【文章內(nèi)容簡介】 每句話、每段話都說的滴水不漏。【3】多用精確詞語，少用模糊詞語。由于公文真實性和實用性的要求，在內(nèi)容表答上則應力求精確，能用精確詞語表達的，盡量用精確詞語。能做出數(shù)量統(tǒng)計的，最好用數(shù)字表達，數(shù)字表達最直觀，（如：完成率，用圓滿完成或超額完成租金收繳任務，不如用數(shù)字表達來的直觀，讓人直接看出你的成績所在。再比如增收 節(jié)支收到良好效果，不如用幾個數(shù)字來表達），因此要求公文草擬人員，對所要表達的情況和問題，做到胸中有“數(shù)”，在關鍵、要害之處必須精確表達，決不能含糊其詞。（2）簡要：“公文貴簡”成為古今中外公文寫作的普遍要求，這是因為：第一，公文的寫作目的是為了辦理公務，只要把情況講清楚、道理講明白、要求提明確即可，如果離開這一實用目的去搞形象描繪、旁征博引、細說詳解，反而會分散閱者的注意力，對公文的辦理沒有幫助。第二，表達只有做到簡明扼要，篇幅才能短小，才可以節(jié)省人們大量的時間和精力，提高工作效率。怎樣才能做到語言簡要、篇幅簡短呢？首先應精簡內(nèi)容。精簡內(nèi)容要求緊扣主題，不在細枝末節(jié)上做文章，（如上報表彰請示），把握文章表達的中心，不要造成喧賓奪主的后果。第三，是精練語言，力求用簡約的話語表達明確而豐富的意思，做到“文約而事豐”，這就要求公文撰寫者要豐富自己的語匯，提高概括能力。例如：一份調(diào)查報告的原文有這樣一段話，“有的領導機關想出各種各樣的花招，向下攤派收錢。他們欺騙中央，根本不認真執(zhí)行中央政策，下級機關和群眾非常氣憤……”，如果把它改為“有的機關亂攤派、亂收費，對中央的有關規(guī)定臵若罔聞，甚至弄虛作假，陽奉陰違，群眾意見很大……”，在這里連用幾個成語，文字簡潔了，概括力更強了。（3）莊重：公文是為了辦公事、正事，其語言風格應該莊重。要保持公文語言的莊重應做到以下兩點：【1】使用書面語言，一般不用口語?？谡Z大多是隨口、隨時說 出，沒有經(jīng)過悉心加工，不夠精確、嚴密，有的還不太文雅，有失莊重。如：口語 書面語老婆、老公 妻子、丈夫或配偶麻利 敏捷、迅速老實巴交 忠厚、老實?；ㄕ?弄虛作假在公文中除了要直接引用群眾的口頭語、順口溜來說明問題外，都應使用書面語?！?】使用平實的語言，不用浮華的詞藻。文詞絢麗是一種語言風格，用在文學作品中無可厚非，但用在公文中，就與記實辦事的目的相違背，也有失莊重，這就像人的穿著打扮應當看場合一樣，濃妝艷抹去跳舞、游玩，不能說不得體，但若是花枝招展地去參加會談或義務勞動等，就會給人以輕浮之感。因此公文語言應平易、樸實、不追求文詞的華麗。（4）規(guī)范：公文語言應當規(guī)范，就是要符合約定俗成或明文規(guī)定的標準，這樣既能保證表達的準確、嚴密和統(tǒng)一，便于撰寫、理解和執(zhí)行，而且有利于語言的純潔、健康和規(guī)范化。對于公文語言規(guī)范化的主要要求有8個方面：【1】用字用詞規(guī)范。不能濫用繁體字，亂造簡化字； 【2】語句規(guī)范。必要的主詞、述詞、賓詞，必須完備無誤。防止句子成分殘缺，搭配不當，偷換主詞或其他概念；【3】標點符號規(guī)范。它關系到能否正確地表達語句的意思，內(nèi)容層次和邏輯關系。有的同志在草擬公文時把逗號、句號、頓號“三 位一體”，使打字員苦心猜測，誤工誤時；【4】提法規(guī)范。對涉及黨和國家方針、政策等重要問題的提法，應以權威文件、原著為依據(jù)，不能隨意變換；【5】數(shù)字規(guī)范?！秶倚姓C關公文處理辦法》規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮慣語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼”；【6】縮略語規(guī)范。