【文章內(nèi)容簡介】 輔助工作程序： 備份經(jīng)銷商確認程序； 啟用備份經(jīng)銷商工作程序； 催款工 作程序； 流程輔助線 （二）收款、對帳工作流程（每月 5 號 — 18 號）：（需改正） （三）簽付印工作流程（ 10 號 — 20 號）： （四）發(fā)書工作流程（ 20 號 — 25 號）： 輔助工作程序： “特發(fā)”（特別發(fā)書）工作流程； （五）反饋工作流程（每月 23 號 — 27 號）： 輔助工作程序： 退書工作流程； （六）追加、補發(fā)工作流程（ 26 號 — 29 號）： （七）整理工作流程（ 29 號 — 31 號）： 份 經(jīng) 銷 商 確 認 程 序 ； 表 》 社 長 （八）市場調(diào)查工作流程（ 12 號 — 18 號； 26 號 — 2 號）： （九）發(fā)行部（月度）工作例會（每月 3 號）： 五、輔助工作流程： （一）備份經(jīng)銷商確認程序： （二 ）經(jīng)銷商確認或備份經(jīng)銷商啟用程序： （三）催款工作流程： （四）“特發(fā)”工作流程： （五）退書工作流程 （六）出庫單工作流程 提貨人 內(nèi)勤管理員 財務(wù) 印刷廠 備注 申請 提貨人提出申請 制單 內(nèi)勤管理員填制出庫單 核計 交財務(wù)部門復核、登記，留存第二聯(lián) 發(fā)書 印刷廠倉庫發(fā)書，留存第三聯(lián) 留存 內(nèi)勤管理員留存第一聯(lián)，提貨人留存第四聯(lián) （七）退貨單工作流程 退貨單位 片區(qū)主管 主管上級 內(nèi)勤 財務(wù) 備注 申請 退貨單位提出申請 上報 片區(qū)主管上報 批復 主管上級批復 制單 內(nèi)勤管理員制單 核計 財務(wù)部復核留存第三聯(lián) 留存 片區(qū)主管留存第一聯(lián)，內(nèi)勤留存第二聯(lián) 六、日常工作及月、季度工作管理 （一）為及時了解各片區(qū)的報數(shù)、發(fā)貨和費用回收等情況，便于發(fā)行工作的開展，各片區(qū)經(jīng)理及內(nèi)勤管理員必須每月按時填制并上報如下表格： 名稱 上報時間 方式 制表人 報財務(wù) 期數(shù)字統(tǒng)計表 當月 10 號初表 下月 5 號正式表 轉(zhuǎn)財務(wù) 劉芳 對帳表 每月 23 號前 同財務(wù)核對 劉芳 年度 期發(fā)行統(tǒng)計及到款情況 每月 28 號前 報發(fā)行副社長 劉芳 發(fā)行管理月報 每月 5 號前 報發(fā)行副社長 各片區(qū)經(jīng)理 注：表格見附頁 （二）為加強目標實施的過程控制和指導，公平的 評價片區(qū)經(jīng)理的實績，特要求片區(qū)經(jīng)理和內(nèi)勤管理員逐月按時上報《發(fā)行管理月報》： 1）真實詳細的匯報一月計劃的執(zhí)行情況和市場情況。 2）對一月的經(jīng)營管理做好自檢。 3）必須認真填寫下月計劃、促銷策略、措施及經(jīng)營的合理化建議等?？勺鳛榭傠s志社制定市場投放計劃的依據(jù)。 4）實施過程中做好終端促銷的效果評估記錄，必要時與月報一同上報。 5）經(jīng)理要檢查任務(wù)執(zhí)行情況，并分析和預(yù)測責任人是否能完成； 6）聽取責任人的意見，并幫助責任人克服在計劃實施過程中的障礙。 （三） 每季度片區(qū)經(jīng)理必須認真編寫《季度發(fā)行工 作總結(jié)》，內(nèi)容要求：總結(jié)前段工作；研究存在的問題；分析投入產(chǎn)出比；計劃一段工作目標、市場運作問題、客戶意見與動態(tài)、對雜志社要求和意見、人員問題、調(diào)整預(yù)算等。 （四）與雜志社溝通和匯報的所有實施資料，必須真實。匯報人要對其真實性負責。一旦查出有誤，根據(jù)情節(jié)輕重給與相應(yīng)的懲罰。對上報的月報表與季度總結(jié)、分析與評估報告、記錄與心得等都要有內(nèi)勤管理員進行妥善保管。 七、經(jīng)銷商管理 1．