【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 息加工的形式；學(xué)會(huì)會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。二、重點(diǎn)提示（1）注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。（2）議程表中2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南（1）會(huì)議議程和會(huì)議日程的功能不同。（2）會(huì)議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會(huì)議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。（3）會(huì)議議程與日程必須吻合。（4）會(huì)議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。（1）交通便利。（2）會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模、主題相符。（3）場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。（4）應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。（5）選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)。（6）場(chǎng)地租借的成本必須合理。（1）會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作1）準(zhǔn)備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機(jī)和磁帶。2）備有會(huì)議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會(huì)人員的座位圖。（2）會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述；與會(huì)者姓名；會(huì)議過程；主席、記錄員簽名。（3）會(huì)議記錄的方法1）重點(diǎn)應(yīng)將會(huì)議主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南2）漏記內(nèi)容對(duì)照錄音磁帶進(jìn)行修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做簡(jiǎn)要的解釋。3）與會(huì)者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。（4）會(huì)議記錄的修改1）在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。2）經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，會(huì)議記錄如有錯(cuò)誤，主席或秘書可以更改。3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動(dòng)。（5）會(huì)議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚。（1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作1）秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。2）要深入實(shí)際，掌握2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南7）與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時(shí)。（3）信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導(dǎo)加工。（4）信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統(tǒng)傳遞；專人傳遞。、保衛(wèi)工作（1）會(huì)議值班工作的內(nèi)容1）搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。2）控制與會(huì)議無關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng)。3）備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式。4）堅(jiān)守崗位、人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻。（2）會(huì)議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會(huì)人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。（1）會(huì)議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。（2）會(huì)議文件收集整理工作的方法1）責(zé)任落實(shí)到人。2）嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，認(rèn)真檢查文件缺損情況，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。3）注意保密。2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南（1）會(huì)議收款的方法和時(shí)機(jī)1）在會(huì)議通知中注明收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、可采用的支付方式。2）如用信用卡收費(fèi)，要問清姓名、卡號(hào)、有效期等。3）與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序。（2）會(huì)議付款的方法和時(shí)機(jī)：演講者費(fèi)用、場(chǎng)租費(fèi)、租用設(shè)備費(fèi)等事先商定好費(fèi)用，會(huì)議結(jié)束后付費(fèi)。（1）開放參觀活動(dòng)方案的主要內(nèi)容1）確定開放參觀活動(dòng)的主題。2）安排開放參觀的內(nèi)容。3）選擇開放參觀的時(shí)機(jī)。4）確定邀請(qǐng)對(duì)象。5）選擇參觀路線。6）策劃宣傳工作。7）做好解說及接待準(zhǔn)備。（2）安排開放參觀活動(dòng)的注意事項(xiàng)1）目的明確。2）時(shí)機(jī)選擇要得當(dāng)。3）處理好公開與保密的關(guān)系。4）安排好細(xì)節(jié)問題。5）精心做好展示工作。2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南（1）宴請(qǐng)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作1）列出賓客名單，發(fā)出正式請(qǐng)柬。2）確定宴請(qǐng)時(shí)間、選好宴請(qǐng)場(chǎng)所。3）確定菜單。4）排定桌次、座次。5）宴請(qǐng)程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。（2）宴請(qǐng)形式：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、冷餐會(huì)、茶會(huì)、工作餐等。（3）宴請(qǐng)目的：為代表團(tuán)來訪；為慶祝某一節(jié)日、紀(jì)念日；為展覽會(huì)的開幕、閉幕；為某項(xiàng)工程動(dòng)工、竣工等。（1）商務(wù)旅行計(jì)劃的內(nèi)容：時(shí)間、啟返日期、住宿安排、會(huì)晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費(fèi)用。（2）旅程表的主要內(nèi)容：日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)、備注。（1）辦理各種必要的出國手續(xù)：撰寫出國申請(qǐng)，辦理護(hù)照，辦理簽證，辦理《國際預(yù)防接種證書》，辦理出境登記卡，訂購機(jī)票，辦理保險(xiǎn)。