公文中難免使用簡稱和其他省略語，但使用不規(guī)范，會令人費解，甚至造成誤解。一是，要求約定俗成，人人明白，不會使人不知所云；二是，為本文行文簡便，臨時使用的簡稱。一般應當先用全稱，并注明簡稱；【7】計量單位的規(guī)范。必須使用國家法定的計量單位。我們常用的如長度單位：米、分米、厘米；面積單位：平方米；電量單位：千瓦/小時；水量單位：噸等；【8】使用公務文書慣用語。指有些局部用語多年來約定俗成，成為公務文書的慣用語，這也是一種規(guī)范用語。如：A、開頭詞語：為了、根據(jù)、據(jù)查、據(jù)反映、遵照、依照、由于等，主要表達行文的目的、依據(jù)、范圍等。B、引敘詞語：接、前接、現(xiàn)接、現(xiàn)經(jīng)、收悉、敬悉等，是引敘來文時的用語，如：你處關于問題年月日字號文已收悉。C、稱謂詞語：第一人稱用“本（我）”，如：本人、本部；第二人稱用“你、您（貴）”，如：貴單位、您單位；第三人稱用“該”，如：該同志、該單位。使用沒有等級色彩。D、擬答詞語：同意、不同意，上下級均可通用。準予備案、按照執(zhí)行、迅即辦理等是下行文的文尾用語。E、綜述詞語：如為此、據(jù)此、鑒此、綜上所述等等。綜述詞語往往用在開頭的總敘述之后，用以連接以下分敘，起過渡作用或承前啟后作用。如：（開頭）問題，如何、如何……，陳述后，對（為）此特提出以下幾點意見。F、詢問詞語：如當否、是否妥當、是否可行、意見如何請批示等。這些常用于請示或報告的末尾。如“當否，請批示”，有時略有變化，可寫作：“如無不妥，請批轉單位參照執(zhí)行”，這一用法主要用于報告。G、結尾詞語：特此報告、現(xiàn)予以公布、為要、為盼、為荷等等，這類用語，有的用于平行文?！盀楹伞睅в懈兄x的意味，“為盼”帶有盼望的意味，都有表客氣的意思?！盀橐庇糜谄叫袡C關，有加強語氣的作用，不表客氣?？傊?，公文語言的運用應掌握樸實、簡潔、準確、嚴密的這些特點。在語氣方面應注意，對上謙恭得體，對下明確到位，平級的要禮貌。常用公文的具體書寫格式：（1）請示主要用于請示上級機關指示或批準的事項。請示可分為：政策性請示和事務性請示。政策性請示主要用于對黨和國家的方針、政策、法律和上級的指示等有不明確，或在工作中遇到無章可循的新情況、新問題，以及由于本單位情況特殊需要對上級的普遍要求加以變通時，以請示 的形式，請求上級機關指示。事務性請示主要用于下級機關準備辦理按規(guī)定需要上級機關批準的事項，或者既需要上級機關批準又需要上級機關幫助的事項，或者雖然不需要上級機關批準但需要上級機關幫助的事項，以請示的形式請求上級機關批準或撥款。我們工作中常用的是后一種即事務性請示。寫法：【1】標題： 請示的內(nèi)容加文種例:“關于請求撥款對辦公場所進行維修、簡易裝修的請示”“請求撥款對辦公場所進行維修、簡易裝修”這是請示的內(nèi)容，而“請示”則是文種?！?】內(nèi)容：A、請示的原因或事項，要求流暢、簡潔、易懂；B、解決的辦法，不應太具體，只要指個方向；C、另起一行：“妥否，請批示”或“是否妥當，請批示”； D、有附件的應有附件說明。注意：【1】請示不能抄報，若需要同時送其他機關的應當用抄送形式，但不得抄送其下級部門； 【2】主送單位只有一個； 【3】一份請示只能請示一件事；【4】必須有回復，而且一份批復對應一份請示。（2）報告報告主要用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或 建議以及答復上級機關的詢問。報告按用途可分為：工作報告、情況報告、呈轉報告、答復報告。寫法：【1】標題：報告內(nèi)容加文種例：“關于養(yǎng)老保險金歷年欠繳部分請求緩交的報告”“養(yǎng)老保險金歷年欠款部分請求緩交”是內(nèi)容，“報告”是文體。【2】內(nèi)容： A、報告的目的； B、報告的內(nèi)容；C、最后另起一行：“特此報告”，或“以上意見如無不當，請批示”。