【文章內(nèi)容簡介】 秩序。，對學生負責，及時總結(jié)工作，積極完成領(lǐng)導交待和安排的其它任務。酒店辦公室文員的崗位職責辦公室文員的崗位職責和崗位制度一、辦公室文員崗位職責、發(fā)送，負責中心文件材料的領(lǐng)取。、登記、閱簽、清退、整理、歸檔、保密工作。、傳真的處理，及時上傳下達，接聽電話并做留言記錄。，做好本室的有關(guān)行政接待事務。、福利事務。、會議通知的擬發(fā)、下發(fā)工作，負責會議記錄和文字材料的整理。，及時向領(lǐng)導提供信息參考和建設意見。，每天上班后認真清掃衛(wèi)生、保持茶具潔凈、定期擦洗辦公室玻璃窗、保持窗臺干凈。下班前，仔細檢查各類設備、設施的電源是否全部關(guān)閉，清理殘留火種，倒盡煙灰缸和廢紙簍，關(guān)閉窗戶鎖好門、謹防火災和失盜事故。、流水帳登記，并對費用做統(tǒng)計及收納和保管。, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。，定期組織檢查落實情況，及時向領(lǐng)導和其它部門反饋信息。二、辦公室文員的崗位制度規(guī)定1．嚴格遵守辦公室作息制度，做到不遲到，不早退。2．不準在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、閑聊、吃東西、做私事、打私人電話。3．不準在辦公室內(nèi)接待親戚朋友。4．公事時，不準到其他部門閑聊。5．隨時保持辦公室的清潔衛(wèi)生，下班時辦公室必須保持清潔狀態(tài)。6．辦公室設備、用品要定期進行保養(yǎng)，確保完好。7．辦公室的設備、擺設不許隨便移動或添置。8．重要文件、檔案一定要放在檔案柜里面，妥善保存，不能隨意放在桌面上。9．愛護公司財物，如有遺失或損壞照價賠償，并予以記錄。，并保持干凈整潔，以維護公司形象。，如有特殊情況需請假者嚴格按照酒店的請假規(guī)定辦理。，不得向外界透露機密，違者嚴肅處理。辦公室文員崗位職責:負責文件資料的打印、登記、發(fā)放、復印、裝訂管理飲水。保管登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公用品。負責接轉(zhuǎn)電話和記錄工作。負責傳真收發(fā)與登記。負責接待來賓。負責考勤和加班申報單的報表與匯總。收發(fā)報刊函件及整理保管報紙。完成其他臨時工作。辦公室文員崗位職責一、嚴格遵守公司規(guī)章制度,認真履行其工作職責；二、堅決服從總經(jīng)理的統(tǒng)一指揮，認真執(zhí)行其工作指令，一切管理行為向總經(jīng)理負責；三、協(xié)助總經(jīng)理做好綜合、協(xié)調(diào)各部門工作和處理日常事務；四、及時收集和了解各部門的工作動態(tài)，協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門之間有關(guān)的業(yè)務工作，掌握全公司主要活動情況，編寫公司年度大事記；五、負責匯總公司年度綜合性資料，草擬公司年度總結(jié)、工作計劃和其它綜合性文稿，及時擇寫總經(jīng)理發(fā)言稿和其他以公司名義發(fā)言文稿審核工作；六、根據(jù)公司領(lǐng)導意見，負責召集公司辦公會議和其他有關(guān)會議，做好會議記錄，按擇寫會議紀要，并檢查督促會議決議的貫徹實施；七、協(xié)助參與公司發(fā)展規(guī)劃的擬定年度經(jīng)營計劃的編制和公司重大決策事項的討論；八、負責做好公司來賓的接待安排，做好重要會議的組織、會務工作；九、負責公司對上級主管部門聯(lián)系，公司有關(guān)業(yè)務咨詢和聯(lián)系工作；十、負責做好公司的宣傳報導工作；十一、完成公司領(lǐng)導交辦的其他工作任務。十二、負責公司行政文書的處理，做好收支的登記、傳遞、催辦、歸檔、立卷和發(fā)言的登記、打印、存檔，以及行政文書檔案的管理工作。負責對各部門文書資料收集歸檔管理工作，進行業(yè)務指導 辦公室文員的崗位職責及工作說明書一、文件管理工作程序 標準 核查媒介 注意事項1．成文 1．內(nèi)部通啟（MEMO）成文： 2．根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿； 3．請經(jīng)理核查簽字； 4．部門管理制度成文： 5．根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿； 6．審核通過后，在《發(fā)文本》上填寫的內(nèi)容包括：文件標題、發(fā)文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的，應列明名稱； 7．