【文章內(nèi)容簡介】 、單位常常利用下行公文、會議報(bào)告、專題講話等公文，宣傳形勢，宣講政策，提出任務(wù)，以動員群眾，提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，推動工作。常常把它作為重要的、特殊的輿論工具，憑借公文特有的權(quán)威性和上下左右通達(dá)的傳播渠道，正確引導(dǎo)輿論。同時，也通過公務(wù)信息、調(diào)查報(bào)告、信訪摘報(bào)、信訪分析報(bào)告、議案、提案等公文，對各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的工作進(jìn)行輿論監(jiān)督，促使機(jī)關(guān)工作高效、廉潔地進(jìn)行。黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)常在報(bào)刊上發(fā)布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基層群眾傳達(dá)一些重要文件，都是為了達(dá)到上述目的。四、記錄記載，以為憑據(jù)公文常常是領(lǐng)導(dǎo)意圖、決策的載體，因而它往往是執(zhí)行公務(wù)、安排工作、解決問題、辦文辦事的依據(jù)。例如，憑借上級的政策性通知，下級就明確該怎樣去實(shí)施。依據(jù)一份請示，丘級機(jī)關(guān)就會作出相應(yīng)的批復(fù)。雙方簽訂了經(jīng)濟(jì)合同，就會據(jù)此明確各自的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。一份資歷證明，本身就是一種具有直接效力的憑證。公文又總是公務(wù)活動的真實(shí)記錄和單位工作的歷史見證。不少公文在其現(xiàn)實(shí)效用消失后，仍具有歷史效用、檔案效用。第二章 公文格式規(guī)范第一節(jié)公文的文面格式公文的文面格式，指公文正式文本的印制規(guī)格樣式。它有極強(qiáng)的程式性、規(guī)范性，這既有利于公文的處理，也有利于公文的寫作。為提高公文寫作和處理的質(zhì)量和效率，必須注重公文文面格式的規(guī)范化。一、公文文面格式的類型。這也是公文中使用最多的文面格式。機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體往來的正式公文，通常采用了公文格式這種文面格式。這種文面格式由《條例》和《辦法》以及《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)行政機(jī)關(guān)公文格式》作出了統(tǒng)一規(guī)定，顯得正規(guī)、莊重、嚴(yán)肅、規(guī)范。，在職能管理工作中所制發(fā)的一些專用公文規(guī)范文本形式。在不同的領(lǐng)域、部門、行業(yè)、專業(yè)，各類規(guī)范文本的文面格式都有所不同，如司法文書與稅務(wù)文書、專利文書、商標(biāo)文書，其規(guī)范文本格式迥異。但在 同一專業(yè)、行業(yè)、領(lǐng)域中的規(guī)范文本，其文面格式則是一樣的，如經(jīng)濟(jì)合同規(guī)范文本，在全國各地都通用。這類文面格式規(guī)范、簡明，填寫、處理和使用都比較方便。規(guī)范文本將有關(guān)內(nèi)容分項(xiàng)列出，設(shè)計(jì)好項(xiàng)目名稱和應(yīng)填寫的內(nèi)容，編制成表格文書。各項(xiàng)目之后留下足夠空白，讓使用單位和個人按規(guī)定填寫。填寫好經(jīng)審查無誤后，要按規(guī)定分別蓋上單位公章。法人代表(法定代表人)、代理人或經(jīng)辦人、或者承擔(dān)相應(yīng)權(quán)利義務(wù)的自然人(個人)也要簽名蓋章。有時，有關(guān)各方(如必需的中介方、擔(dān)保方、委托方、主管方)也要蓋章聯(lián)署。有的還要經(jīng)有關(guān)方面公證、簽證并簽字蓋章。有些需經(jīng)職能主管部門批準(zhǔn)方能生效的規(guī)范文本，甚至連文書處理過程中的有關(guān)程序如審查、批準(zhǔn)意見和審批簽字蓋章都一并在同一文本上反映出來。這種經(jīng)有關(guān)各方都簽字蓋章后制作的一式若干份規(guī)范文本，具有同等法定效力，受到法律保護(hù)，是特殊的正本形式。而雖已填上相關(guān)內(nèi)容，卻并未經(jīng)有關(guān)各方簽字蓋章的規(guī)范文本，則不具備法定效力，一律視為草稿。、會議講話稿、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)、經(jīng)濟(jì)活動分析等等，也常采用一般文章的文面形式單獨(dú)印發(fā)。這種文面形式靈活、簡便，但卻不夠規(guī)范。這也就是通常說的“白頭文件”文面形式。二、規(guī)范的公文文面格式的作用、正確、莊重，?是公文權(quán)威性、_有效性的具體表現(xiàn)形式。如公文的紅色版頭，可區(qū)別于其他應(yīng)用文，形式上更顯莊重、嚴(yán)肅。加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，是公文生效的重要標(biāo)志。、處理與運(yùn)用提供方便，也為公文的立卷歸檔提供方便，有利于提高辦文效率，進(jìn)而提高工作效率和質(zhì)量。公文格式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)和其他先進(jìn)設(shè)備來處理公文的前提和要求。沒有公文格式的規(guī)范化，是難于實(shí)現(xiàn)公文處理的現(xiàn)代化的。