注意：【1】報告的批復可有可無； 【2】格式與請示相同； 【3】報告不得夾帶請示事項； 【4】請示與報告都不得越級。（3）函函是13種公文中唯一只用作平行文的文種，它主要用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題以及向有關主管部門請示批準。它的特點是，使用范圍廣泛，可上行，可下行，也可平行，無級別界限。函可分為告知函和問詢函。函按主動和被動劃分為兩種：去（來）函：主動提出商洽工作、詢問問題、請示批準的函； 復（答）函：被動答復來函的函。這兩種函的寫法不同?！?】標題：同樣是內(nèi)容加文種。如：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關于商調(diào)同志的函“福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關于商調(diào)同志”是內(nèi)容，“函”是文種?！?】內(nèi)容：去函的內(nèi)容：A、說明原因和理由；B、講清商洽內(nèi)容或請求批準的事項； C、請求復函。常用語有：“盼予復函”、“請于 函告”、“特此函達，希見復”、“請予審核批準”。復函的內(nèi)容：A、引述來函。規(guī)范寫法是“先引標題，后引 發(fā)文字號”（這是公文處理辦法規(guī)定的）。例：你（貴）處月日發(fā)來的關于的函已收悉。B、答復來函提出的問題。單一答復的可在引述 來函后接著寫出答復意見。如有幾點答復意見的，應分條開列。C、復函結語。慣用語有“特此函達”、“特此復 函”、“特此函告，務請見諒”等。注意：【1】函的主送單位只有一個；【2】函的寫作都應使用一些客氣用語，表現(xiàn)出平等協(xié)商、尊重對方的態(tài)度，當然也不必過于謙恭；【3】寫作格式都是由標題、主送機關、正文、發(fā)文單位印章和成文日期構成?！?】發(fā)文字號可用函[]號。（4）會議記錄這大家好理解，這就是會議的原始記錄。格式：【1】 標題：會會議記錄【2】 內(nèi)容：A、會議的組織情況，包括時間、地點、參加會議人員名單、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、會議的議程或議題。這一部分以條款式進行記錄。B、會議過程：主持人發(fā)言 到會人發(fā)言C、會議是否做出決定，決定的事項。D、散會時間。E、右下角，主持人簽名、記錄人簽名。（5）會議紀要用于記載、傳達會議情況和議定事項。它是在會議記錄基礎上進行整理。它具有公文的法定效力和規(guī)范體式，但有的會議如學術性會議、座談會有一定隨意性，所以會議形成的紀要不具有法定效力，它的體式也不受公文約束，因此不屬于公文。會議紀要分為“辦公會議紀要”和“重要專題會議紀要”。辦公會議紀要寫法【1】 標題：一般由會議名稱和“紀要”二字組成。如：辦公會議紀要、支部會議紀要、董事會會議紀要等?！?】 正文：由以下內(nèi)容構成：A、會議組織情況：這一部分可參照會議記錄的這一部分 來寫，也可用文字摘要概述式的來寫。B、會議內(nèi)容：歸納分類概述。C、會議形成的決議：用“會議議定事項如下”作起頭段。（會議內(nèi)容與會議形成的決議可合并寫，這種寫法每一議定事項應先寫議題，會議達成的共識和議定事項，則應寫“會議認為”、“會議決定”、“會議要求”等）會議精神和議定事項應當寫明確，并寫上分工部門或責任人，以便落實。D、右下角發(fā)文單位公章與日期。專題會議紀要寫法【1】 【2】 標題：一般由會議名稱和“紀要”二字組成。正文：A、會議情況；B、會議精神；C、會議號召或會議要求。會議紀要應注意【1】 真實、準確地反映會議情況、精神和議定事項，不能把少數(shù)人的意見或撰寫者個人看法寫進會議紀要，說成是會議的共識；【2】 要突出會議的主題和要點； 【3】 表達明確而有條理； 【4】 不寫主送機關。