還真生活館行政前臺(tái)工作流程(編輯修改稿)
2024-11-16 23:25 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 字后交行政主管審核簽字；考勤統(tǒng)計(jì)交由財(cái)務(wù)作為造工資表的根本依據(jù)負(fù)責(zé)每個(gè)月和供貨商結(jié)算工作流程 圓通 郵件對(duì)賬看是否有誤 并填寫支票領(lǐng)用單并找行政經(jīng)理簽字 無誤后填寫支票領(lǐng)用單并找行政經(jīng)理簽字 填寫支票領(lǐng)用單找行政經(jīng)理簽字第三篇：行政前臺(tái)工作流程行政前臺(tái)工作流程前臺(tái)是一個(gè)公司的臉面和名片。所以，前臺(tái)工作的專業(yè)、規(guī)范與適度與否，對(duì)塑造單位形象有著非常重要的作用。一、前臺(tái)人員的穿著及相關(guān)儀表要求前臺(tái)人員須每天著淡妝上班。頭發(fā)干凈整潔，不油膩不披頭散發(fā)，燙染夸張的頭發(fā)須扎好在腦后。上班期間衣著整潔，整齊。坐姿不得歪斜、懶散，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)。不能佩戴過多的首飾，首飾應(yīng)和著裝相互配合。二、環(huán)境衛(wèi)生、辦公設(shè)施的保持和檢查每天早上9:00打掃衛(wèi)生，整理前臺(tái)物品，保持前臺(tái)環(huán)境清新整潔、物品擺放整齊；每三天上午10:00 巡視公司公共區(qū)域的綠化狀況，保證舒適良好的工作氛圍，如有問題及時(shí)通知行政管理部部長；下午下班前對(duì)公司辦公區(qū)的巡視，查看門窗、凈水機(jī)電源、電腦電源等關(guān)閉情況并做記錄，冷氣于下班前檢查關(guān)機(jī)模式。三、郵件、信件的收發(fā)詳細(xì)記錄每日信件、郵件的收發(fā)情況，負(fù)責(zé)送信件、郵件的保安和簽收信件、郵件的員工都要做登記并簽字；如接收人不在公司，要及時(shí)電話通知，并記其返回時(shí)間，及時(shí)送予并簽收；如接收人不是大樓內(nèi)辦公人員，要及時(shí)電話通知，與其接洽好簽收時(shí)間來簽收郵件或信件；如無法聯(lián)系接收人，應(yīng)及時(shí)通知行政管理部部長。四、接待訪客訪客出門時(shí)起身迎接，應(yīng)該表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。面向來訪者點(diǎn)頭微笑致意：“您好，請問您找哪一位？、請問您是哪家公司？、請問貴姓？”如果正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話也要對(duì)來客點(diǎn)頭示意；登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。知道找誰后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請來訪者稍等或引領(lǐng)來訪者到洽談室或會(huì)議室等候，用規(guī)范的儀態(tài)（手勢指引或起身帶位）引領(lǐng)來訪者入座，并倒水給客人。如果等的時(shí)間很長，要關(guān)照一下來訪者并向其說明，然后再向來訪者要找的相關(guān)人員說明情況。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；如果來訪者知道找誰，但未預(yù)約來訪時(shí)，不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對(duì)方：讓我看看他是否在，要打電話給相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)。XX單位XX來訪，不知道是不是方便接待，處于對(duì)來訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理，即使是要找的同事或領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)做是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為下一步的處理留下了余地。同時(shí)婉轉(zhuǎn)的詢問對(duì)方來意，如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)部門來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保及時(shí)回復(fù)；每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。五、帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢在走廊的引導(dǎo)方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)；在樓梯的引導(dǎo)方法：當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓，應(yīng)該是接待人員走在前面，客人走在后面，上下樓時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。六、客人離開后客人離開后，應(yīng)立即將客人使用過的一次性杯子整理好，將洽談室或會(huì)議室桌椅整理好，以便接待下一批客人。七、對(duì)內(nèi)接待早上上班主動(dòng)向同事問好，下班時(shí)也主動(dòng)向同事告別。有客人來訪時(shí)，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供茶水等。前臺(tái)要隨時(shí)保持有人在位置上，如遇臨時(shí)有事要離開，需主動(dòng)交其他同事幫忙接電話或接待來訪客人。每天檢查前臺(tái)桌面清潔，設(shè)備的維護(hù)和干凈整潔。八、電話的接聽和記錄接聽電話應(yīng)熱情，使用普通話和禮貌用語。聲音要適度，并最終保持輕松愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。應(yīng)調(diào)整好表情，使用禮貌用語如“謝謝您”“請問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時(shí)候接起電話。首先要說“您好，內(nèi)蒙古日新投資集團(tuán)有限公司”要勤說“請問、請稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來電者說“對(duì)不起，讓您久等了”。轉(zhuǎn)接電話時(shí)，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。對(duì)方如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)，又知道領(lǐng)導(dǎo)的姓名，就要禮貌的詢問：對(duì)方的姓名、單位。如果是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應(yīng)用禮貌的
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