經(jīng)銷商信譽管理（重點在控制貨物風險）： 1）信譽管理的目的： ●提前計劃好風險承受的尺度； ●有利于發(fā)行數(shù)量的準確預(yù)測； ●有利于提高追收成功率； 2）建立《經(jīng)銷商資料卡》其主要內(nèi)容： ●基本情況：詳細經(jīng)銷商名稱、地址、電話／傳真、法人等； ●資信情況：單位性質(zhì)、商業(yè)級別、業(yè)務(wù)覆蓋范圍、主要經(jīng)營范圍等； ●財務(wù)情況：回款負責人、財務(wù)負責人、稅號、開戶行、帳號、發(fā)貨地址、電話、收貨人等。 3）資信調(diào)查報告的內(nèi)容： ●業(yè)務(wù)狀況：單位實績、人員素質(zhì)、與雜志社的關(guān)系、合作態(tài)度等。 ●交易現(xiàn)狀：單位形象、聲譽、信用狀況等。 3）終端拜訪計劃： ●制定走訪計劃：明確工作任務(wù)數(shù)量。片區(qū)經(jīng)理要根據(jù)前期工作情況和終端檔案及 網(wǎng)絡(luò)情況，明確走訪哪些終端，走訪的過程中哪些是重點對象，當天要解決哪些主要問題等，制定詳細的走訪計劃。 ●作好準備工作：如何攜帶宣傳品（數(shù)量、種類），是否安排妥當準備的問卷等。 ●工作原則：先遠后近，即先從離家（雜志社）最遠的終端做起，以便于消滅死角，克服惰性。 4）終端服務(wù)的工作步驟： ●看戶外：看戶外廣告有沒有，若沒有應(yīng)及時粘上，做好硬包裝。 ●勤問候：向終端發(fā)行人員問候，同時詢問雜志的發(fā)行情況和競爭對手的發(fā)行情況以及營業(yè)員對雜志社的意見、建議。 ●查戶內(nèi)廣告及產(chǎn)品的擺放，及時調(diào)整，以達到最佳狀 態(tài)。 ●快記錄：把詢問的各種情況作如實記錄。 ●提要求：針對實際問題，提出我方要求，盡量達到目的。 5）終端檢查制度： ●片區(qū)經(jīng)理，每月負責抽查 2— 3 個地市的終端發(fā)行網(wǎng)點，肯定成績，發(fā)現(xiàn)問題，及時總結(jié)分析，對終端工作形成定期檢查，以保障終端有步驟地落實推進。 ●片區(qū)經(jīng)理每月進行一次終端市場抽樣調(diào)研，根據(jù)調(diào)配情況如實填寫終端市場調(diào)研報告，交由發(fā)行部主任匯總上報發(fā)行副社長，審核后交社長（總編）審閱。 2．市場價格管理： 1）嚴格監(jiān)督執(zhí)行雜志社規(guī)定的價格體系。 2）監(jiān)督各級經(jīng)銷商管理好所轄區(qū)內(nèi)的發(fā) 行價格，主動采取措施預(yù)防區(qū)域間的沖貨。維護批發(fā)價和零售價的穩(wěn)定。 3．經(jīng)銷商資料的分析和管理： 1）對經(jīng)銷商的所在地進行“路序”分類，規(guī)劃好拜訪路線、拜訪工作量、拜訪區(qū)域和拜訪責任人，有效的編制拜訪計劃； 2）將經(jīng)銷商的發(fā)行業(yè)績整理成冊，對業(yè)績好的經(jīng)銷商進行拜訪，與之交流，并將拜訪記錄和心得整理列表，從中可以總結(jié)經(jīng)驗，提高工作效率； 3）經(jīng)銷商資料卡的管理，由發(fā)行部內(nèi)勤管理員負責保管，未建立經(jīng)銷商資料卡或資料卡不全的，各片區(qū)經(jīng)理及發(fā)行部主任要負主要責任。 八、合同簽訂與管理 1．合同簽訂的原則： 1）只有發(fā)行副社長以上級別有權(quán)簽訂合同（特殊授權(quán)例外），其他人無權(quán)簽訂；片區(qū)經(jīng)理可簽訂意向性草案。 2）對片區(qū)經(jīng)理簽訂的意向性草案，必須報發(fā)行副社長及社長（總編）批準后，方可生效； 3）各類合同由雜志社統(tǒng)一印制，雜志的供貨價應(yīng)按雜志社統(tǒng)一規(guī)定填寫。 2．合同執(zhí)行管理： 1）建立合同臺帳和合同進程卡； 2）合同臺帳的內(nèi)容：合同號；單位名稱；信譽限額；交貨的品種、數(shù)量、總金額、時間； 3）合同進程卡：記錄合同從簽訂到執(zhí)行完畢的一切進程； 4）根據(jù)合同臺帳和合同進程卡，監(jiān)督合同執(zhí)行。準確統(tǒng)計物流 情況，有效的規(guī)避物流風險； 5）發(fā)行部按月清理逾期和撤銷的合同，分別歸類。