（二）事務文書證明信： 格式：證明信單位：正文：所要證明的內(nèi)容。特此證明。出具證明單位名稱（公章）年 月 日介紹信： 格式：介紹信單位：茲介紹我處部門同志到貴單位聯(lián)系事。請給予接洽。（或請給予支持）此致 敬禮！出具介紹信單位名稱（公章）年 月 日（有效期 天）或（限 天內(nèi)有效）申請書： 格式：申請書（指申請事項：如入黨、入團、請求分房、請求內(nèi)退等）（領導或組織）：正文部分：申請理由、申請事項，最后寫明請領導給予批 準。此致敬禮！申請人： 年 月 日計劃：計劃應是積極的，具體可行的。是為了讓一定時期的行動有的放矢，和諧協(xié)調(diào)便事先制定切實可行的行動準則。計劃與規(guī)劃、方案不同，規(guī)劃是指6年以上的長遠計劃。由于規(guī)劃的時限長，情況在發(fā)展變化，所以不可能訂得很具體，它的特點是方向性、總體性、全面性和長遠性，而方案是為了實現(xiàn)某一目標、完成某一任務而制定的具體安排和辦法。計劃的特點是科學性、挑戰(zhàn)性、預見性、明確性。格式：【1】 標題部分由單位、時限、內(nèi)容和計劃名稱組成，若是初稿或草稿應予以注明。例：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處二00四年工作計劃（草稿）或（初稿）【2】 正文部分：A、基本情況（歷史及現(xiàn)狀）、計劃依據(jù)、擬定計劃的目的等，最后寫明“特制定如下計劃”； B、目標和任務：（應明確具體）C、措施辦法：（應具體可行）a、思想上：怎么樣統(tǒng)一認識； b、工作上：具體辦法。D、步驟、時間安排：分成幾個階段（時間）何時完成。這一部分可用表格說明。落款（制定計劃的單位名）年 月 日工作總結：總結是對已經(jīng)做過的工作進行回顧、檢查、分析、研究，從中找出經(jīng)驗教訓，獲得規(guī)律性的認識，以指導今后的工作。這類文書有時也稱為小結、回顧、體會、經(jīng)驗、做法等?？偨Y應包括成績、經(jīng)驗、問題、教訓等內(nèi)容。事先做計劃，事后做總結，這已經(jīng)成為常規(guī)。人們的各項工作就是通過計劃——實踐——總結——再計劃——再實踐——再總結的多次反復而不斷提高和發(fā)展的?；靖袷剑骸?】 標題： 由單位（或部門）、時間和文種組成 例：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處2004年工作總結（也可以用通訊式的標題，如《實行優(yōu)化勞動組合，調(diào)動職工積極性》（單式）；雙式的標題即主題加副題，如：《把德才兼?zhèn)涞哪贻p人推上領導崗位》———市年人事工作總結主題概括總結的主要內(nèi)容、副題標明單位、時間、內(nèi)容和名稱，（也可省略單位、時間））【2】文章結構： A、B、引言部分：一般寫工作的基本情況及成績，然后寫明總結如下：正文部分：一般有兩種寫法：一是按工作性質(zhì)的幾個方面來寫（如：政治思想、工作、其他）二是按歸納出的經(jīng)驗教訓，條款式的來寫，這種寫法注意 要體現(xiàn)共性，也要體現(xiàn)個性。述職報告：顧名思義，就是敘述匯報你在一定時間內(nèi)所擔任的職務、履行職責的情況，與工作總結不同的是，工作總結應在總結做法的同時歸納出經(jīng)驗教訓，而述職報告一般不總結經(jīng)驗。述職報告一般包括三個內(nèi)容： A、你所任職的部門、職務與職責； B、本的工作成績及存在的問題； C、下一的工作構思與設想。規(guī)章制度：是指機關、團體、企事業(yè)單位在不違背國家法律、法規(guī)的前提下制定的規(guī)范、約束人們行為的規(guī)則、章程和制度的總結。