三、公文文面格式的特點(diǎn)公文文面格式具有規(guī)范性和確定性的特點(diǎn)。按照《條例》、《辦法》和《公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，公文的組成部分是確定的，不能隨意更換增刪。公文的文面格式是有統(tǒng)一規(guī)定的，各級機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體都必須按確定的、規(guī)范的格式撰制、印發(fā)公文。只有一這樣，才一有利于提高公文處理和公文寫作的質(zhì)量和效率。第二節(jié)公文格式公文格式內(nèi)容包括：公文組成部分(要素)的排列順序和標(biāo)識規(guī)則、紙張規(guī)格尺寸、印刷要求等。(現(xiàn)行公文通用格式見下頁圖示。)一、公文各組成部分(要素)及其標(biāo)識規(guī)則(一)眉首(文頭部分)包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素(組成部分)。位于公文首頁上端。這部分用一條與版心等寬的通欄紅一色細(xì)實(shí)橫線與主體部分隔開，以使文面美觀、醒目。黨的機(jī)關(guān)的文件，其間隔橫線正中常有一顆實(shí)體五角紅星。《條例》作“份號”。黨的機(jī)關(guān)的秘密文件、行政機(jī)關(guān)的機(jī)密和絕密文件均應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號。份數(shù)序號一般用兩位阿拉伯?dāng)?shù)碼，置于版心左上角頂格第一行。“密級”，公文的涉密程度標(biāo)志。分別用“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”表示。公文標(biāo)識密級，其作用是表明文件涉及國家秘密的程度與保密要求，喚起受文者警覺，提示其分別采取不同的措施，維護(hù)國家安全和利益。公文如需標(biāo)識密級，頂格標(biāo)識在版心(文頭)左上角(《公文格式》規(guī)定標(biāo)識在右L角，而右上角要用于蓋收文章和立卷時寫頁碼號，因此不便再標(biāo)識密級等)份號之下一行位置，兩字之間空1字。如需同時標(biāo)識保密期限的，在密級之后標(biāo)識“★”號，然后標(biāo)識保密期限。《條例》中作“緩急時限”，表明對公文送達(dá)和辦理的時間要求的標(biāo)志。分別用 “特急”、“急件”表示。黨的機(jī)關(guān)公文用“特急”、“加急”表示。其作用是維護(hù)公文時效，避免延誤。若是緊急電報(bào)，則標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。緊急程度標(biāo)注在版心(文頭)左上角密級下面一行，單獨(dú)使用則標(biāo)注在版心(文頭)左上角第一行位置?！肮拿Q”，即《條例》所指版頭。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)全稱或規(guī)范簡稱加“文件”組成(俗稱大版頭)，居中排一行。確有必要，也可在發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)名稱后面加一個圓括號()，括號內(nèi)標(biāo)標(biāo)注發(fā)文的文種(俗稱中版頭)?；蛘咧涣邪l(fā)文機(jī)關(guān)(單位)名稱(俗稱小版頭)。政府機(jī)關(guān)公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識通常有兩種形式：一是《XXX人民政府文件》，俗稱為“文件版頭”。二是《XXX人民政府》，俗稱為“函件版頭”。企事業(yè)單位可比照使用。聯(lián)合行文并列兒個發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)，但應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)(單位)排列在前。黨政聯(lián)合行文，一 般使用黨委機(jī)關(guān)的公文名稱。如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)(單位)過多，必須保證公文首頁顯示正文。在民族自治地方，公文名稱可并用自治民族文字和漢字，將自治民族文字排列在前。政府機(jī)關(guān)的上行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣之上，要留出55毫米的空白作“領(lǐng)導(dǎo)批示域”，供上 級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示文件用。，由發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)代字、年份、序號構(gòu)成。其作用在于為檢索和引用公文提供專指性較強(qiáng)的代號，為管理和統(tǒng)計(jì)公文提供依據(jù)。一件公文只有一個發(fā)文字號，幾個機(jī)關(guān)(單位)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)(單位)發(fā)文字號。機(jī)關(guān)(單位)代字(以下簡稱機(jī)關(guān)代字)要簡潔，一般在兩、三個字以內(nèi)。專指性要強(qiáng)，在一個市、縣范圍內(nèi)不能有重復(fù)的機(jī)關(guān)代字。不能將機(jī)關(guān)代字分列在年份兩邊。年份(《條例》作“發(fā)文”)用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，如寫為“1999 “, ” 2006 “之類。