行政前臺助理工作內容(編輯修改稿)
2024-11-15 22:58 本頁面
【文章內容簡介】 間、公共區(qū)域衛(wèi)生上班第一時間根據當天情況調整空調，整理會客室跟上級的辦公室。注意事項：煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。早上各個辦公室進行開門、開窗通風；如有臟污需及時清理。需要提醒辦公室員工對自己的辦公區(qū)域進行及時清潔；查看各個辦公室飲水機是否有水，若已無或已不夠當日飲用，即刻聯(lián)系送水（客戶編號：XXX，訂水電話：XXXXXXX）；查看紙杯、抽紙等是否足夠，及時添置；總經理、副總辦公室桌等清潔；會客室的茶具清洗；下班前關掉會客室茶桌電磁爐的開關，關好門窗。下班前整理好辦公桌椅，電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線，電話需統(tǒng)一擺放，保持整潔度。下班時檢查門窗、空調、電源等是否關閉。二 會議例會：每周星期二上午10:00，如有變動另行通知。，在會議開始5分鐘前通知參會者，準時到達；會議開始前做好會議簽到，無法及時參會者，需得到領導批準。需要進行會議記錄，按格式編排，需存檔紙質版會議記錄。三 文印、傳真、快遞、電話管理工作行政助理負責對打印機進行保管、檢查等工作，辦公室設備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失，應第一時間進行維修，確保不影響各部門正常使用。傳真工作傳真件必須按照公司已有的模板傳送?？爝f工作收發(fā)快遞，按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時間由收件人領取（急件除外）。四 辦公用品采購與管理各部門需求計劃收集每月25日前收集各部門下月的物品需求計劃，進行匯總，同時根據庫存情況編制采購申請表，交由副總審批；其他公共物品采購計劃公共物品包括：茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計劃內的物品，以及其他原公司沒有但經過調查發(fā)現(xiàn)需要采購的物品，此項公共物品若臨時急用，可報經副總，進行臨時采購，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計劃，進行集中采購。采購流程一般日用品（非辦公家具、設備等大型物資）由行政助理進行采購，流程如下：A、首先編制采購申請表，交由副總審批；B、憑借審批的采購申請表到財務處辦理借支手續(xù)；C、一般是到黃沙誼園（荔灣區(qū)黃沙大道2832號）如有其它更好建議亦可。D、采購結束后，填寫報銷單（含價格），整理好票據，交由財務審批； E、做好辦公用具入庫；五、辦公用品發(fā)放任何辦公用品的領用均需要登記；每月集中采購的物資（按照各部門的需求計劃）在采購結束后，月初予以集中發(fā)放；辦公室內物品領取均需登記。每月定時對辦公用具進行盤點。六、辦公用品使用管理,對于借用的物品，需要歸還的，需要跟蹤歸還時間，到時間還未歸還的要與之溝通，超過三天的需說明原因及歸還時間；對于交還的物品的完好性，需要予以當場雙方檢查確認，如有問題視情況需要借用人承擔的，由借用人原價賠償或重購；確認無誤后簽字；七 來客接待接待流程：客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初 次拜訪，不得將公司領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉告方式；倒水通知相關工作人員有人來訪；來客告辭時起身道別；客人離開后 清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需
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