務直接生成采購單； （ 2）可限制訂貨的供應商；請購單合并，自動生成采購訂單； （ 3）支持直接批量、固定批量、最大 /最小經濟批量等多種訂購政策，同時對直接批量 ,可按采購精度下訂單；可將多張請購 單合并生成一張采購訂單的一行，或一張采購訂單的多個訂單行；合并生成訂單過程中，自動索取供應商報價； （ 4）采購單允許分批采購有多個交貨日期及交貨地點； （ 5）支持無訂單到貨；支持多幣種采購； （ 6）與庫存子系統(tǒng)相連，到貨入庫，自動按庫存單位轉換，更新庫存數(shù)量，同時生成入庫單； （ 7）采購收貨支持庫存批次及單件管理；采購系統(tǒng)與應付帳子系統(tǒng)相連，直接生成采購憑證，無需財務人員手工填制，且采購金額與成本均由財務反填； （ 8）對采購單的處理靈活，隨時可以維護，已發(fā)放的訂單可作終止；采購單可自動結清或手工強制結清； （三） 系統(tǒng)業(yè)務流程管理需求分析 （ 1）采購中長期計劃生成。與生產子系統(tǒng)相連時可使用。對于中長期采購的物品讀取主生產計劃和產品消耗訂額，算出凈需求，并根據凈需求直接生成請購單。 （ 3）請購單合并 /下達?？赏ㄟ^輸入條件立即找出欲處理的請購單，并將選中的請購單自動按以下規(guī)則生成采購單：同一供應商的請購合為一張采購單的一行或多行，不同供應商生成不同的采購單，采購數(shù)量由該物品的批量政策最終決定，單價則通過供應商報價庫自動索取。在確認之前，可對自動合并的結果作適當調整。一旦確認即生成采購單，同時將其送至打印隊列。 （ 4）采購訂單錄入。采購訂單的直接入口，需輸入訂單所需的全部數(shù)據，允許同一采購單有不同的交貨日期及交貨地點。提供選擇是否打印采購訂單的功能。 （ 5）采購訂單維護?？梢酝ㄟ^此程序修改所有未發(fā)放的采購訂單?？蛇x擇打印修改后的訂單。 （ 6）采購訂單確認。采購訂單一經確認，即認為已正式向供應商提出采購請求。在此統(tǒng)計訂購額及訂購量，同時將打印采購單送至打印隊列。 （ 7）采購訂單確認后維護。已發(fā)放的采購訂單若有變動，經過與供應商協(xié)商后，也可中止該張訂單。 （ 8）采購訂單收貨?？梢葬槍δ硰埐少徲唵芜M行收貨處理，且將到貨、實 收及拒收數(shù)量自動反饋到采購訂單。還可使用功能鍵，一次性完成實收物品的收貨，分配及入庫工作。 （ 9）無采購訂單收貨?？梢酝瓿芍苯拥截?(未事先錄入采購訂單 )物品的收貨，也可由用戶選擇，一次性實現(xiàn)物品的到貨、庫存分配及入庫工作 . （ 10）收貨單更正。對于已經確認入庫的收貨單，可以進行修改或刪除，生成更正收貨單。 （ 11）庫存分配?？捎蓭齑婀芾砣藛T對已收到的物料統(tǒng)一進行庫存貨位的分配工作，為入庫作準備。 （ 12）收貨單確認入庫?？蓪⒁淹瓿蓭齑娣峙涞奈锪习粗付ǖ膫}庫、貨位入庫，系統(tǒng)自動更新相應的采購和庫存記錄，同時自 動生成一張入庫單。 案例三 沃爾瑪（中國）的管理信息系統(tǒng) 沃爾瑪中國有限公司的管理信息系統(tǒng)來自強大的國際系統(tǒng)支持。沃爾瑪在全球擁有 3000多家商店、 40多個配銷中心、多個特別產品配銷中心，它們分布在美國、阿根廷、巴西、加拿大、中國、法國、墨西哥、波多黎各等國家。公司總部與全球各家分店和各個供應商通過共同的電腦系統(tǒng)進行聯(lián)系。它們有相同的補貨系統(tǒng)、相同的 EDI條形碼系統(tǒng)、相同的庫存管理系統(tǒng)、相同的會員管理系統(tǒng)、相同的收銀系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)能從一家商店了解全世界的商店的資料。 1．電腦系統(tǒng)給沃爾瑪采購 員的資料：保存兩年的銷售歷史，電腦記錄了所有商品一一具體到每一個規(guī)格、不同顏色的單品的銷售數(shù)據，包括最近各周的銷量，存貨多少。這樣的信息支持能夠使采購員知道什么品種該增加、什么品種該淘汰；好銷的品種每次進多少才能滿足需求，又不致積壓。 2．電腦系統(tǒng)給商店員工的資料：單品的當前庫存、己訂貨數(shù)量、由配銷中心送貨過程中的數(shù)量、最近各周的銷售數(shù)量、建議訂貨數(shù)量以及 Telxon 終端所能提供的信息。 Telxon終端是一個無線掃描槍，它在國外已開始武裝超市、百貨商店、家庭中心。國內已有上海易初蓮花、西安海星超市、廣州新大 新、成都百成集團等少數(shù)企業(yè)使用。它大小如一本 32K書，商場員工使用它掃描商品的條形碼時，能夠顯示價格、架存數(shù)量、庫存數(shù)量、在途數(shù)量及最近各周銷售數(shù)量等。掃描槍的應用，使商場人員丟下了厚厚的補貨手冊，對實施單品管理提供了可靠的數(shù)據，而且高效、準確。 3．電腦系統(tǒng)給供應商的資料：與提供給采購員的數(shù)據相同，這樣詳實的數(shù)據使生產商能細致地了解哪些規(guī)格、哪種顏色的產品好銷，然后按需組織生產。 沃爾瑪在中國信息系統(tǒng)的應用 自動補貨系統(tǒng)（ ARAutomatic Replenishment） 自動補貨系統(tǒng)是連續(xù)補貨系統(tǒng)（ Continuous Replenishment ,CR）的延伸，即供應商預測未來商品需求，負起零售商補貨的責任，在供應鏈中，各成員互享信息，維持長久穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作伙伴關系。 自動補貨系統(tǒng)能使供應商對其所供應的所有分門別類的貨物及在其銷售點的庫存情況了如指掌，從而自動跟蹤補充各個銷售點的貨源，使供應商提高了供貨的靈活性和預見性，即由供應商管理零售庫存，并承擔零售店里的全部產品的定位責任，使零售商大大降低零售成本。 一種商品一旦被大量采購，就會促使