年份置于六角括號〔〕中，不能再標(biāo)示為方括號[]和圓括號()。年份位于機(jī)關(guān)代字與序號之間。序號(發(fā)文順序號)每年從1號開始，按先后順序編到當(dāng)年最后一份文件為止。序號不編虛位，不用“0”占空位，(即1不編為001)，序號前也不寫“第”，以顯簡明。不同類型的行文，發(fā)文字號的位置是不同的。平行文、下行文發(fā)文字號位于公文名稱下面居中排一行。_上行文發(fā)文字號居左空1字。發(fā)文字號之下4毫米處印一條與版心等寬的紅色反線(稍粗的線)。(發(fā)文字號只要不貼反線即可。)函件式公文的發(fā)文字號位于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。_上報(bào)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的公文，要由本機(jī)關(guān)(單位)的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并在公文上注明簽發(fā)人。簽發(fā)人位于發(fā)文字號同一行右側(cè)，居右空1字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4毫米。(二)主體部分排列在文頭的橫隔線之下下空2行。包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)、印章、成文時間和附注。1標(biāo)題公文式標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分構(gòu)成。標(biāo)題應(yīng)力求簡明、扼要、醒目。為了閱文和管理的方便，公文標(biāo)題一般要求完整，不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，這樣使標(biāo)題更莊重，也便于一下級引用。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。(黨的機(jī)關(guān)公文則要加書名號。)標(biāo)題位于公文首頁橫隔紅線空兩行之下，居中排一行或多行，與正文間隔一行。分行書寫時要做到詞意完整，排列勻稱、美觀，人名、地名、詞或詞組不能拆開分置兩行，以免產(chǎn)生歧義。多行書寫時，可排列成上小下大的寶塔形、梯形、菱形或等長形。(單位)也稱為主送對象、受文對象。要寫明對所收公文負(fù)實(shí)際辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)、單位或團(tuán)體的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。寫明主要受文者的作用，是概括表明公文的空間效力范圍，明確對文件辦理、答復(fù)負(fù)法定責(zé)任的機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體。因此，主送對象力求明確、具體地寫出。第一，上行文尤其是請示，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)(單位)，不得多頭主送。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)單位向_[級請小，如需同時報(bào)送另一個上級機(jī)關(guān)(單位)，可使用抄送的方式。第二，普發(fā)性的一「行文主送對象可使用泛稱，如“各市、州、縣人民政府，省政府各部門”之類。除特殊情況外，一般不宜使用“各有關(guān)單位”之類不明確的模糊稱呼。第三，除領(lǐng)導(dǎo)I司志有專門交代者外，所有上報(bào)文件都應(yīng)主送機(jī)關(guān)而不宜主送領(lǐng)導(dǎo)個人。第四，主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題之下、正文之前，從左至右頂格標(biāo)識，回行時仍頂格。如主送對象稍多時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，中間用頓號分隔，最后用冒號。第五，公開發(fā)布的周知性公文如公告、通告、公報(bào)以及法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章等，可不寫主送對象。決定、決議、會議紀(jì)要等文種通常也不在正文前寫明主送對象，而可在抄送欄內(nèi)抄送機(jī)關(guān)的上方，標(biāo)明“主送”或者“分送”的機(jī)關(guān)單位。如主送機(jī)關(guān)單位過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可將主送機(jī)關(guān)移至抄送欄內(nèi)，這時其標(biāo)注方法與抄送欄規(guī)定相同。指公文的內(nèi)容。這是公文信息的主體部分。其結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第一層為“1.”，第四層為“(1)”。正文中，人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)一量單位。附件指附屬于公文正件的其他公文、圖表或材料。其自身本來是一個相對獨(dú)立的實(shí)體，如無專門說明，其效用與正件相同。不是每件公文都有附件，只有內(nèi)容需要，而又不便寫入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使止文內(nèi)容具體化、完整化。為受文者正確理解和執(zhí)行公文提供依據(jù)材料或參考材料。