【文章內(nèi)容簡介】 會議的議題往往來自有關(guān)部門的議案和代表的提案，文秘人員要認真做好收集、登記、分類、整理和送審、立案的工作。會議結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)會議領(lǐng)導(dǎo)者的批示或意見，做好交辦、轉(zhuǎn)辦、承辦、催辦和答復(fù)的工作。3．會場布置必須莊嚴、隆重，有些會議還應(yīng)采取嚴格的保衛(wèi)措施。4．做好選舉、表決工作的準備，如選票、票箱的制作，工作人員的選派，劃定投票區(qū)域、路線等。5．跨地區(qū)的代表大會，應(yīng)安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。三、聯(lián)席會議聯(lián)席會議是指沒有隸屬關(guān)系但有工作聯(lián)系的單位或部門，為了解決某一問題，由一方或多方牽頭，定期或不定期召開的會議。它是在充分發(fā)揚民主的基礎(chǔ)上，由會議各方達成共識，形成具有約束力的會議意見，用以解決矛盾，或是協(xié)調(diào)關(guān)系、溝通信息。召開聯(lián)席會議需注意以下事項：1．聯(lián)席會議至少由一方主動牽頭召開，牽頭方往往為工作主要方，因而要承擔更多的組織、協(xié)調(diào)、會務(wù)、經(jīng)費等義務(wù)，但不能因此而享受更多的權(quán)利。2．聯(lián)席會議的時間、地點、議題、與會人員等，應(yīng)由牽頭方和與會各方在平等、協(xié)作和互相尊重的基礎(chǔ)上協(xié)商確定，任何一方都不能把自己的意愿強加于其他各方。會議召開時，應(yīng)由各方輪流或聯(lián)合主持。3．參加會議的各方代表，應(yīng)由有決定權(quán)的、能充分表達組織意見和態(tài)度的負責人或由負責人授權(quán)的代表出席，以免會議議而不決、決而不行。4．聯(lián)席會的最低效果是各抒己見、互通信息、相互了解；最高效果是達成共識。如果能達成共識，可以“意向書”、“協(xié)議書”、“會議紀要”或“會議公報”等書面形式確定并鞏固。四、座談會座談會是政府機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體為收集信息、征求意見、調(diào)查研究而邀請有關(guān)人員進行的訪談。它側(cè)重于與會者之間的交流討論，氣氛較為輕松、親切。座談會的成功與否，很大程度上取決于主持人的水平、引導(dǎo)和組織藝術(shù)。召開座談會需注意以下事項：1．座談會以小型為主，人數(shù)以七八人至二三十人為宜。人數(shù)過少，缺乏代表性，影響討論；人數(shù)過多，影響發(fā)言面和發(fā)言質(zhì)量。2．要根據(jù)座談會的主題，有針對性地、有目的地邀請有關(guān)人士參加座談。被邀請參加座談的人要有代表性，能獨立思考、敢于發(fā)表意見。3．座談會的時間不必嚴格規(guī)定，話多則可適當延長，話少或無話可說即可結(jié)束。4．會場可準備一些茶點、飲料，可邊吃邊談，使氣氛輕松活躍，以達到與會者暢所欲言。五、新聞發(fā)布會新聞發(fā)布會又稱記者招待會，它是政府、企業(yè)、社會團體或個人把各新聞機構(gòu)的記者召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種活動。新聞發(fā)布會是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報道的行之有效的手段。其主要特點，一是互動性強，即會議主持人與記者相互問答，溝通活躍；二是信息傳播迅速，擴散面廣，社會影響大。