【文章內(nèi)容簡介】 字寫出這一段的結(jié)論，而不必贅述其討論的過程。第九，事先復(fù)習(xí)前期會議紀錄：對于前次會議的紀錄必須先研讀一次，看看前面都討論了些甚么事情，產(chǎn)生怎樣的問題。會議記錄的撰寫，無論用何種格式都必須能抓住重點，避免錯誤, 也需要注意禮儀規(guī)范，請注意下列規(guī)范：用最簡短的文字及句子完成會議紀錄。用最直接的要點述說。避免批評性字眼。避免別人看不懂的辭語。運用紀錄性口吻，而非直接引用與會者的話。盡量避免提到人名。展示說明的材料展示說明的材料，有人稱為投影片或是PowerPoint(PPT)，其實制作的過程就是商業(yè)文書。因為在制作成為投影片以前，每個人都得要先制作成為word的形式，然后才轉(zhuǎn)制成為投影片。所以我們必須遵守制作的原則。編寫展示材料的時候，首先要應(yīng)考慮自己的目的是什么？是介紹組織及發(fā)展，還是對多推廣的計劃、項目或活動進行說明；是推薦新上市的產(chǎn)品，還是爭取資金支持等。其次，在起草材料大綱時，需注意兩件事：第一，絕對不能將word檔案直接貼在PowerPoint里面，而必須遵守七的原則(Rule of Seven),也就是每頁不能超過七個要點，每個要點盡量不要超過七個字。第二，不可隨意使用網(wǎng)絡(luò)上的文字或圖片，因為這可能會違反著作權(quán)的原則，抄襲與嫖竊不但是違法而且更是最不合禮儀的行為。商務(wù)往來郵件當今社會，最常用的商業(yè)文書就是電子郵件（Email）了。由于郵件的往來是通過網(wǎng)絡(luò)完成的，所以我們更要注重網(wǎng)絡(luò)世界的禮節(jié)，保持尊重他人的態(tài)度，尊重他人的隱私權(quán)，不窺探他人計算機里的文件；尊重他人的著作權(quán)，不擅自復(fù)制他人享有著作權(quán)的作品。在國際上，對于Email的寫作有“7C”要求：其一，完整（Completeness）。完整說明信件的主題、相關(guān)信息、要求、期限等，將收信人需要的所有信息包括在信文內(nèi)。不論表達技巧，文章結(jié)構(gòu)如何，完整說明發(fā)送郵件的原因最為重要。因此，完整也是這七項原則中，最重要且不可或缺的一項重點。其二，具體（Concreteness）。不要使用容易造成誤會的字匯，盡量用一些通用的字匯辭藻。如：“盡速處理回復(fù)”應(yīng)該用“請于三月一日中午前回復(fù)”來表述，讓收信人有可依據(jù)的行動的方向，才是具體的信件用語。其三，簡明（Conciseness）。Email的溝通環(huán)境就像面對面對話，因此，文字用語宜采簡短易懂者；不需要的贅語贅詞應(yīng)予以刪除；如果要使用縮寫字，也應(yīng)該采用一般網(wǎng)絡(luò)通用的縮寫文字，才不會讓收信人不明所以，還得回信請你說明。其四，正確（Correctness）。內(nèi)文的用字和標點符號、引經(jīng)據(jù)典的情境選擇、案例的引用說明等，應(yīng)該要正確謹慎，以免貽笑大方。其五，禮貌（Courtesy）。Email的寫作風(fēng)格與應(yīng)用格式較具彈性，因此，禮貌用語也偏向簡單非正式。但是一封信件給收信人的感覺，就是發(fā)信者為自己塑造的形象，所以，在用語上也應(yīng)該注意，不可失禮。其六，整潔（Clearness）。Email信件必須注意斷句，換行位置，因為收信人的屏幕有大有小，如果像傳統(tǒng)書信一般，一行到底才換行，會讓讀信者覺得很累，另一個原因則是因為收信系統(tǒng)環(huán)境設(shè)定不同，過長的句子會在中間斷掉，影響文章分配，使章節(jié)段落看來凌亂不堪。況且Email內(nèi)容通常簡短數(shù)句，一行到底，會讓人覺得過于空洞。其七，體貼（Consideration）。文章結(jié)束前，對收信人表達關(guān)心或感謝之意。對長輩或?qū)W(wǎng)絡(luò)用語不熟悉者，更應(yīng)該多加協(xié)助，多多使用對方較易理解的用語。至于Email字段的使用禮儀要點, 則需要注意下列幾點：第一，稱謂（Salutation）不可以太隨性。Email的傳遞速度與傳統(tǒng)書信往的返效能差異極大，使用電子郵件傳遞信息的雙方，可以像日常對話般一來一回交談，因此，電子郵件的稱呼也變得草率得多。同輩之間、親朋好友或同事間可以直呼其名；對長輩或上級，最好使用頭銜加上姓氏，如：趙老師、吳總經(jīng)理、（見表1）。第二，信尾客套語簡明。Email常用的英文信尾客套語為：“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“Good Luck”，而非一般信函中的“Sincerely yours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特別要注意的是，即使是中文書寫的Email，像“即頌”、“商祈”這類信尾頌候語一般都已被簡短的英文客套語所取代。第四，多多使用附件。