被正件確認(rèn)其作用與效力。公文若有附件的，須在正文后空一行提行空兩格標(biāo)寫“附件”，冒號后再分別標(biāo)明附件標(biāo)題、份數(shù)，后面不加標(biāo)點(diǎn)符號。有幾個附件時，還應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)出序號，每件一行。不能籠統(tǒng)寫為“附件如文”、“附件X件”。附件原文一般另起一頁附在正件版記之后。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。有些專門為發(fā)布法令、法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文的公文，是為批準(zhǔn)、確認(rèn)其附件的作用、效力或明令執(zhí)行其附件而制發(fā)的。這類公文的主體內(nèi)容通常在其附件部分，有些人把這類正件叫做“文件頭”或“文件頭子”。這類有附件的公文，在標(biāo)題和正文中，都已寫明所發(fā)布或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的名稱，就不再于正文之后加附件說明標(biāo)注附件名稱了。(單位)署名發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)的名稱要用全稱或者規(guī)范化簡稱。有的公文如命令、政府制發(fā)的議案、有些經(jīng)濟(jì)文書，也可以不署發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)，而由機(jī)關(guān)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人簽署。即在發(fā)文機(jī)關(guān)的位置，寫明簽署的領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)和姓名(或蓋簽名章)，如“省長XXX”、“縣長XXX”、“廠長XXX”、“經(jīng)理XXX”發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)或者領(lǐng)導(dǎo)簽署位于正文(附件)后面右下方。聯(lián)合行文時，一個發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)占一行。會議紀(jì)要、電報(bào)文件、黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)普發(fā)性的下行公文，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)聯(lián)合下發(fā)的公文，通常不加蓋印章，而可標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)。除此之外，其他一切公文均應(yīng)加蓋印章。印章是公文的生效標(biāo)志。除了按規(guī)定可以不加蓋印章的上述文種外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章是證實(shí)公文作者合法性及公文效力的標(biāo)志，印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。政府機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文以印章代表發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)，就不再標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)。公開張貼的通告、通知等，一般也應(yīng)印上套紅印章。單一發(fā)文印章，應(yīng)上距正文(附件)1行的空白，下壓成文日期。章的上邊沿不壓正文(或附件)，下邊沿蓋在年和月上，這就是通常所說的“上不壓正文，下騎年蓋月”。政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字。主辦機(jī)關(guān)印章在前。兩個印章均壓成文日期。聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)名稱(一可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。黨的機(jī)關(guān)公文既署名又蓋印章時，也要將印章下邊沿蓋在成文日期年月上，以顯清晰。當(dāng)正文(附件)后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。印章不能漏蓋、錯蓋，也不能蓋得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰無誤。指定稿形成公文的時間。(不宜叫做發(fā)文時間，因發(fā)文時間往往在成文時間之后，是印發(fā)公文的日期。)除公文正文中專門說明生效日期者外，公文的成文日期就是生效時間。成文日期通常以領(lǐng)一導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以最后會簽單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)口期為準(zhǔn)。凡是經(jīng)會議通過方能生效的公文，以會議通過日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期的位置，除法規(guī)、規(guī)章及決議、決定、會議紀(jì)要等會議文件常以簽注形式安排在標(biāo)題之下外，其他都位于正文