【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。2．兩者與一般會(huì)議的不同：可以消除時(shí)空上的局限性。3．各自的優(yōu)劣：“電視會(huì)議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高。“交互式電話會(huì)議”——優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。本題得分率很低，因?yàn)樾枰瑢W(xué)們對(duì)書(shū)上的知識(shí)進(jìn)行分析和歸納。以上只是本題的參考答案，同學(xué)們也可以有自己的看法，言之成理即可。2簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。2怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)。（2）上司指明在他不在是把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門(mén)或人員處理。文秘人員應(yīng)制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時(shí)間。（3）上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)有讓處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。（5）如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)。（6）如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話，文秘人員在處理郵件是遇到棘手的事情，應(yīng)及時(shí)向上司請(qǐng)示。（7）把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)（如4443），這樣就會(huì)知道你寄的郵包是否全部到齊了。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”、“需要讀的信件”這些信件已經(jīng)答復(fù)，但上司可能要過(guò)目）、“報(bào)告”、“一般閱讀材料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。2怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？1．上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)； 2．上司繁忙時(shí)；3．上司即將外出時(shí)；4．遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。2日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種？ 1．日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。2．—，編寫(xiě)。本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類(lèi)型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。2文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 1．提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3．財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。2簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。1．口頭語(yǔ)言的基本特征：（1）語(yǔ)音聽(tīng)過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽(tīng)就明白，并留下印象。（2）有重音。口語(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。（4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。2．敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合：1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。（2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語(yǔ)。（3）敬語(yǔ)一般針對(duì)：年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱(chēng)或社會(huì)地位者；給（給過(guò)）自己恩惠者；有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。2簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。1．合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。2．不合適的話題包括：1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。2印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？ 1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。2簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。1．收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2．分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦；3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有哪幾種類(lèi)型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。1．類(lèi)型：（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2．按問(wèn)題特征立卷的含義：將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。3通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。1．通過(guò)設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；2．通過(guò)一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借；3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供核實(shí)某種事實(shí)的書(shū)面證據(jù)；5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢(xún)者的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的解答，提供咨詢(xún)服務(wù)；6．將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門(mén)，可以交流信息；7．通過(guò)舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。設(shè)計(jì)題1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書(shū)報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門(mén)別類(lèi)放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄。電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門(mén)別類(lèi)放在文具用品盒內(nèi)；參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(1)接受任務(wù)；(2)了解來(lái)賓；(3)制訂計(jì)劃；3．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷(xiāo)售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？(1)會(huì)議的名稱(chēng)；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門(mén)的名稱(chēng)；(3)日期,時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等；(7)開(kāi)會(huì)所在地,建筑物名稱(chēng),幾樓,電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車(chē)場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？如果文秘主持會(huì)議,要先決定會(huì)址,在你的辦公室或文秘人員的大辦公室,開(kāi)會(huì)時(shí)文秘可能要去接大來(lái)的電話,或迎接來(lái)訪者,則要另找人替你處理這些事務(wù),可以根據(jù)辦公室的需要,應(yīng)將先把要講的內(nèi)容徹底考慮以下,做一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,簡(jiǎn)略記下發(fā)言要點(diǎn),條理清晰,控制好發(fā)言的時(shí)間,必要時(shí)可用目光掃視聽(tīng)眾,表示接受或反對(duì)這些意見(jiàn)即可,不必進(jìn)行正式的投票,不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人,應(yīng)給與會(huì)者發(fā)言的機(jī)會(huì),．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開(kāi)專(zhuān)家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？(P150)(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車(chē)來(lái)接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？(1)要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏(5)要為參加會(huì)議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無(wú)易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原。洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門(mén)窗并上鎖。7．科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門(mén)的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(1)會(huì)議成本=23[(G+S)T]n+后勤開(kāi)支=6(G+S)T?n+后勤開(kāi)支(2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400247。30247。8)(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600247。30247。8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開(kāi)支——等于支票開(kāi)支、現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為800(200+100+1050)(7)會(huì)議成本一6(10+2．5)550+800=18750一800=19550(元)8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo),或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2)回到公司上班后,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過(guò)目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來(lái)有用(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員,分別去函或去電表示感謝。9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考