在Email的傳送過程中，由于郵件發(fā)送者用來寫作、發(fā)送、儲存、下載和接收的軟硬件可能與接受者完全不同，所以，兩者看到的郵件也并不一樣。因此，一些過于復(fù)雜的內(nèi)容、圖表、數(shù)據(jù)以及其它備注資料，可以以附件的方式發(fā)出，以方便閱讀，避免內(nèi)文顯示差異的問題。第五，設(shè)計感十足的簽名檔。Email應(yīng)用發(fā)達的同時，也代表人與人之間的見面次數(shù)銳減，因此交換名片，搜集客戶資料的最佳途徑變成Email。如果一封信件沒有簽名檔，那么收信人無法搜集到完整的資料，也無法對發(fā)信人有基本認識。因此，在簽名檔中加上詳細的聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)，再附上一張照片，從現(xiàn)在開始留給收信人一個知禮專業(yè)的好印象吧！總而言之，學(xué)好商業(yè)文書寫作，還要靠我們在實踐中不斷提高知識力，漢代恒寬說要“厚其基而求其高”；宋代蘇軾說要“博觀而約取，厚積而薄發(fā)”；清代唐甄說要“積多則神”。只要功夫深，鐵杵也能磨成針。第三篇：禮儀文書第五章禮儀文書第一節(jié)禮儀文書的分類禮儀文書是為禮儀目的或在禮儀場合使用的文書。在這里，我們指的是禮儀方面的外交文書和對外文書。禮儀文書，應(yīng)當準確、適當?shù)乇磉_出禮儀上要求，根據(jù)不同的時機和對象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時候，還可根據(jù)具體情況寫進一定的實質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達到更好的效果。文書中涉及的時間、地點和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過核對，做到翔實可靠。不應(yīng)把禮儀文書僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。一、賀函、賀電在國家獨立、國慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領(lǐng)導(dǎo)人就任、國王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國際會議開幕日、重大工程竣工日等，各國領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門、有關(guān)團體的負責人，可視相互關(guān)系的情況，向?qū)Ψ降南鄳?yīng)人員表示祝賀。賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國家領(lǐng)導(dǎo)人、外長、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報或正式照會的方式發(fā)送賀函、賀電。領(lǐng)導(dǎo)人的賀電可通過有關(guān)駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過電報局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門或群眾團體負責人可用對外函件或?qū)ν怆妶?，直接發(fā)送?，F(xiàn)略舉數(shù)例：二、感謝信、感謝電和感謝公告在訪問某國結(jié)束的時、在收到賀信或慰問信的時候、在收到友人饋贈或得到支援和協(xié)助的時候，應(yīng)當向?qū)Ψ奖硎局x意。可以寫信或致電表示感謝，有時候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：三、邀請函、邀請電和復(fù)件邀請的內(nèi)容十分廣泛：邀請外賓參加各種性質(zhì)不同的集會、慶?；顒印⒒虻涠Y；邀請外賓來我國進行友好訪問、考察訪問或講學(xué)；邀請外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會，等等。邀請函、邀請電既要表達邀請的盛情，有時還要就活動的時間、方式、費用等有關(guān)事項作出必要的說明，以便相互間達成一致和諒解也可另行專門協(xié)商）。四、慰問函、慰問電遇有天災(zāi)或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國家的政府、有關(guān)組織或友好人士，常致函、致電有關(guān)國家的政府、有關(guān)組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：五、唁函、唁電唁函、唁電可視情況發(fā)給相應(yīng)的機關(guān)、團體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機構(gòu)。舉例如下：例1：外交電報，吊唁總理逝世X X X（首都名稱）X X X國代總理X X X閣下：驚悉