【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 視會(huì)議室的大小及演講者的需要，提供麥克風(fēng)、音箱等，必要的音響設(shè)備。其他設(shè)置會(huì)議時(shí)，要使用何種音像輔助設(shè)備需事先與演講人、報(bào)告人進(jìn)行溝通，并按他們的要求準(zhǔn)備。如果會(huì)議場(chǎng)地沒(méi)有足夠的音像輔助設(shè)備，就需要會(huì)議籌備人員通過(guò)其他方式，如租賃、借用，事先事先在會(huì)議場(chǎng)地布置好。第三章會(huì)議過(guò)程控制一、會(huì)議接待的2點(diǎn)注意事項(xiàng)會(huì)議接待是參會(huì)人員對(duì)會(huì)議評(píng)估的重要要點(diǎn)之一，會(huì)議接待是整個(gè)會(huì)議過(guò)程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)議接待方案準(zhǔn)備、會(huì)議接待禮儀、會(huì)議接待注意事項(xiàng)，也是學(xué)習(xí)組織、籌備一個(gè)會(huì)議的重要內(nèi)容，對(duì)于大型招商會(huì)議，應(yīng)該準(zhǔn)備專門的會(huì)議接待方案。會(huì)議接待中要注意的事項(xiàng)為：妥當(dāng)安排接待人員會(huì)議的接待人員一定要安排好，保證在會(huì)議開(kāi)始、中間休息、就餐、結(jié)束的時(shí)候，都有接待人員為參會(huì)者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會(huì)議籌備的時(shí)候要準(zhǔn)備一個(gè)接待人員排班表，把各個(gè)時(shí)段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕?。?duì)會(huì)議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會(huì)議的日程安排、會(huì)議場(chǎng)地情況、意外情況處理辦法案等。充足準(zhǔn)備接待資料在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個(gè)參會(huì)人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個(gè)人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：胸卡或吊牌參會(huì)人員名單參會(huì)人員登記表、簽到表辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本會(huì)議日程關(guān)于會(huì)議地點(diǎn)、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息會(huì)議相關(guān)印刷品會(huì)議評(píng)估反饋表其他會(huì)議信息為每個(gè)參會(huì)人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個(gè)資料袋中，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。會(huì)議接待前注意了這2個(gè)問(wèn)題后，會(huì)議的接待就能圓滿地進(jìn)行。二、會(huì)議意外事件處理、意外事件處理預(yù)案會(huì)議過(guò)程千頭萬(wàn)緒，方方面面的事情很多，參會(huì)的人員較多，組織者要對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對(duì)性地制定意外事件處理預(yù)案呢？會(huì)議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會(huì)發(fā)生，以下幾個(gè)方面最有可能出現(xiàn)問(wèn)題：人員會(huì)議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會(huì)因?yàn)樯　⑵渌匾马?xiàng)而無(wú)法出席會(huì)議，或者因?yàn)榻煌▎?wèn)題，而無(wú)法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。處理預(yù)案：為每個(gè)重要角色準(zhǔn)備后備人選；會(huì)議前與他們聯(lián)系，以確保無(wú)缺席情況出現(xiàn)，安排會(huì)議接待人員及時(shí)反饋交通、天氣變化；及時(shí)調(diào)整會(huì)議日程，例如增加提問(wèn)時(shí)間，以應(yīng)對(duì)某個(gè)發(fā)言人的缺席。場(chǎng)地會(huì)議場(chǎng)地可能會(huì)出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會(huì)議室無(wú)法按時(shí)提供；為參會(huì)人員預(yù)訂的客房不足；會(huì)議場(chǎng)地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場(chǎng)不足，等等。處理預(yù)案：大型會(huì)議的場(chǎng)地出現(xiàn)意外，最難處理，因?yàn)闀?huì)議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會(huì)人員已經(jīng)匯集過(guò)來(lái)了，很難準(zhǔn)備一個(gè)備選地點(diǎn)，因此，會(huì)議場(chǎng)地在選擇時(shí)，一定要選擇有信譽(yù)的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時(shí)提供備選場(chǎng)地，或者是備選日程安排。音像輔助設(shè)備音像輔助設(shè)備也較易出現(xiàn)問(wèn)題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。處理預(yù)案：在會(huì)議籌備時(shí)，一定要了解會(huì)議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，確保能及時(shí)找到設(shè)備維護(hù)的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。組織者在參會(huì)時(shí)，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。會(huì)議資料會(huì)議資料可能會(huì)出現(xiàn)短缺；或者因?yàn)閺?fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無(wú)法按時(shí)按量提供；會(huì)議相關(guān)印刷品的供應(yīng)商，可能無(wú)法按時(shí)將資料送達(dá)等等。處理預(yù)案：要事先了解會(huì)議場(chǎng)地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場(chǎng)所；會(huì)議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時(shí)無(wú)法解決，要及時(shí)向參會(huì)人員進(jìn)行解釋，并說(shuō)明能夠提供資料的時(shí)間或備選方法。其他意外情況其他可能存在的問(wèn)題，如參會(huì)人數(shù)不足，或超過(guò)預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。第四章會(huì)議總結(jié)會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要，同樣作為會(huì)議情況的記錄方式，會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄有什么不同呢？一、會(huì)議記錄格式的2個(gè)部分會(huì)議記錄對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，是會(huì)議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會(huì)議記錄工作，寫(xiě)好會(huì)議記錄是會(huì)議組織者的一項(xiàng)重要工作。會(huì)議記錄怎么寫(xiě)？本文提供會(huì)議記錄的范文與會(huì)議記錄格式供參考。會(huì)議記錄格式包括3個(gè)部分：會(huì)議組織情況要求寫(xiě)明：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。會(huì)議過(guò)程及發(fā)言內(nèi)容記錄會(huì)議的實(shí)際過(guò)程，有時(shí)候會(huì)與《會(huì)議日程》的安排不同，需要通過(guò)會(huì)議記錄記錄下來(lái)。對(duì)于發(fā)言的內(nèi)容，可以詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會(huì)議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會(huì)議要點(diǎn)和中心內(nèi)容，多用于一般性會(huì)議。