（一）新聞發(fā)布會的類型根據(jù)新聞發(fā)布會發(fā)布的內(nèi)容大致可以分為發(fā)布消息，說明活動（如企業(yè)推出新產(chǎn)品、企業(yè)經(jīng)營方針的改變），解釋事件（如企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)了問題，企業(yè)出現(xiàn)了重大事故等）三種類型。（二）新聞發(fā)布會的程序1．簽到。在接待處簽到，接待處最好有組織的某位主要人物出面迎賓，以顯示出組織對活動的重視，給來賓及記者們留下好印象。2．分發(fā)會議資料。應(yīng)發(fā)給每位來賓一個事先準備好的資料袋，其中有：新聞發(fā)布稿、技術(shù)性說明資料（必要時發(fā)放）、發(fā)言稿以及會上要展示的產(chǎn)品或模型的照片。3．宣布會議開始。會議開始時，主持人應(yīng)先簡要說明召集會議的目的，所要發(fā)布信息或事件發(fā)生的背景和經(jīng)過等。4．發(fā)言人講話。發(fā)言人要就某些內(nèi)容做重點、詳細的講述。5．回答記者提問。6．宣布會議結(jié)束。（三）舉行新聞發(fā)布會需注意如下事項： 1．確定被邀請記者的范圍該邀請哪些記者得根據(jù)公布事件發(fā)生的范圍、影響來決定。如事件涉及全國，則要邀請全國性新聞單位的記者出席；如事件的影響只限于本地，則邀請當?shù)匦侣剢挝坏挠浾撸蝗缡录婕皩ｉT業(yè)務(wù)，就需邀請專業(yè)新聞單位的記者。一般說來，邀請記者的覆蓋面要廣，各方新聞機構(gòu)都應(yīng)照顧到，不僅要有報紙、雜志 記者，還要有電臺、電視臺及網(wǎng)站的記者；不僅要有文字記者，還應(yīng)有攝影記者。2．選定適宜的時機適宜舉辦新聞發(fā)布會的時機包括：（1）公司及產(chǎn)品（服務(wù)）已成為公眾關(guān)注問題的一部分。（2）公司或其成員已成為眾矢之的。（3）新產(chǎn)品上市。（4）開始聘用某大腕明星做自己產(chǎn)品或形象的廣告模特或代言人。（5）公司人員重大調(diào)整。（6）公司擴大生產(chǎn)規(guī)模。（7）公司取得最新記錄的銷售業(yè)績，等等。3．確定時間和場所確定記者招待會的日期，一是要及時，當新產(chǎn)品、新政策出臺前夕及時舉行，或組織單位受到指責、誤解時及時舉行，以便澄清真相，挽回影響；二是日期應(yīng)當避開重大會議、社會活動，以免影響記者們的出席率。會議具體時間最好安排在上午9:00—10:00，總時間60分鐘左右為佳。因為這個時間對記者最方便。會場的選擇即要考慮交通方便、設(shè)施完善，又要能引起社會各界注意，擴大影響。最好利用大型會務(wù)中心、專業(yè)新聞中心或大飯店、大賓館會議室。4．確定主持人和發(fā)言人出于記者的職業(yè)要求和習(xí)慣，他們往往會提出一些尖銳深刻甚至讓人下不了臺的問題，這對主持人和發(fā)言人都提出了很高的要求。記者招待會一般由公關(guān)部門負責人或辦公室主任、秘書長等主持。主持人負責介紹主題及基本情況，其措辭講究典雅有力，風趣而不失莊重。發(fā)言人由單位決策層人物擔任，要求熟悉全面情況、頭腦機敏、有較高文化修養(yǎng)和風度、語言表達能力較強者擔任。5．準備發(fā)言材料和布置會場為了使參加會議的記者們對舉辦單位所傳遞的信息或所解決的問題能夠理解深刻，并給予充分的肯定，負責招待會的文秘人員一定要準備好必要的資料。資料應(yīng)包括：（1）發(fā)言人的發(fā)言稿。發(fā)言稿既要緊扣主題又要全面、準確、真實、生動。（2）回答提綱。為使發(fā)言人在現(xiàn)場回答問題時表現(xiàn)自如，可事先預(yù)測一下記者將要問到的問題，并準備好答案。（3）報道提綱?？墒孪葘蟮乐攸c、有關(guān)的數(shù)據(jù)、資料編印出來，作為記者采訪