制度廣西制度廣西師范學(xué)院研究生會規(guī)章(編輯修改稿)
2024-11-18 22:32 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 圍。 第四條 立卷的原那么。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)絡(luò)，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。 第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原那么、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。 分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。 分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。 分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。 分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。保管期限分為永久、長期、短期三種。（1） 永久保存。但凡反映部門主要職能活動和歷史相貌的〔例如章程、申請批文等〕有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。（2） 長期保存。但凡在相當長時間內(nèi)部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。（3） 短期保存。但凡在較短時間內(nèi)部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為15年以下第六條 文件的組合。組合的根本作法如下： 法規(guī)性文件，如制度、方法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。 會議文件應(yīng)單獨組合。 統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。 工作方案、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團名稱組合。 特殊性文件材料，可根據(jù)詳細情況進展組合。 第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進展排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，方案、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，根據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。 第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。 第九條 歸檔時間。部門應(yīng)于活動后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。 第十條 歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合以下要求：歸檔文件齊全、完好。每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、明晰。檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，構(gòu)造完好，必須提醒卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。二、檔案的管理和利用 第十二條 辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進展分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。 第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進展檔案銷毀。 第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合〞的原那么。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有方案的進展修補、復(fù)制，保護檔案的平安與完好。 第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時歸還。 第十六條 借用檔案人員必須保護檔案，要保證檔案的平安與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時向分管主席報告，按有關(guān)規(guī)定處理。 第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。 第十八條 平時聚集，按實際順序或內(nèi)容分類、搜集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)絡(luò)。假設(shè)遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時懇求補發(fā)或獲得復(fù)印件，以便存檔和查閱。 第十九條 確保文件、材料的平安，做好保密工作。16
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