審核通過后，送企業(yè)管理部審批； 8．呈報總經(jīng)理審批。1．發(fā)文稿紙2．發(fā)文 1．將文件原件復印存檔； ⒉在《發(fā)文登記簿》上登記下發(fā)文件的名稱、發(fā)文時間、接收部門名稱； ⒊到相關(guān)部門下發(fā)文件； ⒋請相關(guān)部門的文員以上管理人員在《發(fā)文登記簿》中“外收發(fā)簽字”一欄簽收。1．發(fā)文登記簿⒊收文 ⒈收到各部門發(fā)出的酒店內(nèi)部文件后，簽收并上報經(jīng)理； ⒉將VIP信息填寫在辦公室VIP信息欄上； ⒊將報紙等需要張貼的材料，在規(guī)定版面張 貼； ⒋監(jiān)督部門人員在閱讀文件后，在文件上簽 字。⒈對于重要的接 待通知，要在 十分鐘內(nèi)向經(jīng) 理進行匯報； ⒉對于收到的計 劃、MEMO等 文件，應檢查 有無部門有效 簽字人的簽 字。⒋分類存放 ⒈對于時效性較強的文件，如《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等設專用表格夾存放； ⒉對于本部門下發(fā)的文件原件設專用文件夾 存放，規(guī)章制度存放于相應的制度夾中； ⒊對于酒店下發(fā)的規(guī)章制度根據(jù)發(fā)放的部門 進行分類存放； ⒋在文件的每頁右上角用鉛筆標明該文件在 目錄中的序號、總頁數(shù)及當前頁數(shù)，如 “131”指的是本制度夾中的第一份制度，本制度共有三頁，這是第一頁； ⒌在存放新下發(fā)的制度時，對于制度中已明確標明作廢的舊制度要作出作廢標志，同新下發(fā)的制度一并進行存放，對于一些補充規(guī)定，要將原文件找出后，與新文件一并存放，同時在目錄上作出標注； ⒈規(guī)章制 度明細 表 ⒈對于標明作廢 的文件不能自 行進行處理，要做好統(tǒng)一保 管。⒌裝訂整理 ⒈每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、MEMO 等整理匯總，裝訂成冊，在封皮上寫明年、月、日以及保存期限； ⒉每月月底要對存放的制度進行整理，對于內(nèi)容有相互聯(lián)系的要進行合并存放。⒍借用 ⒈部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記，注明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時間； ⒉對于外部門借用文件的，要經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù)； ⒊外部門辦理借用文件手續(xù)時，要持對方負責人簽字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名稱及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人； ⒋文件歸還后，要查看有無遺失、破損現(xiàn)象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。⒈借用登 記表 ⒈對于到期沒有 歸還的文件，要找該部門負 責人進行跟 催，對于需要 延長使用時間 的，應辦理續(xù) 借手續(xù)。⒎銷毀 ⒈對于到保存期限的《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等文件，請示是否銷毀； ⒉同意后，以MEMO的形式，列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期，上報審批簽字； ⒊將審批簽字后的MEMO上報質(zhì)檢部進行審批； ⒋接到質(zhì)檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀； ⒌銷毀時根據(jù)表格數(shù)量的大小可采取到鍋爐 房燒毀或用碎紙機粉碎等方式； ⒈文件銷毀時要 在現(xiàn)場，確保 文件真正被銷 毀，防止資料 外流。二、表格管理工作程序 標準 核查媒介 注意事項⒈申領(lǐng) ⒈對于酒店統(tǒng)一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月計劃申報單》中申領(lǐng)； ⒉對于部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月月初填寫《印刷申請單》，經(jīng)審批簽字后，上報質(zhì)檢部審批； ⒊對于月用量較少，但長期使用的表格，亦應根據(jù)實際使用情況，定期申請印刷使用； ⒋接到表格印刷完畢的通知后，到美工室將表格領(lǐng)回，并在《印刷申請單》中部門確認一欄簽