對撤銷的合同存檔處理，對逾期的合同制定催討實施計劃，加緊催討； 6）各片區(qū)的合同、合同臺帳和合同進程卡均由內(nèi)勤管理員負責保管，同時復印一份交由財務(wù)人員保管； 九、發(fā)貨、退換及貨款回收管理 發(fā)貨： 1）嚴格依據(jù)按報數(shù)發(fā)貨的原則，片區(qū)沒有報數(shù)不發(fā)貨； 2）不許超出信譽等級發(fā)貨，應(yīng)盡量保證先款后貨； 退、換貨管理：退換貨不僅給雜志社造成經(jīng)濟損失，也會影響單位信譽。因此，必須嚴格根據(jù)退貨標準限額授權(quán)進行。 1）退換貨標 準： ●由于產(chǎn)品質(zhì)量問題致使客戶無法使用的； ●產(chǎn)品在運輸途中損壞，影響發(fā)行或使用的； ●其他經(jīng)雜志社政策允許的退貨情況。 2）退換貨理由的調(diào)查：各級發(fā)行部門均有責任對客戶的退換貨理由進行調(diào)查，情況屬實并符合退換貨標準的，各片區(qū)經(jīng)理有退換貨的建議申請權(quán)，但需經(jīng)發(fā)行副社長批準方可實施。批準人必須對申請的真實性負責。退書在每年的年底統(tǒng)一辦理。 貨款回收： １）注意事項： ●全體發(fā)行人員要明確：收回貨款，才算完成發(fā)行； ●檢查督促各相關(guān)經(jīng)銷商及時回款，最大程度的降低風險； ●做好經(jīng)銷商的資信調(diào)查， 合理設(shè)計信譽度； ●做好應(yīng)收帳款的管理工作，防止呆帳、死帳、漏帳發(fā)生； ●貨款由客戶匯入雜志社賬戶或直接交到財務(wù)，嚴禁發(fā)行人員接款； 十、費用管理 費用的構(gòu)成： １、發(fā)行管理費用： 項目 具體說明 預(yù)算 辦公費 通訊、辦公用品、郵件等 差旅費 市內(nèi)、長途交通、住宿等 運雜費 貨物運輸及宣傳品運輸?shù)? 工資 所有發(fā)行人員的工資 獎金 所有發(fā)行的人員獎金 業(yè)招費 用于業(yè)務(wù)應(yīng)酬的費用 其他 辦證、質(zhì)檢、行政收費等 ２、宣傳開發(fā)費 用： 項目 項目說明 預(yù)算 廣告費 電視、廣播、報刊、雜志 車貼、燈箱、路牌 其他 宣傳費 張貼畫、橫幅、旗貼 組織宣傳、展示活動 其他 促銷費 促銷費用 公關(guān)費用 市場調(diào)研費 同類產(chǎn)品、同類競爭者調(diào)查、讀者需求調(diào)查 市場容量調(diào)查、雜志價格、內(nèi)在質(zhì)量調(diào)查等 ３、費用預(yù)算與控制： ●月度預(yù)算報告內(nèi)容： Ａ、確定發(fā)行目標、宣傳開發(fā)費用總額及有關(guān)的宣傳促銷活動； Ｂ、根據(jù)雜志社的發(fā)行戰(zhàn)略結(jié)合各地 特點確定宣傳促銷組合方案； Ｃ、發(fā)行部負責編制宣傳開發(fā)費用預(yù)算表（根據(jù)費用的構(gòu)成編制），由發(fā)行部主任和發(fā)行副社長簽字后報社長審批。 ●費用的控制： Ａ、費用的使用原則：本著“以最小的投入，獲得最大的效益”為原則，避免短期經(jīng)營行為； Ｂ、每筆款項的支出，必須經(jīng)片區(qū)經(jīng)理申請，分別經(jīng)發(fā)行部主任、副社長、社長同意后，方可支出。財務(wù)人員根據(jù)?？顚Ｓ玫脑瓌t在預(yù)算內(nèi)支付。嚴禁預(yù)算外支出，如有特殊情況，報社長批準； Ｃ、工資、獎金發(fā)放按雜志社有關(guān)財務(wù)規(guī)定和“五定一獎”有關(guān)條例執(zhí)行； D、每月 號以前將需要報銷的 票據(jù)統(tǒng)一交由社長簽字后，到財務(wù)部予以報銷，財務(wù)上執(zhí)行前帳不報，后帳不支原則。 人力資源管理 一、管理理念： ●一切均為達成經(jīng)營目標； ●無條件創(chuàng)造“最佳工作環(huán)境”，穩(wěn)定發(fā)行隊伍（是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營