除發(fā)言外，會(huì)議記錄還應(yīng)忠實(shí)記錄會(huì)議上的有關(guān)動(dòng)態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)加入的環(huán)節(jié)、會(huì)議的中斷、休息以及別的重要的會(huì)場(chǎng)情況等，也應(yīng)予以記錄。會(huì)議記錄還要將會(huì)議的結(jié)果，如會(huì)議的決定、決議或表決等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。二、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別會(huì)議紀(jì)要對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，是會(huì)議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會(huì)議紀(jì)要工作，寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議組織者的一項(xiàng)重要工作。會(huì)議紀(jì)要怎么寫(xiě)？本文提供會(huì)議紀(jì)要范文與會(huì)議紀(jì)要格式供參考，并說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的不同。會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，對(duì)會(huì)議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過(guò)摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報(bào)刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的主要區(qū)別有2點(diǎn)：性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書(shū)。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。功能不同：會(huì)議記錄一般不公開(kāi)，無(wú)須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔，而會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。第二篇：大型會(huì)議接待流程會(huì)議接待流程1會(huì)議資料準(zhǔn)備 1：會(huì)議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì) 人數(shù)印刷。2：會(huì)議資料（主辦單位提供）3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）4：《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。5：項(xiàng)目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）6：展板所屬圖片（主辦單位提供）7：廣告牌設(shè)計(jì)稿 8：歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo) 9：會(huì)議禮品（按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備）10：會(huì)議代表證2設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備、名牌（現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌）、茶水桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無(wú)紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會(huì)議，智能會(huì)議的需要。會(huì)議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒(méi)有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。、名冊(cè)、會(huì)議議程簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。、白板、筆在有的場(chǎng)合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫(xiě)字或畫(huà)圖，從而說(shuō)明問(wèn)題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少?，F(xiàn)代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽(tīng)設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開(kāi)會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過(guò)程和內(nèi)容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。、樣品 如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。、背景板、展板會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語(yǔ)橫幅。為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板（采用噴繪畫(huà)面），特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫(huà)面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫(xiě)真畫(huà)面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫(xiě)真畫(huà)面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議分為，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。3會(huì)前準(zhǔn)備工作1：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置（會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。2：據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。4：提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。5：與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。6：醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購(gòu)買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。基本設(shè)備包括：體溫表、聽(tīng)診器、手電筒、棉簽等。及時(shí)聯(lián)系就醫(yī)。7：在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。四：會(huì)議其它費(fèi)用開(kāi)支預(yù)算1：代表證2：廣告牌3：展板4：用車5：宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)6：水果7：紀(jì)念品8：資料打印、復(fù)印9：照相、攝像10：其它4人員安排1：根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）2：會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù) 3：攝影組：根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員4：車輛小組：根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見(jiàn)等活動(dòng)的車輛。5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù) 5發(fā)票的開(kāi)據(jù)在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要，開(kāi)具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。6會(huì)議接站會(huì)議報(bào)到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場(chǎng)設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正