（2）出行前的準(zhǔn)備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準(zhǔn)備隨身2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南攜帶物品，為上司準(zhǔn)備攜帶的文件，檢查相關(guān)證件，收集所到國的背景資料。（3）出人境手續(xù)：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢疫 信息與檔案鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示一、鑒定要點(diǎn)能對(duì)信息進(jìn)行整理、傳遞、存儲(chǔ)。能夠?qū)n案進(jìn)行分類、檢索，并根據(jù)檔案價(jià)值劃分保管期限。二、重點(diǎn)提示1．信息工作程序信息工作程序包括：收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋和利用。2．信息分類的步驟(1)辨類：對(duì)信息資料進(jìn)行分類辨別，即對(duì)信息資料進(jìn)行主題分析，分辨其所屬類別的過程。(2)歸類：對(duì)所收集的信息按照特定的原則和方法，根據(jù)信息內(nèi)容的某種特性和管理利用的具體要求，將其分門別類地組織起來。3．信息分類方法2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南常用的信息分類方法包括：字母分類法、主題分類法、地區(qū)分類法、數(shù)碼分類法和時(shí)間分類法。4．信息校核方法常用的校核方法包括：溯源法、比較法、核對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法和數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。5．信息傳遞的基本形式(1)信息的外向傳遞：指秘書在日常工作中有效地利用各種媒介傳遞信息。(2)信息的內(nèi)向傳遞：指為了進(jìn)行協(xié)調(diào)和合作，企業(yè)內(nèi)部之間進(jìn)行信息交流。(3)信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄，信件，通知和告示，傳閱單，企業(yè)內(nèi)部刊物，復(fù)印并發(fā)送文件，電子郵件，會(huì)議。6．信息傳遞的方法(1)語言傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成語言傳遞給信息接收者，多用于企業(yè)內(nèi)部傳遞信息。主要表現(xiàn)形式是對(duì)話、座談、講座、會(huì)議、錄音、技術(shù)交流等。(2)文字傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成文字、符號(hào)、圖像傳遞給信息接收者。主要表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(3)電訊傳遞：利用現(xiàn)代化的通訊手段傳遞信息的一種方法。傳遞信息量大、速度快、效果好、抗干擾力強(qiáng)、不易失真，其傳遞途徑有電話、傳真、電子郵件。(4)影像傳遞：利用攝影和錄像技術(shù)傳遞信息，具有真實(shí)性、直觀性和感染力。7．信息存儲(chǔ)(1)信息存儲(chǔ)是一個(gè)不斷積累和規(guī)范化、科學(xué)化的過程，主要由登記、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。(2)信息存儲(chǔ)通常分為登記、編碼、存放排列和保管4個(gè)步驟。8．信息存儲(chǔ)的方式(1)手工存儲(chǔ)。(2)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)。(3)電子化存儲(chǔ)。(4)微縮膠片存儲(chǔ)。9．檔案管理2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(1)常用的檔案分類方法；職能分類法；問題分類法；組織機(jī)構(gòu)分類法；年度分類法，型號(hào)分類法；課題分類法；工程項(xiàng)目分類法；專業(yè)性質(zhì)分類法；檔案形式分類法。(2)常用的檔案檢索工具1)按照編制方式分有：目錄、索引、指南類檢索工具。2)按照功能分有：查找性、報(bào)道性、館藏性檢索工具。3)按照載體分有：卡片式、書本式、活頁式、縮微式、機(jī)讀式檢索工具。(3)檔案的保管期限：根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。1)永久保存，就是將檔案無限期地永遠(yuǎn)保存下去。2)長期保存，一般指保存16年至50年左右。3)短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。保管期限的計(jì)算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二篇：秘書資格四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(一)辦公自動(dòng)化鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示一、鑒定要點(diǎn)掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的概念、特征和主要功能等；了解打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等常用辦公設(shè)備的使用方法。二、重點(diǎn)提示1．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的概念計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是計(jì)算技術(shù)、通信技術(shù)和微電子技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。2．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的組成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)主要由兩大部分組成：通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)。3．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的主要特征計(jì)算機(jī)是網(wǎng)絡(luò)中信息處理的主體；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的每臺(tái)計(jì)算機(jī)都是獨(dú)立的；計(jì)算機(jī)之間的 通信是通過通信協(xié)議實(shí)現(xiàn)的。4．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的主要功能數(shù)據(jù)通信；資源共享；負(fù)荷均衡；提高可靠性。5．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的分類按傳送數(shù)據(jù)所用的結(jié)構(gòu)和技術(shù)分類；按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類；按網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)分類；按通信傳輸介質(zhì)分類；按信號(hào)頻帶占用的方式分類。6．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備與構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)工作站點(diǎn)；網(wǎng)絡(luò)通信介質(zhì)；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備。7．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用(1)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可提供的服務(wù)：數(shù)據(jù)與信息的查詢、高速通信服務(wù)、電子教育、電子娛 樂、